İç Kontrol Sistemi

1. İç Kontrol Sistemi Kamuda yeni bir yönetim dönemi

2. YENİ BİR DÖNEM

3. Demokrasi Demokrasi, tüm üye veya vatandaşların, organizasyon veya devlet politikasını şekillendirmede eşit hakka sahip olduğu bir yönetim biçimidir.

4. Doğrudan Demokrasi Siyasal karar alma hakkının, çoğunluk yönetimi usulleri çerçevesinde hareket eden bütün yurttaşlar topluluğu tarafından kullanıldığı yönetim tarzı ya da modelidir.

5. Temsili Demokrasi YETKİ DEVRİ HESAP VERME SORUMLULUĞU vatandaş Seçimler Seçimler Meclis YARGI Bütçe, Kesin Hesap Kanunu,Gensoru, Güven oylaması Güven Oylaması Bakanlar Kurulu Kabine Kuralları Kabine Kuralları Bakan Kontrol,Denetim, Raporlama Bürokrat

6. Eskide Kalanlar • Merkezden yönetim • Mali vesayet • Ödenek tayınlaması • Nakit tayınlaması • Yatırım programı • Vize • Denetim • Sonuç odaklı yönetim • Bütçe • Harcama • Uygunluk

7. Değişim İhtiyacı • Sonuca odaklanmanın illüzyonu • Harcamanın hakimiyeti • Bütçe bir sınır mıdır yoksa bir program mı? • Yetki kimin? Kim kullanıyor? Kim hesap verecek? • Hesap vermek ne ile olur ? • İşimizi yapıyoruz ama nasıl ? • Hizmette etkinliğin sınırı mevzuat mıdır? • Performans entelektüel bir efsane mi?

8. Yeni Yönetim Biçimi • Yetki devri ve hesap verme sorumluluğu • Stratejik plan • Performans programı ve bütçe ilişkisi • Harcama değil çıktılar öncelikli • Sonuç değil süreç odaklı yönetim • Mevzuata uygunluk ama mutlaka etkinlik • Hem kurumsal hem de bireysel performans • İç kontrol • Yönetimin bir aracı olarak iç denetim • Dış denetim

9. İÇ KONTROL

10. İç Kontrol İç kontrol; idarenin faaliyetlerinin; • etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, • varlık ve kaynakların korunmasını, • muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, • mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere oluşturulan; • organizasyon, • yöntem ve süreçlerle • iç denetimi Kapsayan Mali ve diğer kontroller bütünüdür.  (5018 sayılı Kanun / 55.md.)

11. İç Kontrolün Amacı • Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, • Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, • Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, • Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, • Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını,             sağlamaktır. (5018 sayılı Kanun / 56.md.)

12. İç Kontrolün Dört Hedefi • Hesap verme sorumluluğu (raporlama) • Uygunluk(yasalara yönetmeliklere) • Faaliyetler (düzenli, etik kurallarına uygun, ekonomik, verimli ve etkin) • Kaynakları koruma

13. Görev ve Sorumluluklar • Üst yönetim: iç kontrol sisteminin tasarlanması, uygulanması, uygun bir şekilde yürütülmesinin gözetilmesi ve belgelendirilmesi de dahil olmak üzere kurumun her türlü faaliyetlerinden sorumludur. • Mali Hizmetler: yönetimin iç kontrole yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli çalışmaları yapar ve ön mali kontrol faaliyetinin yürütülmesini sağlar. • Kurum personeli: Tüm çalışanlar, iç kontrolün işletilmesinden sorumludur. İç kontrolün herkesin sorumluluğunda olması nedeniyle, her bir çalışan görev tanımı çerçevesinde kendisine verilen iş/işlemleri etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütmek zorundadır. Aynı zamanda, faaliyetlere ilişkin problemleri ve iyileştirme önerilerini, kurum etik değerleriyle bağdaşmayan davranışları, illegal fiil ve eylemleri üst yönetime iletmelidir. • İç Denetçiler: iç kontrol sisteminin etkinlik ve etkililiğini değerlendirir ve zayıflıkları tespit ederek yönetime öneriler getirirler. • Sayıştay: Mali tabloların doğruluğu ve güvenilirliğine ilişkin olarak yaptıkları mali tablo denetimlerinde aynı zamanda iç kontrol sistemlerini de denetlerler ve zayıflık varsa yönetime rapor ederler. Aynı zamanda performans ve uygunluk denetimleri de yürütebilirler.

