Harcamaları Projenin Yürütüldüğü Kuruluş Tarafından Gerçekleştirilen TÜBİTAK Proje Destekleri

1. Harcamaları Projenin Yürütüldüğü Kuruluş Tarafından Gerçekleştirilen TÜBİTAK Proje Destekleri 2008

2. İçerik • Tanımlar • Harcamaların Gerçekleştirilmesi • İlgili Mevzuat • Proje Hesabı İle İlgili İşlemler • Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • Satınalma İşlemleri • Muayene ve Kabul İşlemleri • Ayniyat İşlemleri • Bütçe İşlemleri

3. İçerik • Proje Teşvik İkramiyesi • Projede Personel Çalıştırılması • Burs Ödemeleri • Seyahat Ödemeleri • Kurum Hissesi • Proje Durum Değişiklikleri • İzleme • Diğer Hususlar • Sonuçlandırma • Sorumluluklar

4. YASAL DAYANAK • 5724 Sayılı 2008 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanuna Ekli (E) Cetvelinin 45. Maddesi ve bu madde uyarınca Maliye Bakanlığı ile TÜBİTAK’ın müştereken hazırladığı: TÜBİTAK Kaynaklarından Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ile Özel Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanmasına veTÜBİTAK Tarafından Yürütülen Dış Destekli Projelerin Harcamalarının Gerçekleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller • TÜBİTAK Bilim Kurulu’nun 16.12.2006 tarih ve 148 sayılı toplantısında kabul edilen: TÜBİTAK Tarafından Özel Kuruluşlar ve Vakıf Üniversitelerine Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Transferi, Harcanması, Muhasebeleştirilmesi ve Denetimine İlişkin Esaslar

5. Tanımlar

6. Tanımlar Proje Personeli Proje yürütücüsü, araştırmacı, yardımcı personel ve yerine göre danışmanlardan oluşan proje çalışanları

7. Tanımlar Proje Yürütücüsü Sözleşmeye taraf olan ve proje yazma, yürütme beceri ve deneyimine sahip, projenin bilimsel, teknik, idari, mali ve hukuki her türlü sorumluluğunu taşıyan ve yazışmaları yapan araştırmacıyı,

8. Tanımlar Araştırmacı İlgili bilim ve/veya teknoloji alanında gerekli uzmanlığa sahip, yenilikleri izleyen, proje sonuçlarını bilimsel yöntemlerle değerlendirip yayımlayabilecek ve/veya uygulamaya dönüştürebilecek ve sonuç raporunda ve/veya diğer yayınlarda yazarlar arasında adı geçecek olan proje yürütücüsü dışındaki kişiler Üniversite personeli olmaları durumunda, doktora/tıpta uzmanlık derecesine sahip olmaları gerekmektedir. Kamu kuruluşları veya özel kuruluşlarda çalışmaları durumunda, en az dört yıllık üniversite lisans eğitimi almış olmaları yeterlidir.

9. Tanımlar Yardımcı Personel Proje yürütücüsünün veya araştırmacıların gözetimi altında projenin yürütülmesinde tam veya kısmi zamanlı, sürekli veya geçici olarak görev alan, işvereni Kurum olan ve kesin raporda adı geçmeyen uzman, teknik eleman, teknisyen, laborant ve benzeri personel Danışman Projenin özel uzmanlık gerektiren konulardan birinde kısa süreli ve geçici olarak hizmetinden yararlanılan, sonuç raporunda adı geçmeyen araştırmacı tanımına uygun Uzman kişileri,

10. Tanımlar • Bursiyer/Doktara sonrası bursiyer: Türkiye’de kurulu yüksek öğretim kurumlarında Lisansüstü (Yüksek Lisans ve Doktora) eğitimlerine devam etmekte olan "öğrenciler" veya öğrenci statüsündeki "Araştırma Görevlileri“ bursiyer, Doktoralı olup herhangi bir kurum/işyerinde çalışmayan, 40 yaşını doldurmamış olan ve doktora/tıpta uzmanlık derecesinin alındığı tarih ile ilgili programın son başvuru tarihi arasında kalan sürenin 5 yıldan fazla olmaması koşulunu sağlayan Türkiye’de ikamet eden T.C. veya yabancı uyruklu kişiler ise doktora sonrası bursiyer olarak,

11. Tanımlar Özel Kuruluş • Ticaret sicil belgesi olan kuruluşlar, • Yazılım geliştirmeye yönelik üretken hizmet alanında faaliyet gösteren kuruluşlar, • Sektör ve büyüklüğüne bakılmaksızın firma düzeyinde katma değer yaratan Türkiye’de yerleşik bütün kuruluşlardır.

