Back office

1. Back office Pitfall

2. การบริหารทรัพยากรและประสานบริการการบริหารทรัพยากรและประสานบริการ

3. เป้าหมายของมาตรฐาน • มีการบริหารจัดการทรัพยากรให้มีความเพียงพอเหมาะสม สอดคล้องกับทิศทาง นโยบาย แผนยุทธศาสตร์ ความจำเป็นในการจัดบริการ

4. การบริหารทรัพยากรและประสานบริการการบริหารทรัพยากรและประสานบริการ 3 • ทีมและหน่วยงานขาดการมีส่วนร่วมในการจัดสรรทรัพยากร • การสนับสนุนทรัพยากรไม่สอดคล้องกับปัญหา • ขาดเกณฑ์การจัดสรร ขาดการติดตามประเมินผล • ทรัพยากรที่จำเป็น (เครื่องมือ บุคลากร) ได้รับจัดสรรไม่เพียงพอตามความจำเป็น • การจัดบริการไม่สอดคล้องกับปัญหาการให้บริการของรพ./ปัญหาสาธารณสุขของพื้นที่

5. การบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคล

6. เป้าหมายของมาตรฐาน • ระบบงานของโรงพยาลบาลการกำหนดหน้าที่รับผิดชอบระบบประเมินและพัฒนาผลงานของบุคลากรการบริหารค่าตอบแทน และวิธีปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรเกื้อหนุนให้บุคลากรและโรงพยาบาลมีผลงานที่ดีมีการเรียนรู้และปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลง. • ระบบการศึกษาฝึกอบรมและแรงจูงใจของโรงพยาบาลทำให้บุคลากรมีความรู้ทักษะและความสามารถที่จะส่งเสริมให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์และมีผลงานที่ดี. • จัดให้มีสภาพแวดล้อมในการทำงานและบรรยากาศที่สนับสนุนให้บุคลากรมีสุขภาพดี มีความผาสุก มีความพึงพอใจและมีแรงจูงใจในการทำงาน

7. การบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคล 4 • ผู้รับผิดชอบดูภาพรวมด้านทรัพยากรบุคคลในระดับโรงพยาบาลยังไม่ชัดเจน • ขาดการวิเคราะห์เชื่อมโยงข้อมูลปัญหา/ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรมาสู่การวางแผนและกำหนดนโยบายด้านทรัพยากรบุคคลที่ชัดเจน Pitfall • การประเมินความเพียงพอไม่ชัดเจน การจัดอัตรากำลังในหน่วยงานที่ต้องดูแลผู้ป่วยภาวะวิกฤติฉุกเฉินไม่เพียงพอ การทดแทนอัตรากำลังไม่ชัดเจน

8. การบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคล 4 • การเตรียมบุคคลที่จะมาทดแทน การกำกับดูแล การให้คำปรึกษา และการติดตามประเมินผลยังไม่ชัดเจน • การวางแผนพัฒนาบุคลากรยังไม่ครอบคลุม เนื้อหาขาดความสอดคล้องกับปัญหา ส่วนขาด และความต้องการที่สำคัญของหน่วยงาน/บุคคล • ขาดการติดตามประเมินผลการพัฒนาบุคลากร

9. การบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคล 4 • ช่องทางการรับทราบความต้องการของเจ้าหน้าที่ไม่ชัดเจน ขาดการนำความต้องการมาตอบสนองอย่างเป็นระบบ • มีการประเมินบรรยากาศในองค์กรแต่ทำไม่ครอบคลุมในทุกกลุ่ม และไม่มีการนำผลมาสู่การตอบสนอง

10. ประสิทธิภาพของระบบบริหารทรัพยากรบุคคลประสิทธิภาพของระบบบริหารทรัพยากรบุคคล ความเพียงพอ • ร้อยละของหน่วยงานที่มีProductivity อยู่ในเกณฑ์ที่กำหนด • ร้อยละของหน่วยงานที่มีการใช้เกณฑ์การประเมินภาระงาน • ความสามารถในการแก้ปัญหาในหน่วยงาน /วิชาชีพที่ขาดแคลน • ระยะเวลาในการสรรหาบุคลากร • สัดส่วนของจำนวนบุคลากรที่รับต่อจำนวนผู้สมัคร • ค่าตอบแทนนอกเวลาเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายของบุคลากรน้อยกว่าร้อยละ 40 ตัวอย่าง

