บทที่ 4 การจัดองค์การ ( Organizing)

2. บทที่ 4 การจัดองค์การ (Organizing)

3. เพิ่มขีดความสามารถ วัฒนธรรมการเรียนรู้ การนำเสนอความคิดเห็น ประสิทธิภาพองค์กร การสื่อสาร ประสิทธิภาพกลุ่ม ความคิดเชิงระบบ ประสิทธิภาพตน การสร้างกลยุทธ์ หัวใจการเปลี่ยนแปลง

4. การจัดองค์การ • ความหมายและความสำคัญของการจัดองค์การ • รูปแบบและโครงสร้างองค์การ • การแบ่งงานและการจัดแผนงาน • การกำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ

5. องค์กร & องค์การ • ในพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 กล่าวไว้ว่า • องค์กร น. บุคคล คณะบุคคล หรือสถาบันซึ่งเป็นส่วนประกอบของหน่วยงานใหญ่ที่ทำหน้าที่สัมพันธ์กันหรือขึ้นต่อกัน เช่น คณะรัฐมนตรีเป็นองค์กรบริหารของรัฐ สภาผู้แทนราษฎรเป็นองค์กรของรัฐสภา ในบางกรณี องค์กร หมายความรวมถึงองค์การด้วย (อ. organ) • องค์การ น. ศูนย์รวมกลุ่มบุคคลหรือกิจการที่ประกอบกันขึ้นเป็นหน่วยงานเดียวกัน เพื่อดำเนินกิจการตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในกฎหมาย หรือตราสารจัดตั้ง ซึ่งอาจเป็นหน่วยงานของรัฐ เช่น องค์การของรัฐบาล หน่วยงานเอกชน เช่น บริษัทจำกัด สมาคม หรือหน่วยงานระหว่างประเทศ เช่น องค์การสหประชาชาติ (อ. Organization)

6. ความหมาย การจัดการองค์การความหมาย การจัดการองค์การ คือโครงสร้างที่ได้ตั้งขึ้นตามกระบวนการ โดยมี • บุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป • บุคคลที่อยู่ในองค์การเกี่ยวข้องกัน • มีความสัมพันธ์ในการทำงานร่วมกันและองค์การต้องระบุไว้ในโครงสร้างขององค์การ

7. 4. บุคคลทุกคนในองค์การต่างก็มีวัตถุประสงค์ส่วนตัว • 5. ความสัมพันธ์ในการทำงานร่วมกัน จะช่วยให้ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ส่วนรวมที่เห็นพ้องต้องกัน ถึงแม้ว่า วัตถุประสงค์ส่วนรวมจะแตกต่างไปจากวัตถุประสงค์ส่วนตัวก็ตาม

8. วัตถุประสงค์ขององค์การวัตถุประสงค์ขององค์การ • จะเกิดขึ้นได้จากการรวมตัวของวัตถุประสงค์ของหลาย ๆ ฝ่าย และมีผลตอบแทนร่วมกัน • ดังนั้น ทุกองค์การ ต่าง ก็มีความพยายามที่จะปฏิบัติงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ • ทุกองค์การ จะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน เพื่อป้องกันการหลงทาง

9. ประเภทขององค์การ • องค์การที่เป็นทางการ : ตามสายบังคับบัญชา • และองค์การที่ไม่เป็นทางการ : เน้นความสัมพันธ์ส่วนตัว • องค์การรูปนัย : หน่วยงานตามกฏหมาย • องค์การอรูปนัย : การรวมตัวของสมาชิกด้วยความสมัครใจ • องค์การปฐมภูมิ : เกิดขึ้นด้วยอุดมการณ์ จากจิตใจสมาชิก ครอบครัว • องค์การทุติยภูมิ : รวมกันที่เป็นเหตุผล ตามระเบียบ รับผิดชอบร่วมกัน

10. ความหมายของการจัดองค์การ (เพิ่มเติม) • หมายถึง ความพยายามของผู้บริหารในการหาบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ เพื่อที่จะมอบหมายงาน และอำนาจหน้าที่ในการปฏิบัติ โดยมีการใช้ทรัพยากรเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ในการผลิตสินค้าหรือบริหารเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

