E N D
1. 1 Effektiv e-post: vad, hur, varfr? Kompetensutveckling fr GU-anstllda
2010-03-16
Hans Landqvist
Institutionen fr svenska sprket
<Hans.Landqvist@svenska.gu.se>
2. 2 Vad r utlovat? Utbildningstillfllet ska dels ka deltagarnas
kunskaper om de speciella krav som
kommunikation med e-post stller, dels ka
deltagarnas frmga att hantera kraven p ett
framgngsrikt stt.
Fokus p e-post och e-brev som verktyg fr
framgngsrik kommunikation
3. 3 Effektiv e-post Vad?
Hur?
Varfr? Sndare +
Mottagare +
Syfte +
Lmpliga strategier:
innehll +
sprklig form +
grafisk form +
Effektivitet +
Tillfredsstllelse +
Frustration -
4. 4 Finns det ett behov (I)? E-posten r ocks ett snabbt och effektivt stt att
kommunicera. [Dessutom minskar kopieringen.] En
nackdel dock r den stora mngden
e-postmeddelanden, som alla mer eller mindre drabbas
av och som gr att det kan bli svrt att prioritera och
sortera. Hantering av e-post fr den enskilde behver
drfr effektiviseras och underlttas.
Utbildning/handledning i effektiv hantering av e-post
kommer att erbjudas.
(Riktlinjer och rekommendationer fr e-posthantering. Beslut
i UFN 2002-05-14, s. 1)
5. 5 Finns det ett behov (II)?(ur Regler fr IT-skerhet vid Gteborgs universitet, <www.styrdokument.adm.gu.se/IT/>, 2007, rev. april 2009, s. 6)
6. 6 Finns det ett behov (III)?(ur Kommunikationshandbok med grafisk manual, <www.sahlgrenska.gu.se/internt/kommunicera>, [2008?], s. 14)
7. 7 Hur r det tnkt att bli? E-post och e-brev: verktyg fr framgngsrik kommunikation
E-brev: innehll
E-brev: sprklig form
E-brev: grafisk form
Summering & strategier fr framgngsrik e-postkommunikation
Att fundera ver & kaffepaus!
8. 8 Termer enligt Svenska datatermgruppen e-post
verfring av meddelande med hjlp av datorer dr
meddelandet kan lsas vid valfri tidpunkt
Anvnd e-post fr eng. e-mail. Sjlva meddelandet kan
kallas e-brev eller e-meddelande. Som verbuttryck
anvnder man skicka, snda (med/via) e-post eller
e-posta. I talsprk och ledigare skriftsprk kan ven
mejl och mejla anvndas. Dessa ord r att fredra
framfr det engelska e-mail. Stavningarna mail, maila
avrder vi ifrn.
(hmtad frn <www.nada.kth.se/dataterm/rek.html#a13>,
2010-02-18, fet och kursiv stil i originalet)
9. 9 E-post och e-brev: verktyg fr framgngsrik kommunikation
10. 10 Att fundera ver Vad gillar du med e-post generellt och e-brev som texter i synnerhet?
Vad ogillar du med e-post och e-brev?
Har du alltid haft dessa sikter eller har de frndrats p senare r?
11. 11 Verbal kommunikation lat. verbum ord, lat. communicare gra gemensam
verbalt sprk: lexikon ordfrrd + grammatik regelsystem
sndare, mottagare, budskap/innehll, kod/form, medium/kanal
eventuell terkoppling/feedback
personlig kommunikation/direktkommunikation masskommunikation/indirekt kommunikation/ opersonlig kommunikation
12. 12 Texter lat. textus vvnad; sammanhang, ordfogning
texter: i tal, i skrift i elektroniska medier (?)
texter: sprkliga enheter och hierarkisk struktur
texter: syfte(n), instllning(ar) och vrderingar
texter: texttyper och genrer
texter: sammanhngande och
vlformulerade (?)
texter: lsbara och begripliga (?)
13. 13 Krav p texter En text/textkandidat ska
ha sammanhang (koherens),
ha kommunikativ(a) funktion(er),
ha innehll/mne och
flja textnormer.
14. 14 Text(er) och tolkning(ar) Tolkningen av en text beror p
texten i sig: innehll och form,
mottagaren i kommunikationssituationen,
mottagarens kunskaper om sprket och vrlden samt
mottagarens frmga och vilja.