11. ประสิทธิภาพของระบบบริหารทรัพยากรบุคคลประสิทธิภาพของระบบบริหารทรัพยากรบุคคล การพัฒนาทรัพยากรบุคคล ตัวอย่าง • ร้อยละของค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมเทียบกับงบประมาณรายจ่าย • อัตราของบุคลากรที่ได้รับการพัฒนาตามเกณฑ์ที่กำหนด ความผาสุก • บรรยากาศองค์กรในประเด็นต่าง • อัตราการTurnover rate

12. การบริหารสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัยการบริหารสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย

13. เป้าหมายของมาตรฐาน สิ่งแวดล้อมทางกายภาพขององค์กรเอื้อต่อความปลอดภัยและความผาสุกของผู้ป่วย เจ้าหน้าที่ และผู้มาเยือน. องค์กรสร้างความมั่นใจว่าผู้อยู่ในพื้นที่อาคารสถานที่จะปลอดภัยจากอัคคีภัย สารอันตราย หรือสถานการณ์ฉุกเฉินอื่นๆ. 2. องค์กรแสดงความมุ่งมั่นในการที่จะทำให้โรงพยาบาลเป็นสถานที่ที่ปลอดภัยและเอื้อต่อสุขภาพดี เอื้อต่อกิจกรรมสร้างเสริมสุขภาพ และพิท้กษ์สิ่งแวดล้อม.

14. สิ่งแวดล้อมและความปลอดภัยสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย 5 1. บทบาทของทีม • ขาดผู้รับผิดชอบดูภาพรวมด้านโครงสร้างกายภาพ สิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย Pitfall • มีทีมผู้รับผิดชอบแต่ยังขาดบทบาทการนำ การสนับสนุน การติดตามประเมินผล การกำหนดแนวทางและเป้าหมายในการดำเนินงานที่ชัดเจน

15. สิ่งแวดล้อมและความปลอดภัยสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย 5 2. โครงสร้างอาคารสถานที่ • ขาดการวางระบบการตรวจสอบ และการบำรุงรักษา • มีระบบการตรวจสอบและการบำรุงรักษา แต่ดำเนินการไม่ต่อเนื่อง • มีการพัฒนาปรับปรุงเฉพาะด้านโครงสร้างอาคารสถานที่เป็นส่วนใหญ่ แต่พบปัญหาเรื่องความปลอดภัย Pitfall

16. มีขนาดไม่เพียงพอกับปริมาณน้ำเสียมีขนาดไม่เพียงพอกับปริมาณน้ำเสีย ขาดการดูแลและบำรุงรักษาระบบโดยผู้ที่มีความรู้ความเข้าใจ ขาดการตรวจคุณภาพน้ำทิ้งตามมาตรฐานที่กำหนด มีการตรวจคุณภาพน้ำทิ้งแต่ขาดการวิเคราะห์และแก้ไขที่เหมาะสม เมื่อผลการตรวจไม่เป็นไปตามมาตรฐาน สิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย 5 3. ระบบบำบัดน้ำเสีย Pitfall

17. สิ่งแวดล้อมและความปลอดภัยสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย 5 4. ระบบกำจัดขยะ • การแบ่งประเภทขยะไม่ครอบคลุมประเภทขยะที่มีอยู่ในโรงพยาบาล • การจัดภาชนะรองรับขยะ อุปกรณ์การเคลื่อนย้าย สถานที่พักขยะการกำจัดขยะไม่เป็นตามมาตรฐานมีโอกาสแพร่กระจายเชื้อต่อบุคคลและสิ่งแวดล้อม Pitfall • เจ้าหน้าที่ขาดความเข้าใจ เกี่ยวกับการคัดแยก เคลื่อนย้าย พักและกำจัดขยะ

18. สิ่งแวดล้อมและความปลอดภัยสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย 5 5. ระบบสนับสนุนฉุกเฉิน • ระบบสนับสนุนฉุกเฉิน(เครื่องกำเนิดไฟฟ้าสำรอง ระบบไฟฉุกเฉิน ระบบก๊าซทางการแพทย์ ระบบน้ำสำรอง ระบบขอความช่วยเหลือต่างๆ) ขาดความเพียงพอ ความพร้อมใช้ ความทันเวลา ความครอบคลุม Pitfall • ขาดแผนการบำรุงรักษา หรือมีแต่การดำเนินการไม่สม่ำเสมอ ขาดการติดตามและประเมินผลการดำเนินงาน

