Utbildning i W3D3 för Handläggare

1. Utbildning i W3D3 för Handläggare Ver 1.2 Materialet till denna kurs är delvis tagen från ”Manual för W3D3” , ver 2007 R1, FormPipe Software

2. Innehåll • Varför W3D3 på FHS • Övergripande beskrivning system • Hur du startar W3D3 • Ärendekort • Handlingskort • Att handlägga ärenden • Sökfunktion • Vad händer framöver? 2

3. Varför W3D3 på FHS? • FHS inför ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem fr o m 1/7-2008. Ett viktigt syfte är att det ska bli mer ordning och reda på dokument, handlingar och ärenden. • Pappershandlingar kommer att skannas in i W3D3. • Med stöd av ett inbyggt arbetsflöde kommer vi få även att få stöd för vår process kring ärendehantering. • För att göra dokument, handlingar och ärenden sökbara så krävs att vi fyller i information (metadata) då handling och ärende skapas och lagras. Ju mer metadata desto bättre blir sökmöjligheterna. • W3D3 på FHS ska användas för all hantering diarieförda ärendenoch dess handlingar samt för all dokumenthantering. • Initialt börjar FHS med att införa ärendehanteringen och dess handlingar. 3

4. Vad innebär W3D3 för dig som handläggare? • Du kommer enklare att komma åt handlingar och dokument i och med W3D3. • Du får det enklare att söka och återfinna dokument, handlingar och ärenden än idag. • Du kommer alltid att få tillgång till den senaste versionen av ett dokument eller handling. • Du kan även söka efter tidigare versioner när behov uppstår. • Syftet är att det ska bli mer ordning och reda på dokument, handlingar och ärenden. 4

5. Övergripande beskrivning av W3D3 • Systemet är en standardprodukt. • Det är ett Webb-baserat system. • Finns representerat på flera myndigheter. • Produktleverantör är FormPipe Software, ett svenskt företag. FHS har ett arbetsflöde uppsatt i W3D3, “Fördelning av ärende”. 5

6. Starta W3D3 I webbläsaren anger du adressen http://utbw3d3eller klickar på angiven länk. • Inloggningen sker med automatik (med användarnamn och lösenord) då du loggar in på din dator men du måste ange länken ovan i din webbläsare. • När du loggat in i systemet kommer du till din personliga startsida beroende på vilken roll du har. • Hjälp i systemet finns att tillgå under ”Manualer” i navigeringslisten samt via ikonen ”?” längst upp till höger i funktionslisten samt på W3D3:s informationssida på Intranät. 6

7. Att navigera i systemet - grundfönstret består av navigeringslist, funktionslist och informationsfönster Funktionslisten I funktionslisten finns ett antal olika funktionsknappar som används för att utföra åtgärder i systemet, högst upp i fönstret t.ex. spara, hjälp m.m. Navigeringslisten Navigeringslisten används för att förflytta dig mellan olika delar av systemet och olika uppgifter såsom t.ex. att söka efter ärenden eller registrera ärenden. 7

8. Ärende Handling Fil(i olika format t.ex. word, pdf, bildfil, ljudfil) Ö 60/2008 Ö 60/2008:1 Ö 60/2008:2 Ö 60/2008:3 Principen ärende respektive handling i W3D3 8

9. Ärende Handling Ö 60/2008 Ö 60/2008:1 Ö 60/2008:2 Ö 60/2008:3 Ärendekortet • Funktionslisten – ett antal olika funktioner. • Metadata – information om ärende. • Klickbara länkar – arbetsdokument, handlingslänk, ärendelänk, http länk och arbetsflöde. • Handlingar tillhörande ärende - en lista över de handlingar som finns på ärendekortet. 1 Fil 2 3 4 9

