Evaluasi Diri dalam Konteks Perencanaan

1. Evaluasi Diridalam Konteks Perencanaan Dewan Pendidikan TinggiDirektorat Jenderal Pendidikan TinggiDepartemen Pendidikan NasionalMei, 2005

2. Evaluasi Kualitas Otonomi Akuntabilitas Akreditasi Paradigma Baru Pengertian • Evaluasi: • Upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data (fakta dan informasi) yang handal dan syahih, untuk menyimpulkan kondisi nyata, yang dapat digunakan sebagai landasan tindakan manajemen untuk mengelola kelangsungan lembaga atau program. The purpose of evaluation is not to provebut to improve (Stufflebeam et al., Educational Evaluation and Decision Making, 1997)

3. Siklus PengembanganInstitusi

4. Tujuan tercapai Susun Rencana Cari Strategi Evaluasi Diri Bagaimana mencapai tujuan ? Laksanakan Rencana Tentukan Tujuan Tentukan Indikator Keberhasilan Deskripsikan Tujuan Sosialisasikan pada semua pihak yg terkait

5. Evaluasi Diri Pengumpulan Data Analisa Data Penyusunan Laporan Pengolahan Data

6. Tujuan tercapai Susun Rencana Cari Strategi Evaluasi Diri Bagaimana mencapai tujuan ? Laksanakan Rencana Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3, dst Analisa Pencapaian Perbaiki Rencana Evaluasi Diri & Susun Laporan

7. Efektivitas Akuntabilitas Produktivitas Efisiensi Suasana akademis (academic atmosphere) Pengelolaan sistem (system maintenance) Kegunaan Evaluasi Diri Untuk mengungkap: Quality

8. Evaluasi Diri,kerjasama & bantuan luar Evaluasi Diri & kerjasama Evaluasi Diri,kemampuan sendiri TanpaEvaluasi Diri Dampak Evaluasi Diri Kualitas  Kondisi yang diharapkan Kondisi saat ini  Waktu

9. Objects of Self-Evaluation Objectives Output Process Effectivity Minimum Necessary Requirement Result and Impact Utilization of Resource to Achieve Target - Resources - Relation with the environment Students Graduates Resources Laboratories Input Funding Staff Teaching & Learning Physical Facilities Library Curriculum Academic Atmosphere Organization Obyek Evaluasi Diri Efficiency Productivity

10. L-RAISE in Higher Education Efficiency & Productivity Relevance Incoming Students Graduates Teaching-Learning Procces Job Market A-1 Funding Community Acknowledgement Quality Assurance Academic Community Leadership Management Physical Facilities Library Laboratories Staffs Resources Curriculum Organization Academic Atmosphere Sustainability Internal Management Leadership Demand on HE

11. PS PS PS PS PS PS PS PS Jur Jur Jur Jur Jur Fak Fak Fak Pendukung Teknis : UPT, Lembaga, Pusat, dsb Pendukung Administratif : Biro, Bagian, dsb Universitas/Institut Organisasi Perguruan Tinggi Eligible Grantees PHK 2006

12. Peran evaluasi diri dalam PerencanaanPengembanganInstitusi

13. Peran evaluasi diri dalam PerencanaanInstitusi Aktivitas untuk mengubah situasi Future Situation Current Situation perlu dilakukan Evaluasi Diri Visi

14. External Environment (Local, National, Global) Lembaga Normatif Trend Idiology Politics Culture Science Education System Stake-holders Students Academic Staff Users Government Job Market Industry Community Government Others • Mandat : Kewenangan, kewajiban dan hak yang ada dan mengikat lembaga/perguruan tinggi untuk mencapai tujuan dalam kesepakatan dengan „stake-holders“. Strength & Weaknesses • Misi : Menguraikan kegiatan utama yang harus diselenggarakan untuk mencapai Visi Pada umumnya misi mengandung : • Alasan utama keberadaan lembaga dimasyarakat (jati diri lembaga). • Masalah utama yang dihadapi dan diselesaikan. • Falsafah, tata nilai dan kultur organisasi yang menjadi landasan kegiatan. • Tujuan organisasi (institutional objective) : Rincian yang jelas mengenai kondisi yang dicita-citakan (dengan standar yang telah ditentukan) melalui pelaksanaan kegiatan dalam penyelenggaraan misi • Tujuan perencanaan : • Rincian yang jelas mengenai apa yang akan dicapai atau masalah yang akan diselesaikan (dengan kriteria keberhasilan yang pasti) melalui pelaksanaan kegiatan Issue yang sangat menentukan keberadaan, keadaan dan kinerja organisasi kerja • Visi : Keadaan lembaga yang dicita-citakan secara kolektif pada akhir suatu kurun waktu tertentu, karena terselenggaranya Misi dan tercapainya Tujuan Kalau ditangani dengan tidak baik atau diabaikan, keadaan dan kinerja organisasi kerja akan sangat menurun, bahkan keberadaannya terancam L-RAISE Evaluation Analysis Interpretation Strategic Issues Organizational Cultur Resources Human Financial Physical Information Flow of Cooperation Process & Services Output & Outcome Opportunity & Threat Internal Environment (within the university, faculty, department) PerencanaanStrategis Objectives Mission Vision Mandate

15. External Environment (Local, National, Global) Trend Idiology Politics Culture Science Education System Stake-holders Students Academic Staff Users Government Job Market Industry Community Government Others PROJECT ………... PROPOSAL ... (Name of University) Evaluation Analysis Interpretation Problem’s Identification Development Plan Alternative Solution Root Problem’s Organizational Cultur Resources Human Financial Physical Information Flow of Cooperation Process & Services Output & Outcome PerencanaanTaktis-Operasional Objectives Mission Vision Mandate Internal Environment (within the university, faculty, department)