15. 15 Talade texter = speciella texter? Talsprk och skriftsprk: olika villkor
medium
planeringstid
situation
Talsprket: ngra srdrag
flyktigt
dialogiskt/monologiskt
kort planeringstid
mer eller mindre planerat Forts.
16. 16 omstarter
andning och intonation som grnsmarkrer
situationsanknutet
gemensamt samtalsrum
mer eller mindre stor knnedom om mottagarens referensramar
terkoppling(ar)
verbal och icke-verbal kommunikation anvnds
17. 17 Att fundera ver Vad tycker du r enkelt respektive svrt med e-postkommunikation jmfrt med vanlig kommunikation i tal och skrift?
Anser du att e-brev frmst r talade texter
(i skrift!) eller att de frmst r skrivna texter (p skrm!)?
18. 18 Ny teknik, skrivande och skribenter Allt fler mnniskor skriver allt mer.
Allt fler skribenter kan n allt fler lsare.
Allt fler mnniskor utnyttjar de nya kanalerna och grupper av mnniskor blir utestngda.
Ls mer p Sprkrdets webbplats om ett antal
olika aspekter p temat sprk och it,
<www.sprakradet.se/it>!
19. 19 Ny teknik och elektroniskt skrivande Ny teknik som datorer och mobiltelefoner har haft stor
inverkan p sprket och sprkanvndningen.
(hmtad frn <www.sprakradet.se/it>, 2010-02-18)
Elektroniskt skrivande handlar om skrivandet i de nya
elektroniska medierna chatt, sms, e-post etc.
(hmtad frn <www.sprakradet.se/e-skrivande>, 2010-02-18)
20. 20 De viktiga texterna(utifrn Josephson, En bok om textvrd,Textvrd. Att lsa, skriva och bedma texter, 2006) Textvrd och textriktighet
Grundfrga: hur fungerar texten?
Textnormer & textriktighetsnormer r
bundna till texttyper eller genrer
specifika fr arbetsplatser eller institutioner
ofta relativa sllan entydiga rtt-och-felnormer
starkt situationsanpassade
Nyckelord: mottagaranpassning!
21. 21 Att fundera ver Finns det ngra normer fr e-post och e-brev p din arbetsplats? I s fall: vilka normer och hur fr medarbetarna tillgng till dem?
Vilka individuella normer anvnder du nr du skriver e-brev (mnesraden, hlsningsfraser, mellanrubriker, styckemarkering, avslutningsfraser osv.)?
22. 22 E-post: historien och nuet Den 20 oktober 1969 skickades vrldens frsta e-
postmeddelande. Det skickades i fregngaren till
internet, kallad ARPANET. Sedan dess har antalet
kat explosionsartat. Nu skickas varje r omkring
60.000 miljarder e-postmeddelanden ver hela
vrlden. Det motsvarar omkring tv miljoner
meddelanden varje sekund.
(ur artikeln e-post, <http://sv.wikipedia.org/wiki/E-post>, hmtad
2009-09-25)
23. 23 E-post: ngra frdelar och nackdelar Snabbheten
Enkelheten
Mjligheten att n mnga mottagare
Minskad papperstgng (?) Krav p sndaren (ingen vlvillig brevbrare!)
Ltt skicka e-brev till icke-avsedd mottagare
Alltfr mycket information till alltfr mnga mottagare
Andra kan lsa (vykort!)
Virus, trojaner, maskar, lurerier, kedjebrev, reklam
24. 24 E-post: stress och spam Medan e-posten r en del av samtidens allmnna
andfddhet stod snigelpostens handskrivna brev fr
lngsamhetens kultur.
Dessutom frhller det sig nog som Olof Lagercrantz
sa en gng: Ett brev mognar i posten.
(Mazzarella, Med e-posten frlorade vi lngsamheten,
Svenska Dagbladet, 2005-06-12)
Idag berknas mellan 80 och 90 procent av all
e-posttrafik vara spam.
(Lindstedt, Spam hotar hela mejlsystemet, SKTF-tidningen, 2008:7)
25. 25 Finns det snlla spam-brev?