14. İÇ KONTROL MODELLERİ

15. COSO Modeli Treadway Komisyonunu Destekleyen Kuruluşlar Komitesi (Comittee of Sponsoring Organizations of Treadway Comission–COSO) aşağıda yer alan kuruluşlar tarafından oluşturulmuş ve finanse edilmiş bir birliktir ; • American Accounting Association (AAA) • American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) • Financial Executives International (FEI) • Institute of Management Accountants (IMA) • The Institute of Internal Auditors (IIA) • Çalışma grubu, 1992 yılında, COSO Modeli olarak bilinen İç Kontrol Bütünleşik Çerçeve Raporunu yayımlamıştır. • COSO 2004 yılında Kurumsal Risk Yönetimi-Bütünleşik Çerçeve (Enterprise Risk Management- İntegrated Framework) çalışmasını yayımlamıştır. Söz konusu çalışma, iç kontrol sistemi içerisinde yer alan risk yönetimi kavramına odaklanmıştır.

16. COSO Modeli • 1970’ler ve 1980’lerdeki finansal skandallar ve denetim örgütlerinin çalışmaları • 1985-Hatalı ve Hileli Mali Raporlama Ulusal Komisyonu (Treadway Komisyonu) • 1985- COSO (Committe of Sponsoreted Organizations) • 1987-Treadway Komisyonu Raporu: iç kontrole ilişkin sadece denetimin sorumluluğu yok, asıl sorumluluk yönetimde. • 1992- COSO Modeli (İç Kontrol: Bütünleşik Çerçeve, COSO I) • ABD Federal hükümeti, INTOSAI, AB Komisyonu, IFAC tarafından benimsendi.

17. İç Kontrolün Beş Bileşeni • Kontrol Ortamı: Kurumun iş görme biçimi • Risk Değerlendirme: Hedeflere ulaşma ve riskler • Kontrol Faaliyetleri: Politikalar ve prosedürler • Bilgi ve İletişim: Bilgilendirme, iletişim • İzleme: Değerlendirme ve denetim

18. COSO Piramidi

19. Kamuda İç Kontrol Düzenlemeleri • 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu • 5070 Sayılı Elektronik Imza Kanunu • 3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun • 5176 Sayılı Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanun • Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik • Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik • Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik • Resmi Yazışamalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik • Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik • Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik  • Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik • Standart Dosya Planına İlişkin Başbakanlık Genelgesi • Kamu Kurumları İnternet Sitesi Kılavuzuna İlişkin Başbakanlık Genelgesi • Kamu Mali Yönetiminde Değişim Çalışmaları Hakkında Başbakanlık Genelgesi

20. İç Kontrol ile İlgili Mevzuat • 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (55-67.md) (24.12.2003 tarih ve 25326 sayılı Resmi Gazete) • İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı 3. mükerrer Resmi Gazete) • Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (18.02.2006 tarih ve 26084 sayılı Resmi Gazete) • İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (12.07.2006 tarih ve 26226 sayılı Resmi Gazete) • Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği (26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete) • Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi (04.02.2009 tarih www.bumko.gov.tr)

21. KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM GENELGESİ

22. Mevcut Durum • 5018 sayılı Kanun ile etkin bir iç kontrol sistemi oluşturulması amaçlanmıştır. • 5018/35 maddesi ile iç kontrol sistemine ilişkin standart ve yöntemlerin belirlenmesi, geliştirilmesi ve rehberlik hizmeti verilmesi konusunda Maliye Bakanlığı yetkili kılınmıştır. • Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği 26/12/2007 tarihinde yayımlanmış ve yürürlüğe girmiştir. • Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi 04/02/2009 tarihinde yayımlanmıştır. • Kamu idarelerinin İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planlarını 30/06/2009 tarihine kadar hazırlayarak üst yönetici onayını müteakip 1 ay içinde Bakanlığa göndermeleri istenmiştir. • Eylem Planlarında yer alan eylemlerin en geç 30/06/2011 tarihine kadar tamamlanması gerekmektedir. • Bu çerçevede 2691 kamu idaresi Uyum Eylem Planlarını Bakanlığa göndermişlerdir.

23. Tespitler • Bazı kamu idarelerinin belirtilen düzenlemeler kapsamında yapılması gereken çalışmaları tamamlamadıkları, • Uyum Eylem planlarını Bakanlığa göndermedikleri, • Bazı kamu idarelerinin ise Eylem Planlarında öngörülen eylemleri öngörülen sürelerde tamamlayamadıkları, • Eylem planı hazırlık çalışmalarının üst yönetici onayıyla başlatılmadığı, • Üst yönetici onayında çalışmanın amacı ve kapsamı, birimlerin ve çalışmalarda görev alacak kurul, grup ve personelin görev ve sorumluluklarına ilişkin hususların belirtilmediği,

24. Tespitler • İç kontrol izleme ve yönlendirme kurulu ile eylem planı hazırlama grubunun oluşturulmadığı, • İç kontrol konusunda karşılaştırma ve eksiklikleri ortaya koyan raporun düzenlenmediği, • Eylem planlarında mevcut durum ve eksikliklerin yer almadığı, • Eylem planlarında Tebliğ’de yer alan standartların karşılığı olan eylemlerin yer almadığı, • Eylem planlarında eylemler için süre belirlenmediği, • Eylem planlarında öngörülen eylemlerin başlatılmadığı, • Öngörülen eylemlerin süresinde tamamlanmadığı,

25. Yapılacaklar İLK DEFA EYLEM PLANI YAPACAK İDARELERDE; • Çalışmalar üst yönetici onayı ile başlatılacaktır. • Onayda Rehberde yer alan hususlara yer verilecektir. • İç kontrol izleme ve yönlendirme kurulu oluşturulacaktır. • Eylem planı hazırlama grubunun oluşturulacaktır. • Kurul ve grubun görev ve sorumlulukları belirlenecektir. • Mevcut durum raporu hazırlanacaktır. • Eylem planı üst yönetici onayı ile yürürlüğe girecektir.