11. ความสำคัญของการจัดองค์การความสำคัญของการจัดองค์การ • ทำให้ทราบแนวทางปฏิบัติงาน • ทำให้เราไม่ทำงานซ้ำซ้อน หรือ ขัดแย้งกันในหน้าที่ • ช่วยให้พนักงานได้ทราบขอบเขตของงาน • การติดต่อประสานงานกันจะได้สะดวกขึ้น • ผู้บริหารสามารถที่จะตัดสินใจ ได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

12. กระบวนการจัดองค์การ • การให้รายละเอียดงานทุกอย่างที่จะต้องกระทำ • การแบ่งปริมาณงานทั้งหมดเป็นกิจกรรมต่าง ๆ เพื่อจัดแบ่งให้แต่ละฝ่ายดูแล • การกำหนดกลไกอย่างใดอย่างหนึ่งสำหรับการประสานงาน เช่นจัดกิจกรรมละลายพฤติกรรม แข่งกีฬา เพื่อลดข้อขัดแย้ง การสร้างทีมงาน มีจุดมุ่งหมายเดียวกัน

13. 4.2 รูปแบบและโครงสร้างองค์การ • มีการเขียนออกมาในรูปของแผนผัง เพื่อให้เกิดความเข้าใจ ซึ่งมักเรียกว่า โครงสร้างขององค์การ Organization Chart

14. โครงสร้างขององค์การ สามารถจัดทำได้เป็นหลายแบบด้วยกัน แต่ที่เป็นที่นิยม อาจจัดได้ 3 แบบ คือ • การจัดโครงสร้างแบบแบ่งแยกตามหน้าที่ เป็นแผนกต่าง ๆ • จัดโครงสร้างองค์การแบบแบ่งส่วนงานเป็นหน่วยต่างหาก เป็นหน่วยงานอิสระ เช่น แบ่งตามผลิตภัณฑ์ ตามพื้นที่ สาขา ฯลฯ • การจัดโครงสร้างแบบผสม

15. การจัดโครงสร้างองค์การโดยเน้นจุดสนใจที่โครงการการจัดโครงสร้างองค์การโดยเน้นจุดสนใจที่โครงการ • กระทำขึ้นชั่วคราว เพื่อให้มีโครงสร้างพิเศษเกิดขึ้นตามวัตถุประสงค์ของโครงการต่าง ๆ ที่แทรกซ้อนขึ้นมาในระบบงาน • และจะมีการใช้เฉพาะตามอายุเวลาของ โครงการนั้น ๆ

16. Matrix Organization • การจัดโครงการในองค์การ แต่ละโครงการจะต้องมี • ผู้จัดการโครงการ • มีการขอยืมตัวผู้เชี่ยวชาญและพนักงานจากแผนกต่าง ๆให้เข้ามาปฏิบัติงานตามโครงการ และอยู่ภายใต้ผู้จัดการโครงการนั้น ๆ จนกว่างานโครงการจะแล้วเสร็จ

17. การจัดโครงสร้างองค์การที่เหมาะสมกับสถานะการณ์การจัดโครงสร้างองค์การที่เหมาะสมกับสถานะการณ์ • ไม่มีโครงสร้างองค์การแบบใดที่จะสามารถใช้ได้กับทุกสถานการณ์ • การออกแบบโครงสร้างองค์การ จะต้องคำนึงถึงสภาพของเหตุการณ์และสถานการณ์ • ผุ้บริหารต้องมีการวิเคราะห์และประเมินถึงความเหมาะสมของโครงสร้างองค์การเป็นระยะ ๆ

18. 4.3 การแบ่งงานและการจัดแผนกงาน • องค์การที่มีขนาดใหญ่ บุคคลคนเดียวไม่สามารถทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การได้ จึงต้องแบ่งงานกันทำออกเป็นแผนกงานต่าง ๆ โดยพิจารณาจากกลุ่มกิจกรรมต่าง ๆ ที่มีลักษณะคล้ายกันไว้ด้วยกัน เรียกว่า “การจัดแผนงาน”