19. สิ่งแวดล้อมและความปลอดภัยสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย 5 6. ระบบป้องกันระงับอัคคีภัย • ไม่มีการสำรวจความเสี่ยงด้านอัคคีภัย/มีการสำรวจตามรูปแบบแต่ไม่มีการสรุปรวมสู่การแก้ไขที่เป็นรูปธรรม • อุปกรณ์แจ้งเตือนและอุปกรณ์ป้องกันและระงับอัคคีภัย ทางหนีไฟ ป้ายบอกทางหนีไฟ ไม่เพียงพอ ไม่เหมาะสม ไม่พร้อมใช้ ขาดการตรวจสอบ ยากลำบากในการเข้าถึง • ขาดการฝึกซ้อมป้องกันและระงับอัคคีภัยในระดับโรงพยาบาลและระดับหน่วยงาน • เจ้าหน้าที่ไม่รับทราบแผนหรือทราบแต่ไม่เข้าใจในการปฏิบัติตามแผนที่วางไว้ Pitfall

20. สิ่งแวดล้อมและความปลอดภัยสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย 5 7. อาชีวอนามัยและความปลอดภัย • ขาดการประเมินภาวะเสี่ยงด้านอาชีวอนามัย(แสง เสียง ความร้อน ท่าทาง หน่วยงานที่มีความเสี่ยง) หรือประเมินแต่ยังไม่มีการแก้ไขปรับปรุง Pitfall • ขาดเครื่องมือ อุปกรณ์ในการป้องกันเกี่ยวกับอาชีว อนามัย • เจ้าหน้าที่ไม่ปฏิบัติตามแนวทางหรือปฏิบัติด้วยความไม่เข้าใจ

21. สิ่งแวดล้อมและความปลอดภัยสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย 5 8. โครงสร้างกายภาพและสิ่งแวดล้อม • ไม่มีการนำระบบ 5 ส.มาดำเนินการอย่างต่อเนื่อง • สถานที่ให้บริการคับแคบ การเข้าถึงยาก ป้ายบอกทางไม่ชัดเจน โดยเฉพาะหน่วยงานที่ต้องให้บริการผู้ป่วยในภาวะวิกฤติ Pitfall • ขาดสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็น เช่นราวจับในห้องน้ำ ทางเดิน สัญญาณแจ้งเหตุจากห้องน้ำหรือหน่วยงานที่มีความเสี่ยงเพื่อขอความช่วยเหลือ • ขาดโครงสร้างที่เหมาะสมในการให้บริการกลุ่มผู้ป่วยเฉพาะ เช่น ผู้ป่วยเด็ก ผู้พิการ ผู้สูงอายุ เป็นต้น

22. การจัดการเครื่องมือและอุปกรณ์ การจัดการเครื่องมือและอุปกรณ์

23. เป้าหมายของมาตรฐาน • มีระบบและการจัดการที่สร้างความมั่นใจว่ามีเครื่องมือที่จำเป็น พร้อมใช้งานทำหน้าที่ได้เป็นปกติ

24. ไม่มีทีม/คณะกรรมการ/หน่วยงานที่ดูภาพรวมของเครื่องมือทั้งหมดในโรงพยาบาลไม่มีทีม/คณะกรรมการ/หน่วยงานที่ดูภาพรวมของเครื่องมือทั้งหมดในโรงพยาบาล ไม่มีการนำผลจากการทบทวน/ปัญหาข้อขัดข้องต่างๆ ไปวางระบบการบริหารจัดการเครื่องมือ(การเตรียมความพร้อมใช้ การบำรุงรักษาเชิงป้องกัน การสอบเทียบ ระบบการซ่อมบำรุง)ให้เพียงพอ และมีความพร้อมใช้ ไม่มีการศึกษาข้อมูลเครื่องมือในภาพรวม (โดยเฉพาะเครื่องมือที่ใช้ดูแลผู้ป่วยวิกฤต/ฉุกเฉิน) ของโรงพยาบาล เครื่องมือและการจัดการเครื่องมือ 6 Pitfall

