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SIGA – ALMACENES

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  1. SIGA – ALMACENES

  2. LA GESTION DE LOS ALMACENES GUBERNAMENTALES

  3. EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO GUBERNAMENTAL Y SUS PROCESOS TECNICOS El Decreto Ley Nº 22056 • Catalogación • Registro de proveedores • Programación del abastecimiento • Registro y control • Adquisiciones • Recuperación de bienes • Almacenamiento • Distribución • Mantenimiento • Seguridad y • Disposición final

  4. PROCESOS TECNICOS RELACIONADOS CON EL ALMACENAMIENTO

  5. CATÁLOGO: LENGUAJE HOMOGÉNEO PROVEEDORES ALMACÉN COMPRAS USUARIOS

  6. Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras • El catálogo a cargo del OSCE. El actual se estructura de acuerdo a: • Grupos • Clases • Familias • Ítems. • Esta estructura corresponde a la del Catálogo que ha venido utilizando el MEF en la implementación del SIGA. • Art. 6º Reg

  7. Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras Ejemplo: • 13.30.0020.0001 Insecticida líquido, galón. • 13.30.0020.0003 Insecticida en gel30 g GRUPO / CLASE / FAMILIA / ITEM • 13 Aseo limpieza y tocador 30 Desinfectantes abrillantadores detergentes 0020 Insecticida líquido 0001 Insecticida líquido, galón. 0003 Insecticida en gel 30 g

  8. Programación elaboración del PAC

  9. Determinación de Necesidades • Análisis de Coberturas • Stock Real • Pronostico • Consumos corregidos • Consumos Históricos La Planificación de las necesidades se realiza en base a los consumos y pronósticos para cada material. Antes de ejecutar la planificación es necesario sincerar los stock existentes en cada Área usuaria.

  10. Determinación de Necesidades • A.U 3 • A.U 2 • A.U 4 • A.U 1 • A.U 5 CONSOLIDADO DE REQUERIMIENTO DE AREAS USUARIAS

  11. EL CONTRATO • Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de los alcances de la ley y el reglamento.

  12. Cláusulas Obligatorias • Garantías • Solución de Controversias • Resolución de Contrato por incumplimiento Art. 40º Ley

  13. Formalización del Contrato • Una vez que la buena pro ha quedado consentida (8 días hábiles), la entidad y el postor ganador, están obligados a suscribir el contrato respectivo. • Formalidad: • Por Escrito (mediante la suscripción del documento contractual) • Mediante orden de compra o de servicios (En Menor Cuantía, distinta a la ejecución o consultoría de obras) Art. 138º Reg.

  14. Ordenes de compra o de servicios| • En las ordenes de compra o de servicios, figurará como condición que el contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento. Art 138º Reg

  15. Requisitos para suscribir el Contrato • Ganador de Buena Pro debe presentar: • Constancia vigente de no estar inhabilitado, salvo M.C. • Garantías, salvo excepciones • Contrato de Consorcio con firmas legalizadas de los asociados, designando al apoderado común. • Otros de acuerdo con la naturaleza del contrato establecidos en las Bases Art. 141º Reg

  16. Procedimientospara suscribir el contrato • Citación: • La Entidad cita dentro de los 2 días hábiles siguientes de consentida la Buena Pro. • Plazo: • El postor adjudicado debe apersonarse a suscribir el contrato dentro del plazo establecido por las bases (no menor a 5 ni mayor a 10 días hábiles), acompañando toda la documentación requerida. Art. 148º Reg.

  17. Efectos de la NO suscripción del contrato • Negativa del postor a suscribir el contrato: • El ganador no se presenta: pierde la Buena Pro. • Se cita al postor que ocupó el 2º lugar. • Si éste no se presenta: PROCESO DESIERTO. • Vigencia del Contrato: • Desde el día siguiente de la suscripción del contrato o de la recepción de la orden de compra o de servicios. • Rige hasta la conformidad de recepción (Bs. y Ss.) y se efectúe el pago. • En el caso de ejecución y consultoría de obras, el plazo contractual corresponderá al previsto para su culminación. Art. 148º y 149ºº Reg.

  18. ENTREGA DEL CONTRATO AL POSTOR GANADOR • Luego de la suscripción del contrato y, en el mismo acto, la entidad entregará un ejemplar del contrato al contratista. Art. 141º Reg

  19. Prestaciones Adicionales y Reducciones ADICIONALES Excepcionalmente y previa sustentación del usuario, la entidad mediante resolución del titular, podrá disponer prestaciones adicionales en bienes y servicios hasta el 25% del monto del contrato original. Costos de los adicionales se determina sobre la base de las especificaciones técnicas, precio pactado o acuerdo entre las partes. REDUCCIONES. La entidad puede disponer la reducción de las prestaciones hasta el 25% del monto del contrato original. Art. 41º de la Ley Art. 174º Reg

  20. Penalidades por incumplimiento • Por mora: • Retraso injustificado • Máximo a cobrar 10% del monto del contrato vigente o del ítem que debió ejecutarse. • Se aplica fórmula: • Penalidad diaria = (0.10 x Monto)/(FxPlazo) • Otras penalidades: • Distintas a mora • Razonables y objetivas, hasta el 10% del monto del contrato vigente o del ítem que debió ejecutarse. Art. 165 y 166º Reg

  21. Procedimiento para la resolución del Contrato • Carta Notarial requiriendo el cumplimiento de la obligación, bajo apercibimiento. • No es necesario el requerimiento previo, cuando se deba a la acumulación del monto máximo por mora o por otras penalidades. La carta notarial comunica la resolución del contrato. • Plazo: • Ordinariamente : No mayor a 5 días • Casos complejos y obras: No mayor a 15 días. • Carta Notarial de resolución. • La Controversia relacionada con la resolución, puede ser sometidas a conciliación y/o arbitraje dentro de los 15 días hábiles de comunicada la resolución. Art. 169º Reg.

