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BIENVENIDOS

BIENVENIDOS. ENTIDAD. INTENCION. NO. SI. STOCK. CUANTIFICACION. ALMACEN. ENTIDAD. ALMACEN. COORDINACIÓN ATENCIÓN ENTIDADES DISTRITALES. INVENTARIO. CERTIFICADO A ENTIDAD. APROBACION. SOLICITUD. PRODUCCION. ENTREGA. CUANTIFICACIONES. INTRODUCCIÓN.

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BIENVENIDOS

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Presentation Transcript

  1. BIENVENIDOS

  2. ENTIDAD INTENCION NO SI STOCK CUANTIFICACION ALMACEN ENTIDAD ALMACEN COORDINACIÓN ATENCIÓN ENTIDADES DISTRITALES INVENTARIO CERTIFICADO A ENTIDAD APROBACION SOLICITUD PRODUCCION ENTREGA

  3. CUANTIFICACIONES

  4. INTRODUCCIÓN Este proceso consiste en hacer el adecuado cálculo de los insumos necesarios para elaborar un trabajo impreso solicitado por cualquier entidad distrital. Sólo es necesario para las entidades que no cuentan con los insumos en almacén de la Imprenta.

  5. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

  6. OFICIO SE ENVÍA EVALUACIÓN SÍ NO CUANTI RESPUESTA ENVÍO

  7. 1° OFICIO DE SOLICITUD OFICIO En este punto, la entidad proyecta un oficio dirigido al Subdirector(a) manifestando la intención de realizar la impresión de sus piezas impresas en la Subdirección de Imprenta Distrital. Adicionalmente, se mencionan todas las características técnicas del trabajo en cuestión, ya que sin esta información no es posible realizar la cuantificación de insumos. Por favor incluir todos los datos de contacto de la entidad tales como: persona de contacto, teléfono con extensión, dirección y correo electrónico.

  8. PARA TENER EN CUENTA • Mencionar cada una de las características dependiendo del tipo de impreso. • Libros (más de 80 páginas dependiendo del gramaje del papel): tamaño del libro cerrado, con número de páginas o de hojas (1 hoja = 2 páginas), tipo de papel y gramaje de las páginas, cantidad de tintas de las páginas (1x1, 2x2 o 4x4), tipo de papel y gramaje de la caratula, cantidad de tintas de las caratulas (1x1, 2x2 o 4x4) y cantidad de ejemplares. • Cartillas (menos de 80 páginas dependiendo del gramaje del papel): similar a los libros, es importante tener en cuenta que el número de las páginas tiene que ser múltiplo de 4. • Plegables: tamaño del plegable abierto, tipo y gramaje de papel, cantidad de tintas y cantidad de ejemplares

  9. PARA TENER EN CUENTA • Volantes: tamaño del volante, tipo y gramaje de papel, cantidad de tintas y cantidad de ejemplares. • Periódico: tiene en cuenta las mismas indicaciones para las páginas de las cartillas y los libros, aunque se recomienda que se elabore en papel Bond, ya que el periódico tiene mas inconvenientes al momento de impresión y plegado. • Recordar que tenemos una restricción para la elaboración de ediciones de lujo y no contamos con los procesos de tapa dura, plastificado, anillado, cosido al hilo y personalizado.

  10. 2° ENVÍO DE SOLICITUD • Existen dos formas como la entidad puede hacer llegar la solicitud. • Físico: oficio de solicitud de impresos es diligenciado en papel membrete de la entidad se firma por la persona encargada y se radica en un punto de correspondencia de la Secretaría General (Edificio Lievano, Imprenta Distrital). • Internet: oficio de solicitud de impresos es diligenciado en papel membrete de la entidad se firma por la persona encargada se escanea y se envía al correo electrónico usuariosimprenta@alcaldiabogota.gov.co

  11. 3° EVALUACIÓN CUANTI • El oficio se analiza para ver si es viable o no elaborar los trabajos solicitados en él. • Sí: si es posible elaborar la impresión en la Imprenta, se responde con un oficio de forma positiva y se le adjunta una cuantificación de insumos en un formato especifico, donde aparecen los insumos necesarios para la elaboración de las piezas. • No: si no es posible elaborar la impresión, se responde con un oficio explicando el por que y la entidad tiene disponibilidad para contratar la elaboración con un tercero. • Los no más frecuentes son por: • Tiempo • Pocas cantidades • Capacidad copada • Ediciones de lujo • Devoluciones por información incorrecta

  12. PARA TENER EN CUENTA • Si se realizan cambios en las características técnicas del impreso, la cuantificación elaborada para este se vuelve obsoleta, por lo tanto es necesario hacer una nueva solicitud. • Hay tamaños que no son adecuados, ya que el aprovechamiento del papel no sea óptimo. Si hay dudas al respecto se puede asesorar con nosotros. • la Imprenta se esfuerza por atender la máxima cantidad de entidades, lo que significa que siempre tenemos trabajos en cola, por lo tanto es importante realizar la solicitud de los trabajos con un tiempo de anterioridad justo, para tener oportunidad de atender cualquier inconveniente o imprevisto.

