بنام آفریننده بخشنده مهربان

بنام آفریننده بخشنده مهربان علم دوگونه است: سرشته به طینت وشنیده شده به گوش، مادامی که شنیده شده، به طینت سرشته نباشد،سودی ندهد (نهج البلاغه،ح 331،ص 1245)

تاثیر سیستم اتوماسیون بر ارتباطات سازمانی مولف : حمید ظریف گرمرودی دادخواه استاد : سرکار خانم دکتر سهیلا سردار رشته مدیریت فناوری اطلاعات

تأثير سيستم هاي اتوماسيون بر ارتباطات سازماني چكيده ارتباطات سازماني ، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمان‌ها بوده است . با ظهور فناوري‌هاي اطلاعات و ارتباطات، تغييرات شگرفي در اين حوزه در سازمان‌ها به وجود آمد . اين مقاله مبتني بر يک تحقيق در زمينه بررسي تأثير سيستم‌هاي اتوماسيون اداري بر برخي حوزه‌هاي ارتباطات سازماني است . براي بررسي اين تأثيرات ، پرسشنامه‌اي حاوي معيارهاي مختلف ارتباطي تهيه شده و پاسخ دهندگان ، تأثير اتوماسيون اداري را بر هر يک از معيارها ارزيابي نمودند. در مجموع از نتايج به دست آمده مشخص شد که اتوماسيون اداري ارتباطات رسمي و مراودات دفتري را بسيار تسهيل نموده است، ولي در مورد ارتباطات غير رسمي و شخصي افراد تأثير چنداني نداشته است. همچنين اين سيستم در زمينه پيش‌گيري از برخي برخوردها و ارتباطات منفي و غيرضروري در سازمان ، نقش مثبتي ايفا مي‌کند.

امروزه محيط‌هاي كسب و كاري با چالش‌هاي گوناگوني از قبيل گسترده شدن تعاملات دروني و بيروني سازمان ، با نياز به ارتباط بيشتر واحدهاي سازماني و ضرورت نظارت مستمر بر پيشرفت كارها و ... مواجهند. مديران سازمان‌ها نياز دارند كه با سرعت و دقت بيشتري روند انجام امور را نظارت و پيگيري نمايند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌هاي كاري فشرده به اندازه‌اي افزايش پيدا مي‌كند، كه انجام و پيگيري آنها به صورت دستي و سنتي عملا خارج از توان نيروي انساني بوده و ممکن است با مشكلات زيادي همراه شود. در سال‌هاي اخير، پيشرفت فناوري اطلاعات و شاخه‌هاي وابسته به آن، راه حل‌هاي مختلفي را فراروي محيط‌هاي كسب و كاري قرار داده است. در اين ميان، سيستم‌هاي اطلاعات از مهم‌ترين و كاراترين راه حل‌ها براي تسهيل، كنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است. سيستم‌هاي اطلاعاتي ، برنامه‌هاي نرم افزاري هستند كه با استفاده از رايانه و بانك‌هاي اطلاعات (DATA BASE) ، كار جمع‌آوري، ذخيره، بازيابي و كنترل اطلاعات را در سازمان‌ها تسهيل مي‌نمايند. مقـدمــه

شاخه‌اي از سيستم‌هاي اطلاعاتي با عنوان سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت، به مديران و كاركنان در زمينه كنترل گردش اطلاعات در سازمان كمك مي‌كند. يكي از پركاربرد ترين انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي که مديران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان ياري مي‌دهد، سيستم اتوماسيون اداري است OFFICE AUTOMATIONS SYSTEM دراين سيستم، عموما گردش مكاتبات اداري در سازمان مورد توجه قرار مي‌گيرد. ولي معمولا داراي ابزارهاي ارتباطي متعددي همچون ارسال و دريافت نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، ارسال و دريافت پيام‌هاي شخصي و فوري، ارسال و دريافت نامه‌هاي الكترونيكي داخلي و ... است. در اين مقاله سعي بر آن است كه نقش سيستم اتوماسيون اداري بر برخي معيارهاي روابط سازماني در ميان كاركنان بررسي و تحليل شود.

سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت بكارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي مبتني بر رايانه در فرايندهاي مديريت، موجب تحولات بزرگي در اين حوزه شده است. اين سيستم‌ها با توجه به سرعت پردازش بالا و قابليت ذخيره حجم عظيمي از داده‌ها و اطلاعات، امكان پردازش و تجزيه و تحليل اطلاعات را به وجود آورده‌اند، خصوصا زماني كه تحليل حجم بزرگي از داده‌هاي عددي مد نظر باشد. اين حجم از اطلاعات و داده‌ها، عليرغم بزرگي، از نظر فيزيكي حجم بسيار كمي را در مقايسه با روش‌هاي سنتي اشغال مي‌كنند و دسترسي به آنها نيز سريع تر است. از طرفي ارتباطات درون و برون سازماني را سريع تر، دقيق تر و ارزان تر نموده‌اند؛ و مفهوم «ارتباطات در هر كجا و هر زمان» را عينيت بخشيده‌اند. به همين دليل ارتباط اعضاي يك گروه را ارتقاء بخشيده و در واقع انجام كار گروهي را در سازمان‌ها تسهيل نموده‌اند. اين سيستم‌ها، سطوح مختلفي از كار و تصميم گيري را در برمي‌گيرند.

چهار سطح معمول از اينگونه سيستم‌ها كه معمولا در سازمان‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرند، عبارتند از : - سيستم‌هاي اطلاعاتي جهت پشتيباني از عمليات (مخصوص كارهاي روزمره)- سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و سيستم‌هاي اطلاعاتي مخصوص دانش‌کاران- سيستم‌هاي اطلاعات براي مديران و سيستم‌هاي گزارش‌دهي به مديريت- سيستم‌هاي اطلاعات براي مديران ارشد (سيستم‌هاي پشتيباني از تصميم‌گيري و سيستم‌هاي خبره). امروزه انواع مختلفي از سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريتي در سازمان‌ها جهت اهداف گوناگوني از قبيل: تسهيل ارتباطات، آسان‌سازي گردش مكاتبات اداري، امكان گزارش‌گيريهاي مستمر، طراحي و توليد كالاها با استفاده از نرم افزارهاي رايانه‌اي، تصميم‌گيريهاي دوره‌اي يا كلان و ... مورد استفاده قرار مي‌گيرند. به نظر مي‌رسد يكي از سيستم‌هاي اطلاعاتي كه جايگاه مناسبي در سازمان‌هاي ايراني پيدا كرده است و به طور روزمره مورد استفاده قرار مي‌گيرد، سيستم اتوماسيون اداري باشد.

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند. اما از دهه ۱۹۶۰ که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری، مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های اطلاعات اداری، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود. سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است. در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم. ● تعریف اتوماسیون اداری:

اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (raymond,۱۹۹۸)سیستم های اطلاعات اداری (system office information=ois) از امور اداری ازطــــریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند. سیستم های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (mis) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند. (zwass, ۱۹۹۲) اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند. (بهشتیان،۱۳۷۸)●

مزایا و معایب اتوماسیون اداری: مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد. به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود.

۱ ) مزایای مستقیم: این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــــــار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از: الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛ ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛ ج) فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود؛د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می گردد.

۲ ) مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛ج) به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد؛ د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود؛ ه) رقابت بیشتر سازمانها ازطریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.

اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربردارد که عبارتند از: ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی درکارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان، کم شدن امنیت اطلاعات هم ازنظر دسترسی و هم ازنظر تخریب.

