Menojen todentaminen ohjelmakaudella 2007 - 2013

1. Menojen todentaminen ohjelmakaudella 2007 - 2013 TEM/Talousyksikkö/Todentamisviranomainen Rakennerahastojen tietojärjestelmien tuottamien raporttien hyötykäyttö omassa työssä Oulu 2.6., Kuopio 8.6., Tampere 10.6., Helsinki 16.6.

2. Säädökset Rakennerahastolaki (1401/2006) 14 §: Välittävä toimielin toimittaa tuensaajien maksamien tukikelpoisten menojen perusteella tiedot menoilmoitusta varten toimenpideohjelman todentamisviranomaiselle ja samalla tiedoksi hallinnonalansa ministeriölle. Valtioneuvoston asetus rakennerahastoista (311/2007) 13 §: Välittävä toimielin vahvistaa toimenpideohjelman todentamisviranomaiselle menoilmoitusta varten toimittamiensa maksatus- ja muiden tietojen säädöstenmukaisuuden. Välittävän toimielimen tulee samalla vahvistaa, että rakennerahastolain 49 §:ssä tarkoitetut tarkastukset on suoritettu.

3. Ohjeistus ja todentamisen sykli • Menojen vahvistamisesta todentamisviranomaiselle ei ole vielä annettu pysyväisohjetta, vaan todentamisviranomainen on pyytänyt välittäviä toimielimiä vahvistamaan menonsa halutulta aikajaksolta kirjeitse • Jatkossa menot vahvistetaan vähintään 3 kertaa vuodessa, ohjelmakauden alusta lukien 30.4., 31.8. ja 31.12. tilanteista vuosittain sekä • N+2 –tilanteesta riippuen tehdään vuoden lopussa lisävahvistus niistä ohjelmista ja rahastoista, joista se on tarpeen

4. Mitä menojen todentaminen tarkoittaa? • ”Tällä raportilla vahvistetaan, että alla ilmoitetut menot ovat yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaiset, perustuvat luotettavaan kirjanpitojärjestelmään ja todennettavissa oleviin tositteisiin, ja että ne ovat aiheutuneet toimenpideohjelmaan sovellettavien perusteiden mukaisesti rahoitettaviksi valituista hankkeista. Lisäksi vahvistetaan, että rahoittaja on toiminut hyväksytyn hallinto- ja valvontajärjestelmän mukaisesti, ja että tehtävien eriyttämisestä on huolehdittu hallintoviranomaisen antamien ohjeiden mukaisesti.” • Todentaminen ei siis ole vain kirjanpidon täsmäyttämistä, vaan koko hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuuden vahvistamista • Sen vuoksi menojen todentamisen (menojen vahvistamisraportin) allekirjoittaa viraston päällikkö tai hänen sijaisensa • Hallinto- ja valvontajärjestelmäkuvaukset syytä täsmentää menojen todentamisen osalta

5. Miten menojen todentaminen tehdään? • Menot vahvistetaan EURAn raportilla nro 10, nimeltään ”Menojen vahvistamisraportti” • Raportti ajetaan ohjelmakauden alusta alkaen pyydettyyn päivämäärään asti (Huom. Raportin alalaidassa maininta raportointikannan päivittymispäivämäärästä) • Suositus: ”Tilityshetken rahoittaja” -kohta jätetään tyhjäksi -> kaikki uuteen virastoon siirtyneet hankkeet vahvistetaan samalla raportilla • Jokaisesta ohjelmasta ajetaan oma raporttinsa • ELY-keskukset ajavat EAKR-ohjelmista kaksi erillistä raporttia: • yritystukihankkeiden menot, jotka siirtyvät Tuki2000-järjestelmästä EURA:aan • muiden EAKR-hankkeiden menot, jotka siirtyvät Valtterista EURA:aan