19. วัตถุประสงค์การจัดแผนกงานวัตถุประสงค์การจัดแผนกงาน • นำกิจกรรมที่มีลักษณะเฉพาะมารวมกัน • เพื่อความสะดวกในการบริหารงาน • เพื่อให้มีการควบคุมบริหารงานในแผนก

20. ประโยชน์ของการจัดแผนกงานประโยชน์ของการจัดแผนกงาน • เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการในหน่วยงานธุรกิจ • กำหนดภาระผูกพันที่แน่นอนในงานนั้น • ประเมินผลการปฏิบัติงานได้ง่าย • พัฒนาทักษะการบริหาร • สามารถควบคุมได้ เพราะงานมีการกำหนดอย่างชัดเจน

21. หลักเกณฑ์สำหรับการแบ่งแผนกงานหลักเกณฑ์สำหรับการแบ่งแผนกงาน • การแบ่งคนงานออกเท่า ๆ กัน • การใช้หน้าที่ เป็นเกณฑ์ • การใช้ผลิตภัณฑ์เป็นเกณฑ์ • การใช้พื้นที่เป็นเกณฑ์ • การใช้ลูกค้าเป็นเกณฑ์

22. 1. การแบ่งคนงานออกเท่า ๆ กัน • แบ่งคนงานออกเป็นจำนวนที่เท่ากัน ให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์การ • คนเหล่านั้นมีลักษณะไม่ต่างกันนัก • ส่วนมากใช้ในการแบ่งคนเพื่อทำงานง่าย ๆ • ความสำเร็จของงานนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนกำลังคนเท่านั้น

23. 2. การใช้หน้าที่เป็นเกณฑ์ • การจัดแผนกงานจะกระทำโดยแบ่งแยกตามหน้าที่ หรือตามลักษณะงานที่ทำ เช่น • แผนกการผลิต • แผนกการขายหรือการตลาด • แผนกการเงิน

24. 3. การใช้ผลิตภัณฑ์ เป็นเกณฑ์ • แบ่งตามผลิตภัณฑ์หรือประเภทสินค้า นิยมใช้ในองค์การที่มีขนาดใหญ่ขึ้น • ช่วยให้ผู้บริหารสูงสุด สามารถมอบหมายอำนาจหน้าที่ในการทำงานตามหน้าที่ต่าง ๆ เช่น งานผลิต งานขาย การให้บริการและงานด้านวิศวกรรม

25. 4. การใช้พื้นที่ เป็นเกณฑ์ • จัดแผนกงานโดยแบ่งออกตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ • ใช้ในกรณีที่การปฏิบัติการขององค์การธุรกิจ กระจายออกไปในพื้นที่ส่วนต่าง ๆ • กิจกรรมทุกอย่างในเขตใดเขตหนึ่งจะถูกรวมกัน และมอบหมายให้แก่ผู้บริหารคนหนึ่ง

26. 5. การใช้ลูกค้าเป็นเกณฑ์ • เหมาะสมกับธุรกิจที่ประสงค์จะขายสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้าแต่ละกลุ่ม ภายใต้การบริหารงานของผู้จัดการคนใดคนหนึ่ง • อาจจะแบ่งแผนกออกตามประเภทของลูกค้าดังนี้ คือ • ตามลูกค้าที่เป็นผู้ค้าส่ง • ผู้ค้าปลีก • ลูกค้ารายย่อยที่ใช้ส่วนตัว

27. 4.4 การกำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ • อำนาจหน้าที่ คือ..อำนาจสิทธิที่จะสั่งการ ให้ผู้อื่นปฏิบัติงานและ ใช้จ่ายทรัพยากรต่าง ๆ • มีหลายแนวคิด..

