Training & Development

Intensive Course Human Resources Development Management Training & Development Training Need Analysis / Identification, Designing, Scheduling & Budgeting Prepared by : Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM

Overview Training & Development • Fungsi ke 4 dalam HRD Management. • Budgeted annually 5% - 10% dari total manpower cost. • Dipimpin oleh Training Supervisor / Training Coordinator / Training Officer. • Reporting to HRD Manager. • Di perusahaan manufacturing fungsi training sangat diperlukan. • Banyak perusahaan tidak punya Training Section.

Sepenggal tulisan berikut ini adalah untuk meng-illustrasikan bagaimana pentingnya seorang Manager merencanakan kebutuhan training bagi staff-nya.

Nurman Karyadi • Manager yang bertanggung jawab di Quality Control Department duduk dikursi krjanya dan berpikir mengenai bagaimana dia harus mengisi 6 lembar formulir yang terletak diatas meja kantornya. Formulir itu adalah mengevaluasi ke-enam orang bawahannya dalam QC Dept. • Nurman merasa terganggu dan mengumpat dalam hatinya “Mereka itu tidak ada kerjaan lain kecuali mengejarku terus. Saya telah mengisi semua formulir ini, tapi mereka kembalikan lagi. Mau apa lagi mereka?” kemudian teleponnya berbunyi “Nurman, ini Hartono, dari HRD. Nurman, saya telah mengembalikan 6 lembar formulir dari 6 orang anak buah anda. Apakah telah anda terima? Harap segera dilengkapi halaman terakhir dari setiap formulir mengenai kebutuhan training untuk setiap bawahan anda itu. • Nurman merasa terganggu dan jengkel, formulir itu telah dikembalikan kepadanya, sementara VP Operation telah tiga kali menghubunginya semenjak kemaren mengenai bahan baku yang harus diperiksanya dan juga memeriksa beberapa macam produk yang siap untuk dikirim. “Mengapa harus saya yang mengidentifikasi kebutuhan training untuk karyawan, itu kan fungsi HRD Dept?” katanya dalam hati. “Mengapa mereka merepotkan aku terus, ya.” • Pada saat itu Ramlan Supervisor Laboratory memasuki ruang kerjanya dan menyatakan bahwa mesin testing baru yang mereka import beberapa minggu yang lalu membutuhkan lebih banyak waktu serta mengurangi effisiensi lab. Nurman menanyakan Supervisor Lab itu mengenai training records dari semua staff QC yang menangani mesin testing baru tersebut. Ramlan telah menyediakan permintaan boss-nya itu dan siap dengan record tersebut. Setelah melihat Nurman bertanaya ”Semua mereka belum mendapat training, jadi dimana problemnya?”. Ketika Ramlah mengatakan bahwa bukan masalah training saja yang menyebabkan lebih lamnya waktu yang dipakai untuk testing, Suyanto, teknisi QC tidak mengikuti proses mengisi mesin testing itu dan mengabaikan petunjuk-petunjuk yang ada. Nurman juga ingat bahwa Alam, teknisi yang baru telah minta kepadanya untuk ditransfer kemesin testing baru itu. Telephone berbunyi kembali “Ya Pak, saya segera kesana”. “Meeting lagi” katanya. Ramlan mengambil beberapa kertas-kertas yang bertebaran dimejanya. “Saya akan hubungi kamu nanti sore ya Ramlan”. Nurman kembali setelah rapat yang cukup lama. Dia masih berpikir mengenai 6 lembar formulir yang harus dia lengkapi segera. Tiba-tiba dia teringat pada bekas atasannya Bapak Pande Silalahi yang telah pensiun 2 tahun lalu dari perusahaan ini dan merekomendasikan Nurman sebagai penggantinya. Pak Pardi tidak lagi tinggal dikomplek perumahan karyawan, jadi dia hubungi per telpon. “Selamat malam Pak Pande” Pande senang sekali menerima telpon dari mantan bawahan kesayangannya. “Hei, apa kabar dan bagaimana pekerjaanmu?” “Semua baik Pak Pande, tapi lagi sibuk dan banyak tekanan kerja belakangan ini. Saya butuh sedikit bantuan Bapak”. “Pak Pande, saya butuh bantuan bagaimana mengisi formulir mengenai kebutuhan training untuk 6 orang staff QC saya. Bagaimana caranya saya harus memulai?”. Pande seorang yang bijaksana yang telah bekerja selama 35 tahun dipabrik yang sama memanage technology dan sumber daya manusia. Dia sangat senang dengan Nurman Karyadi, tapi dia tidak mau memberi Nurman begitu saja jawabannya. “Nurman, saya akan coba mencari beberapa catatan menenai training needs identification waktu saya masih bekerja dulu. kamu bisa datang kesini mengambilnya”. “Boleh saya datang saja mengambilnya sekarang Pak?” Numan tidak menunggu jawaban mantan bossnya itu, langsung mematikan telephone. Nurman memacu kendaraannya kerumah Pak Pande dengan penuh harapan. Tapi dia agak shock menemui kenyataan ketika Pak Pande menyerahkan setumpuk kertas-kertas dokumen lama yang sudah menguning warnanya. Nurman merasa putus asa. Dari tadi dia telah berharap akan menerima jawaban berupa panduan yang tepat untuk mengatasi kesulitannya. Pande mengerti dan tersenyum melihat Nurman yang muram wajahnya. Pande menunjuk kedinding kesebuah poster yang dibingkai dari sebuah pepatah Cina kuno oleh Lao Tzu : Berikan seseorang ikan, kamu memberinya makan untuk hari ini, tapi beri dia pancing, kamu memberinya makan untuk seumur hidup. • Nurman merasa putus asa ketika Pak Pande menenangkan dia dan menyuruh membaca dokumen-dokumen itu dan meyakinkan Nurman bahwa dia pasti akan menemui jawaban dan mampu menyelesaikan masalahnya. Walaupun belum yakin benar, Nurman mengambil kertas-kertas itu, pulang dan mulai membacanya. Dia tertidur walaupun belum selesai dengan lembar pertama.