  13. 4° RESPUESTA • Por ley, la Imprenta Distrital tiene 5 días hábiles para contestar la solicitud, generalmente se hacen en un tiempo mas corto y existen 2 formas en que hacemos llegar la respuesta. • Físico: un oficio de respuesta es diligenciado en papel membrete de la entidad se firma por el Subdirector(a) y se radica en el punto de correspondencia de la Imprenta Distrital, para posteriormente ser enviado a la entidad. • Internet: un oficio de respuesta es diligenciado en papel membrete de la entidad se firma por el Subdirector(a) se escanea y se envía al correo electrónico de la entidad

  14. RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y OTROS ENTREGA DE PRODUCTO TERMINADO

  15. PRELIMINARES SOLICITUD DE CUANTIFICACIÓN CUANTIFICACIÓN PLANCHAS TINTAS PAPEL KODAK FUJI PROCESS 01 02 03 04 05 SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE IMPRESOS

  16. RECEPCIÓN Y ENTREGA RECIBIR CORREO DE LA ENTIDAD AGENDAR CITA RECEPCIÓN DE INSUMOS Y MATERIAS PRIMAS RECIBIR MATERIALES CONSTANCIA ENVIAR CORREO A LA ENTIDAD ENTREGA DE PRODUCTO TERMINADO ORDEN DE SALIDA

  17. PAGINA WEB IDEL IMPRENTA DISTRITAL EN LÍNEA

  18. IDEL es el nuevo portal de pruebas remotas, adoptado por la Imprenta Distrital para aportar a sus clientes el acceso al proceso de producción, permitiendo tener una comunicación mas rápida y asertiva. Es, en definición, un vínculo web entre la Imprenta Distrital y sus usuarios, a través del cual, estos últimos podrán cargar los archivos de artes finales desde sus oficinas o cualquier otro sitio con una conexión a internet y recibir allí mismo, las pruebas para corregirlas o aprobarlas. Esto contribuye a la eficiencia, eficacia y calidad de los trabajos impresos.

  19. Envíe un correo electrónico a idel@alcaldiabogota.gov.co, solicitando la creación de su usuario. • Indicando: Nombre completo, Cargo, Entidad, Teléfono y Extensión, Correo Electrónico. • Recibirá un correo electrónico informándole su Usuario y Contraseña. • Ingrese al portal http://idel.alcaldiabogota.gov.co, desde su computador. • Seleccione el idioma de su preferencia en la pestaña Lenguaje. • Haga clic en SystemDiagnostics, para confirmar la instalación del programa Java y los plug-ings Flash Player y Shock Wave. • Si no cuenta con ellos, solicite la instalación de los mismos, a la oficina de Sistemas o informática de su Entidad. • Ingrese su Usuario y Contraseña y luego, cambie esta última.

  20. Revise los artes finales, confírmelos y conviértalos aPDF´s, siguiendo las recomendaciones dadas. Designe un nombre o referencia para cada uno de los archivos o campaña, en caso de ser varias piezas de una misma referencia. Envíe un correo electrónico a idel@alcaldiabogota.gov.co, para que le creen el link con el nombre o referencia dado por usted al(los) archivo(s). En caso de enviar una campaña con varias piezas, especificarlo en el mensaje, con el objeto de saber si se crean una o más carpetas. Una hora después, ingrese a http://idel.alcaldiabogota.gov.co y digite su Usuarioy Clave en los espacios destinados para tal fin. Con ello, accede a la página de Trabajos.

  21. Haga clic sobre el enlace del trabajo y luego, en el botón Cargar Archivos, para abrir la ventana del mismo nombre.

  22. En el espacio de UploadNamecoloque el nombre o referencia dado al archivo. Escriba las recomendaciones que considere pertinentes y necesarias para la elaboración de su trabajo, en el espacio Notes. Tengaen cuenta que no es transcribir la Solicitud impresa sino hacer indicaciones técnicas del archivo digital. Haga clic en el ícono verde ubicado en el extremo derecho de la ventana inferior, para seleccionar el archivo a cargar. También puede arrastrarlo desde la carpeta donde lo tenga almacenado a la ventana inferior.

  23. Una vez haya seleccionado los archivos y visualice los nombres de los mismos en la ventana, haga clic en el botón Cargar. Posteriormente, aparece una ventana confirmando la carga del archivo. Si aparece el letrero Advertencias, lea la información que contiene el mismo y comuníquese al correo idel@alcaldiabogota.gov.co, indicando las mismas, pues pueden informar de errores en el proceso de carga, que afectarían la impresión final. Una vez finalizado el proceso, haga clic en Cerrar.