10. Ärendekort – metadata Metadata är den information som märker ett ärende med dess egenskaper. Med hjälp av metadata underlättas effektiv sökning efter ett ärende. • Ärendemening Här visas den ärendemening (förklarande rubrik) som tilldelats ärendet. (Obligatoriskt fält) • Ad acta Ad acta läggning av ett ärende innebär att ärendet läggs till handlingarna och är avslutat och stängt. • JK-balans Används på organisationer som har krav på sig att lämna in JK lista (JK-lista är en lista som kommit in till myndigheten före utgången av juni månad föregående år, men som inte blivit slutligt handlagda vid årets utgång. Listan skickas till Justitiekanslern för granskning). • PUL Används för att markera att ärendet lyder under personuppgiftslagen. • Motpart Om det finns en speciell motpart i ärendet. • Registrator Namn på registrator fylls automatisk i av systemet. 10

11. Ärendekort – metadata forts. • Handläggare Här kan man se vem som är handläggare för ärendet, är det fler visas det under länken. • Diariebtkn 5 siffr Avser femställig sifferkombination i KMÄ, komplement till fältet diariebetkn (diariebeteckning). • Jämför Avser ett diarienummer, referensnummer eller liknande hos en extern part som i något hänseende är involverad i handläggningen av ärendet. • Förv.plats Avser en eventuell fysisk lagringsplats. • Org.enhet Avser organisationsenhet som ärendet handläggs på (huvudhandläggare). • Diariebtkn Diariebeteckning enligt KMÄ, lista. • Ärendestatus Ärendestatus sätts med automatik då ett arbetsflöde startat på ärendet, avslut utförs manuellt. Då man upprättat ett ärende får man sätta ärendestatus manuellt. • Ärendetyp Används inte på FHS. • Reg.datum Sätts med automatik av systemet då ett ärende registreras. 11

12. Ärendekort – metadata forts. • Exp. datum Datum när ärendet expedieras. • Avsl. datum Datum då ärendet avslutas. • Gallr. datum Datum då hela ärendet gallras. • Bevakningsdatum Bevakningsdatum kan sättas för flera bevakningar på samma ärende. Du kan t.ex. koppla ett aviseringsmeddelande till ett bevakningsdatum. (Läs mer i W3D3 manual sid 66-67.) • Org.enhet Avser organisationsenhet som ärendet handläggs på (huvudhandläggare). • Anmärkning Här skriver du övrig information till ärendet. 12

13. Ärende Handling Ö 60/2008 Ö 60/2008:1 Ö 60/2008:2 Ö 60/2008:3 Handlingskort • Funktionslisten – ett antal olika funktioner. • Metadata – information om handling. • Eventuella filer som hör till handling. 1 2 3 13

14. Handlingskort – metadata Den vänstra delen av handlingskortet innehåller information som avser handlingen som sådan, medan den högra delen innehåller information om avsändare eller mottagare. Information (metadata) som avser handlingen • Åtgärd/handling Rubrik eller namn på handling eller åtgärd. (Obligatorisk) • Riktning Handlingens riktning, in- eller utgående. • Ad acta Anger om handlingen skall vara ad acta, d.v.s. lagd till handlingarnaoch stängd för vidare behandling. • Intern Anger om handlingen är intern och därför inte ska med på vissa rapporter såsom t.ex. postlista. • Skapad av Anger vem som skapat handlingen. • Datum Avser ankomstdatum eller utskicksdatum beroende på handlingens riktning. 14

15. Handlingskort – metadata forts. Information (metadata) som avser handlingen • Reg.datum Avser registreringsdatum på handling; fylls i automatiskt avsystemet. • Kategori Anger handlingens kategori/typ, alternativ finns i rullist. • Handlingsstatus Anger handlingens status – används ej på FHS. • PUL Används för att markera att handlingen lyder under personuppgiftslagen. • Extern ref. Används normalt för externa hänvisningar till exempel till motsvarande ärende hos en annan organisation. • Information Här kan man lägga in information om t.ex. ett telefonsamtal eller dylik åtgärd. 15

16. Handlingskort – metadata forts. Information (metadata) som avser avsändare eller mottagare • Vald avsändare/mottagare • Namn • Org • Postadr • Postnr • Ort • Land • Kön • ID-nr • Telefon • Fax • E-post • Mobil 16