Secara umum manfaat training diperusahaan adalah : • Meningkatkan pergertian serta kesadaran karyawan atas aspek keselamatan kerja. • Memberikan latihan agar karyawan mengerti bagaimana berkomunikasi dengan rekan sekerja, pelanggan dan masyarakat luas. • Meningkatkan skill dan knowledge karyawan dalam bidang pekerjaannya masing-masing.

Secara umum manfaat training diperusahaan adalah : (Lanjutan) • Membentuk kemampuan “multi skill” dari karyawan-karyawan tertentu. Maksudnya adalah agar karyawan tidak hanya mampu menguasai satu pekerjaan saja, tapi dilatih untuk bisa mengerjakan jenis pekerjaan lain yang belum pernah dilakukannya. Mereka diberi pelatihan khusus sehingga dapat berfungsi ganda dalam pekerjaanya. • Membentuk disiplin (tepat waktu, menjaga kebersihan tempat kerja) dan sikap kerja yang lebih baik serta bisa bekerjasama. • Meningkatkan leadership, supervisory dan managerial skill karyawan.

Secara umum manfaat training diperusahaan adalah : (Lanjutan) • Memberikan kesempatan agar setiap karyawan dapat berkembang dan bersaing untuk mencapai jenjang karir yang lebih tinggi. • Guna penghematan biaya (cost effectiveness) produksi. • Meningkatkan produktivitas. • Mengurangi jumlah production waste. • Melatih mengenai “time effectiveness”, yaitu pelatihan agar karyawan menghargai waktu, belajar menggunakan waktu se-effisien dan se-effektif mungkin dengan tetap meningkatkan produktivitas.

Secara umum manfaat training diperusahaan adalah : (Lanjutan) • Guna mencapai jenjang karir yang lebih tinggi. • Untuk menciptakan sesuatu invention / creativity. • Efficiency dalam pemakaian bahan. • Dengan maksud mengurangi jumlah tenaga kerja/work force.

….. I was so busy climbing that I did not really see that the ladder was against the wrong wall….. …… Saya sibuk memanjat naik tapi saya tidak menyadari kalau tangga yang saya pakai berada pada dinding yang salah ……Stephen R Covey

Bagaimana Training Section dinilai • Dari jumlah karyawan yang mengikuti training. • Dari jumlah mandays dan manhours yang digunakan untuk training. • Dari jumlah buku-buku yang dibeli. • Dari prosentase waktu yang digunakan untuk training. Statistik diatas cukup berguna, tapi tidak mencerminkan kualitas dan effectivitas training yang dilakukan. Kadangkala training dilakukan tanpa memperhatikan Kebutuhan training dari perusahaan atau individu karyawan.

Training membutuhkan berbagai resources ; dana, nara sumber, expertise, assets • Semua mengakui sekarang bahwa training berperan cukup besar dalam keberhasilan perusahaan dan individu karyawan. • Seperti investasi lainnya, juga harus kembali dalam bentuk return of investment (ROI). • Ada beberapa hal yang perlu dipertanyakan, contohnya: • Berapa persen training yang dilaksanakan menjawab kebutuhan dilapangan ? • Berapa persen kebutuhan yang dipenuhi ? • Apa dampak training terhadap peningkatan skill karyawan ?