26. 26 Pappersbrev och e-brev:tre jmfrelsepunkter Mottagaradress
Hans Landqvist, Institutionen fr svenska sprket, Box 200, 405 30 Gbg
Hans.Landqvist@svenska.gu.se
Avsndaradress
Svar frn mottagaren
Eventuellt felmeddelande till sndaren
Kuvert och mnesrader
Bruna kuvert, fnsterkuvert, rosa kuvert med handskriven adress
mnesraden fr inledande information om innehllet
27. 27 E-post: adresser vid GU (ur Regler fr IT-skerhet vid Gteborgs universitet, <www.styrdokument.adm.gu.se/IT/>, 2007, rev. april 2009, s. 6)
28. 28 E-brev som genre/texttyp Allmnna textegenskaper
i tal, skrift och elektronisk
medier
Allmnna brevegenskaper
(1) slutet skriftligt meddelande till person som r utom direkt rckhll;
(2) typ av dokument med rttslig eller administrativ natur
(om uppslagsordet brev, Svensk
ordbok, 2009) Specialegenskaper
fler skribenter
fler lsare (?)
ny skrivsituation (?)
ny lssituation (?)
ny teknik, + och -
egen textstruktur (?)
ny genre/nya genrer (?)
29. 29 E-post: tal och/eller skrift? E-posten utgr ett slags mellanting mellan tal
och skrift. Det r snabbt och direkt; du kan
stlla kompletterande frgor och f svar inom
ngra minuter. Men det snabba mediet gr att
man fr tnka sig fr en extra gng. Nr vi
pratar med varandra, vilket oftare r en form av
snabb kommunikation, finns ju gester och
annan visuell information som komplement.
(Forsberg, Tydliga texter. Snabba skrivtips och skrivrd,
2008, s. 60)
30. 30 E-brev och myndigheter Trots den [mer] informella tonen har e-brev till
myndigheter och frvaltningar samma dignitet
som pappersbrev. De ska diariefras och
arkiveras enligt samma principer, och kan
utgra juridisk handling. Dremot har e-brevet
inte samma juridiska giltighet som ett pskrivet
pappersdokument, eftersom just underskriften
saknas.
(Englund, Effektiva och relationsskapande e-brev,
Sprkbruk 2009:1, s. 19)
31. 31 E-brev: innehll
32. 32 Tre grundlggande krav pinnehllet i e-brev Sndaren mste frst: varfr skriver jag och vad vill jag uppn?
Mottagaren mste frst: varfr fr jag det hr e-brevet och vad frvntas jag gra?
Sndaren mste vara tillrckligt tydlig: hur kan jag frmedla mitt budskap och strukturera det p bsta mjliga stt?
33. 33 En god princip fr innehllet i e-brev? Ordet brev har funnits i svenskan sedan slutet
av 1200-talet (fornsvenska bref), bildat av
latinets breve brev, kort skrivelse, utifrn
adjektivet brevis kort
(utifrn uppslagsordet brev, Svensk ordbok, 2009)
KISS
(prinsessan Lilian, 1990-talet)
Omfattande korrespondens med frgor och svar
fram och tillbaka? Kan saxen anvndas?
34. 34 Alltfr kortfattade e-brev (I)? Snabbheten [med e-post] fr ocks till fljd att vi
Ibland uppfattar kommunikationssituationer mer som
ett samtal n en brevvxling. Vi kan allts frestas att
svara kortfattat och talsprkligt p ett brev som
innehller en frga i slutet, t.ex. Kan vi trffas den 12
mars fr att diskutera den nya strategin? Men fr att
inte mottagaren ska uppfatta svaret som ohvligt och
abrupt kan frgan inte bara besvaras med ett kort Ja.
I stllet br vi ta oss tid att anlgga lite av de
brevkonventioner som gller sedan tidigare, t.ex. Hej!
Jag trffar dig grna den 12 mars fr att diskutera
den nya strategin (Englund, Effektiva och
relationsskapande e-brev, Sprkbruk 2009:1, s. 18)
35. 35 Alltfr kortfattade e-brev (II)? I en underskning som gjordes p den svenska
myndigheten Centrala studiestdsnmnden
(CSN) visade det sig att handlggarna ofta
hade fr lite information i sina brevsvar, vilket
resulterade i omfrgor och fljdfrgor som
egentligen hade kunnat frutses.
(Englund, Effektiva och relationsskapande e-brev,
Sprkbruk 2009:1, s. 19)
36. 36 nnu ngra krav p innehllet i e-brev Innehllslig klarhet: br man skriva ett e-brev fr varje mne?
Sprklig frsiktighet (I): hur bedmer mottagaren innehllet i e-brev skrivna med VERSALER?
Sprklig frsiktighet (II): hur bedmer mottagaren innehllet i e-brev dr smilieska anvnds?
