Podnikové procesy

1. Podnikové procesy Reengineering a modelování podnikových procesů

2. Procesy - definice • Formální definice procesu říká, že proces je po částech uspořádaná množina aktivit, které přinášejí přidanou hodnotu. Je to soubor činností, které ze vstupu vytváří určitý výstup – výslednou hodnotu určenou pro zákazníka. Proces popisuje postup, jak se něco dělá, je to prvek dynamický. Proces se skládá z posloupnosti aktivit, které je potřeba vykonat. • Rozeznávejme rozdíl mezi procesem a aktivitou. Je v tom, že proces je reakce na externí událost, aktivita je reakce na interní událost. • Podnikový proces integruje distribuované zdroje a poskytuje správnou informaci správnému jednotlivci ve správný čas k vykonání potřebného úkolu. • Podnikový proces tak říká CO – JAK – KDY – KDO má dělat v rámci podniku. Musí mít zodpovědnou osobu, vlastníka. Zodpovědná osoba nemusí nutně aktivity vykonávat, ale je zodpovědná za celkový výsledek procesu. • Proces definuje vstupy. V praxi tyto vstupy mohou být dokumenty, polotovary, stroje, ale i lidé. Proces musí mít výstupy. Jinými slovy proces představuje posloupnost činností, která je vykonávána, aby bylo dosaženo cíle.

3. Stanovení diagnózy pacienta Správa příspěvků na dokumentaci Vyřízení žádosti o úvěr Přijímací řízení na VŠ Zpracování zakázky Vývoj výrobku atd. Procesy příklady

4. Klasifikace podnikových procesů Podnikové procesy lze klasifikovat podle mnoha hledisek. Například • Podle významu uvnitř podniku • Klíčové procesy (výsledek je určen přímo zákazníkovi). Poznáme je podle těchto znaků: • Přinášejí společnosti zisk. • Jsou navenek viditelné. • Jsou jednoduše identifikovatelné managementem společnosti. • Obvykle jsou komplikované. • Podpůrné procesy (podporují klíčové procesy, bez nich by klíčové nefungovaly). Představují aktivity společnosti, které neprodukují přímý zisk. Pro společnost jsou však velice důležité, jelikož hlavní procesy by bez podpůrných nemohly fungovat (marketing, zpracování informací). • Vedlejší procesy jsou ostatní činnosti v podniku (personalistika). • Řídící procesy představují aktivity společnosti nutné pro její chod. Samy o sobě nepřinášejí společnosti zisk (plánování, vytváření strategie, ..).

5. Klasifikace podnikových procesů • Podle zaměření • Hodnototvorné procesy (výrobní procesy, poskytnutí služby, např. zpracování objednávky) • Logistické procesy (nákup materiálu, doprava..) • Informační a koordinační procesy (účetnictví, personalistika) • Podle vztahu k podniku • Vnitropodnikové procesy • Mezipodnikové procesy

6. Klasifikace podnikových procesů • Klasifikace podle úrovně řízení procesu • Ad hoc řízené procesy. • Opakovatelná úroveň řízení procesů (je zde snaha řídit průběh procesu, existuje evidence požadavků, plánů, nákladů, úspěch lze zopakovat opakováním těchto parametrů). • Definovaná úroveň řízení (jsou definovány řídící a výrobní aktivity, definice odpovídají standardům). • Řízená úroveň (provádí se detailní měření průběhu, vlastností, funkčnosti a výsledků procesu. Tato data se používají k hodnocení kvality procesu a produktů). • Optimalizovaná úroveň řízení procesu (provádí se nepřetržité zlepšování výsledků podle zpětné vazby, probíhá testování nových myšlenek a technologií).