17. Att handlägga ärenden Rollen handläggare 17

18. Handläggare Tar emot ärende Registrator avslutar ärendet Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Registratorstartar arbetsflöde Kanslicheffördelar ärende -> Handläggare avslutar arbetsflöde C Orgenhetfördelar ärende -> C Avdfördelar ärende -> Hur går fördelning av ett inkommet ärende till i W3D3? 1 2 3 4 5 Avser endast nyinkomna ärenden! 1. Registrator startar arbetsflödet i W3D3 på ett nyinkommet ärende. 2-4. Kanslichef, C Orgenhet samt C Avdelning är de som fördelar (lottar) ärendet till handläggaren. Fördelningen sker i leden enligt bilden ovan. 5. Handläggaren avslutar arbetsflödet i W3D3 genom att acceptera/returnera ärendet för handläggning. Därefter bereds och handläggs ärendet. 18

19. Startsida för handläggare i W3D3(W3D3 manual sid 94.) Funktioner i navigeringslisten är anpassade efter handläggarrollens behov. 19

20. Handläggare ta emot ärende Handläggare bereda ärende Ta emot nytt inkommet ärende Handläggare avslutar ärende Nytt ärende När någon tilldelar dig som handläggare ett nytt ärende kommer ditt ärende att hamna i din ”Att göra”-lista i W3D3. Din uppgift som handläggare är att bekräfta att du mottagit handlingen och ska handlägga ärendet. Gör så här: • Gå in i W3D3. Normalt hamnar du på din startsida där du väljer ”Att göra” (placerad under ”Sök”) i navigeringslisten. • Öppna ärendet genom att klicka på ärendet (länken). • Öppna och titta på handlingen (klicka på åtgärd/handlingslänk) samt dess fil för att avgöra innehåll och stäng därefter fil samt handlingskort. • Gå tillbaka till ärendekortet och klicka på länken ”Pågående arbetsflöde” (på ärendekortet) och ett nytt fönster öppnas. • Där klickar du på ”Öppna och utför arbetsuppgiften” och ännu ett nytt fönster öppnas. • I det nya fönstret väljer du som handläggare att acceptera eller returnera ärendet genom att välja åtgärd via en länk. Returnerar du ärendet ska du ange varför du returnerar ärendet i fältet ”Kommentarer” till höger. • Ett nytt fönster öppnas där du som handläggare väljer ”Verkställ” eller ”Avbryt” åtgärd och stäng fönstret. I det fall du ska handlägga ärendet och har accepterat det är det nu dags att arbeta med ärendet. Om du som handläggare inte accepterat eller returnerat ditt ärende inom 24 timmar kommer en påminnelse till dig via e-post! 20

21. Vad är ett arbetsdokument? • Ett arbetsdokument är en ej offentlig/fastslagen del av ett ärende som t.ex. handling eller information om åtgärd vilken versionshanteras. • Arbetsdokument kan bli en fastslagen handling då den är klar, men det kan finnas arbetsdokument som aldrig blir en offentlig/fastslagen del av en handling. • Arbetsdokument kan struktureras i en mappstruktur. • Arbetsdokument är bara åtkomliga för handläggare i aktuellt ärende samt registrator. 21

22. Handläggare Tar emot ärende Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Beredning av ärende – infoga arbetsdokument till ärende (W3D3 manual sid 72-74) För att skapa ett nytt arbetsdokument eller ändra i ett befintligt • Tryck på i funktionslisten från ärendekortet eller handlingskortet. • Ett fönster öppnas, där du kan se och ändra eventuellt befintliga arbetsdokument samt skapa nya. • För att ladda upp ett nytt arbetsdokument från t.ex. din dator klicka på i funktionslisten. • Bläddra dig fram till det dokument du vill lägga till och ladda upp. • För att skapa ett nytt arbetsdokument utifrån en mall, klicka på och välj sedan vilken mall du vill använda genom att klicka på den (läggs på arbetsytan). • För att arbeta med ett befintligt arbetsdokument klickar du bara på dess namn i ytan för arbetsdokument. Tips! Har du befintliga arbetsdokument i ärendet kan du nå dessa direkt via en länk från ärendekortet. 22

23. Handläggare Tar emot ärende Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende FHS mallar i W3D3 I W3D3 kommer det att finnas ett antal färdiga mallar som gör det enkelt för dig att skapa nya arbetsdokument där metadata från ärendet redan kommer att vara ifyllt. Följande mallar finns: • Fax engelska • Fax svenska • Handbrev engelska • Handbrev svenska • Internt engelska • Internt svenska • Skrivelse engelska • Skrivelse svenska • Bilagor 23