Training Need Identification • Sebagai titik awal, training needs identification (TNI) kedengarannya baik, tapi apa semua orang melaksanakan dan bagaimana ? • Relative cukup mudah untuk meng-identifikasi gaps secara teknis (knowledge based areas), tapi tidak dengan bidang yang terkait dengan skill and behavioural.

Training Wheel in Training Needs Analysis and Evaluation by Frances and Roland Bee

2 Kategori Kebutuhan Training • Kebutuhan training oleh perusahaan • Kebutuhan training oleh individu karyawan

Kebutuhan training oleh perusahaan terkait dengan persyaratan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi • Contohnya, orientasi karyawan baru adalah sesuatu yang diwajibkan oleh perusahaan untuk diikuti oleh semua karywaan baru. • Tujuannya agar semua karyawan mendapatkan informasi yang sama dan benar mengenai organisasi, kebijaksanaan dan manfaatnya. • Keterampilan khusus yang diperlukan dalam pekerjaaan adalah organizational training needs. Contohnya : Melengkapi operator mesin baru dengan “PC based ERP” (sistem operational produksi) adalah kebutuhan training organisasi. • Perusahaan tidak bisa mengharapkan karyawan baru memiliki kemampuan khusus itu, yang tidak mungkin diperolehnya diperusahaan lain. • Jadi, keterampilan khusus yang diperlukan oleh karyawan tertentu biasanya tidak disebut sebagai organizational training needs.

Kebutuhan training oleh perusahaan • Organizational training needs dapat dikategorikan menjadi 2 macam : • Recognized training needs – training yang sudah harus ada. • Requested training needs - training yang dirasa perlu dilakukan berdasarkan permintaan.

Recognized training needs • Training yang telah di-indentifikasi sesuai dengan yang diperlukan oleh seluruh karyawan perusahaan. Kadang-kadang disebut sebagai planned training needs, karena organisasi tahu bahwa karyawan membutuhkan, sehingga training dapat dijadwalkan terlebih dahulu untuk memenuhi kebutuhan itu.

Meliputi hal-hal : • Kebutuhan mengetahui organisasi perusahaan, struktur organisasi, policies, procedures, and manfaatnya. • Kebutuhan mengetahui department, policy, peraturan kerja, operating procedures, and personnel yang ada. • Kebutuhan akan pengetahuan dan keterampilan yang khusus untuk sesuatu job, tidak selamanya dimiliki oleh karyawan baru pada jabatannya masing-masing.

Perlunya mengetahui organisasi, strukturnya, kebijaksanan, prosedure dan manfaatnya • Umumnya karyawan memerlukan informasi mengenai perusahaannya, struktur organisasi, policy, procedures, dan employment conditions (benefits, general rules, dll.). • Umumnya perusahaan yang well established telah mempunyai training program untuk individu ataupun untuk group karyawan baru pada hari-hari pertama mereka bekerja. Training ini disebut juga sebagai “induction program”

Butuhnya mengetahui department, kebijaksanaan dan personilnya • Kebutuhan ini adalah bagi individu karyawan agar mereka mengetahui ketentuan yang berlaku di departmentnya serta mengenai working conditions. • Hal-hal yang berkaitan dengan peraturan, prosedur kerja, jadwal kerja, team members yang harus diketahui. • Nara sumber biasanya terdiri dari para supervisors dan managers dari department tersebut.

Kebutuhan mempelajari persyaratan jabatan yang tidak umum diketahui oleh karyawan • Ada training need untuk pekerjaan yang khusus. Karyawan baru, yang di-promosikan dan yang di-transfer membutuhkan training sesuai dengan persyaratan jabatan yang baru tersebut. • Training itu mengenai kegiatan dan tanggung jawab pada suatu jabatan. Contoh : Salesman dari pabrik semen Gresik, pindah ke Semen Cibinong . Dia harus mempelajari sistim penjualan di Semen Cibinong walaupun dia telah berpengalaman dalam sales semen.

Kebutuhan training menurut permintaan • Kebutuhan training ini tidak direncanakan dari semula. • Kebutuhan training muncul dari hal-hal berikut : • Department performance • Operational and job changes • Employee and unit’s work culture and morale. • Kebutuhan itu muncul dari kegiatan operasional dan diketahui oleh perusahaan. Tidak ter-identifikasi sebelumnya.