7. BPM (Business Process Modeling)

8. Analýza a modelování procesů • Analýza procesů je činnost, jejímž cílem je poznat detailně podnikové procesy v podniku. Je velmi podobná analýze informačních systémů. Výsledkem je základní popis procesů, procesní model a další diagramy. • Z popisu procesů lze vytvořit procesní mapu podniku. • Komplexní model podnikových procesů je představován souhrnem diagramů procesních řetězců (jako jsou například diagramy aktivit v jazyce UML), dále sem patří organizační schéma, datový a funkční diagram, který známe z analýzy informačního systému. Každý prvek těchto diagramů má své charakteristiky a doplňky v textové a dokumentové podobě. Jsou to různé atributy, metriky, vlastník, odpovědná osoba, podnikové pravidlo apod., součástí modelu mohou být další doplňující dokumenty statistického nebo srovnávacího charakteru. • Komplexní model podnikových procesů má především popsat jednotlivé pracovní pochody a jako takový je používán nejen pro Business Process Reengineering nebo Business Process Improvement, ale rovněž pro zavádění workflow, pro tvorbu IS nebo v poslední době velmi často pro získání certifikace ISO.

9. Diagram aktivit • Pro vizualizaci procesu je nejvhodnější použít diagram aktivit. Tento diagram UML zobrazuje proces jako kolekci aktivit a přechodů mezi nimi. Díky tomu ho lze použít pro popis podnikových procesů nebo pracovních postupů. Poskytuje také pohled na vlastní průběh a obsah procesu. Diagram umožňuje prezentovat především dynamický pohled na proces. • Diagram aktivit je založen na principu popisu toku činností pomocí aktivit a přechodů mezi nimi (Petriho sítě), a to s ohledem na to, kdo za danou aktivitu zodpovídá, či s jakými prostředky (objekty) aktivita pracuje.

10. Základní prvky diagramu aktivit • Startovací a ukončovací symboly– slouží k určení počátečního a koncového stavu procesu. Každý diagram aktivit začíná počátečním stavem a je zakončen stavem koncovým. • Aktivita – aktivita reprezentuje vykonání nějaké činnosti, může mít více vstupů, které se v dané aktivitě slučují. Akce je činnost již dále nedělitelná, běžně krok nějakého algoritmu. • Přechody– označují posun z jedné aktivity do další, je vyvolán automaticky při ukončení aktivity. • Rozhodovací bloky– element sloužící k větvení řídícího toku procesu a využívá podmínek, které určují další cestu v průchodu procesem. Při hodnocení je využívána podmínka booleovského typu. Do tohoto bloku musí vést pouze jeden vstupní přechod. Diagram aktivit musí být přesný, tudíž je třeba podmínky v rozhodovacím bloku specifikovat velmi precizně, musí se navzájem vylučovat. • Synchronizace– v některých částech procesu je možné umožnit paralelní provádění některých aktivit, v tomto případě se používají symboly synchronizace, které rozdělují či slučují řídící toky procesu do dvou či více souběžných větví. • „Swimlanes” - mechanismus umožňující alokaci procesů a subprocesů do organizačních jednotek (tzv. zóny odpovědnosti, nejobecnější způsob seskupování souvisejících akcí).

11. Diagram aktivit

12. Diagram aktivit

13. Diagram aktivit

14. Analýza a modelování procesů (UML) • Nevýhodou použití UML pro procesní modelování je nutná znalost více diagramů a jejich rozdílných notací, dále znalost mechanismů rozšíření a omezení. UML neobsahuje přesnou syntaktickou a sémantická definici pro zachycení více pohledů (statický, dynamický) na proces. Samostatně použitelný, bez víceznačnosti, je v podstatě jen již zmíněný diagram aktivit, který však popisuje pouze dynamickou stránku procesu. Tyto nevýhody jsou dány tím, že UML nebylo primárně navrženo pro popis procesů, ale pro vizualizaci modelů softwarových systémů. Díky variabilitě a rozšiřitelnosti UML není problém namodelovat potřebné pohledy, ale kvůli neexistujícím speciálním diagramům je nutné jednotlivé UML diagramy kombinovat, což může být zdrojem chyb nejen při interpretaci. Nikde totiž není dáno, které diagramy a jak použít. CASE nástroje • Pro modelování procesů se používají CASE nástroje, jako velmi vhodný lze doporučit Enterprise Architect od společnosti Sparxsystems, SystemArchitect od Popkin Software, známý PowerDesigner od Sybase nebo Visio od společnosti Microsoft. • Tento výčet CASE nástrojů není samozřejmě úplný, existuje jich celá řada, ať již profesionálních a drahých nebo těch méně sofistikovaných či free. UML nástroje existují také ve formě zásuvných modulů vývojových nástrojů, jmenovat můžeme například modul pro prostředí Eclipse nazvaný EclipseUML nebo Slime taktéž pro Eclipse.

