Uitbestedingsbeleid voor de VDAB

1. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

2. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ Doel kadernota: • Geeft weer op welke manier de VDAB opdrachten m.b.t. de dienstverlening al dan niet uitbesteedt. • Biedt een efficiënt, transparant en uniform uitbestedingskader (geen mathematisch model). • Zorgt voor verdieping van de partnerschapswerking. • Verstevigt de regietaak van de VDAB. Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

3. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ Situering nota: • Uitgangspunt: evaluatierapport Idea Consult 2009 m.b.t. het tenderbeleid van de VDAB. • Brede basis: • VONK ‘VDAB op nieuwe koers’ • Beleidsnota Werk Minister 2009-2014 • Studies en visierapporten • Regieprojecten, zoals Innovatiespoor 2009 • Verdere professionalisering regie • Interviews met management • Overleg op beleidsfora, zoals Technische Werkgroep • Evoluties in het buitenland Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

4. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ Voor wie:Corporate dienstverlening: diensten AMR, AMB en CC, zowel centraal als regionaal. Focus:Uitbesteding t.a.v. burgers, voor alle klantengroepen. Niet t.a.v. werkgevers. Wat: Twee vormen van uitbesteding: • Wet op de Overheidsopdrachten • Subsidiëring Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

5. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ Ruime beleidskader vs Operationeel kader • Ruime beleidskader 1.Strategische beleidslijnen m.b.t. uitbestedingen worden opgenomen in een meerjarenplan dat aansluit bij de beheersovereenkomsttussen de Vlaamse Regering en de VDAB. 2. Volgen van strategische beleidsbeslissingen, zoals: • VDAB de spil op de transitionele arbeidsmarkt: opdat de burgers vlotter loopbaankeuzes en transities kunnen maken, is een competentieportfolio en een informatieplatform nodig, dat de loopbaan van de burger continu volgt. De VDAB beheert het systeem, de informatie is eigendom van de burger. • Innovatie stimuleren: de arbeidsmarktregisseur zal als een radar innovatieve impulsen van de markt capteren. • Monopolie vermijden: alle marktactoren dienen de mogelijkheid te krijgen om hun kennis en expertise maximaal te ontwikkelen. Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

6. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ -Wat mag de burger verwachten van de VDAB? Blauw: doet de VDAB zelf Geel: kan uitbesteed worden Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

7. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ • Operationeel beleidskader Cyclus bestaande uit 4 fasen: • Voorbereiding / marktverkenning • Beslissing • Operationalisering en uitvoering • Evaluatie Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

8. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ FASE 1:Voorbereiding / marktverkenning Bakens voor de komende uitbestedingen opnemen in het jaarlijks ondernemingsplan (JOP): Basis: • Ruime beleidskader (strategische beleidslijnen) • Actuele arbeidsmarktinformatie: algemeen, aanbod- en vraagzijde • Marktaanbod: kennis van de marktactoren • Eventuele marktprospectie • Leerpunten uit vorige uitbestedingen • Interne organisatie • Budgettaire ruimte Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

9. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ FASE 2:Beslissing Vertaling voorbereidende fase in concrete doelstellingen en programmapunten. Doelstellingen: volgens SMART-principe Programmapunten of criteria: • Voorwerp • Looptijd • Schaal / Regie centraal of provinciaal • Aanbodzijde: de doelgroep • Omvang • Toeleiding • Duur van het voorwerp van de opdracht • Samenwerking tussen arbeidsmarktactoren • Impact uitbesteding op efficiëntie/effectiviteit van VDAB-werking Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

10. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ • VOORWERP Wat kan uitbesteed worden: (cf. slide 6) • Diepgaande screening, wat resulteert in een toeleiding naar een verdere dienstverlening • Begeleiding i.f.v. arbeidsmarkt(her)integratie • (Intensieve) Bemiddeling naar werk • Competentieverwerving • Of combinatie van twee of meerdere activiteiten Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

11. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ 2.LOOPTIJD • Termijnuitbesteding: minstens 2jr(met mogelijkheid tot verlenging of herhaling) • Korte uitbesteding: maximum 2jr • Subsidiëring is steeds van langere duur. De looptijd van een uitbesteding is afhankelijk van het beschikbare budget, de intensiteit en het structurele karakter van de problemen die vastgesteld werden in de voorbereidende fase, de analyse van de arbeidsmarkt, het marktaanbod, de leerpunten uit de voorbije uitbestedingen en de interne organisatie van de VDAB. Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

12. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ • SCHAAL / REGIE CENTRAAL OF PROVINCIAAL Ontwikkeling van de uitbesteding: • Afhankelijk van geografische spreiding van de nood: - lokaal: provinciale uitbesteding - bovenprovinciaal of Vlaams: centrale uitbesteding • Gesubsidieerde uitbestedingen altijd centraal. Opvolging van de uitbesteding: • In principe altijd provinciaal. • Gesubsidieerde uitbestedingen centraal of provinciaal. Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

13. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ 4.AANBODZIJDE: DE DOELGROEP De aanbodzijde is bepalend voor de inhoud. Afhankelijk van de strategische beleidsbeslissingen wordt een doelgroep al dan niet in VDAB-beheer gehouden. 5.OMVANG • Voldoende grote omvang is interessant voor de marktactoren. • Rekening houden met organisatie verschillende marktactoren. • Zorgen voor zekere continuïteit (stabiliteit en deskundigheid) op de markt en in de partnerschappen. Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

14. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ 6.TOELEIDING • Toeleidingsafspraken tussen VDAB en partner. • Toeleidingsgarantie met bij voorkeur ‘een vork’: min. en max. 7.DUUR VAN HET VOORWERP • Basisprincipe: duurtijd baseren op vergelijkbare (VDAB)acties. • Vrij laten of maximale duurtijd opleggen. Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

15. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ 8.SAMENWERKING TSS ARBEIDSMARKTACTOREN • Samenwerking stimuleren i.f.v. expertise, differentiatie aanpak. • Co-aannemerschap of onderaannemerschap. • Penhouder: aanspreekpunt + empowerende verantwoordelijkheid. 9.IMPACT UITBESTEDING OP DE EFFICIENTIE EN EFFECTIVITEIT VAN DE VDAB-WERKING • Gevolgen van de uitbesteding voor de VDAB in kaart brengen. • Alle criteria doornemen. • Welke impact heeft dit op de VDAB-werking (voor- en nadelen). Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

16. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ FASE 3:Operationalisering & Uitvoering Enkele aandachtspunten: • Marktbevraging / marktraadpleging • Gunningswijze: • Aanbesteding • Open of beperkte offerteaanvraag • Onderhandeling / Concurrentiegerichte dialoog • Raamovereenkomst • Subsidiëring • Communicatie tussen partners en met VDAB. • Opvolging/kwantimon/kwalimon/…. • Organisatie-audit bij partners betreffende de uitbestede projecten. Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

17. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ FASE 4:Evaluatie Evaluatie van volgende items: • Gehanteerde uitbestedingsprocedure • Inhoud van het project • Bereikte resultaten • Samenwerking tussen VDAB en partners De evaluatie zal opgenomen worden in een nog te ontwikkelen partnerbeheersysteem. De evaluatie biedt de mogelijkheid tot benchmarking van vergelijkbare acties. Van benchmarking naar benchlearning Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

18. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ Uitrol • Kadernota goedgekeurd door RvB 04/05/11. • Aangepast sjabloon ‘uitbestedingsfiche’. • Bekendmaking kadernota uitbestedingsbeleid:- binnen VDAB: juni-sept. 2011;- publicatie van info op partnersite: najaar 2011;- toelichting op Provinciaal Partneroverleg. • Concretisering kadernota m.b.v. werkgroepen: procedures, instrumenten, handleidingen, draaiboeken, verder onderzoek, opmaak disseminatieplan, … najaar 2011. • Disseminatie en implementatie uitbestedingsbeleid: 2012. • Opvolging via pijler ‘Samenwerking’ afdeling regie vanaf 2012. Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011

19. Uitbestedingsbeleid voor de VDAB _______________________________________ Meer informatie of vragen? Contact: regie@vdab.be • Luc Van De Putte • Anita Deckers • Anna Vanderstukken Uitbestedingsbeleid VDAB Kadernota juni 2011