KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW BUDŻET PROJEKTU

1. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓWBUDŻET PROJEKTU Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

2. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY Co do zasady, wszystkie wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile: • są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu; • są efektywne tj. spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami, w szczególności osiągania wysokiej jakości za daną cenę; • zostały poniesione; • są udokumentowane; • zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu; • są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowegoi wspólnotowego. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

3. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY W ramach projektów PO KL kwalifikowalny jest taki wydatek, który został faktycznie poniesiony przez Beneficjenta. Wyjątki stanowią: • wydatki ponoszone przez partnerów w przypadku projektów realizowanych przez partnerstwa; • wkład niepieniężny Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

4. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY Podwójne finansowanie wydatku jest zabronione. Ocena kwalifikowalności wydatków: • Na etapie wyboru projektu przez KOP; • Na etapie realizowania projektu: w oparciu o wnioseko płatność oraz weryfikację podczas kontroli Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

5. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta, za wyjątkiem wkładu niepieniężnego, amortyzacji lub wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

6. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY • Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. • W przypadku wkładu niepieniężnego, amortyzacji lub wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią, dokumenty przedkładane w ramach rozliczenia projektu przez Beneficjenta powinny pozwalać na identyfikację sposobu wyliczenia tego wkładu oraz jego wysokość. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

7. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY • Co do zasady, projekty w ramach priorytetów PO KL, zarówno centralnych jak i regionalnych, mogą być realizowane wyłącznie na terytorium kraju. • W przypadku gdy jest to uzasadnione celem projektu, możliwe jest realizowanie projektu lubczęści projektu poza granicami kraju, przy czym konieczne jest wyraźne uwzględnienie tegowe wniosku (ze wskazaniem zakładanego miejsca realizacji projektu) i przedstawienieodpowiedniego uzasadnienia. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

8. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY • Zasada konkurencyjności: • stosuje się ją w przypadku realizacji zamówień powyżej 14 tys euro netto, • konieczność wysłania co najmniej 3 zapytań ofertowych • nie stosuje się jej do wydatków personelu • Podmioty sfery finansów publicznych (np. szkoły) muszą stosować prawo zamówień publicznych Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

9. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓWPodstawowe zasady konstruowania budżetu projektu • W ramach PO KL koszty projektu przedstawiane są we wniosku o dofinansowanie w formie budżetu zadaniowego. • Dodatkowo Beneficjent wykazuje w załączniku do wniosku o dofinansowanie szczegółowy budżet ze wskazaniem kosztów jednostkowych, który jest podstawą do oceny kwalifikowalności wydatków projektu. • Budżet zadaniowy obejmuje przedstawienie kosztów kwalifikowalnych w podziale na koszty bezpośrednie i koszty pośrednie, Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

10. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓWPodstawowe zasady konstruowania budżetu projektu • W ramach kosztów bezpośrednich Beneficjent wykazuje we wniosku o dofinansowanierodzaje zadań lub celów projektu np.: • rekrutacja, • realizacja szkolenia, • promocja projektu, wraz z odpowiednim limitem kosztów, które zostaną poniesione na ich realizację. • Limit kosztów w ramach budżetu zadaniowego powinien wynikać ze szczegółowej kalkulacjikosztów jednostkowych wykazanej w budżecie załączonym do wniosku o dofinansowanie. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

11. Koszty bezpośrednie Koszty bezpośrednie to koszty realizacji poszczególnych zadań (usług), które Beneficjent zamierza realizować w ramach projektu. Koszty bezpośrednie obejmują wszystkie koszty realizacji danego zadania, bez względu na to czy są to koszty osobowe, administracyjne czy inne. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

12. Koszty pośrednie • Koszty pośrednie stanowią tą część kosztów Beneficjenta, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego zadania lub usługi będących wynikiem realizowanego projektu. W szczególności koszty pośrednie mogą obejmować: • koszty obsługi administracyjno-finansowej projektu tj. m.in. wynagrodzenie związane z obsługą administracyjną, obsługą księgową; • opłaty administracyjne (np. opłaty za najem powierzchni biurowych lub czynsz); • opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę; Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

13. Koszty pośrednie • amortyzacja wyposażenia; • remonty bieżące maszyn, urządzeń, pomieszczeń; • usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe; • koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych (np. długopisów, papieru,teczek, toneru do drukarek, dyskietek) zużytych na potrzeby projektu; • koszty ubezpieczeń majątkowych; • środki do utrzymania czystości pomieszczeń; • sprzątanie pomieszczeń, dezynfekcję, dezynsekcję i deratyzację pomieszczeń itp. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