15. Modelování architektury podniku s podporou UML • Podniková architektura je organizovaná sada prvků s jasnými vztahy mezi sebou, které společně tvoří celek definovaný svou funkcionalitou, která • slouží jako báze znalostí, je strategickou výhodou podniku, • zjednoduší případné inovace podniku, • poskytuje korektní požadavky na IS, aby lépe podporoval operace v podniku. • Podniková architektura se modeluje pomocí diagramů UML a skládá se ze čtyř konceptů: • podnikový proces, • podnikový zdroj, • podnikový cíl a • podnikové pravidlo.

16. Podnikové procesy v rámci podnikové architektury • Proces lze modelovat(použijeme-li UML) • obecným procesním diagramem, • diagramem tříd (struktura), • use case diagramem, • stavovým diagramem, • diagramem aktivit, • sekvenčním diagramem, • assembly line diagramem.

17. Podnikový proces a obecný procesní diagram

18. Podnikový proces a jeho struktura

19. Podnikový proces a speciální diagram aktivit

20. <<proces>> Uzavření objednávky Objednávka se uskuteční <<proces>> Tvorba objednávky Objednávka se neuskuteční <<Assembl y line >> Objednávka <<Assembl y line>> Portfolio Procesní diagram s rozhodovacím blokem

21. Podnikový proces a sekvenční diagram

22. Podnikový proces a sekvenční diagram

23. Podnikový proces a use case diagram

24. Podnikový proces Logistika a use case diagram

25. Podnikový proces (chování procesu a stavový diagram)

26. Podnikové zdroje • Podnikový zdroj je entita, která hraje roli při provozování procesu a podniku. • Struktura zdrojů je ovlivněna pravidly. • Pomocí UML modelujeme zdroj jako třídu se svými atributy, operacemi a vazbami.

27. Podnikový cíl je koncept, pomocí něhož se popisuje požadovaný stav jednoho nebo více zdrojů, vztahuje se k podniku i k jednotlivým procesům. Modelování cílů je strukturování cílů do subcílů pomocí diagramu tříd UML. Viz Obr. Existují dvě třídy cílů (pro jejich rozlišení lze použít stereotyp) kvalitativní cíl a kvantitativní cíl. V modelu cílů se objevují koncepty Problém (překážka splnění cíle), Příčina, Akce (pro eliminaci nebo snížení rizika problému). Viz Obr. Podnikové cíle

28. Podnikové cíle

29. Podnikové pravidlo je sada podmínek nebo zásad, které musí být splněny pro správné fungování podniku, jako ustanovení definující a omezující některé aspekty podniku. Pravidla mohou být strukturální (týkají se podnikových organizačních struktur), behaviorální (týkají se chování podniku), funkční(týkají se způsobu spouštění nebo posloupnosti aktivit v procesech). Podniková pravidla dále mohou být vnější (zákony, nařízení vlády atd.), vnitřní(nařízení, aby podnik fungoval efektivně a se ziskem atd.). Pravidla mohou definovat termíny, cenovou politiku a vztahovat se ke specifickým požadavkům na informační systém. Ve vztahu k software jsou integračním bodem mezi podnikem a podpůrnými IT v podniku. Podniková pravidla

30. Struktura lidských zdrojů (třídy se stereotypy) Struktura organizace Struktura organizace pomocí diagramů tříd

31. Je obecný vzor podniku složený z výše jmenovaných čtyř konceptů (proces, zdroj, cíl a pravidlo). Každý koncept zde je třída a vztahy mezi koncepty jsou buď asociace nebo specializace. Kromě čtyř konceptů (cíl, proces, zdroj, pravidlo) obsahuje ještě vedlejší koncept problém a dále strukturu zdrojů a pravidel viz Obr. Metamodel podniku