24. Beredning av ärende – skapa ny handling på ärende Handläggare Tar emot ärende Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende • Klicka på i funktionslisten på ärendekortet och ett nytt handlingskort öppnas. • Fyll i relevant information i metadatafälten. • Du kan väja att lägga in meddelandetext, bifoga fil eller bifoga arbetsdokument. • Bifoga meddelandetext genom att klicka på i funktionslisten. • Bifoga fil genom att klicka på i funktionslisten. • Bifoga arbetsdokument genom att klicka på i funktionslisten. • Avsluta med att spara, klicka på eller Ctrl+S. OBS! Det är viktigt att du inte sparar och stänger handlingskortet innan du har infogat ett arbetsdokument. Om du gör det försvinner ikonen för att infoga ett arbetsdokument. 24

25. Övning 1 - Handläggare • Ett ärende har lottats till dig. (s.20) • Ta emot ditt nya ärende och acceptera att det är du som ska handlägga ärendet. • Skapa några arbetsdokument på ditt ärende (s.22) • Hämta något dokument från din hårddisk • Skapa från W3D3 mall. • Upprätta en ny handling på ditt ärende (s.24) • Fyll i relevanta metadata. • Bifoga en fil till handlingen. • Du har fått ett nytt ärende men upptäcker att det är ställt till helt fel person. Vilka åtgärder kan du vidta? (Skriv ned svaret.) 25

26. Koppla ihop MS Outlook med W3D3 Manuell inställning i MS Outlook • Starta MS Outlook • Klicka på ”W3D3” i menyn • Välj ”W3D3 – System” • Skriv följande: http://utbw3d3 OBS! När du sedan arbetare i den skarpa miljön gör du samma inställning fast med följande adress http://w3d3 26

27. Handläggare Tar emot ärende Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Beredning av ärende – skapa handling från MS Outlook • Markera e-postmeddelande i Outlook. • Välj meny W3D3 och ”Spara som ny handling i W3D3” eller ”Spara som ny handling i ärende i W3D3”. • Spara som ny handling i ärende i W3D3 genom att välja ärendeserie och ärende och tryck OK, ett nytt fönster öppnas och du kan ange t.ex. handlingstyp och vad som ska skickas med, tryck därefter OK. Handlingen placeras på nu på valt ärende. • Spara som ny handling i W3D3 genom att välja ärendeserie och tryck OK, ett nytt fönster öppnas och du kan ange t.ex. handlingstyp och vad som ska skickas med, tryck därefter OK. Handlingen placeras nu i inkorgen för registrator. 27

28. Handläggare tar emot ärende Handläggare bereder ärende Handläggare avslutar ärende Beredning av ärende – ta emot en ny inkommen handling i ett befintligt ärende Ny handling på befintligt ärende • När du som handläggare blir tilldelad en ny handling på ditt befintliga ärende kommer du att meddelas via ett automatiskt utskick i din e-post. Meddelandet talar om att du har fått en ny handling på ett specifikt ärende. • Handlingen finner du i navigeringslisten under ”Öppna ärenden” och på aktuellt ärende. 28

29. Handläggare Tar emot ärende Handläggare bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Beredning - Annotering på ärende(W3D3 manual sid 71) Utöver information till själva ärendet kan det naturligtvis finnas information kring handläggningen som inte är en del av ärendet i sig. T.ex. en påminnelse till dig som handläggare att kontrollera ett namn eller en adress innan utskick görs. En sådan inofficiell notering i systemet kallas för annotering. En annotering är endast synlig för registrator eller den som är handläggare för ärendet. En annotering kan tas bort när som helst av den som skapat den. A. Lägga till annotering • För att skapa en ny annotering eller lägga till en befintlig så klickar du på från ärendekortet. • Ett fönster öppnas i vilket du kan se, ändra och skapa nya annoteringar. B. Öppna en befintlig annotering • Klicka på länken. • Ändra eventuellt på annoteringen samt spara genom att klicka på . C. Ta bort annotering genom att klicka på vid aktuell annotering. D. Skapa ny annotering genom att klicka på och klicka därefter på eller ange Ctrl+S, för att spara. 29

