Kurs/Infomøte BasWare 04.11.05

1. Kurs/Infomøte BasWare04.11.05

2. Mål for møtet • Økt forståelse, tips til bruk av systemet. • Presentere nyheter og forbedringer • Gi svar på eventuelle spørsmål

3. Agenda • Erfaringer med BasWare - tips i forhold til bruk av systemet • Forklaring av enkelte begrep mm • Utstyrsregistrering • Presentasjon av integrasjonen mellom IBX og BasWare • Status bruk av BasWare til omposteringer og intern handel • Innmeldte ønsker og nyheter som kommer om kort tid • Spørsmål fra brukerne

4. Erfaring BasWare Erfaringer fra startfasen ved Regnskapsseksjonen • Stor postmengde • Dårlig merking av faktura fra leverandør – mangler k.sted/bestiller • Mange henvendelser fra brukere • For lite eller for dårlig organisering av ressurser i startfasen Konsekvenser: • Forsinkelse i skanneprosessen • Lite tilgjengelig på telefonen • Betalingsforsinkelser Tiltak på kort sikt: • Vi har leid inn ekstra hjelp til å skanne faktura. • Bedre tilgjengelighet på telefon. Nytt gruppenr. 95130 • Integrasjonen mot IBX (Embla) er klar • Gjennomgår organiseringen ved Regnskapsseksjonen

5. Mål for Regnskapsseksjonen Hovedmål: - En mest mulig ajour situasjon på skannesiden. 1-3 dager fra mottak. max. 5 dager • Bedre oppfølging. f.eks mot forfallsdato. Manuelle purringer på det som blir liggende. • Få eller ingen inkassosaker

6. Begreper i systemet • Preprosessering: Sjekk av faktura mellom skanningen og Basware. (sjekker lev.navn, k.sted og lignende) • Masteruser: Regnskapsseksjonen. Sender du til Masteruser blir den behandlet av Regnskapsseksjonen. • Bruker system: Blir satt på når det er en automatisk prosess som er gjort i systemet. f.eks Preprosessering. • Agent: Samme som system. Agenten er den som automatisk purrer faktura som blir liggende og videresender til stedfortreder

7. Tips til bruk av systemet • Attestasjon av faktura • Kommentarfeltet • Fakturaloggen • Annullering/returnering av faktura • Informativ sirkulasjon • Side Step

8. Attestasjon av faktura • Alle faktura skal attesteres før/ved sending til anviser. • Velg knappen attester og ikke videresend • Faktura som ikke er attestert må returneres til dere for attestasjon før den kan overføres til økonomisystemet

10. Velg anviser og trykk ”bekreft & send”

11. Kommentarfeltet • Bruk kommentarfeltet flittig • Kommentarfeltet skal brukes hvis du returnerer eller sender en faktura inn til Regnskap for annullering • Hvis du får en faktura i retur fra Regnskapsseksjonen vil kommentarfeltet alltid være utfylt. Les kommentarene for å finne årsaken til at vi returnerer fakturaen. Vanlig årsak til at vi returnere fakturaen er at den mangler art/sted, mangler attestasjon eller at konteringsbeløp er feil.

12. Hvordan legge inn en kommentar?Kan gjøres ved alle forsendelser i Basware

13. Hvordan finner du kommentaren når du mottar fakturaen? (Kan også finne i fakturalogg)

14. Fakturaloggen • Fakturaloggen inneholder all informasjon over hva som er skjedd med fakturaen fra den er skannet til den er betalt. - Når er faktura skannet? - Hvem har kontert faktura og når er faktura kontert? - Hvem har attestert faktura? - Hvem har anvist faktura? - Når er faktura overført til regnskap? - Når er faktura betalt? - Alle kommentarer som er lagt på fakturaen ligger i fakturaloggen.

15. Eksempel på fakturalogg

16. Annullering/returnering av faktura til Regnskapsseksjonen • Du returnerer en faktura til Regnskap ved å velge knappen ”Returner”. • Velg neste mottaker ”Regnskapsmedarbeider” • Legg på kommentar – alltid • Trykk ”bekreft & send” • Du annullerer en faktura ved å velge knappen ”Be om annullering” • Velg neste mottaker ”Regnskapsmedarbeider” – alltid • Legg på kommentar – alltid • Trykk ”bekreft & send” NB: Send aldri fakturaen til en av de ansatte ved Regnskapsseksjonen.

17. Annullering • Det er et problem ved annullering av faktura som er sendt inn til leverandøren i Finland. Hvis det er mer en stedsansvarlig ved en enhet, kan man kontere faktura selv om den andre stedsansvarlige har sendt den inn til annullering. • Vær oppmerksom på dette.

18. Eksempel annullering

19. eks. annullering forts.

20. Side Step • Side Step er en måte å sende en faktura til en person for å innhente kommentar. • Personen som mottar fakturaen som en Side Step kan ikke behandle fakturaen, men sende kommentar tilbake • Fakturaen er låst hos deg til du avbryter Side Step (anslagsvis når du har mottatt kommentar) • Kan kun benyttes mellom brukere av systemet

21. Side Step

22. Side step 2

23. Side step avbryt

24. Informativ sirkulasjon • Informativ sirkulasjon brukes når du ønsker å informere en annen bruker av systemet om den enkelte faktura. • En mottaker av en informativ sirkulasjon skal ikke behandle fakturaen. • En informativ sirkulasjon vises med en I foran fakturaen i ”ubehandlede faktura”. • For å få fjernet en informativ sirkulasjon fra ubehandlede faktura må du trykke knappen ”kvitter” • En faktura du har mottatt på informativ sirkulasjon blir alltid liggende i ditt arkiv

25. Informativ sirkulasjon (sending)

26. Informativ sirkulasjon hos mottaker

27. Utstyrsregistrering Ny instruks for anskaffelser ved NTNU er under utarbeiding. Forslag til registrering av utstyr er som følger: • Hver enhet skal påse at registreringsverdig utstyr blir merket i fakturabehandlingssystemet for å kunne inngå i et utstyrsregister i henhold til retningslinjer fastsatt av økonomidirektøren. På MA-seksjonens nettsider skal det finnes oppdatert definisjon og grenseverdi for hva som skal registreres.