26. Yapılacaklar EYLEM PLANI REVİZYONU YAPACAK İDARELERDE; • Eylem planlarındaki eylemleri tamamlayamayan idareler eylem planlarını revize edeceklerdir. • Revizyon üst yöneticinin onayı ile yapılacaktır. • Tüm standart ve genel şartlar yeniden değerlendirilecektir. • Tamamlandığı halde makul güvence sağlanamayan eylemler yeniden gözden geçirilecektir. • Tamamlanamayan eylemlerin nedenleri araştırılacaktır; • Eylemin revize edilmesi, • Tamamlanma tarihinin revize edilmesi, • Eylemden vazgeçilmesi, • Yeni bir eylem öngörülmesi

27. Ortak Hükümler • İdareler eylem planlarında yer alan eylemler tamamlandıktan sonra mevcut durumlarını düzenli olarak değerlendireceklerdir. • Tüm standartlar için makul güvence sağlanmış ise bu açıklamayı içeren eylem planı hazırlanarak üst yönetici tarafından onaylanacak ve Bakanlığa gönderilecektir. • Makul güvence sağlanamayan standartların olması halinde yeni bir eylem planı hazırlanarak üst yönetici onayı ile yürürlüğe konulacaktır. • İdareler bu durumda da mevcut durumlarını düzenli olarak gözden geçireceklerdir. • Teşkilat yapısı değişen idareler yeniden eylem planı hazırlayacaklardır.

28. Ortak Hükümler • Yeni kurulan idareler eylem planı hazırlayacaklardır. • İdareler yapacakları eylem planlarına taşra teşkilatlarını da dahil edeceklerdir. • Nüfusu 10.000’i geçmeyen belediyelerin uyum sorumluluğu bulunmakla birlikte eylem planı hazırlama zorunluluğu yoktur. • Eylem planları idarelerin kendi ürünleri olmak zorundadır. • Eylem planlarının/revizyonlarının dönemi 2 yılı geçmemek üzere belirlenecektir. • Eylem planları 31/12/2004 tarihine kadar hazırlanıp üst yöneticinin onayını müteakip 10 işgünü içinde Bakanlığa gönderilecektir.

29. Ortak Hükümler • Eylemlerin gerçekleşme sonuçları strateji geliştirme birimleri tarafından iki dönem halinde raporlanacaktır. • İzleme raporları eylem planı formatında hazırlanacak ve Haziran ve Aralık ayı itibariyle üst yöneticiye sunulacaktır. • Üst yöneticinin onayını müteakip 10 işgünü içerisinde bilgi için Bakanlığa gönderilecektir. • 5018 sayılı Kanunun I ve II/B cetvellerinde yer alan kamu idarelerinde yürütülen iç kontrol çalışmaları hakkında her yıl Ocak ayında üst yönetici tarafından ilgili Bakana bilgi verilecektir.

30. KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI

31. İç Kontrol Modelleri ve Standartlar

33. Genel Şartlar

34. Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. • İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. • İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. • Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. • Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. • İdare personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. • İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

35. Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler : İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. • İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. • Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. • İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. • İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. • İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. • İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. • Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

36. Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. • İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. • İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. • Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. • Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır • Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. • Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. • Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. • Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.

37. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. • İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. • Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. • Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. • Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. • Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

38. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. • İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. • Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. • Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. • Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. • Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

39. Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. • İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. • İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. • İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. • Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflereuygunluğunu sağlamalıdır. • Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. • İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

40. Risklerin belirlenemesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. • İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. • Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflereuygunluğunu sağlamalıdır. • Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.

41. Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. • Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlenmeli ve uygulanmalıdır. • Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. • Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. • Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.

42. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. • İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. • Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. • Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilirve ulaşılabilir olmalıdır.

43. Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. • Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklıkişilere verilmelidir. • Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerinyöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

44. Hiyerarşik Kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. • Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklıkişilere verilmelidir. • Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerinyöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

45. Faaliyetlerin Sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. • Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. • Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. • Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

46. Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. • Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli veuygulanmalıdır. • Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. • İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

47. Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. • İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. • Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. • Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. • Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. • Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. • Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. • İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.

48. Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. • İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. • İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. • Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. • Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.

49. Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. • Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. • Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. • Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. • Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. • Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. • İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.

50. Hata usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. • Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. • Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. • Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.