32. Čtyři pohledy, každý se soustřeďuje na dílčí aspekt podniku, každý popsán modelem, složeným z diagramů, případně doplněný textovým dokumentem. Úroveň abstrakce závislá na účelu modelu model pro tvorbu IS - soustředění na formát a definici informace, model pro reengineering - soustředění na interakce v procesech, strukturu zdrojů atd. Podnikové pohledy jsou: Vize podniku - globální vize (strategie) Podnikové procesy - interakce mezi procesy a zdroji a mezi procesy samými Struktura podniku - struktury zdrojů, produktu, organizace Chování podniku - chování jednotlivých zdrojů a procesů Pohled na podnikovou strukturu Pohled na podnikové procesy Pohled na podnikovou vizi Pohled na chování podniku Podnikové pohledy

33. Podnikové pohledy 1. Pohled podnikové vize • zobrazuje cíle společnosti, poslání společnosti, silné a slabé stránky, příležitosti, hrozby, strategii, kritické faktory atd. 2. Pohled na podnikové procesy • Proces je modelován na základě interview, diskuzí, brainstormingu atd. • Assembly Line diagram - zvláštní typ diagramu aktivit - používá se především, je-li smyslem modelování podniku tvorba nového software. 3. Pohled na podnikovou strukturu • Doplňuje předchozí pohled,znázorňuje struktury zdrojů, produktů, služeb, informací v podniku včetně organizační struktury. Pro modelování lze použít diagram tříd s atributy a operacemi ukazuje obecnou strukturu

34. Podnikové pohledy 4. Pohled na chování podniku • Chování jednotlivých zdrojů a procesů, jejich interakce a synchronizace. • Pohled do každého z objektů detailněji, znázorňuje jejich stavy, chování v každé stavu a možné přechody stavů. • Modelování interakcí dynamickými a stavovými diagramy. • Představují detailně, jak je prováděn jeden proces. • Modelování interakce mezi procesy, kde výstupní objekty z jednoho procesu jsou vstupy do druhého procesu, jeden proces je složen ze subprocesů. • Je možné opět použít Assembly Line diagram. • „Swimlanes” - mechanismus UML umožňující alokaci procesů a subprocesů do organizačních jednotek.

35. Business Process Reengineering • Business Process Reengineering (BPR) je rozhodné znovuzavedení základních podnikových procesů k dosažení dramatického zlepšení v produktivitě, „cycle time“ a kvalitě (jiný zdroj : BPR je analýza a design pracovních toků a procesů uvnitř a mezi organizacemi). • Formální engineering obsahuje • popis, který specifikuje každou činnost a výstup • výstupy ve formě podnikových modelů - architektura podniku • proces vývoje a zavádění IS v podniku • BPR znamená: • Znovu se zaměřit na hodnoty společnosti a potřeby zákazníka. • Znovuvytvořit základní procesy řízení využívající IT pro dosažení zlepšení. • Reorganizaci do vzájemně provázaných pracovních týmů se zodpovědností spojenou s fungováním jednotlivých procesů. • Změnu základních organizačních a lidských přístupů k řešení problémů. • Zlepšení výkonu podnikových procesů skrze celou organizaci.

36. Business Process Reengineering • Výsledkem BPR je: • Snížení nákladů a „cycle time“ odstraněním neproduktivních aktivit a lidí, kteří je vykonávali, vznikne týmová spolupráce s jinými úrovněmi řízení. • Zlepšení kvality snížením roztříštěnosti práce a stanovením jasné zodpovědnosti za vykonávané procesy.

37. Business Process Reengineering • Business Process Improvement (BPI) je postupné zlepšování podnikových procesů. • Rozdíl mezi BPR a BPI • zatímco BPR je zásadní změna procesu, BPI je kontinuální (dílčí) změna procesu, • lze také říci, že po BPR provádí firma dílčí úpravy (BPI) až do dalšího reengineeringu. • Právě v souvislosti s BPR se hovoří o podnikovém modelování, tedy o modelování podnikové architektury.