12. Tanımlar Üniversite Yetkilisi TÜBİTAK ile üniversite adına proje sözleşmesini imzalayan, üniversite mütevelli heyetini veya mütevelli heyetin yetkilerini devrettiği üniversite yöneticisidir.

13. Tanımlar Projenin Yürütüldüğü Kurum/Kuruluş (Kurum): TÜBİTAK tarafından desteklenmesi kabul edilen projelerin fiilen yürütüldüğü özel veya kamu, tüzel veya gerçek kişileri,

14. Tanımlar Birim Projenin yürütüldüğü Kurum/Kuruluş tarafından, projeler ile ilgili evrak, kayıt, mali ve idari işlemleri yürütmek üzere görevlendirilen birim. (Devlet Üniversitelerinde genellikle BAP, diğer kurumlarda ise bu işle görevlendirilen birimleri) Proje Sözleşmesi TÜBİTAK ilgili mevzuatına göre taraflarca imzalanan sözleşmeyi/talimatnameyi,

15. Tanımlar Proje kapsamında yapılacak harcamaların gerçekleştirilmesinde sorumlu olacak kişiler; Harcama Yetkilisi: Proje Yürütücüsü Gerçekleştirme Görevlisi: Proje Yürütücüsü tarafından öncelikle proje personeli arasından, olmadığı takdirde ise Birim veya projenin yürütüldüğü bölüm personeli arasından görevlendirilen kişi veya kişileri, Muhasebe Yetkilisi: Kurumun muhasebe yetkilisi, İhale Yetkilisi: Bu proje ile ilgili belirlenen harcama yetkilisi, olacaktır.

16. Tanımlar Özel Hesap: Kurum tarafından proje adına kamu bankalarında veya özel bankalarda açılan hesabı, Ekonomik Sınıflandırma Kodları Proje öneri formunda yer alan ve TÜBİTAK tarafından kabul edilen proje bütçesinde, yapılacak harcamaların mahiyeti itibariyle analitik kodlama sistemine uygun olarak gösterildiği bölümleri,

17. Bütçe • Proje Bütçesini kim hazırlar, kim onaylar? Proje yürütücüsü hazırlar ve TÜBİTAK onaylar. Kabul edilen bu bütçe sözleşmenin eki niteliğindedir. • Bütçe hangi formatta hazırlanır? Öneri formunda belirtilen Ekonomik Sınıflandırma kodları 4. düzeyinde hazırlanır. Projelerin bütçelendirmesinde ve uygulanmasında kullanılacak ekonomik sınıflandırma kodları TÜBİTAK tarafından belirlenmiş olup, bunlara ilişkin açıklamalara ait doküman web sayfamızda (www.tubitak.gov.tr veya tts.tubitak.gov.tr) mevcuttur. Mal ve hizmet alımı ile sermaye giderleri ayırımında kullanılan ve Bütçe Kanunu ile belirlenen limitler TÜBİTAK tarafından desteklenen projelerde uygulanmaz.