25. ประสิทธิภาพระบบเครื่องมือประสิทธิภาพระบบเครื่องมือ ตัวอย่าง

26. การพัฒนาคุณภาพหน่วยงานการพัฒนาคุณภาพหน่วยงาน Back office

27. ประเด็นคุณภาพที่สำคัญของหน่วยจ่ายกลางประเด็นคุณภาพที่สำคัญของหน่วยจ่ายกลาง

28. หน่วยจ่ายกลาง • การแยกพื้นที่ เขตสกปรก เขตสะอาด เขตเก็บของปราศจากเชื้ออย่างชัดเจนระบบการไหลเวียนเป็นแบบ One way • การทำความสะอาด การจัดเตรียมห่อการติดป้ายบ่งชี้ การนึ่งฆ่าเชื้อเป็นไปตามมาตรฐาน • การติดตามประสิทธิภาพการนึ่งที่ครอบคลุม ด้านเชิงกล ด้านเคมี(ภายนอกภายใน) และด้านชีววิทยา • สถานที่จัดเก็บของสะอาดมิดชิด มีการควบคุมอุณหภูมิและความชื้น การส่งมอบไม่มีโอกาสในการปนเปื้อน

29. หน่วยโภชนาการ • การจัดสถานที่และระบบการไหลเวียนภายในสามารถลดโอกาสปนเปื้อน มีความสะอาดเช่น บริเวณรับวัตถุดิบ ล้างวัตถุดิบ เตรียมปรุง ปรุงอาหาร จัดจ่ายอาหาร สถานที่ปรุงอาหารสายยาง เป็นต้น • มีการควบคุมคุณภาพวัตถุดิบ(อุณหภูมิ)มีการตรวจสอบการปนเปื้อนของวัตถุดิบ และผู้ผลิต/ผู้ปรุง • มีระบบการตรวจสอบความถูกต้องของการรับคำสั่ง การผลิต การจัดและจ่ายอาหารแก่ผู้ป่วย • มีการจัดรายการอาหารเฉพาะโรคที่ชัดเจน

30. หน่วยโภชนาการ • โภชนบำบัด (ตามบริบทโรงพยาบาล)มีกิจกรรมโภชน สุขศึกษา เช่น การให้สุขศึกษารายกลุ่ม รายคน ในโรคสำคัญมีการกำหนดกลุ่มผู้ป่วยเป้าหมาย โดยร่วมประสานกับทีมนำทางคลินิกแต่ละสาขาในการดูแล ให้คำแนะนำผู้ป่วยด้านโภชนาการตามความเหมาะสม • ในโรงพยาบาลที่ไม่มีโภชนากร จัดให้มีผู้ควบคุม กำกับที่เหมาะสม และประสานกับทีมนำทางคลินิกในการออกแบบระบบบริการอาหาร • สถานที่จัดเก็บแก๊สและอุปกรณ์เครื่องมือมีความปลอดภัย

31. หน่วยซักฟอก • การจัดแบ่งพื้นที่ที่ชัดเจน(คัดแยก แช่ ซัก อบแห้ง พับ จัดเก็บ) ระบบการไหลเวียนไม่เป็น ONE WAY FLOW • การคัดแยกผ้าและภาชนะที่ใส่ผ้าตั้งแต่ที่หอผู้ป่วยหรือหน่วยงาน ได้แก่ ผ้าเปื้อนเหงื่อไคล ผ้าติดเชื้อ/ผ้าเปื้อนมาก (เปื้อนเลือด อุจจาระ) ผ้าที่เกี่ยวข้องกับเคมีบำบัด (ทั้งจากเจ้าหน้าที่/ผู้ป่วย)

32. หน่วยซักฟอก • กระบวนการซักผ้าที่ไม่มีโอกาสในการปนเปื้อน ลดการใช้น้ำยาที่มีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม • ระบบการจัดการป้องกันฝุ่นผ้าที่เกิดจากกระบวน การซักผ้า อบผ้า น้ำที่เกิดจากการซักผ้าและการทำความสะอาดบริเวณในหน่วยงานลงสู่ระบบบำบัดน้ำเสีย

33. หน่วยซ่อมบำรุง • การวางระบบการซ่อมแยกตามการซ่อมเร่งด่วน การซ่อมปกติ หรือการส่งซ่อมภายนอก • ระบบการสำรองอะไหล่ในกรณีการซ่อมเร่งด่วน และที่มีการชำรุดบ่อย • การมีส่วนร่วมในการวางระบบการเตรียมความพร้อมใช้การบำรุงรักษาเชิงป้องกัน การสอบเทียบ และจัดทำประวัติการซ่อมของเครื่องมือ/อุปกรณ์ • ควรมีการประเมินประสิทธิภาพของระบบการซ่อม การบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (เช่น Downtime อัตราการซ่อมซ้ำ ความสามารถในการซ่อม เป็นต้น)