  24. En la pantalla que queda desplegada aparece el archivo cargado, indicando número de páginas, tamaño del archivo y proceso de carga terminado. Aquí encontrará los link SmartReview, Previsualizary la pestaña Páginas.

  25. Haga click en SmartReview, ubicado en la parte superior de la ventana. Allí puede ver el tamaño, la separación de color y las sangrías, haciendo clic en Ventanas para activar las ventanas flotantes. Aquí puede activar el chat para comunicarse en línea con el diseñador que recibe su trabajo y hacer las aclaraciones pertinentes. Si el diseñador que recibe su trabajo le solicita aprobación, se activarán los íconos de Aprobado o Rechazado yla Barra de Herramientas para hacer loscomentarios pertinentes al archivo, no para hacer o solicitar modificaciones al mismo.

  26. En caso de ser una pieza editorial, haga clic al botón Previsualizar, paraver el orden de las páginas.

  27. Posteriomente, ingrese a la ventana Páginas, para esperar la solicitud de aprobación del Diseñador Receptor. Aquí puede eliminar páginas y descargar y/o imprimir emitido por el sistema. Debe seleccionar cada página y aprobar o rechazar cada una de ellas, en los íconos ubicados en el extremo superior derecho.

  28. RECOMENDACIONES Cargue los archivos PDF en modo cromático CMYK. Reserve 5 mm de sangría por cada lado del diseño. No utilice todos los colores de la policromía en los textos que sean en color negroni en los logos institucionales, para evitar repises o problemas de registro, en la impresión. En caso de utilizar fondos negros en el diseño, tenga en cuenta que su composición es 30% de cyan y 100% de negro. La resolución mínima de las fotografías para usar en IDEL, es de mínimo 300 ppp. En el diseño de su trabajo, tenga en cuenta los tamaños de papel y el área imprimiblede los mismos.

  29. APLICACIÓN MODO CROMÁTICO Y SANGRÍAS

  30. MANEJO DE FONDOS NEGROS

  31. PRODUCCIÓN DE ARTES GRÁFICAS

  32. Producir los trabajos de artes gráficas requeridos por las Entidades Distritales, brindándoles asesoría desde la solicitud de elaboración de impresos, hasta la entrega del producto terminado en las instalaciones de la Imprenta Distrital, las cuales únicamente deben enviar los diseños y los insumos requeridos para este fin. OBJETIVO

  33. PASOS A SEGUIR El diseño debe ser entregado por las entidades distritales, en CD marcado con la referencia del impreso y deberán anexar una muestra física o por medio del IDEL para su respectiva aprobación. Revisión y verificación del correcto funcionamiento de los archivos digitales con cita previa , para posteriormente, realizar las imposiciones y/o el derrotero, para que las apruebe el representante de la Entidad. Diligenciar correctamente el Formato de Solicitud de Impresos. 2213300-FT-372

  34. Solicitudes enviadas por correo físico: La Entidad radica en la Subdirección Imprenta Distrital, Calle 11 Sur No 1 – 60 Este Barrio La María. Debe diligenciarse en su totalidad y anexar lo siguiente: archivos digitales de los artes finales, copia impresa del arte final, y la Constancia de Recibido de Insumos en el Almacén o Inventario de la Entidad. Solicitud enviadas por correo electrónico: La Entidad envía un correo electrónico a usuariosimprenta@alcaldiabogota.gov.co, con los siguientes archivos adjuntos: Formato de Solicitud de Elaboración de Impresos de Artes Gráficas, debidamente diligenciado, firmado y escaneado; archivo digital del arte final; prueba final a color firmada por el responsable de la Entidad solicitante en formato PDF y la Constancia de Recibido de Insumos en el Almacén o Inventario de la Entidad.

  35. Para trabajos de reimpresión, la Entidad diligenciará la Solicitud de Elaboración de Impresos de Artes Gráficas adjuntando una copia del original previamente impreso y el inventario o certificación de insumos de Almacén. Si el trabajo fue hecho hace menos de 4 meses, se revisará el estado de las planchas, si pueden ser reusadas se utilizarán y si no, se le informará a la Entidad que deben efectuarse nuevas planchas y se iniciará nuevamente el proceso. • Por último, para radicar el Formato de Solicitud es indispensable que anexe la aprobación de los artes y la Constancia de Recibido de Insumos en el Almacén o Inventario de la Entidad.

  36. TIEMPOS DE PRODUCCIÓN

  37. TIEMPOS DE PRODUCCIÓN Estos tiempos mínimos están sujetos a programación de trabajos previamente recibidos.

  38. COORDINACIÓN DE ATENCIÓN A ENTIDADES DISTRITALES Correo electrónico : usuariosimprenta@alcaldiabogota.gov.co Y al PBX 3813000 Ext 5203-5010, Fax 2337985 para atender todas sus sugerencias.

  39. GRACIAS

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