  22. Nulidad del Contrato • Se declara de oficio por la Entidad: • En caso que el contratista esté incurso dentro de los supuestos del Art. 10º de la Ley. • En caso se transgreda el principio de presunción de veracidad. • Se suscribió, cuando existía un recurso de apelación. • No se ejecutó el proceso de selección correspondiente. Plazo para someter a conciliación y/o arbitraje: 15 días hábiles. • En otros supuestos, previo procedimiento arbitral. Art. 56º de la Ley Art. 144º Reg.

  23. Culminación del Contrato • Recepción y Conformidad: • Conformidad (necesaria para proseguir con el pago) • En caso de observaciones, el plazo puede ser de 2 a 10 días, para subsanarlas. • Efecto de la Conformidad: • Genera el derecho de pago • Culmina el contrato • Se cierra expediente respectivo • Controversias: • A vía conciliatoria y/o arbitral (incluye defectos o vicios ocultos) • Art. 176º - 177º Reg

  24. Contratación Complementaria(Contrato nuevo) Condiciones para su procedencia: • Que se celebre dentro de los 3 meses de culminado el contrato. • En tanto culmine el proceso de selección convocado • Con el mismo contratista. • Por los mismos bienes y/o servicios. • Por única vez. • Hasta por un máximo del 30% del contrato original. • Que se preserven las condiciones que dieron lugar a la adquisición o contratación Art. 182º Reg.

  25. MANUAL DE ADMINISTRACION DE ALMACENES PARA EL SECTOR PUBLICO NACIONAL RESOLUCION JEFATURAL Nº 335-90-INAP/DNA 25 de Julio de 1990

  26. ¿Que es un Almacén? • Un ALMACEN, es simplemente el Area deDeposito Temporal,para las Mercaderías que en ella se guardan, para luego ser distribuidas • Constituido por … • Infraestructura, recursos humanos y procesos empleados para realizar las actividades de almacenamiento y el manejo de inventarios

  27. TIPO DE ALMACENES • ALMACENES CERRADOS •  Provisto de paredes y techos •  Producto de mayor control •  Condiciones especiales (Protegidos de la luz) •  Simples ( un cuarto) •  Especiales • Temperatura ( cámara refrigerada) • Presión • Humedad ALMACENES AL AIRE LIBRE  Materiales de gran volumen  Materiales Combustibles, Explosivos o Contaminantes  Requiere de una Loza de Cemento y limpia  Alto riesgo de deterioro, perdidas y robos.

  28. ALMACENES EN COBERTIZOS  Construido en material ligero( solo Techo)  Materiales de Máxima ventilación  Expuestos a factores climatológicos.  Protección con mallas metálicas  Recomendado para productos de alta rotación • ALMACENES ESPECIALES •  Establecido por organismos internacionales (IATA) (IMO) •  Altamente peligrosos( Compatibilidad y etiquetados) • Explosivos • Químicos Corrosivos • Químicos Contaminantes • Gases Presurizados • Materiales Radioactivos •  Medidas Extremas de Manipuleo y Transporte.

  29. ACTIVIDADES EN EL SERVICIO DE ALMACENES

  30. ALMACEN • Entrega • PROVEEDOR • RECEPCION • Ingreso Recibe • Requerimiento • ESTIBA Ubica y Traslada Entrega • Solicita • DESPACHO • USUARIO • Entrega CICLO DEL ALMACENAMIENTO • COMPRAS • Salida

  31. ALMACENAJE • RECEPCION • CONTROL • Inspección • DISTRIBUCION • DESPACHO • Entrega SERVICIO DE ALMACEN

  32. EL ALMACENAMIENTO • Este proceso técnico tiene por objetivo, el de ubicar en un espacio físico con fines de custodia temporal, los bienes que ingresan a la ENTIDAD, como vía para trasladarlos posteriormente a quienes lo necesitan. USUARIO PROVEEDOR ALMACÉN

  33. EL ALMACEN • El almacén es un área física, seleccionada bajo criterios y técnicas adecuados. • destinado a la custodia y conservación de bienes.

  34. Responsabilidades del jefe del almacén • Presenciar, verificar y suscribir la conformidad. • Proteger y controlar los stocks. • Velar por la seguridad y manten del local y equipos. • Efectuar la distribución. • Coordinar la reposición de stocks. • Emitir reportes de control.

  35. Factores para la selección del local • Area requerida. • Seguridad. • Facilidad de recepción • Características de los materiales a almacenar. • Distancia a los usuarios. • Centros de abastecimiento. • Vías de comunicación. • Capacidad económica de la entidad.

  36. Distribución del local • Oficina. • Recepción y despacho. • Zona de almacenaje. • Vestuarios. • Servicios higiénicos. • Zonas para ampliaciones • Areas de estacionamiento exterior.

  37. Selección del mobiliario y equipos • capacidad y resistencia de pisos. • Peso y/o volumen del material a almacenar. • Tamaño conveniente. • Disponibilidad de repuestos y servicios. • Costo de operación • Equipos de seguridad

  38. Zona de almacenaje • Espacio disponible. • Ctd. Prevista de bienes por almacenar. • Manipulación que necesitan. • Condiciones ambientales que requieren. • Seguridad y Control. • Frecuencia de demanda de c/u. • Código de ubicación.

  39. CLASES DE FUEGO

  40. MANEJO DE EXTINTORES