Biasanya muncul karena hal-hal berikut : • Perubahan pada jobs dan/atau sitim kerja. • Adanya penambahan mesin atau peralatan baru yang merubah proses kerja semula. • Review yang dilakukan pada departmental performance yang tidak mencapai target. • Peraturan dan undang-undang yang baru dari pemerintah. • OHS, customer satisfaction surveys, organizational studies, department meetings. • Exit interview yang dilakukan pada karyawan yang keluar atau meninggalkan perusahaan.

Perubahan pada Jobs dan / atau Systems • Perubahan terjadi karena berubahnya metode kerja. Diperlukan berbagai retraining untuk mengikuti perubahan itu. • Orang yang melakukan perubahan itu akan sangat tepat untuk memberikan training. • Diperlukan informasi dari karyawan yang ada untuk menentukan training apa yang mereka perlukan untuk mengikuti perubahan atas job atau sistim itu.

Addition of New Equipment / Processes • Pada dasarnya sama dengan terjadinya perubahan pada sistim kerja. • Bedanya hanya pada mesin baru yang dipasang.

Departmental Performance • Apabila kinerja department tidak mencapai target dan tujuan yang telah ditetapkan, ada beberapa faktor penyebabnya : • Mungkin banyak karyawan baru. • Karyawan membutuhkan training atau retraining yang sebelumnya tidak diketahui. • Karyawan mungkin tidak bekerja dengan effective dan efficient. • Ada persoalan yang mungkin tidak terpecahkan dengan training. Contoh : Performance standards department itu telah ditingkatkan terlalu tinggi, atau faktor ekonomi external yang mengurangi permintaan sehingga mempengaruhi kinerja department.

Government Requirements • Perubahan atau peraturan pemerintah yang baru memerlukan training bagi karyawan. Contoh : Perubahan Pajak Pertambahan Nilai (VAT) mengharuskan karyawan terkait mengikuti training agar bisa menyesuaikan dengan aturan perpajakan baru tersebut.

OHS, customer satisfaction surveys, organizational studies, department meetings • Yang tersebut diatas adalah berbagai kegiatan dilakukan untuk maksud-maksud lain akan mengidentifikasi training needs, walaupun kegiatan tersebut bukan semata-mata bukan untuk mengidentifikasi training.

OHS studies • Organizational studies mungkin menginginkan restruktur dari seluruh organisasi atau suatu department. Perubahan itu akan membutuhkan retaining tertentu sehingga dapat menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi. • Sering restruktur diperusahaan mengungkap berbagai masalah pada perusahaan atau department itu dan adanya training akan mengatasi masalah tersebut.

OHS studies • Rapat-rapat department biasanya cukup effective dalam menentukan kebutuhan training untuk sesuatu perubahan dalam proses produksi, sehingga dapat menyesuaikan dengan perubahan itu. • Setiap karyawan perlu menyadari bahwa kebutuhan training yang muncul dari proses operasional harus segera disampaikan kepada training department. Kemudian penelitian yang formal dapat dilakukan untuk mengetahui spesifikasi dari kebutuhan training itu.

Selama perusahaan berjalan dan berkembang, akan mendorong dilakukan training needs analysis / identification. • Dalam prakteknya, akan selalu dapat diketahui beberapa penyebab dibutuhkannya training oleh perusahaan. Penyebab kebutuhan training di perusahaan

Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut : • Dukungan untuk implementasi ISO, OHS dll. • Diversifikasi memasuki pasar baru • Retrenchment & downsizing • Pengembangan karyawan tertentu Commitment to training for specific employees, eg. Graduates • Persiapan untuk succession planning • Feedback dari training terdahulu • Penerimaan karyawan baru • Transfer atau promosi internal • Procedure & system baru • Standard dan produk baru • Structure dan relationships baru • Pelanggan baru • Mesin dan peralatan baru • Feedback dari annual performance appraisal • Permintaan khusus dari Manager atau individual karyawan • Review terhadap training terdahulu

Indikator negative diperusahaan sebagai penyebab kebutuhan trainng, antara lain : • Keluhan pelanggan • Laporan kecelakaan kerja • Peningkatan jumlah keluhan karyawan atau tingkat pelanggaran disiplin. • Turnover yang tinggi dan penerimaan karyawan baru. • Kehilangan pelanggan. • Perginya karyawan yang potensial dan berpengalaman . • Banyaknya perselisihan industrial. • Standard kerja tidak tercapai • Peningkatan pada waste / reject / rework. • Tingginya tingkat absensi dan sakit karyawan. • Menurunnya produktivitas / output. • Rendahnya respon terhadap internal job vacancies.