6. Miten menojen todentaminen tehdään? • Menot tulostuvat ohjelmittain ”Menojen vahvistamisraportille” siinä muodossa kuin todentamisviranomainen ne komissiolle todentaa: • Menot on jaoteltu toimintalinjoittain • ESR-menoista Itä-Suomen suuralueosion osuus lasketaan erikseen, EAKR:ssa oma Itä-Suomen ohjelmansa • Menojen kokonaismäärä tarkoittaa kaikkia menoja yhteensä (EU + valtio, kunta, muu julkinen, yksityinen) • Vastaava julkinen rahoitusosuus tarkoittaa koko julkista rahoitusta (EU + valtio, kunta, muu julkinen) • Valtterissa ja Tuki2000:ssa rahoitettujen hankkeiden menojen vahvistaminen poikkeaa hieman toisistaan

7. Kaikki ESR-hankkeet ja EAKR- hankkeet lukuun ottamatta yritystukia, Tekesin ja Finnveran hankkeita Valtterista tiedot siirtyvät reaaliaikaisesti Web Services -tiedonsiirtona EURAn kantaan, raporttikantaan kerran yössä Menot vahvistamisraportille maksatuspäätöspäivämäärän mukaan Vain EAKR sisältäen yritustuet, Tekesin ja Finnveran hankkeet Tuki2000:sta tiedot siirretään eräajona EURAn raporttikantaan kerran vuorokaudessa (yöaikaan) Menot vahvistamisraportille maksupäivämäärän mukaan ELY-keskusten valittava viranomaiseksi ”ELY-keskus, yritystuet” Valtteri TUKI2000

8. EURAn menojen vahvistamisraportin valinnat

9. EURAn menojen vahvistamisraportti

10. EURAn vertailuraportti 12 - Maksatustiedot projekteittain (valinnat)

11. EURAn raportti 12 –maksatukset projekteittain

12. Mitä tehdä, jos eroja havaitaan? • Valtterissa rahoitettujen hankkeiden menot voi tarkistaa EURAn raportin nro 12 ”Maksatustiedot projekteittain” avulla • Muista tulostaa maksatuspäätöspäivämäärän mukaan. • Sarakkeiden EU:n, valtion, kunnan, muun julkisen ja yksityisen summat lasketaan yhteen, jotta saadaan menojen kokonaismäärä ja sarakkeiden EU:n, valtion, kunnan ja muun julkisen summat lasketaan yhteen, jotta saadaan vastaava julkinen rahoitusosuus • Tuki2000:ssa rahoitettujen hankkeiden menot voi tarkistaa uudella vertailuraportilla ”KT_RR235 Menojen todentaminen” • Raportin saa valittua sekä toimintalinjoittain summatasolla että hanketasolla • Raportin saa valittua myös kaikki rahoituslajit auki kirjoitettuna • Raporttia käytetään vain tietojen vertaamiseksi ja mahdollisten erojen selvittämiseksi, ei toimitettavaksi todentamisviranomaiselle • Raportille tulostuu automaattisesti maksupäivämäärän mukaisesti eli vastaa EURA:n vahvistamisraporttia nro 10

13. TUKI2000:ssa menojen vahvistaminen -raporttivalinnat

14. TUKI2000:ssa menojen vahvistaminen –raportti

15. TUKI2000:ssa menojen vahvistaminen –raportti

16. Rahoituskorjaukset menojen todentamisessa • Rahoituskorjaukset (takaisinperinnät, palautukset ja peruutukset) raportoidaan todentamisviranomaiselle kahdesta syystä: • Rahoituskorjaukset on vähennettävä komissiolle ilmoitettavista menoista • Rahoituskorjaukset on raportoitava vuosittain komissiolle • Rahoituskorjaukset eivät vielä vähennä menojen vahvistamisraportille tulostuvia menoja ennen kuin nämä toiminnot on rakennettu Valtteriin sekä TUKI2000-järjestelmään • Rahoituskorjaukset raportoidaan toistaiseksi ns. liitelomakkeella • Takaisinperinnät (sekä perintäpäätösvaiheen että suoritusvaiheen tiedot) • Sekä kuittaamalla että takaisin maksamalla suoritetut perinnät • Palautukset • Peruutukset (alle 10 euron sääntöjenvastaisuudet, joita ei tarvitse periä ja muutoin vain poikkeustapauksissa kun takaisinperintätoimille ei ole mahdollisuutta) • Vain niistä rahoituskorjaustapauksista, joista on ehditty tehdä maksatus hankkeelle, ilmoitetaan rahoituskorjausliitteessä (ei maksatuksessa hylätyistä menoista)

