Misurare la raccolta e il suo uso

1. Misurare la raccolta e il suo uso Dati e indicatori per il bibliotecario SERIATE - 23 novembre 2009 - a.agustoni@sbv.mi.it

2. Carta Collezioni & Sistemi di monitoraggio • Ogni assunto metodologico relativo a CC necessita di un sistema di monitoraggio: • per prendere coscienza dello stato di fatto della raccolta e del suo uso e sulla base di ciò, pianificare • per verificare nel tempo se - quanto definito nella CC - viene rispettato o disatteso • per definire correttivi - rispetto a quanto definito in CC - sulla base di dati oggettivi • per fornire al bibliotecario uno strumento di analisi indispensabile per la pianificazione annuale (tanto più indispensabile su scala sistemica)

3. Sistema di monitoraggio EFFETTUA ANALISI QUANTITATIVE • sul patrimonio documentario complessivo della Biblioteca e del Sistema • su tutto ciò che determina modifiche della raccolta: acquisti, scarti, doni • sull’utilizzo (e il non-utilizzo) della raccolta tramite l’effettuazione di prestiti • sulle tipologie di utenza che fanno uso della raccolta (o di particolari ambiti della raccolta)

4. Sistema di monitoraggio Deve permettere di individuare fenomeni anche in modo “granulare” , consentendo analisi della raccolta sulla base di: • articolazioni tematiche e/o generi • tipologia dei supporti (libri, vari tipi nbm, periodici, altro) • porzioni di “segnatura” (che spesso sono sinonimo di raggruppamenti semantici) • livelli di approfondimento dei documenti

5. Dati e indicatori per il bibliotecario • Dati necessari per costruire indicatori su raccolta e suo uso >numero doc posseduti, acquistati, scartati, prestati, non prestati (in un range di tempo) > data in cui avvengono le operazioni di acquisto, inventariazione, prestito, scarto, ecc > dati sulla circolazione sistemica dei documenti (PIB) (ricevuti e forniti da ogni biblioteca) > dati catalografico/editoriali ai quali sono associati i singoli doc > prezzo > (oneroso): data di “uscita” editoriale del doc • Come ottenere i dati >qualità della base-dati > ausili software > organizzazione del processo di estrazione-dati > tempo a disposizione • Interpretazione e azione >complessità dell’analisi e competenze dei bibliotecari e dello staff di Sistema > interventi formalizzati sulla raccolta delle biblioteca > interventi formalizzati sulla raccolta di Sistema

6. ARTICOLAZIONE TEMATICA DEL PATRIMONIO IN SBV 003-006 Informatica Altro di 000 130 Fenomeni paranormali 150 Psicologia Altro di 100 200 Religione 300-310 Scienze sociali in generale - statistica 320, 330 e 380 Politica - Economia - Commercio 340, 350 Diritto - Amministrazione pubblica 360, 370 Servizi sociali - Educazione 390 Usi e costumi, folklore 400 Linguaggio 500-549 Scienze naturali - Matematica - Astronomia - Fisica 550-599 Scienze della terra - Paleontologia - Scienze della vita 610 Medicina 630, 640 Agricoltura - Economia domestica e vita familiare Altro di 600 710, 720 Arti in generale - Urbanistica 741.5 Fumetto 780-792 Musica - Spettacolo- Rappresentazioni sceniche 793-799 Giochi - Sport - Caccia e pesca Altro di 700 850 Letteratura italiana Altro di 800 910 Geografia e viaggi 940 Storia generale d'Europa Altro di 900

8. 0 < X < 1 SEZ. CDD LOCALE SCARSA X = 1 SEZ. CDD AD ALTO INTERESSE [BASSO]ILL RICHIESTO[ALTO] X > 1 SEZ. CDD LOCALE RICCA X = 1 SEZ. CDD A BASSO INTERESSE [BASSO] PRESTITO INTERNO [ALTO]