اگر چه معمولا از اتوماسيون اداري براي برقراري ارتباطات روزمره مانند تبادل نامه يا پيام استفاده مي‌شود، ولي كاربردهاي واقعي آن فراتر از كاربردهاي معمول آن هستند. البته اين مسئله به نوع طراحي سيستم ارتباط دارد و اينكه طراح سيستم چه امكاناتي را در آن تعبيه كرده است. به طور كلي تا به امروز از اين سيستم در جهت كاربردهاي گوناگوني بهره‌برداري شده است. برخي كاربردهاي شناخته شده اين سيستم عبارتند از:- واژه پردازي • پست الكترونيكي • پست صوتي • ارسال نمابر (فاكس) • تقويم الكترونيكي • كنفرانس از راه دور • ويدئوتكس • ذخيره و بازيابي تصاوير (ميكرو فيلم) • نشر روميزي

OAS ابزارهای

اتوماسيون اداري و ارتباطات سازماني با نگاهي به كاربردهاي سيستم اتوماسيون اداري، مشخص مي‌شود كه اتوماسيون اداري بيشترين كاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. اين سيستم اكثر حوزه‌هاي ارتباطي سازمان را در برگرفته و متحول مي‌كند. مراودات دفتري و مکاتبات اداري، بيشترين حوزه‌هاي ارتباطي را در سازمان‌ها ايجاد مي‌كنند. با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري، كليه مکاتبات اداري و دفتري تحت پوشش اين سيستم قرار مي‌گيرند. گستردگي كنوني اتوماسيون اداري، به خارج از اين مراودات نيز كشانده شده است. با كاربرد اين سيستم حتي نيازي نيست كه جلسات و كنفرانس‌ها به روش سنتي، يعني جمع شدن فيزيكي افراد در كنار يكديگر، انجام شود زيرا كنفرانس از راه دور اين محدوديت را برطرف كرده است.

ورود سيستم اتوماسيون اداري به يك سازمان همراه با تحولي عميق در ارتباطات سنتي و مرسوم سازمان خواهد بود. بسياري از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال يا ارجاع نامه‌ها، با صرف كمترين زمان توسط سيستم، امكان پذير خواهد بود. اين سيستم حتي امكانات جديد ارتباطي را نيز در اختيار كاركنان قرار مي‌دهد، مانند ارسال نامه‌هاي الكترونيك يا پيام‌هاي شخصي. به نظر مي‌رسد اين سيستم براي اغلب حوزه‌هاي سازماني كه به گونه‌اي به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلي دارد. بنابراين مي‌توان گفت كه تأثير آن بر ارتباطات سازماني اجتناب ناپذير است.

روش شناسي تحقيق • با توجه به نقش وسيع اتوماسيون اداري بر ارتباطات سازماني و با هدف شناسايي حوزه‌هاي ارتباطي متأثر از اين سيستم و اندازه‌گيري ميزان تأثير سيستم بر هر يك از اين حوزه‌ها، تحقيقي به روش ميداني بر روي تعدادي از كاركناني كه از اتوماسيون اداري استفاده مي‌كنند، انجام شده • در اين روش پرسشنامه‌اي حاوي معيارهاي گوناگون ارتباطي در اختيار پاسخ‌گويان قرار گرفته و از آنان خواسته شده تا ميزان تأثير اتوماسيون اداري را بر هريك از معيارهاي ارتباطي، مشخص نمايند. براي پاسخ‌گويي از روش پنج گزينه‌اي ليكرت استفاده شده است. • معيارهاي مورد نظر تحقيق عبارت بودند از: • -سهولت و سرعت تبادل اطلاعات • امكانات جديد ارتباطي و سهولت ارتباط با همكاران و مديران • - سهولت بازيابي و دسترسي به اطلاعات • - كاهش تنشهاي مرتبط با (ناشي از) ارتباطات سنتي • - كاهش فاصله‌هاي فيزيكي • - افزايش رضايت كاركنان و مراجعه كنندگان