34. งานบริการเวชระเบียน • มีการวางระบบการให้บริการเวชระเบียนตลอด 24 ชั่วโมง • มีระบบการติดตามเวชระเบียนกลับหน่วยเวชระเบียนในแต่ละวัน มีระบบการยืม(ผู้มีสิทธิยืม ผู้มีสิทธิอนุมัติ) การกำหนดระยะเวลาในการส่งคืน • มีระบบการจัดเก็บที่สามารถค้นหาได้ง่าย และลดโอกาสในการเข้าถึง โดยเฉพาะผู้ป่วยกลุ่มเสี่ยง(เช่น เด็กสตีที่ถูกล่วงละเมิดทางเพศ เป็นต้น)

35. งานบริการเวชระเบียน • สถานที่ในการจัดเก็บเวชระเบียนผู้ป่วยนอก/ใน เป็นสัดส่วน ลดความเสี่ยงต่อการสูญหาย/การเข้าถึงโดยผู้ไม่เกี่ยวข้อง • มีการติดตามคุณภาพการบันทึกของOPD CARD ที่เป็นส่วนของข้อมูลทั่วไปของผู้ป่วย

36. งานธุรการ • ทบทวนและวางระบบการรับ การคัดแยก การนำเสนอ การส่งหนังสือ/เอกสารให้ชัดเจนในประเภทหนังสือต่างๆ • มีการประกันเวลา ความรวดเร็ว ความถูกต้องในการให้บริการตามประเภทของหนังสือ • การจัดเก็บหนังสือ/เอกสารที่สามารถค้นหาได้ง่าย ลดการสูญหาย หรือถูกทำลาย • มีการนำความต้องการของผู้รับบริการมาพัฒนาระบบการให้บริการ และมีการสื่อสารขั้นตอนการให้บริการที่ชัดเจน

37. งานการเงินและบัญชี • ทบทวนและวางระบบการรับ การจ่าย การบันทึกบัญชี การรายงานทางการเงินให้เป็นปัจจุบันและถูกต้องตามระเบียบ • มีการติดตามแผนการใช้จ่ายทางด้านการเงิน และมีการปรับปรุงให้สอดคล้องกับสถานการณ์ทางการเงิน • มีระบบการควบคุมภายในที่มีการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง และนำผลมาพัฒนาปรับปรุงระบบให้มีความถูกต้องเป็นไปตามระเบียบ • การจัดเก็บเอกสารทางการเงินที่รัดกุม ปลอดภัย

38. งานบริหารพัสดุ • มีการสำรวจและวางแผนความต้องการพัสดุ • มีระบบการจัดหา การเบิกจ่าย ที่เน้นการตอบสนองความต้องการ และได้พัสดุที่มีคุณภาพ • การสำรอง การจัดเก็บ สถานที่ในการจัดเก็บที่มีความปลอดภัย การควบคุมคลังที่มีประสิทธิภาพ • การจัดทำบัญชีที่เป็นปัจจุบัน มีการตรวจสอบ และรายงานที่ชัดเจน • มีการติดตามเครื่องชี้วัดที่สะท้อนคุณภาพ เช่น อัตราการค้างจ่าย ระยะเวลาในการปลดเปลื้อง ระยะเวลาในการสำรอง เป็นต้น

39. งานทรัพยากรบุคคล • ทบทวนและวางระบบการสรรหาที่เน้นการมีส่วนร่วม การประกันระยะเวลา การตรวจสอบคุณวุฒิ • การจัดการเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ของเจ้าหน้าที่ • การนำนโยบายและแผนทรัพยากรบุคคลลงสู่การปฏิบัติในภาพรวม • การบันทึกประวัติและข้อมูลของเจ้าหน้าที่เป็นปัจจุบัน ครบถ้วน • ระบบการรักษาความลับ การเข้าถึงข้อมูล ระบบการยืมประวัติ

40. งานยานพาหนะ • มีการบำรุงรักษายานพาหนะ การเปลี่ยนอะไหล่ตามระยะเวลาที่กำหนด เช่น ยาง แบตเตอรี่ เป็นต้น • มีการตรวจสอบและเตรียมความพร้อมใช้เครื่องยนต์อุปกรณ์ในรถทั้งก่อนและหลังการใช้รถเป็นประจำทุกวัน พร้อมบันทึกผลการตรวจสอบ • มีระบบการรับคำสั่ง การจัดรถ การประกันระยะเวลา • ระบบการบันทึกการใช้รถ การใช้น้ำมันเชื้อเพลิง