10. Dati e indicatori per il bibliotecario • Dati necessari per costruire indicatori su raccolta e suo uso >numero doc posseduti, acquistati, scartati, prestati, non prestati (in un range di tempo) > data in cui avvengono le operazioni di acquisto, inventariazione, prestito, scarto, ecc > dati sulla circolazione sistemica dei documenti (PIB) (ricevuti e forniti da ogni biblioteca) > dati catalografico/editoriali ai quali sono associati i singoli doc > prezzo > (oneroso): data di “uscita editoriale” del doc • Come ottenere i dati >qualità della base-dati (struttura-dati, stratificazione storica, semantica formalizzata, errori umani) > ausili software (libertà d’accesso al dato? applicativo soddisfacente ? bonifiche possibili?) > organizzazione del processo di estrazione-dati (chi fa cosa ?) (tutto ciò è reale e sostenibile?) > tempo a disposizione (del bibliotecario e dello staff di Sistema) • Interpretazione e azione >complessità dell’analisi, competenze dei bibliotecari e dello staff di Sistema > interventi formalizzati sulla raccolta delle biblioteca > interventi formalizzati sulla raccolta di Sistema

11. E’ applicativo in uso in SBV. Nel suo db open-source (PG) risiedono tutti i dati necessari per costruire indicatori Biblio SBV Biblio SBV Biblio SBV Biblio SBV Biblio SBV Biblio SBV DB Unibiblio FLUSSI dei DATI STATISTICI in SBV QuerySQL ad hoc Direzione SBV Tabelle Complesse Gestore query SQL Tabelle Base Esegue mensilmente una batteria di query SQL per aggiornare le tabelle statistiche “base” o “semplificate” delle biblioteche e le altre tabelle + complesse x direzione SBV

12. ACCESSO ALLE TABELLE-BASE SBV da normale foglio elettronico

13. TABELLE STATISTICHE AD ACCESSO DIRETTO DELLO BIBLIO SBV (Query SQL ad aggiornamento mensile)

14. ESTRATTO DA:

15. Dati e indicatori per il bibliotecario • Dati necessari per costruire indicatori su raccolta e suo uso >numero doc posseduti, acquistati, scartati, prestati, non prestati (in un range di tempo) > data in cui avvengono le operazioni di acquisto, inventariazione, prestito, scarto, ecc > dati sulla circolazione sistemica dei documenti (PIB) (ricevuti e forniti da ogni biblioteca) > dati catalografico/editoriali ai quali sono associati i singoli doc > prezzo > (oneroso): data di “uscita” editoriale del doc • Come ottenere i dati >qualità della base-dati (struttura-dati, stratificazione storica, semantica formalizzata, errori umani) > ausili software (libertà d’accesso al dato? applicativo soddisfacente ? bonifiche possibili?) > organizzazione del processo di estrazione-dati (chi fa cosa ?) (tutto ciò è reale e sostenibile?) > tempo a disposizione (del bibliotecario e dello staff di Sistema) • Interpretazione e azione >complessità dell’analisi, competenze dei bibliotecari e dello staff di Sistema > interventi formalizzati sulla raccolta delle biblioteca > interventi formalizzati sulla raccolta di Sistema

16. Piano di sviluppo della raccolta Dovrà rispondere alle seguenti domande: • La raccolta è correttamente dimensionata rispetto a standard e bacino d’utenza ? • Nella situazione attuale che tipo di performances ha potuto garantire ? • Quali sono i deficit principali ? • Di quante risorse (dedicate alla raccolta) ha potuto beneficiare nell’ultimo anno di gestione ? • Quali interventi di breve/medio/lungo termine è corretto pianificare ? • Come traduco tali interventi in fabbisogno d’acquisto e revisione ? • Quale livello di priorità assegno ai vari interventi ?

17. Elementi essenziali per l’avviamento di un coordinamento sistemico • Controllo di gestione delle singole biblioteche: macro: a) raggiungimento standard b) deficit dimensionamento raccolte micro: a) monitoraggio raccolta e uso b) monitoraggio profili di comunità • Condivisione finalità approccio sistemico: a) condivisione obiettivi, strumenti e metodi b) requisiti minimi di accesso ad un progetto cooperativo (vd. Legge di Bourne) c) disponibilità alla formalizzazione del progetto in termini di politiche d’acquisto e revisione, monitoraggio, strategie di servizio • Verifica del livello d’integrazione della Rete (Opac, disponibilità e tempi Pib, controllo del budget in chiave sistemica, efficienza procedure amm.ve su acquisti)