18. Harcamaların Gerçekleşmesi

19. Mevzuat • Projelerin yürütülmesinde ve harcamaların gerçekleştirilmesinde hangi mevzuata uyulacaktır? • TÜBİTAK Proje Teşvik ve Destekleme Esaslarına İlişkin Yönetmelik • TÜBİTAK Hızlı Destek Programı Esasları • TÜBİTAK Bilimsel ve Teknolojik İşbirliği Ağları ve Platformları Kurma Girişimi Projeleri (İŞBAP) Destekleme Programına İlişkin Esaslar • Araştırma ve Kariyer Projelerinde Proje Teşvik İkramiyesi, Burs, Bilimsel Toplantıya Katılım ve Kurum Hissesi İle İlgili Uygulanacak Mali İlkeler • TÜBİTAK Araştırma-Geliştirme Projelerine Ait İhale Esasları • Uluslararası İkili İşbirliği Anlaşma Metinleri • Proje Destekleme Sözleşmesi

20. Proje Hesabı İle İlgili İşlemler • Proje hesabı ne zaman ve kim tarafından açılacak? Desteklenmesi uygun bulunan projeler için, TÜBİTAK tarafından yapılan talep üzerine, Kurum tarafından her proje için ayrı ayrı olmak üzere hesap açılır ve banka hesap numaraları TÜBİTAK’a bildirilir.

21. Proje Hesabı İle İlgili İşlemler • Her proje için ayrı bir hesap açılacak mı? Her bir proje için ayrı bir hesap açılacaktır. • Bir projenin parası başka proje için harcanabilir mi? Proje yürütücüleri kabul etseler bile bir proje hesabından başka proje için harcama yapılamaz.

22. Proje Hesabı İle İlgili İşlemler • Gelişme raporu dönemine ait kullanılamayan ödenek ne olacaktır? Proje tamamlanana kadar kullanılmak üzere hesapta izlenir. • Proje tamamlandığında hesapta artan para ne olacaktır? Kurum tarafından hesaba ilişkin oluşan faiz geliri ile birlikte TÜBİTAK hesabına iade edilecektir.

23. Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • Yürütücü ön ödeme ile harcama yapabilecek mi? Mal ve hizmet alımlarındansonra ödeme yapılması esastır. Ancak gerektiği zaman ön ödeme yoluyla harcamalar gerçekleştirilebilir. Özel Kuruluş/Vakıf Üniversitelerinde, kendi uygulamaları çerçevesinde ön ödeme verilmesi mümkün olup, ön ödeme ve mahsup işlemleri bu uygulamaları doğrultusunda gerçekleştirilecektir. Devlet Üniversiteleri ve Kamu Kuruluşlarında ise, ön ödeme ve mahsup işlemleri Yönetmelik, Esas ve Usullerde belirtilen çerçevede yapılır.

24. Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • En fazla ne kadar ön ödeme alınabilir? TÜBİTAK tarafından belirlenen ön ödeme limitleri dahilinde alınabilir (2008 yılında ön ödeme limiti 25.000.-YTL dir). Seyahat için yapılacak ön ödemeler bu limitlere dahil değildir ve bu tür ön ödeme talepleri diğer ön ödeme taleplerinden ayrı olarak yapılabilir.

25. Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • Ön ödeme talepleri nasıl yapılır ve nereden alınabilir? Ön ödeme talepleri, Proje Yürütücüsü tarafından veya görevlendireceği mutemetler tarafından proje bütçesine bağlı olarak ve harcama kalemi (ekonomik sınıflandırma kodu) belirtilmeksizin toplam tutar üzerinden Birime yapılır. Talep edilen ön ödeme, Birim tarafından proje ödeneğinin kontrolünü müteakip, harcama yetkilisi tarafından onaylandıktan sonra muhasebe yetkilisincedört işgünü içerisinde proje hesabından, ilgililerin banka hesabına aktarılır.

26. Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • Mahsup ne zaman yapılacaktır? Mahsup, ön ödemenin yapıldığı tarihten itibaren en geç 2 (iki) ay içinde yapılacaktır. Seyahat faslından ayrıcaön ödeme alınmış ise; seyahatin bitmesini takip eden 15 gün içinde yapılacaktır.

27. Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • Mahsup nasıl yapılacaktır? Yapılan harcamalara ait fatura vb. belgeler, projede kabul edilen ekonomik sınıflandırma kodları ile ilişkilendirilerek “Avans Mahsup Fişi” ne dökümü yapılarak Birime verilir. Mahsup evrakında yer alan harcamaların Birim tarafından TTS’de proje bütçesindeki ödenekler ile kontrolü yapılarak mahsup gerçekleştirilir. Mahsuba ilişkin muhasebe kayıtlarının Transfer Takip Sistemi (TTS) programına Birim tarafından mutlaka girilmesi gerekmektedir.

28. Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • Mahsup nasıl yapılacaktır? (Devam…) Gerçekleşen harcamaların proje kapsamındamutlaka öngörülmüş olması gerekir ve bu harcamalar bütçede yer alan ekonomik sınıflandırma kodlarındaki ödeneklerin üzerinde olamaz. (Not: Gelişme raporlarının TÜBİTAK tarafından kontrolü sırasında, rapor dönemi içinde yapılan harcamalarda projede öngörülmeyen kalemler varsa, bu harcamaların iadesi istenir.)

29. Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • Mahsup nasıl yapılacaktır? (Devam…) Çok zorunlu hallerde proje harcamalarında ödenek aşımısöz konusu ise;ön ödeme almadan önce bu ödenek aşımını karşılamak için gerekli olabilecek fasıl aktarımları ve/veya ek ödenek işlemleri esas ve usullere uygun olarak mutlaka yapılmalıdır.(Bu işlemlerin mahsup süresi içinde gerçekleşmesi gerekir) Aksi halde yapılan fazla harcama mahsupta işlem görmeyecektir.

30. Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • Mahsup nasıl yapılacaktır? (Devam…) Proje bütçesinde yer almak ve proje süresi içinde olmak kaydı ile ön ödeme talebinin yapıldığı tarihten önceki bir tarihi taşıyan harcama belgeleri ön ödemenin mahsubunda kabul edilebilir.

31. Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • Ön ödemeden artan para ne yapılacak? Ön ödeme taleplerinin harcamanın gerektirdiği kadar olması esastır. Ancak, alınan ön ödemeden para artar ise,artan para, proje hesabına iade edilecek ve havale makbuzu mahsup evrakına konulacaktır. • Alınan ön ödeme üzerinde harcama yapılırsa ne olacak? Eğer yapılan harcamanın mahiyeti projede öngörülmüş ve karşılığı ödenek proje hesabında varsa, fazla yapılan harcama kesin ödeme olarak Kurum tarafında proje yürütücüsünün hesabına havale edilir. (Çok zorunlu hallerde bu işlem yapılabilir)

32. Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • Proje süresince kaç kere ön ödeme alınabilir? Proje süresince ön ödeme için sayı sınırlaması yoktur. Ancak, bir ön ödemenin usulüne uygun mahsubu yapılmadan yeni ön ödeme yapılmaz. Aynı kişi mutemet olarak aynı anda birden fazla projeden ön ödeme alabileceği gibi aynı projede birden fazla mutemet de tayin edilebilir.

33. Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • Zamanında kapatılmayan ön ödeme olursa ne yapılacak? Mahsup süresi geçtikten sonra kapatılan ön ödeme tutarları ile ilgili olarak yapılacak işlem şöyledir: Mahsup süresi içinde gerçekleşen harcamalar kabul edilir. Bunun dışında kalan tutarlar üzerinden 6183 sayılı Kanuna göre gecikme zammı oranında faiz uygulanarak ilgililerden bu miktarın proje hesabına yatırmaları istenir.

34. Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri • Harcama yapmadan veya az harcama yapılarak zamanında kapatılan ön ödeme olursa ne yapılacak? Mahsup süresi sonunda ön ödeme tutarının en az % 50’si harcanmadan iade edildiği takdirde, harcanamama gerekçeleri TÜBİTAK tarafından istenebilir . Yapılacak değerlendirme ve inceleme sonucunda yürütücünün veya mutemedin ihmal, kusur veyasuistimalinin tespiti halinde harcanmayan tutarlara 6183 sayılı Kanuna göre gecikme zammı oranında faiz uygulanarak bu tutarlar ilgililerden tahsil edilir ve proje hesabına yatırılır.