28. Utstyrsregistrering • Instruksen vil bli lagt ut på MA-seksjonens hjemmesider og melding om dette lagt ut på FellesØkonomi • Gjeldende instruks over hva som skal registreres finner du på http://www.ntnu.no/okonomi/index.php?site=anskaffelse_utstyr/instrukser_rutinebeskrivelser/utstyrsregistrering.html Gjeldende instruks er: • Alt registreringsverdig utstyr skal registreres i universitetets utstyrsregister. Med registreringsverdig utstyr menes utstyr med en anskaffelsesverdi større enn kr 30.000,- pr enhet eller utstyr som har varig verdi og/eller er lett omsettelig, som personlige datamaskiner, kommunikasjonsutstyr, kunstverk m.m. • Forbruksmateriell og inventar skal ikke registreres.

29. Utstyrsregistrering i BasWare • Hvordan løses dette i BasWare? • Sett kryss i feltet utstyrsregistrering i grunndata når du har faktura til behandling • Start arbeidet med dette fra i dag.

30. Utstyrsregistrering i klienten

31. Integrasjonen mellom IBX (Embla) og BasWare er satt i produksjon. Rutiner. • Alle varemottak fra IBX blir lest inn i Basware og forsøkt matchet mot faktura fra leverandør. • Faktura som matcher vil bli sendt direkte til Økonomisystemet for betaling. • Kontering, attestant og anviser blir lagt på ved skanning. • Følgende avvik godtas: - maks 5% av ordresum - maks 300 kroner i avvik. - Begge må være oppfylt

32. Integrasjonen mellom IBX (Embla) og BasWare er satt i produksjon. Rutiner. forts. • Alle faktura over kr 100.000 sendes ut for vanlig attestasjon og anvisning • Faktura med avvik større enn avviksregler vil bli sendt ut til vanlig attestasjon og anvisning. • Når faktura blir sendt fra BasWare til økonomisystem, går det en informativ sirkulasjon til stedsansvarlig i BasWare. • Det står i ”fakturaloggen” at dette er en IBX-faktura som er sendt over til økonomisystemet. • HUSK: Ta varemottak – en forutsetning for at dette skal fungere

33. Behandlet IBX-faktura i klienten

34. Status bruk av BasWare til omposteringer og intern handel bilag OMPOSTERINGER • Vi har i ca. 1 måned kjørt pilot på omposteringer ved et fakultet. • Tilbakemeldinger er positive. • Går mye fortere å få bilagene på plass i regnskapet. • Vi har noen utfordringer når det gjelder vedlegg som viser på nå. • Vil gi tilbud til alle om å kjøre omposteringer via BasWare i løpet av kort tid. Info om starttidspunkt og maler vil bli lagt ut på FellesØkonomi og på sidene for elektronisk fakturabehandling

35. Status bruk av BasWare til omposteringer og intern handel bilag RUTINER OMPOSTERINGER • Bilagsmal fylles ut og sendes på mail til Regnskapsseksjonen. Mailadresse foreløpig ikke klar. (Husk henvisning til bilag som skal omposteres. Ikke legg med kopi av opprinnelig faktura som vedlegg) • Bilag leses inn i BasWare av Regnskapsseksjonen. • Bilaget går ut til stedsansvarlig for attestasjon. • Bilaget anvises på vanlig måte

36. Bilagsmal ompostering

37. Slik ser det ut i en bilagsrapport

38. Intern handel status • Vi holder på å utvikle en ny bilagsmal som kan brukes ved intern handel. • Sendes ut til kjøper og selger samtidig • Vi håper å ha dette på plass til testing i løpet av de nærmeste 14 dagene • Full utrulling ca 1.1.2006

39. Bilagsmal Intern handel

40. Nyheter og forbedringer • Oppgradering til ny versjon av BasWare (3.1.2) før nyttår. • Mulighet til å printe alle sider av en faktura samtidig om kort tid. • Ny bilagsrapport med drille ned til bilde av faktura på plass i løpet av november. • Prosjektnavn vises i konteringsbildet. På plass neste uke.

41. Nyheter i versjon 3.1.2 • Mulighet til å søke på alle grunnlagsdata i arkivet • Ser i arkivet hvem som har faktura til behandling • Kan legge inn kommentar uten å sende faktura videre • Mindre låsing av faktura • Bedre flyt av faktura og purrerutiner (f.eks på forfallsdato

42. Mulighet til å printe alle sider av faktura samtidig • Har vært et stort ønske fra brukerne • Kommer en løsning i løpet av kort tid som gir mulighet til å printe alle sider av en faktura fra klienten • NB: Ikke skriv ut bilag for eventuell revisjon. Revisorer får tilgang til systemet (spørremodul)

43. Discovererrapport med drilling ned på fakturabilde • Rapport er utarbeidet og under utprøving