30. Handläggare Tar emot ärende Handläggare bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Beredning - E-posta från ärende eller handling E-posta från ärende • Klicka på i funktionslisten på ärendekortet och ett e-postformulär öppnas. • Du kan välja att skicka till dig, till motparten i ärendet, avsändaren/mottagaren av handlingen, alla avsändare/mottagare i ärendet och/eller alla som är handläggare i ärendet. Dessutom finns ett fritextfält där du kan fylla i valfria e-postadresser alt. klicka på förstoringsglaset i funktionslisten och söka fram e-postadresser till alla användare i W3D3. Om du vill skriva in flera adresser sätter du ett kommatecken mellan varje e-post adress. E-posta från handling • Klicka på i funktionslisten på handlingskortet eller på knappen framför handlingsraden i ärendekortet. I övrigt som att skicka ett e-postmeddelande från ett ärende. Tips! Du registrerar en expedieringslista i ärendet genom att använda ikonen på ärendekortet och använd adresserna vid utskick. 30

31. Handläggare Tar emot ärende Handläggare bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Beredning – Skapa medhandläggare i ärende Tilldela en annan person rollen som handläggare i ärendet (s.78) • För att lägga till en ny handläggare (eller flera) klickar du på -knappen i funktionslisten. • I det fönster som öppnas då klickar du i rutan för den eller de du vill tilldela ärendet. • Avsluta med att klicka på ikonen ”koppla”. 31

32. Övning 2 – Bereda ärende • Ny handling i ärendet (s.24) • Upprätta en ny handling på ditt ärende. • Lägg till en mottagare av handlingen. • Bifoga ett arbetsdokument. • Skicka iväg handlingen med e-post. • Det är ytterligare en handläggare som kommer att arbeta med ärendet. Lägg till en person som får rollen som medhandläggare i ärendet. (s. 31) • Hur gör du om du ska upprätta ett nytt ärende? Skriv ner svaret. • Var hittar du ditt nyupprättade ärende? Skriv ner svaret. 32

33. Handläggare Tar emot ärende Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Begäran om att upprätta ett nytt ärende • Om du som handläggare ska upprätta ett nytt ärende kontaktar du expedition. Expedition lägger upp ett nytt ärende och sätter dig som handläggare. Ditt nya ärende kommer att finnas i ”Öppna ärenden” på din startsida. • När du fått ett nytt ärende av registrator börjar du med att Bereda ärendet enligt tidigare instruktioner. OBS! Då du blivit tilldelad ett inkommet ärende via arbetsflödet så kommer dina ärenden att finnas i ”Att göra” på din startsida. Då ett ärende ligger i ”Att göra” förväntas du att vidta en åtgärd, vanligtvis att acceptera ärendet du blivit tilldelat genom att öppna ärendelänken och klicka på ”Acceptera ärendet…” 33

34. Handläggare Tar emot ärende Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Avsluta ärende - Ärende överlämnas till Expedition När en handling eller ett ärende ska avslutas ska ärendekort och alla handlingar skrivas ut på papper och lämnas till expedition. Expedition Ad acta lägger handling och ärende vilket låser det i W3D3. • Skriv ut alla ingående handlingar i ärendet genom att öppna handlingskorten och skriv ut varje fil i handlingen. OBS! Redan inskannade filer behöver inte skrivas ut då de redan är utskrivna. • Därefter klickar du på i ärendets funktionslist och ett rapportfönster öppnas. • Välj rapporten ”Ärendekort” i rullisten. • Skriv ut genom att klicka på menyn Arkiv -> Skriv ut eller File -> Print. • Överlämna ärendet till Expedition. OBS ! Alla handlingar ska lagras i pappersformat tills en elektronisk arkivlösning är på plats. Lösning av elektroniskt arkiv hanteras i nästa fas av eDoc projektet POC 2). 34

35. Sökfunktioner i W3D3 35

36. Hur söker man i W3D3?(W3D3 manual sid 94-98.) Det finns fyra sökalternativ i W3D3 • ”Via ärendekort”. • ”I ärende” via sökbyggaren. • ”I dokument”. • ”Övriga sök”. 36