Emotionell frsiktighet: hur bedmer mottagaren innehllet i e-brev skrivna och skickade i affekt?
Sprklig korrekthet: hur bedmer mottagaren innehllet i e-brev med stavfel, slagfel m.m.?
37. 37 mnesraden: sndarens *och* mottagarens bste vn? Ge information!
Hej, Div., Frga
Ny lokal fr skrivkursen 20/3, Kursplanemte, avancerad niv, Litteraturfrslag, grundkursen
Frmedla hela budskapet?
Vlkommen!, Mte
Vlkommen till skrivkursen den 20 mars/Hans,
Mte kl. 16 i stllet?/Hans Forts.
38. 38 Hjlp mottagaren att sortera!
Sprkfrga, En sprkfrga, Om sprk
Prepositioner frga
Anvnd e-postprogrammets prioriteringssymboler med frstnd (vargen kommer, vargen kommer)!
Men lgprio-symbolen r ocks ett anvndbart
hjlpmedel nr du vill skicka uppmuntrande ord
eller en kaffefrfrgan till ngon som har en stressig
arbetssituation. (Englund, Effektiva och relationsskapande
e-brev, Sprkbruk 2009:1, s. 21)
39. 39 E-brev och struktur Vlj lmplig disposition: journalistisk, tematisk, kronologisk-logisk !
Anvnd grna informativa mellanrubriker!
Gr en logisk styckeindelning (en tanke ett stycke)!
Markera nytt stycke tydligt (blankrad)!
Lt inte styckena vxa sig alltfr lnga (jfr texter p webbsidor)!
40. 40 E-brev och bilagor Skicka grna en lngre text som bilaga:
i format och storlek som mottagaren kan
ppna (grna pdf-fil)!
Ange i brevet att bilagan bifogas!
Ge bilagan namn som anger innehllet!
Glm inte att bilagor kan ta stort utrymme, kan
tppa till e-posten och kan fra med sig virus!
41. 41 Att fundera ver Vad producerar du mest som sndare: fr kortfattade/lagom lnga/fr lnga e-brev?
Vad fr du mest ta del av som mottagare: fr kortfattade/lagom lnga/fr lnga e-brev?
Hur utnyttjar du mnesraden och andra strukturmarkrer i dina e-brev?
42. 42 E-brev: sprklig form
43. 43 Sprket i e-brev:allmnna rekommendationer Anpassa sprket till mottagaren. Skriv enkla,
korta meningar och lyft fram det viktiga till
brjan av meningarna och till brjan av
styckena. Undvik frkortningar och interna
uttryck som kan vara svrfrsteliga fr andra.
Fr att lsaren ska slippa strande sprk- och
slarvfel, ls igenom texten innan du skickar ivg
den.
(Svenska skrivregler utgivna av Sprkrdet, 2008,
3 uppl., s. 44)
44. 44 Kryptiska frkortningar? map =
mha =
iofs =
(mhpp = )
45. 45 Att fundera ver Vilka olika hlsningsfraser anvnder du i e-brev p svenska? Hur vljer du mellan olika mjliga hlsningsfraser?
Vilka olika avslutningsfraser anvnder du i e-brev p svenska? Hur vljer du mellan olika mjliga avslutningsfraser?
46. 46 E-brev: hlsnings-och avslutningsfraser Hej
Hej!
Hej.
Hej, (liten bokstav i fljande mening)
Hej + frnamn
Hej + frnamn och efternamn
Andra mjligheter? Med vnlig hlsning
Med vnliga hlsningar
Vnliga hlsningar
Hlsningar
MVH
/ Eget namn
Andra mjligheter?
47. 47 Hlsnings- och avslutningsfraser: en kommentar Vilka hlsningsfraser ska man d anvnda [i e-
brev och andra brev]? Hej! har blivit en inledande
standardfras i brev som riktar sig till enskilda
personer och som inte r mycket formella, och
motsvarande avslutningsfras r Med vnlig
hlsning eller Vnliga hlsningar. Hej med punkt r
ett nedtonat, lite opersonligare hej, liksom hej med
komma. Komma krver liten bokstav i efterfljande
mening I formella och opersonliga brev och
e-brev klarar man sig ofta utan hlsningsfras. D
kan det rcka med en renderubrik. (Sprkbrev frn
2007, hmtat frn <www.sprakradet.se/2120#item100500>, 2009-09-25)
48. 48 Hlsnings- och avslutningsfraser:ett sista exempel
Hlsningar, kram och MVH p dig! /Sara
(ur Gunnerud, Sprkbrevet nr 6, 2008, hmtad frn
<www.sprakkonsulterna.se/sprakbrevet/2008/
sprakbrev6_2008.shtml>, hmtad 2009-09-25)
49. 49 Korrekturlser du dina e-brev? Ta dig sedan tid att g igenom e-brevet innan
du skickar ivg det. Det r en vl investerad
minut. Det r vid en genomgng som du har
chans att korrigera det dr stavfelet eller den
oavsiktligt kantiga tonen. Och frhoppningsvis
upptcker du ocks om du har glmt att bifoga
en fil.