35. Satınalma İşlemleri(Ön Ödeme Yoluyla Olanlar) • Harcamaların beyanında ve talep edilmesinde hangi form ve belgeler kullanılacak? TÜBİTAK tarafından belirlenen form ve belgeler kullanılır ( Özellikle, Mahsup/Kesin Hesap Formu, Burslu Öğrenci Bilgi Formu, Geçici Görev Yolluk Bildirgesi). Bu form ve belgelere “tts.tubitak.gov.tr” web adresinden ulaşılabilir. Bunun dışında Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği kıyasen uygulanabilir.

36. Satınalma İşlemleri • Satınalma işlemleri nasıl yapılacak? Özel Kuruluş/Vakıf Üniversiteleri kendi mevzuatı ve uygulamaları ile genel hükümler çerçevesinde gerçekleştirilecektir. Devlet Üniversiteleri ve Kamu Kuruluşlarında ise, Yönetmelik, Esas ve Usullerde belirtilen çerçevede yapılacaktır.

37. Satınalma İşlemleri • Yapılacak satınalmalarda yazılı veya en az 3 teklif alınması zorunlu mudur? Yürütücü piyasa araştırması yapmak suretiyle en uygun alımı yapmak zorundadır. Yazılı teklif toplamak zorunda değildir.

38. Satınalma İşlemleri(Ön Ödeme Yoluyla Olanlar) • Faturalar kimin adına düzenlenecek? Faturalar, Proje numarası belirtilmek suretiyle Kurum adına düzenlenecektir. (Örneğin: Ege Üniversitesi-107M001 nolu Proje) • Alınan faturalarla ilgili olarak ne yapılacaktır? Proje Yürütücüsü ve varsa araştırmacılardan en az birisi tarafından, faturaların arkasınaveya icmal listesine (Mahsup/Kesin Hesap Formu)“Belgelerde yer alan mal ve hizmetler piyasa araştırması yapılarak en uygun şartlarda satın alınmıştır.” ifadesi yazılıp, müştereken imzalanarak mahsup evrakına konulacak ve mahsubu yapılmak üzere Birime teslim edilecektir.

39. Satınalma İşlemleri(Doğrudan Temin Yoluyla Olanlar) • Doğrudan temini kim yapacak? Doğrudan temin,Harcama Yetkilisinin görevlendireceği Proje personeli veya Kurum elemanı aracılığı ile yapılacaktır. • Doğrudan temin limiti ne kadardır? Doğrudan temin için TÜBİTAK limitleri uygulanacaktır. 2008 yılı için TÜBİTAK limiti: 80.000.-YTL + KDV

40. Satınalma İşlemleri(Doğrudan Temin Yoluyla Olanlar) • Doğrudan temin nasılgerçekleştirilecektir? Proje yürütücüsü, projede öngörülen malzeme veya hizmete ilişkin(gerekiyorsa) teknik şartname hazırlayarak Birime satınalmanın yapılması için müracaat eder. Satınalma, yaklaşık maliyet tespiti ve ilan yapılmaksızın limite bağlı olarak Harcama Yetkilisi onayı alınarak, onayda belirtilen doğrudan temini yapacak kişi tarafından piyasa araştırması yapılmak suretiyle gerçekleştirilir.

41. Satınalma İşlemleri(İhale Yoluyla Olanlar) • İhale suretiyle yapılacak alımlarda hangi mevzuata tabi olunacak? Alımlar, 22/04/2004 tarih ve 25441 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, “Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu Araştırma-Geliştirme Projelerine Ait İhale Esasları”na göre gerçekleştirilir.

42. Satınalma İşlemleri(İhale Yoluyla Olanlar) • İhale nasıl gerçekleştirilecektir? Proje Yürütücüsü, projede öngörülen malzeme veya hizmete ilişkin teknik şartnameyi hazırlayarak, satınalmanın yapılması için Birime müracaat eder. Satınalma, ilgili Esaslar çerçevesinde gerçekleştirilir.