37. Sök ”Via ärendekort”(W3D3 manual 94-95.) Här söker du i metadatafälten för ärendet. 37

38. Söka – ”I ärende” via sökbyggaren(W3D3 manual 95-96.) • För att söka väljer du (i andra sökraden direkt under ”Visa träfflista”-knappen) vilket objekt du är intresserad av. • I nästa rad/rullist, den egenskap hos objektet som du vill använda för sökkriteriet. • I den tredje raden/rullisten, anger du om poster du söker efter måste innehålla, börja på eller vara lika med något för att komma med i träfflistan. T.ex. kan du välja alla poster där ärendets egenskap "Registrator" innehåller ditt namn för att se hur många ärenden du skapat i systemet. I den första kolumnen på raden kan du välja kriteriet ”INTE” för att välja ut alla poster som inte stämmer med sökkriteriet du valt. 38

39. Sök ”I dokument”(W3D3 manual 96-97.) När du väljer sök ”I dokument” fritextsöker du på innehållet i dokument. Ange textsträngen i första fältet och diarium i andra fältet. 39

40. Sök – ”Övriga sök”(W3D3 manual 97-98.) Via kortkommandon kan du nå flera olika sökfönster och dessa kortkommandon finner du under ”Övriga sök”. OBS! En stor fördel är att kortkommandona fungerar från valfri plats i W3D3. 40

41. Rapporter – Postlista, Beslutslista, Bevakningslista Via Rapporter i navigationsfältet når du bl a rapporterna Postlista, Beslutslista och Bevakningslista

42. Postlista Via Rapporter i navigationsfältet når du bl a rapporten ”Postlista”. 42

43. Postlista forts… I Postlistan kan du enkelt, via länk, titta på innehållet i olika ärenden. 43

44. Övning 3 - Handläggare • Sök efter ditt ärende som du arbetat med i någon av sökfunktionerna. (Använd manualen i W3D3 om du är osäker på hur du ska göra). • Tag fram en Postlista och leta fram ditt ärende i listan. 44

45. Repetitionsövning 4 • Skapa två ytterligare arbetsdokument på ditt ärende (s.21) • Hämta från C: • Skapa från W3D3 mall. • Ny handling (s.24) • Upprätta en ny handling, med relevant metadata, på ditt befintliga ärende. • Lägg till en mottagare av handlingen. • Bifoga ett arbetsdokument till handlingen. • Skicka iväg handlingen med e-post. • Skapa en annotering i ärendet. (s.29) • Det är ytterligare en handläggare som kommer att arbeta med ärendet. Lägg till en person som får rollen som medhandläggare i ärendet. (s. 31) 45

46. Vad händer framöver på FHS inom området dokument- och ärendehantering 46

47. Plan W3D3 Utbildningar samt drifttagande av W3D3 • V 18- Kansliet, IT (8 maj startade piloten av W3D3) • Juni – Utvärdering av pilot • V 24 – HF, påbyggnad Registrator, IT (1 juli används W3D3) • V 34-38 - MVI & LH, ILM & ISS (Sept används W3D3) Nya funktioner • Office mallar som är kopplade till metadatakort i W3D3 • All dokumenthantering via W3D3, höst 2008 • Hantering av hemliga handlingar (Birgitta, Åsa) • Elektroniskt arkiv • Ny arkivstruktur införs & KMÄ bort, 2009 47

48. Support och kontaktuppgifter Support • Support genom helpdesk, helpdesk@fhs.se eller 553 42545 alternativt genom besök på plan 2, vardagar mellan 08.00 och 14.00. • Verksamhetsfrågor genom respektive organisationsenhets handläggare för W3D3. • Övrig information genom FHS Intranät under "eDoc" på högermenyn. http://intranet.fhs.se/templates/Page.aspx?id=9972 • “Öppet hus” fr.o.m. september med individuell support. Tider anslås på FHS Intranät. • Träning och repetition med e-learning. Frågor och mer information • För ytterligare information kontakta Försvarshögskolans CIO christer.danielsson@fhs.se 48