Pengaruh luar sebagai penyebab kebutuhan training antara lain adalah : • Adanya peraturan baru • Perubahan perundang-undangan • Permintaan pelanggan • Kegiatan para kompetitor • Tingkah laku dan kegiatan pada supplier • Ketentuan dan persyaratan oleh badan-badan professional

Siapa saja yang terpengaruh dari penyebab tersebut? • Para executive puncak ? • Pada senior Managers ? • Departmental Managers ? • Section Managers, Supervisors ? • Dari level lain, clerical, operational ?

Dimana didapatkan informasi mengenai penyebab tersebut ? • Training records • Personnel records • Health and safety audits • Sales figures • M I S reports • Appraisal documentation • Langsung dari pelanggan • Industry / sector journals • Industry / sector conferences and exhibitions • Trainers lain dari perusahaan sejenis

Bagaimana menemukan informasi mengenai penyebab tersebut ? • Teliti reports yang masuk, catat dan buatlah statistik-nya. • Periksa situasi sekarang, sediakan waktu agar terbiasa dengan workflow di-department itu dan amati bagaimana karyawan melakukan pekerjaan mereka. • Hadiri setiap management meeting atau briefing yang diadakan. • Lakukan sesering mungkin diskusi dengan karyawan tertentu dari berbagai klasifikasi.

Merealisasikan kebutuhan training • Untuk membuat training need dan melaksanakannya se-effective dan se-efficient mungkin, anda harus melakukan indentifikasi training secara tahunan. • Daftar keperluan training itu diserahkan kepada Training Dept. yang akan mengatur dan memprioritaskan jadwal dan kebutuhannya. • Daftar kebutuhan training harus diselesaikan bersamaan atau sebelum dilakukan annual performance appraisal.

Penting !!! • Tanggung jawab utama dalam memastikan kembalinya investasi yang ditanamkan pada training terletak pada Manager Department serta atasan langsung yang bersangkutan. • Kebutuhan training untuk para Management SBU biasanya datang dari 3 sumber : • Corporate office • SBU yang bersangkutan, dan • External programs yang ditawarkan.

3 sumber yang digunakan untuk membuat jadwal training tahunan • Dari para Directors, Business Heads & Unit Heads. • Input yang diterima oleh HRD Department. • Formulir yang dilengkapi pada saat dilakukan Penilaian Prestasi Kerja (Annual Perforamance Appraisal), untuk mengisi gap yang ada pada setiap incumbent.

Hasil kebutuhan training masuk pada Company Development Plan • Training need untuk semua SBU (cabang perusahaan) dikumpulkan di corporate office, dan akan ditentukan jenis-jenis training yang diprioritaskan. • Dari sini dibuatlah kebutuhan budget yang diperlukan. • Namun, tidak semua training dapat dibudgetkan karena keterbatasan dana atau keterbatasan fasilitas dsb.

Sehingga, tanggung jawab anda adalah untuk menyimpan data yang akurat dari : • Kebutuhan training tahunan dan perkiraaan untuk tahun mendatang. • Kapan dan siapa bawahan anda yang telah menerima training, dan ; • Karyawan mana yang masih membutuhkan dan perlu mendapatkan training.

Perubahan yang mungkin muncul pada kebutuhan training ditahun mendatang ? Sebagai Manager • Anda harus meyakinkan bahwa anda bisa melepas staff anda untuk mengikuti training, dengan memperhatikan training lain, operational schedule, jadwal cuti dan fluktuasi yang terjadi pada tenaga kerja. • Anda harus memastikan bahwa kebutuhan training dari bawahan anda didapatkan dari 3 sumber yaitu : • Dari Corporate / Pusat • Department Training • External Training provider • Ringkasnya, usaha-usaha dalam mengidentifikasi kebutuhan training akan membantu kita semua untuk ”do the right things”.

Designing Training • Menggunakan formulir yang akan dilengkapi oleh Instruktur. • Dari data ini dibuat dan dirancang training yang akan dilakukan.

Scheduling Training Catatan : Pada umumnya training diluar jam kerja tidak dianggap sebagai kerja lembur. • Hari • Tanggal • Jam : mulai dan berakhir • Tempat / ruang training • Berdasarkan almanak • Dilakukan pada hari kerja, dan kalau terpaksa dan melihat kepada materi training, dilakukan pada week end. • Tuliskan fasilitas, perlengkapan dan logistik yang diperlukan. • Jumlah peserta per training • Instruktur / faslitator yang akan mengajar.

Budgeting Training • Buat budget bulanan dan tahunan. • Perlu dihitung cost training per head (per employee). • Cari total manhours yang digunakan untuk training. • Cari percentage training hours dibanding total working manhours. • Split training cost per department / cost center.

Terima kasih atas perhatian Anda.

Training & Development