POURQUOI UN MANUEL DE GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCI RE ET COMPTABLE POUR LE PROHYPA

1. POURQUOI UN MANUEL DE GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET COMPTABLE POUR LE PROHYPA ?

2. 1 LES RAISONS TOUTE ORGANISATION AUSSI PETITE SOIT-ELLE, A BESOIN DE RÈGLES CLAIRES DE GESTION AUTREMENT ÇA SERA UN DÉSORDRE QUI NE PEUT CONDUIRE À LA CATASTROPHE CES RÈGLES DOIVENT ÊTRE IMPERSONNELLES ELLES DÉFINISSENT LA MANIÈRE LES SÉQUENCES ET LES SUPPORTS DE TRAITEMENT DES OPERATIONS À RÉALISER AU SEIN DE L’ORGANISATION

3. 1 LES RAISONS (Suite) CES RÈGLES DOIVENT GARANTIR LES PRINCES CI-APRÈS: - TRAÇABILITÉ - RESPECT DE LA HIÉRARCHIE - LIENS FONCTIONNELS - CONFIANCE RÉCIPROQUE - ANTI FRAUDE - FLEXIBILITÉ ET RAPIDITÉ

4. 1 LES RAISONS (Fin) - ATTEINTE RAPIDE DES OBJECTIFS EN DÉFINITIVE, C’EST UN OUTIL PRÉCIEUX DE TRAVAIL DONT IL FAUT SE DOTER OBLIGATOIREMENT ET TRÈS RAPIDEMENT C’EST LE FONDEMENT DE TOUTE BONNE GESTION

5. 2 COMMENT SE DOTER DE CET OUTIL PRÉCIEUX DE TRAVAIL ? IL FAUT PRÉPARER LES TDR ET UN PROJET DE DEMANDE DE PROPOSITION (DP) SOUMETTRE LE PROJET DE DP AU FIDA POUR AVIS DE NON OBJECTION VU LE MONTANT QUI NE DOIT PAS ÊTRE TRÈS ÉLEVÉ, SOUMETTRE UNE SHORT LISTE AU FIDA EN MÊME TEMPS QUE LA DP DANS LE CADRE D’UNE CONSULTATION RESTREINTE

6. 2 COMMENT SE DOTER DE CET OUTIL PRÉCIEUX DE TRAVAIL ? (Suite et fin) LE CONSULTANT QUI SERA RETENU AURA BESOIN POUR SA MISSION DE: - DOCUMENTS DE PRÉ EVALUATION; - L’ACCORD DE DON - DIFFÉRENTS ARRÊTÉS DE MISE EN ŒUVRE DU PROHYPA - TEXTES RÉGISSANT LA PASSATION DES MARCHÉS AU PROHYPA (Bénéficiaire et FIDA)

7. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL SIGLES ET ACRONYMES UTILISES PRESENTATION DU MANUEL DANS LES GENERALITES A SAVOIR 1.1 LE CONTEXTE -Objectifs et description du projet Résultats attendus Composantes du projet - Coût du projet

8. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) 1.2- OBJECTIFS DU MANUEL 1.3-MISE A JOUR DU MANUEL 1.3.1- Motifs de mise à jour du manuel 1.3.2- Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel 1.3.3- Méthodologie de mise à jour du manuel 1.3.4- Distribution des procédures modifiées

9. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) PRESENTATION DU PROJET A SAVOIR I- PRESENTATION DES COMPOSANTES II-LE CADRE INSTITUTIONNEL ENCRAGE DU PROHYPA (DHP/ME) COMITE DE PILOTAGE UCP ET ANTENNES

10. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) ORGANISATION CIBLE ET DESCRIPTION DES POSTES NOTAMMENT: I- PRESENTATION DU SYSTEME D’INFORMATION A METTRE EN PLACE 1.1- Caractéristiques du système 1.2- Objectifs généraux II- ORGANISATION CIBLE 2.1- Organigramme du Projet, par poste et par fonction 2.2- Description des Postes

11. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) GESTION DU SECRETARIAT I. OBJECTIFS VISES II. PRINCIPES ET REGLES DE GESTION 2.1 Les principes de gestion 2.2 Les règles de gestion III. ATTRIBUTIONS DU SECRETARIAT IV. LES DIFFERENTES CATEGORIES DE COURRIERS 4.1 Informations internes 4.2 Informations externes

12. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) V. DEROULEMENT DE LA PROCEDURE 5.1 Courrier «arrivée» 5.2 Courrier «départ» VI. SUPPORTS UTILISES 6.1 Les registres 6.2 Les cachets ou tampons 6.3 Archivage

13. GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) GESTION ET EVALUATION DU PERSONNEL I. OBJECTIFS VISES PAR LA GESTION ET L’EVALUATION DU PERSONNEL II. LES OPERATIONS RELATIVES AU PERSONNEL 2.1 Recrutement et engagement du personnel 2.2 Obligations administratives du Programme a) Immatriculation à la CNSS b) Versement patronal c) Sécurité du personnel d) Documents obligatoires

14. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) 2.3 Paye et suivi du personnel 2.4 Congés 2.5 Les Missions 2.5.1 Processus à suivre pour être autorisé à aller en mission 2.5.2 Préparation de la mission

15. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) 2.6 Discipline du personnel 2.6.1 Actes d’indiscipline 2.6.2 Sanctions applicables 2.7 Gestion de la paye 2.7.1 Généralités 2.7.2- Préparation de la paie 2.7.3-Calcul et édition des bulletins de paie 2.7.4-Contrôle des états de salaires 2.7.5-Signature des états de salaires et de l’ordre de paiement par le Coordonnateur et le Responsable Administratif et Financier

16. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) III- RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL 3.1 Règles de gestion 3.2- Les cas de rupture 3.2.1- L’expiration du contrat 3.2.2- La résiliation 3.2.3- La démission ou l’abandon de poste 3.2.4- Le licenciement 3.2.5- Le décès de l’agent

17. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) IV- EVALUATION DU PERSONNEL 4.1-Le concept de l’évaluation du personnel 4.1.1- Comprendre l’évaluation du personnel 4.1.2- Les règles à observer 4.2-Les caractéristiques du système d’évaluation à mettre en place 4.2.1-Les contraintes 4.2.2- Les documents de référence

18. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) 4.2.3- L’absence d’un plan de carrière 4.2.4- Les incidences sur le contrat de travail 4.2.5- Les acteurs du processus d’évaluation 4.2.6- Les deux (2) étapes « clés » du système 4.2.7- Actions à prendre en cas d’évaluation insatisfaisante

19. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) 4.2.8- Les possibilités de contestation des résultats 4.2.9- Les éléments à évaluer 4.3- Le Processus d’évaluation 4.3.1- Les différentes intervenants 4.3.2- le chronogramme des opérations 4.3.3- Les différentes étapes du processus

20. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) 4.4 La mise en application du mécanisme d’évaluation 4.4.1- Evaluation de la performance 4.4.2- Evaluation des facteurs de compétence 4.4.3- Evaluation des activités 4.4.4- Entretien oral 4.4.5- Résultats de l’évaluation

21. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) PASSATION DES MARCHES ET GESTION DES ACHATS I. OBJECTIFS ET REGLES DE GESTION 1.1 Objectifs 1.2 Principes et Règles de gestion

22. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) II. LES CONSIDERATIONS DE BASE 2.1- Dispositions générales 2.2- Nature des biens et services éligibles 2.3- Les supports relatifs aux acquisitions de biens et services 2.4- Les types de marchés

23. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) III.DESCRIPTION DES MODES D’APPEL A CONCURRENCE ET DES METHODES DE SELECTION DES SOUMISSIONNAIRES IV. MODALITES D’EXECUTION FINANCIERE V. PROPOSITION DE MODÈLES D’ELABORATION DE PPM

24. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) GESTION DES IMMOBILISATIONS I. OBJECTIFS ET REGLES DE GESTION 1.1 Objectifs 1.2 Règles de gestion II. LA RECEPTION DES COMMANDES D’IMMOBILISATIONS 2.1 Objet de la procédure 2.2 Etapes de la procédure 2. 3 Assurances Une police d’assurance sera souscrite pour l’ensemble du patrimoine et couvrira les risques suivants (vols, incendie, bris divers.)

25. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) III. LE SUIVI DES IMMOBILISATIONS 3.1 Les supports de gestion des immobilisations: 3.2 La codification 3.3 L’entretien et réparation des immobilisations a) Objectifs visés b) Principes et règles de gestion c) Description des tâches

26. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) IV. INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS 4.1 Objectifs 4.2 Nature des biens à inventorier 4.3 Eléments de codification a) Identification des bureaux b) Identification des biens à inventorier c) Identification du bailleur d) Codification 4.4 Déroulement de la procédure

27. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) GESTION DES STOCKS I- GENERALITES 1.2 Nature des biens 1.2- Organisation du lieu de stockage 1.3- Les Supports de gestion    

28. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) II- RECEPTION ET STOCKAGE 2.1 Objectifs 2.2 Principes et règles de gestion 2.3- Description des tâches

29. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) III- DESTOCKAGE ET CONSOMMATION 3.1 Objectifs 3.2 Principes et règles de gestion 3.3 Description des tâches

30. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) GESTION DE LA COMPTABILITE GENERALE I. OBJECTIFS VISES PAR LA COMPTABILITE DU PROHYPA II- BESOINS EN INFORMATIONS DE GESTION 2.1 Spécificités de la comptabilité d’un projet 2.2 Les obligations relatives à la production des informations 2.2.1- Informations contractuelles 2.2.2- Informations budgétaires 2.2.4- Informations d’ordre interne 2.2.5- Informations légales

31. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) III. LA TENUE DE LA COMPTABILITE GENERALE 3.1-Spécificités du plan comptable du pader 3.2- Le cadre comptable a) La codification des comptes généraux b) Les classes c) Les sous classes d) Le plan comptable e) Les journaux comptables

32. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) 3.3- Principales étapes du traitement comptable 3.4- l’enregistrement de certaines opérations en comptabilité générale. 3.5- Note relative au traitement des factures 3.6- Quelques schémas d’écritures 3.7- les contrôles comptables a) Au niveau de la banque b) Au niveau de la caisse IV- LES FONCTIONALITES DU LOGICIEL DE GESTION

33. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) GESTION DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE I. OBJECTIFS VISES II. REGLES ET PROCEDURES DE GESTION III. CADRE DE LA CODIFICATION ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE 3.1 Principes de base 3.2 La codification analytique et budgétaire 3.2 1 La base budgétaire

34. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) 3.2 2 Déroulement des opérations de suivi comptable IV. LA PROCEDURE D’ELABORATION DU PTBA 4.1- Définition / Eléments constitutifs 4.2- Principales caractéristiques du PTBA

35. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) 4.3- Elaboration et responsabilités a) Consultation nationale (approche participative) b) Session de validation par le comité de pilotage

36. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) V. LE SUIVI ET LE CONTROLE D’EXECUTION DU PTBA 5.1-Suivi 5.2- Contrôle De L’execution 5.2.1 Tableaux de bord de suivi budgétaire 5.2.2 Tableaux de bord de consommation budgétaire 5.2.3 Tableaux de suivi budgétaire

37. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) LES PROCEDURES DE TRESORERIE I. DEFINITION ET ROLE DE LA TRESORERIE AU SEIN DU PROJET  II. LES SOURCES DE FINANCEMENT DU PROJET 2.1 Les méthodes de financement du FIDA 2.2 Méthode de financement du Gouvernement 2.3 Méthode de financement coop Suisse 2.4 Méthode de financement des bénéficiaires 2.5 Ressources internes générées par le Projet   

38. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) III. MOBILISATION DES RESSOURCES (Entrées en banque) 3.1 Mise à disposition des fonds par bailleur 3.2 Paiement direct par les bailleurs 3.3 les Remboursements par bailleur a) Objectifs b) Principes et règles de gestion

39. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) IV. LES DIFFERENTS COMPTES DE TRESORERIE DU PROJET ET LEURS TENUES 4.1 Les différents comptes bancaires 4.1.1 Principes et règles de gestion 4.1. 2 Les dépenses effectuées par la banque 4.1.3 Les rapprochements bancaires

40. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) 4.2 Les comptes caisses 4.2.1 Les comptes caisses du Projet 4.2.2 Objectifs 4.2.3 Dépenses effectuées par la caisse 4.2.4 Alimentation des caisses pour menues dépenses. 4.3 Les Avances spéciales de gros montant

41. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) LES PROCEDURES DE CONTROLES I- DEFINITION  II- OBJET  III- LA MISE EN ŒUVRE DES PROCEDURES DE CONTROLE 3.1- Règles de gestion 3.2-Description des contrôles des éléments d’actif 3.3- Les contrôles effectués par le FIDA

42. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite) 3.4- Les contrôles effectués par la DHP 3.5- Les contrôles effectués par le Comité de Pilotage 3.6- Les contrôles effectués en interne 3.6.1- Par le Coordonnateur 3.6.2- Par le le Responsable Administratif et Financier 3.6.1- Par le Comptable

43. 3 GRANDES RUBRIQUES DU MANUEL (Suite et fin) LES ANNEXES ce sont: - les Imprimés de Gestion - le Plan Comptable - le Plan Analytique - le Règlement Intérieur

44. CONCLUSIONS VU L’AMPLEUR DU TRAVAIL A FAIRE PAR LE PRESTATAIRE QUI SERA DESIGNE VU LA NECESSITE DE VITE METTRE EN PLACE CET OUTIL PRECIEUX DE GESTION, IL URGE QUE LE PROHYPA ELABORE OU FASSE ELABORER LE PROJET DE DEMANDE DE PROPOSITION (LES TDR etc…..) AFIN D’OBTENIR POURQUOI PAS, LA NON OBJECTION DU FIDA SUR PLACE

45. LES MODÈLES DE DOCUMENTS Modèle de DRF Modèle de la lettre de Décaissement (100) Modèle de registre des DRF Modèle de registre de Contrats Modèle de PPM FIDA Modèle Manuel des Opérations Modèle de PTBA

46. FIN JE VOUS REMERCIE POUR VOTRE ATTENTION