14. Koszty pośrednie • Poziom kosztów pośrednich dla projektów realizowanych nie może przekroczyć 20%, 15% lub 10% łącznej wartości bezpośrednich wydatków projektu ( w przypadku rozliczenia ryczałtem). • Wyznaczony poziom kosztów pośrednich jest podstawą do ich rozliczania we wniosku o płatność. Beneficjent ma obowiązek przechowywania dokumentacji finansowej pozwalającej na potwierdzenie poniesienia wydatków w przypadku kontroli u beneficjenta. • Jeżeli po zakończeniu realizacji projektów okaże się, że wartość poniesionych kosztów pośrednich jest niższa niż kwota zadeklarowana we wniosku o dofinansowanie, Beneficjent ma obowiązek dokonania zwrotu niewykorzystanych środków w rozliczeniu końcowym. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

15. Wkład niepieniężny • Płatności na rzecz projektu mogą być wnoszone w postaci wkładu niepieniężnego. Wkład niepieniężny polega na wniesieniu do projektu określonych składników majątku Beneficjenta publicznego lub prywatnego tj. nieruchomości w rozumieniu art. 46 § 1 kodeksu cywilnego, urządzeń lub materiałów (surowców), badań lub świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy. • Wkład niepieniężny wniesiony na rzecz projektu przez beneficjenta publicznego lub prywatnego w postaci dóbr lub usług, za które nie dokonano płatności, stanowi wydatek kwalifikowalny przy założeniu, że jego wartość może zostać w niezależny sposób wyceniona oraz jeśli zaistnieje taka konieczność - zweryfikowana (np. poddana audytowi). • W przypadku wniesienia przez Beneficjenta wkładu niepieniężnego do projektu, kwota dofinansowania nie może przekroczyć wartości całkowitych wydatków kwalifikowalnych, pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

16. Cross-financing • Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu. • Cross-financing powinien być powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

17. Cross-financing • Rodzaje wydatków kwalifikowalnych w ramach wsparcia objętego cross-finanacingiemzostały określone w Szczegółowym opisie priorytetów Programu Operacyjnego KapitałLudzki. Są to: • zakup sprzętu, wyposażenia i systemów informatycznych; • dostosowywanie budynków, pomieszczeń i miejsc pracy do potrzeb osóbniepełnosprawnych; • tworzenie baz danych. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

18. Koszty personelu Koszty personelu* = koszty wynagrodzeń + a) obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne + b) (ew.) każda wypłata należna pracownikom z mocy przepisów ogólnych lub regulaminów wewnętrznych, która podlega opodatkowaniu**. * mogą uwzględniać założony przyrost wynagrodzeń w kolejnych latach realizacji projektu ** każda wypłata uznaniowa lub nie opodatkowana nie może zostać uwzględniona jako koszt projektu Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

19. Koszty personelu - cd. Koszty podróży służbowych i zakwaterowania • Odnoszą się wyłącznie do projektu i personelu pracującego przy projekcie • Udokumentowane • Poniesione w racjonalnej wysokości (w stosunku do powszechnie obowiązujących cen i standardów) • Są rozliczane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami / stawkami Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

20. Koszty personelu - cd. Praca wolontariusza może być uznana jako rzeczowy wkład własny projektodawcy (kat. środki prywatne) WARUNKI: • wolontariusz nie może być beneficjentem ostatecznym (uczestnikiem projektu) • świadomość nieodpłatnego udziału w projekcie • jasno zdefiniowany rodzaj wykonywanej pracy (stanowisko w projekcie) Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

21. Koszty personelu - cd. • Precyzyjne karty czasu pracy + opis wykonywanych zadań • zadania zgodne z tytułem pracy / stanowiskiem wolontariusza • dodatkowe zadania wykonywane przez stałych pracowników NIE mogą być wykazywane jako wolontariat • jeśli zadania wolontariusza = zadania personelu stałego - podstawą kalkulacji ma być stawka personelu stałego. Jeśli nie - kalkulacja na podstawie stawek rynkowych i „zdrowego rozsądku” • Ustawa z 24.04.2003 o działalności pożytku publicznego i wolontariacie Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.

22. IV. Wydatki projektu - uchybienia • Błędy rachunkowe; • brak spójności z opisanymi działaniami; • brak zachowania relacji nakład/rezultat (zawyżone koszty jednostkowe, wysokie koszty zarządzania projektem); • dublowanie kosztów pośrednich w kosztach bezpośrednich; • błędne określanie cross – financingu; • brak lub błędna metodologia wyliczenia kosztów pośrednich; • brak uzasadnienia dla bardzo wysokich kosztów. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.