(Englund, Effektiva och relationsskapande e-brev,
Sprkbruk 2009:1, s. 19)
50. 50 E-brev: grafisk form
51. 51 Lsaren och skrmen:ngra faktorer att beakta dlig upplsning ? smre lsbarhet
lngsammare lsning (?)
torra gon
stillasittande ? gamnacke m.m.
52. 52 E-brev: grafisk utformning Skriv (lagom) korta e-brev!
Skriv (lagom) korta stycken!
Anvnd blankrad vid nytt stycke!
Markera struktur: rubriker och punktuppstllningar (grna med *, inte )!
Anvnd ett linjrt typsnitt, t.ex. Arial eller Verdana, inte ett typsnitt med seriffer (ftter), t.ex. Times New Roman!
Var frsiktig med grafiska instllningar (fet, kursiv etc.) vad kan mottagarens
e-postprogram terge?
53. 53 E-post: signaturer inom GU(E-postsignatur, <http://dinsida.gu.se/grafiskprofil/ digitalkommunikation/epost/>, hmtad 2010-02-18)
54. 54
55. 55 E-post: signaturer inom SA(ur Kommunikationshandbok med grafisk manual, <www.sahlgrenska.gu.se/internt/kommunicera>, [2008?], s. 15)
56. 56 Att fundera ver Vilka kvaliteter har de tre bifogade e-breven i frga om vad och hur fr en effektiv
e-postkommunikation (sndaren, mottagaren, syftet resp. innehllet, den sprkliga formen, den grafiska formen)?
Kan de tre breven utvecklas i frga om ngra aspekter p vad och hur fr en effektiv
e-postkommunikation? I s fall: p vilka stt och hur ska detta gras?
57. 57 Summering & strategier fr framgngsrik kommunikation
58. 58 Vad behvs och vad kan gras? Medvetenhet: mjligheter och utmaningar!
Kritiskt ga: innehll, sprk och grafisk utformning!
Mallar som kan bearbetas?
Mallar som kan utarbetas?
Diskussioner p arbetsplatsen om e-post och e-brev?
59. 59 Ngra referenser Ehrenberg-Sundin, Barbro m.fl. 2008. Att skriva bttre i jobbet. En basbok om brukstexter. 4 uppl. Stockholm.
Englund, Helena 2009. Effektiva och relationsskapande
e-brev. I: Sprkbruk 2009:1, s. 1821, ven tillgnglig p <www.focis.fi/index.phtml?l=sv&s=2108>.
Forsberg, Jenny 2009. Tydliga texter. Snabba skrivtips och skrivrd. Stockholm.
Grafisk manual. Gteborgs universitet. Hmtad frn <http://dinsida.gu.se/grafiskprofil>.
Kommunikationshandbok med grafisk manual. Hmtad frn <www.sahlgrenska.gu.se/internt/kommunicera>.
Regler fr IT-skerhet vid Gteborgs universitet. Hmtad frn <www.styrdokument.adm.gu.se/IT/>.
Riktlinjer och rekommendationer fr e-posthantering. Beslut i UFN 2002-05-14.
Sprkrdet, <www.sprakradet.se>.
Svenska skrivregler utgivna av Sprkrdet 2008. 3 uppl. Stockholm.
60. 60 En mjlig individuellfortsttning efter lunch Titta i mappen med dina skickade e-brev
och ls de tio senaste breven som du har
skrivit i tjnsten.
Granska breven med ett kritiskt ga utifrn vad som krvs fr en effektiv e-postkommunikation och hur man kan frska stadkomma en sdan kommunikation.
Vilka aspekter r du srskilt njd med?
Vilka aspekter kan du frndra med mottagarens bsta fr gonen?
61. 61 nnu en orsak till att detkan bli problem med e-posten?