28. นักวิชาการกลุ่มแรก • หมายถึง อำนาจหน้าที่ ที่เป็นทางการ ของผู้บังคับบัญชาที่จะสั่งให้ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา ให้ปฏิบัติตามคำสั่งของตนได้

29. นักวิชาการกลุ่มที่สองนักวิชาการกลุ่มที่สอง • กลุ่มแนวความคิดว่าด้วย การยอกรับ • เชื่อว่า อำนาจหน้าที่ หมายถึง ความสามารถของผู้บริหาร ในการที่จะใช้ความสามารถใน • การชักจูง • แนะนำ • การเจรจาอื่น ๆ ให้มีอิทธิพลต่อพฤติกรรมของผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาได้

30. นักวิชาการในกลุ่มที่สาม นักวิชาการในกลุ่มที่สาม • กลุ่มแนวความคิดว่าด้วย ความสามารถ • เชื่อว่า อำนาจหน้าที่ เกิดขึ้นจากความสามารถส่วนตัวบุคคลของผู้บังคับบัญชา ทั้งทางความรู้ ความเชี่ยวชาญด้าน ต่าง ๆ • ด้วยความสามารถนี้เอง ที่ทำให้บุคคลผู้อยู่ใต้บังคับบัญชายอมรับความมีอำนาจของบุคคลดังกล่าว • อาจมิใช่อำนาจที่แท้จริง เกิดจากความสามารถพิเศษประจักษ์เป็นที่ยอมรับ

31. การพิจารณากำหนดอำนาจหน้าที่ให้เป็นที่ยอมรับการพิจารณากำหนดอำนาจหน้าที่ให้เป็นที่ยอมรับ • ใช้วัฒนธรรมกำหนด และช่วยทำให้มีการยอมรับ..เด็กเชื่อฟังผู้ใหญ่ • ใช้วิธีการใช้รางวัล และ การลงโทษ • เสริมสร้างความสามารถส่วนตัวและความเป็นผู้นำ การฝึกฝน บุคลิกภาพ • ใช้ประโยชน์จากการพยายามหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบของผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา..ไม่อยากตัดสินใจ ไม่ยากรับผิดชอบ ทำตามสั่ง.. • การใช้อำนาจหน้าที่ให้ถูกต้องตามทำนอง ครองธรรม หากใช้ผิด จะเกิดการประท้วง ไม่ยอมรับ

32. หลักที่เกี่ยวกับอำนาจหน้าที่หลักที่เกี่ยวกับอำนาจหน้าที่ • หลักของความมีขนาดเท่ากัน ระหว่าง อำนาจหน้าที่ กับ ความรับผิดชอบ.. มอบอำนาจหน้าที่ ให้เขาสามารถปฏิบัติและรับผิดชอบได้ 2. หลักของการบริหารให้แตกต่าง ..กล้าตัดสินใจ ผลงานของลูกน้อง..ทำดีได้ดี ทำไม่ดีถูกลงโทษ

33. ความรับผิดชอบ • หมายถึง ข้อผูกพัน ของผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีต่อผู้บังคับบัญชา อันเนื่องมาจากการได้รับมอบหมายให้กระทำการอย่างใดอย่างหนึ่ง • เมื่อได้รับมอบหมายงาแล้ว..นอกจากทำงานเสร็จสิ้นแล้ว ติดตามผลงานให้มีความสมบูรณ์ เหมาะสมด้วย

34. งานเดี่ยวที่ 3 • ให้นักศึกษา เขียนโครงสร้างองค์การ ในหน่วยงานของท่าน • แล้ววิเคราะห์ว่า.. • เป็นแบบใด • ท่านอยู่ตรงไหน • มีข้อดี ข้อเสียอย่างไร • หรือท่านไปหาตัวอย่างองค์การที่ท่านสนใจ และ อธิบาย พร้อมแสดงความเห็น

35. Q & A

36. รายงานกลุ่มกลุ่มละ 5 คน ทำรายงาน Present by Powerpoint • การจัดองค์การ start 27/4/08 • การจัดคนเข้าทำงาน • การควบคุม • การรับรู้ 4/5/08 • การจูงใจ • พฤติกรรมการทำงานของกลุ่ม/การทำงานเป็นทีม • ภาวะผู้นำ 11/5/08 • การติดต่อสื่อสาร • การตัดสินใจ • สอบปลายภาค.....18/5/08

39. Email:jumpotkan@yahoo.com link เนื้อหาบรรยาย..... http://web.bsru.ac.th/~jumpot/

40. Thankyou