38. Workflow management • Workflow je efektivní správa toku informací a řízení v podnikových procesech. • Infrastruktura podniku je stvořena kombinací procesů, z nichž některé jsou klíčové pro přežití podniku a jeho další růst. Zvýšení efektivity správy procesů vede ke snížení nákladů, zlepšení služeb zákazníkům a zvýšení konkurenceschopnosti podniku. • Výhody workflow technologie: • Z hlediska managementu: • Zjednodušení a modernizace podnikových procesů • Snížení režijních nákladů • Možnost sledování a řízení procesů • Výroba just-in-tme.

39. Workflow management • Výhody workflow technologie: • Z technického hlediska: • Automatizace složitých podnikových procesů • Integrace existujících aplikací • Vyšší spolehlivost • Kvalitnější plánování zdrojů. • Zavedení workflow v podniku • Rozpoznání a pojmenování procesů ve firmě (proces a jeho počáteční a koncový stav) • Rozpoznání nefungujících procesů (kvalita, cena, rychlost, spokojenost zákazníka, flexibilita • Zvýšení priority nefungujících procesů (faktory kritické pro úspěch firmy, strategické faktory)

40. Automatizace řízení procesů a optimalizace workflow • Nestačí procesy pouze jednou definovat a následně jejich řízení automatizovat, ale je nezbytné do budoucna umožnit flexibilní změnu jejich průběhu, vstupů, výstupů či participujících rolí. • Automatizovat řízení procesů je možné mnoha různými, více či méně výkonnými prostředky informačních technologií. Jedním z nejprogresivnějších nástrojů v této oblasti jsou workflow systémy, které automatizují řízení procesu a na základě sledování a vyhodnocování jeho průběhu jej umožňují s minimálními náklady měnit a upravovat. • Nezbytné je provést analýzu současného stavu procesů, která zahrnuje popis procesů, navržení metrik a vyhodnocení efektivity procesů. K popisu procesu neodmyslitelně patří definice jeho dílčích činností a specifikace rolí, které se procesu i jeho částí účastní. Samozřejmostí je i identifikace vstupů a výstupů, včetně zjištění datových formátů informací, určení vazeb, přístupových práv a dalších pravidel, které jsou v procesu respektovány.

41. Automatizace řízení procesů a optimalizace workflow • Mezi nejčastější příčiny snižující kvalitu procesů patří: • přílišná složitost jednotlivých prvků procesu (složitost vazeb, velké množství paralelních alternativních toků, přílišná délka procesu, složité datové struktury na vstupu a výstupu, krátké doby mezi navazujícími činnostmi bez rozumného dorovnání předchozích zpoždění), • úzká místa, která jsou obvykle tvořena závislostí na jedné osobě (respektive malé skupině osob), u které se hromadí úkoly nutné pro další průběh procesu, • složitá organizační struktura, která přináší přeorganizovanost do procesů – takovou nevyhovující organizační strukturu je třeba zjednodušit. • Optimalizace spočívá tedy především v odstranění složitostí a úzkých míst procesů, čímž zvýšíme kvalitu výstupu i rychlost průběhu procesu. Výstupem analýzy procesů jsou tedy na základní úrovni optimalizované procesy, připravené pro zavedení informačního systému podporujícího jejich řízení.

42. Metoda Select Perspective pro modelování podnikových procesů Jedna z mnoha metod, je postavena na sedmi základních principech: • Vazba k oboru podnikání (Linkage to Business), Select Perspective začíná znázorněním procesů a z těch pak vychází další analýzy. • Komponentově orientovaný vývoj. • Integrované modelovací techniky jako je modelování podnikových procesů, datové modelování a část UML. • Iterativní, inkrementální vývoj. • Paralelní vývoj, kdy může paralelně pracovat několik týmů vyvíjejících jednotlivé komponenty. • Architektura založená na službách (Service-Based Architecture), součástí Select Perspective jsou Perspective Patterns, což jsou připravené rámce pro technickou a podnikovovu architekturu. • Programové nástroje pro návrh systému, zprávu komponent, automatické generování kódu atd.

43. Metoda Select Perspective pro modelování podnikových procesů • Důležitou součástí metodiky Select Perspective je balík modelovacích technik, který se označuje LUCID (význam zkratky viz obrázek). Jedná se o skupinu praktik pro návrh a vývoj informačního systému. LUCID zahrnuje modelování podnikových procesů, UML a datové modelování.