لازم به ذكر است كه در سازمان مورد مطالعه، بيشترين استفاده از سيستم، در زمينه تبادل اطلاعات و مکاتبات اداري بوده است و علاوه بر آن، برخي امكانات جديد ارتباطي نيز در سيستم تعبيه شده متأسفانه سيستم مورد استفاده در سازمان مذكور به گونه‌اي طراحی گردیده كه سيستم فاقد تمامي قابليت‌هاي ارتباطي يك سيستم اتوماسيون اداري بوده است. به نظر مي‌رسد كه اين فقدان، در مورد اكثر سيستم‌هاي موجود خصوصا در بازار ايران وجود داشته باشد و بررسي دقيق آن، خود نياز به تحقيق جداگانه‌اي دارد. اما با توجه به تحقیقی انجام شده سه عاملي كه بيشترين مطلوبيت را به واسطه پياده سازي اتوماسيون اداري ايجاد كرده‌اند، «آسان‌تر شدن دريافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پيگيري نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگويي به موارد ارجاعي» هستند. با توجه به اينكه در ارتباطات سنتي سازماني، مراودات رسمي سازماني، به خصوص تبادل نامه‌ها و اسناد، بيشتر وقت كاركنان را به خود اختصاص داده و از ماهيتي تكراري و خسته كننده برخوردار است، بنابراين وجود اتوماسيون اداري از اين بُعد، از ديدگاه كاركنان، تحولي بزرگ محسوب شده است.

در اين تحقيق، همراه با پرسشنامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شده كه نظرات و پيشنهادات خود را نيز در زمينه استفاده از سيستم‌هاي اطلاعاتي بيان دارند. پاسخ‌ها عموما به مشكلات كار با اين سيستم‌ها برمي‌گشت. برخي از موارد عنوان شده عبارتند از: - لزوم ارتقاي قدرت سخت افزاري و نرم افزاري جهت كار مستمر با سيستم بدون قطعي- پيشنهاد استفاده تمامي بخشهاي ارتباطي در سازمانها از سيستم به صورت يکپارچه- لزوم وجود يك متولي در بخشهاي مختلف سازماني به عنوان رابط جهت رفع مشكلات سيستم بنابراين سازمانها بايد توجه داشته باشند كه قبل از پياده سازي اينگونه سيستم‌ها، زيرساخت سخت افزاري و نرم‌افزاري مناسب را فراهم آورده و كاركنان را نيز جهت مشاركت فراگير در يادگيري و استفاده از سيستم آماده نمايند. همچنين در كنار پياده‌سازي سيستم، تيم نظارتي قوي و روزآمد نيز جهت پشتيباني سيستم، پيش‌بيني نمايند.

نتيجه گيري با توجه به نتايج تحقيق مشاهده مي‌شود که وجود سيستم اتوماسيون اداري بر برخي از ابعاد ارتباطات سازماني تأثيرگذار است. اين تأثير بيشتر در حوزه‌هاي ارتباطات و مراودات رسمي سازماني و مکاتبات دفتري مشاهده مي‌شود. همچنين سيستم اتوماسيون اداري در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نيز نقش عمده‌اي داشته است و در ايجاد کانال‌هاي جديد ارتباطي موفق عمل کرده است. پيش‌گيري از برخي ارتباطات غير ضروري در هنگام کار از ديگر نتايج به کارگيري اين سيستم در سازمانها است. بنابراين در مجموع مي‌توان گفت که وجود اين سيستم تأثيرات مثبتي بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزايش کانال‌هاي ارتباطي و سرعت و سهولت در مراودات سازماني شده است. در اين ميان نکته‌اي که قابل توجه است، اين است که در کنار پياده سازي سيستم‌هاي رايانه‌اي مي‌بايست به الزامات نيروي انساني در زمينه پشتيباني نيز توجه کافي نمود. وجود اينگونه سيستم‌ها که معمولا به صورت تحت شبکه کار مي‌کنند، ايجاب مي‌کند که يک گروه مجرب و متخصص در محورهاي مرتبط، در سازمان حضور داشته باشند و به رفع نواقص احتمالي سيستم بپردازند.

پایان با تشکر از همراهی شما

بنام آفریننده بخشنده مهربان

Télécharger la présentation

Plus de contenu associé