16. Manajemen Jurusan/departemen • Manajemen dana dan keuangan • Manajemen data dan informasi • Manajemen sumberdaya manusia • Manajemen fasilitas fisik • Manajemen jaminan kualitas akademik

17. Prinsip Penyusunan Evaluasi Diri 5i principles: • Initiation • Idealism • Information • Identification • Inception

18. Evaluasi Diri : TAHAP INISIASI • Susun Jadwal Kerja Pelaksanaan Penyusunan Evaluasi Diri/Proposal • Jadwal berakhir pada penyerahan dokumen • Sosialisasikan jadwal pada semua pihak yg terlibat • Penentuan/Pembagian tugas dan janggung jawab, semua pihak yang terlibat (pimpinan institusi, task force, tenaga pendukung, dsb) • Siapkan sarana/fasilitas kerja untuk kegiatan penyusunan Evaluasi Diri/Proposal

19. Evaluasi Diri : IDEALISME • Pahami Panduan (guidelines) dengan sebaik-baiknya • Bila tidak/kurang jelas tanyakan pada panitia pembuat panduan • Berdasarkan Panduan (guidelines) : • Identifikasi data2 yang dibutuhkan • Identifikasi kegunaan data2 tersebut • Identifikasi dimana data2 tersebut dapat diperoleh • Identifikasi bagaimana data2 tersebut dapat diperoleh

20. Unit Pengelola Sumberdaya : - Fakultas - Jurusan Unit Pengelola Kegiatan : -Program Studi Evaluasi Diri : INFORMASI • Sistem Manajemen • Staf Akademis dan Staf Pendukung • Keuangan • Fasilitas Fisik (gedung, laboratorium, dsb) • Data dan Informasi • Lulusan • Proses Pendidikan • Mahasiswa • Kurikulum • Performance Indicators

21. Isi Tabel2 Pengelompokan Data Verifikasi Data PengumpulanData Total Lulusan pada Tabel 6. isinya sama dengan Total Lulusan pada Tabel 8. isinya sama dengan Total Lulusan pada Tabel 9. Kesimpulan : …………… …………… Cek Konsistensi Data antar tabel Analisa Masing2 Tabel - Performance : lihat trend - Profile : bandingkan dng standar Kesimpulan : …………… …………… TahapanPengolahan Data

22. EVALUASI DIRI:TAHAP IDENTIFIKASI • ANALISIS SITUASIANALISIS SWOTROOT CAUSE ANALYSIS

23. Current Situation Situational Analysis (Section 2-12) Position (data section 2-12) SWOT Analysis Rencana Strategis - Strategic Planning (global) Rencana Operasional - Tactical Planning (detail) Strength Weaknesses ………… ………… ………… ………… Opportunities Threats …………. ………… …………. ………… Self-Evaluation Conclusions Root-Cause Analysis Restraining forces Force-Field Analysis Problems Statement …………………… …………………… …………………… Driving forces Situational Analysis

24. Strength>Weaknesess Opportunities >Threats External data Internal data Ekspansi ? Strength Weaknesses ………… ………… ………… ………… Opportunities Threats …………. ………… …………. ………… SWOT Analysis Strategi Pengembangan Strength<Weaknesess Opportunities<Threats Konsolidasi ? Kesimpulan : …………… …………… Kesimpulan : …………… …………… SWOT Analysis

25. Keketatan Persaingan Rendah IPK Baik/ Tinggi NEMRendah Masa Studi Lama Skripsi Tempat Waktu Bhs Inggris Mhs Rendah Waktu Tunggu Tinggi Ruang Dosen Luas Kehadiran Dosen Rendah Beban Dosen Tinggi Root-Cause Analysis Masalah 1 Masalah 2 Masalah 3 ………...

26. Hasil Interpretasi = gejala Contoh : Gejala Pengulangan Mata Kuliah, tinggi Penyebab Akar Permasa- lahan Peraturan Akademik : nilai terbaik Analisa Lintas Tabel - Kesimpulan yg berkaitan dihubungkan (di-link) Problem Statement 1…………. 2…………. 3………dst Kesimpulan : …………… …………… Kesimpulan : …………… …………… • Solusi : • Ubah peraturan akademik nilai terakhir Root-Cause Analysis 1. Tabel 2. IPK baik 2. Tabel 4. Lama studi panjang 3. Tabel 5. Skripsi tepat waktu • Akibatnya : • Beban dosen meningkat • Beban praktikum meningkat • Kapasitas ruangan kurang memadai • dsb

27. Data Mahasiswa yg mengulang, termasuk frekuensi pengulangannya • Alternatif Masalah : • Tingkat Pengulangan MK tinggi • Sulit mencari topik skripsi • Praktikum antri • Kualitas Mhs baru tidak baik • dsb • Data Lama Mahasiswa mengajukan proposal penelitian • Data kapasitas laboratorium • Data peralatan untuk praktikum yg tidak tersedia ! Cari Data Pendukung Baru Root-Cause Analysis 1. Tabel 2. IPK baik 2. Tabel 4. Lama studi panjang 3. Tabel 5. Skripsi tepat waktu Data Baru yang dibutuhkan

28. Current Situation Lembaga Normatif (Senat) Self-Evaluation Situational Analysis (SWOT, CRA) Directive & Assumption Vision & Mision (RJP) Position (data-data) Strategic Moves Institutional Objective (RJP) Conclusions Implementation Programs (Activities) Indicators/ Perform. Ind. Identified Problems (Root problems) Proposed-Plan INCEPTION