17. Miten ja kenelle lähetetään? • Menojen vahvistamisraportti allekirjoitettuna rahoituskorjausliitteineen (vaikkei olisikaan raportoitavaa) toimitetaan ao. asianumerolla/diaarinumerolla varustettuna osoitteeseen: Nilla Möller Työ- ja elinkeinoministeriö PL 32 00023 VALTIONEUVOSTO

18. Lisätiedot ja kysymykset TEM/Talousyksikkö/Todentamisviranomainen tovi@tem.fi Minna Härkönen, minna.harkonen@tem.fi, puh. 010 606 2089 Nina Järvensivu, nina.jarvensivu@tem.fi, puh. 010 604 7026 Nilla Möller, nilla.moller@tem.fi, puh. 010 606 4119

19. Sääntöjenvastaisuuksien raportointi ohjelmakaudella 2007 - 2013

20. Säädökset ja ohjeistus sääntöjenvastaisuuksista ja niiden raportoinnista säädellään EU-tasolla yleisasetuksessa (EY) N:o 846/2009 artikloissa 27 – 36 (mm. ilmoitusten sisältö, määräajat) kansallisesti rakennerahastolaissa ja –asetuksessa (mm. sääntöjenvastaisuuksien oikaiseminen, ilmoitusvelvollisuus todentamisviranomaiselle) jäsenvaltion pitää raportoida neljännesvuosittain Euroopan petoksentorjuntavirastoon (Olaf) rakennerahastovarojen käytössä esiin tulleet sääntöjenvastaisuudet todentamisviranomainen on antanut ohjeen sääntöjenvastaisuuksien raportoinnista lokakuussa 2009 (TEM/3052/00.03.05.02/2009) ohje löytyy rakennerahastot.fi –sivuilta kohdasta Viranomaisille – Todentamisviranomaisen ohjeet hallintoviranomainen ohjeistaa korjaavista toimenpiteistä ja mm. niihin liittyvistä hallinnollisista menettelyistä (mm. rahoituskorjausohje, koulutuspäivät 14. – 15.6.2010)

21. Mitä raportoidaan? • sääntöjenvastaisuuden määritelmä yleisasetuksen artiklassa 2 ”yhteisön oikeuden säännösten tai määräysten rikkominen, joka johtuu taloudellisen toimijan teosta tai laiminlyönnistä, jonka tuloksena on tai voisi olla vahinko EU:n yleiselle talousarviolle siihen kohdistuvan perusteettoman menon vuoksi” • säännösten, määräysten tai päätösehtojen rikkominen (EU + kansallinen) • tuloksena perusteeton tukikelvoton meno eli tukea myönnetty tai maksettu ilman, että hakijalla olisi sen saamiseen säännösten ja määräysten mukainen oikeus • tekijänä voi olla tukea myöntänyt, saanut, tukea tai tuen maksamista hakenut • sääntöjenvastaisuuksia eivät ole teknisluonteiset virheet, kuten kirjoitus- tai näppäilyvirheet • raportoitava jos sääntöjenvastaisen tuen EU-osuus on vähintään 10 000 € • EU-osuus lasketaan käyttäen ko. toimintalinjan EU-prosenttia

22. Mitä tapauksia ei tarvitse raportoida? • konkurssit • tuensaajan vapaaehtoinen ilmoitus ennen kuin viranomainen huomannut • sääntöjenvastaisuuden korjaus ennen kuin menot haettu maksuun komissiolta • maksatushakemusten käsittelyssä esiin tulleita sääntöjenvastaisuuksia ei tarvitse raportoida • ei tarvitse raportoida, jos sääntöjenvastaisuuden vuoksi tehdään rahoituskorjaus ennen kuin ko. menot on sisällytetty todentamisviranomaiselle todennettuihin menoihin • todentamisviranomainen tarkistaa tarvittaessa kuuluuko raportoinnin piiriin • kuitenkin jos epäillään petosta, raportoitava aina