43. Satınalma İşlemleri(İhale Yoluyla Olanlar) • İhale komisyonu kimlerden oluşacak? “TÜBİTAK Ar-Ge Projelerine Ait İhale Esaslarına“ göre oluşturulan komisyonlarda, proje yürütücüsü harcama yetkilisi olduğu için en az bir proje personeli görevlendirilir.

44. Satınalma İşlemleri(İhale Yoluyla Olanlar) • İdari ve teknik şartname kim tarafından hazırlanacak? İdari şartname Kurum tarafından, teknik şartname ise proje personeli ve/veya yürütücünün görevlendireceği kişiler tarafından hazırlanıp, yürütücü tarafından onaylanmalıdır. • İhale nasıl sonuçlandırılacak? İhale ilgili mevzuat doğrultusunda sonuçlandırılacaktır.

45. Muayene ve Kabul İşlemleri • Alınan mal ve hizmetlerin kabulü için komisyon oluşturulacak mı? Kimler olacak? Doğrudan temin yöntemi ile ve/veya ihale yoluyla satınalınan malzemelerde sadece dayanıklı taşınırlar için komisyon oluşturulacak ve ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde kurulacak komisyonlarda proje personelinden birisi mutlaka bulunacaktır.

46. Ayniyat İşlemleri • Kamu Kuruluşları ve Devlet Üniversitelerinde Alınan malzeme nereyekaydedilecektir? Taşınır Mal Yönetmeliğinde “dayanıklı taşınırlar” olarak tanımlanan malzemelerin bu esaslar çerçevesinde muayene ve kabulü yapılarak kurum taşınırlarına ilgili harcama birimi(projenin fiilen yürütüldüğü Fakülte, Yüksekokul, Enstitü, Bölüm, ABD vb.) adına kaydedilir. Oluşturulan “Taşınır İşlem Fişi”nin bir örneği ödeme belgesine eklenir. Kaydedilen taşınır, zimmet fişi düzenlenerek proje yürütücüsünün kullanımına tahsis edilir. Bunların dışında kalan diğer taşınırlar kaydedilmez.

47. Ayniyat İşlemleri • Özel Kuruluşlar ve Vakıf Üniversiteleride alınan malzeme nereyekaydedilecektir? Satın alınan malzemeler Özel Kuruluş veya Vakıf Üniversitenin malı olup; malzeme teslimini müteakip Kuruluşun uygulamaları çerçevesinde “Proje başarıyla sonuçlanmadığı takdirde TÜBİTAK’a iade edilecektir” şerhi ile ayniyat ve demirbaş kayıt işlemleri gerçekleştirilecektir.

48. Bütçe İşlemleri • Ödeneklerin kullanımına ilişkin düzenlemeler ile tasarruf tedbirlerine uyulacak mı? Aksine bir hüküm olmadığı takdirde, proje harcamaları bu düzenlemelerin ve tedbirlerin dışında tutulacaktır.

49. Bütçe İşlemleri(Fasıl Aktarımları) • Ekonomik Sınıflandırma Kodları arasında aktarım hangi durumlarda yapılır? Projede öngörülen malzeme yada hizmetlerin ödeneklerinin yetersiz kalması durumunda, yürütücü yetkisinde ve/veya onay alınmak suretiyle ekonomik sınıflandırma kodları arasında aktarım yapılabilir.

50. Bütçe İşlemleri(Fasıl Aktarımları) • Ekonomik Sınıflandırma Kodları arasındaki aktarımlarda yetki kimde? Projelerde öngörülen malzeme ve hizmetlerin dışında olmamak ve bu malzeme veya hizmetin tür ve niceliğinin değiştirilmemesi kaydıyla; • Proje bütçesinde yer alan ekonomik sınıflandırmanın ikinci düzey toplamlarının aynı kalması şartıyla, üçüncü ve dördüncü düzey ekonomik kodlar arasındaki aktarmalarproje yürütücüsü tarafından gerçekleştirilir. Buna ilişkin TTS (Transfer Takip Sistemi) de işlemlerinin yapılabilmesi için TÜBİTAK’a bilgi verilir Yapılan bu aktarımlara ve gerekçelerine izleyen gelişme raporunda yer verilir.