23. Kuka raportoi ja missä vaiheessa? • sääntöjenvastaisuusilmoituksen tekee tuen hankkeelle myöntänyt taho • ilmoitus tehdään, kun sääntöjenvastaisuusepäilystä on olemassa toimivaltaisen viranomaisen ensimmäinen kirjallinen arviointi, jossa päätellään konkreettisten tietojen perusteella, että sääntöjenvastaisuus on tapahtunut • lähteenä yleensä tarkastusraportit, muun valvonnan raportit, maksatusvaiheen dokumentit; viimeistään takaisinperintäpäätös • sääntöjenvastaisuusepäily voi osoittautua myöhemmin aiheettomaksi

24. Miten raportoidaan? • sääntöjenvastaisuuksista raportoidaan erillisellä Word-lomakkeella, joka pohjautuu Euroopan petoksentorjuntaviraston (Olaf) edellyttämiin tietoihin • ilmoitukset myöhemmässä vaiheessa Euran kautta, aikaisintaan loppuvuodesta 2010 • ilmoituksen sisältö: • hankkeen perustiedot • asiaa hoitavan viranomaisen yhteystiedot • sääntöjenvastaisuudet tarkemmat tiedot ja luokittelut • säädökset/määräykset, joita rikottu • ajankohdat • Olafin luokitukset: sääntöjenvastaisuuden havaitsemistapa, tyyppi, yleisluokitus, hallinnollinen/taloudellinen käsittelytilanne, • rahoitustiedot (hankkeen kokonaismenot, sääntöjenvastaiset menot, takaisin saatu osuus sääntöjenvastaisuudesta) • sanalliset selvitykset sääntöjenvastaisesta toiminnasta ja takaisinperinnän toimenpiteistä • mahdolliset sanktiot oikeuskäsittelyssä

25. Miten raportoidaan? • ensimmäisessä ilmoituksessa ei kaikkia tietosisältöjä ole pakollista täyttää eli raportoidaan ne seikat, jotka siinä vaiheessa tiedossa; periaatteessa tapaus voidaan avata hankkeen perustiedoilla • jatkoilmoituksilla raportoidaan sääntöjenvastaisuuden selvittämisen sekä hallinnollisten ja oikeudellisten menettelyjen edistymisestä tai sääntöjenvastaisuuden osoittautumisesta aiheettomaksi • raportoidaan vain merkittävistä muutoksista eli esim. hallinnolliset tai oikeudelliset seuraamukset, menettelyjen vireillepanot, niiden päättäminen, niistä luopuminen sekä niiden tulokset

26. Milloin ja kenelle raportoidaan? • ilmoitukset toimitetaan todentamisviranomaiselle neljännesvuosittain • tammi-maaliskuu viimeistään 30.4. • huhti-kesäkuu viimeistään 31.7. • heinä-syyskuu viimeistään 31.10. • loka-joulukuu viimeistään 31.1. • täytetty lomake toimitetaan vain sähköisesti osoitteeseen tovi@tem.fi • mikäli ko. raportointijaksolla ei ole ilmennyt uusia sääntöjenvastaisuuksia tai jo ilmoitettujen selvittäminen ei ole edennyt, lähetetään vapaamuotoinen kuittaus sähköpostilla osoitteeseen tovi@tem.fi • todentamisviranomainen raportoi sääntöjenvastaisuudet edelleen Euroopan petoksentorjuntavirastoon (Olaf) sähköisesti IMS (Irregularities Management System) –tietojärjestelmän kautta

27. Lisätiedot ja kysymykset TEM/Talousyksikkö/Todentamisviranomainen tovi@tem.fi Maritta Hirvonen, maritta.hirvonen@tem.fi, puh. 010 606 2083 Kari Rouvinen, kari.rouvinen@tem.fi, puh. 010 606 4959