Financial Transparency Best Practices

1. Financial Transparency Best Practices European Microfinance Week, Luxembourg November 16th 2012

2. Table of contents • Definition of financial transparency • Presentation of the best practices guide • Integration of transparency as a core value in the Governance and in the HR management of an MFI: case of Caurie Microfinance • Lessons learnt on an MIS implementation to improve data reliability: case of Caurie Microfinance • Strengthening of internal control and audit: Project AFR017 • Enhancement of transparency at MFI level and at sector level: AFD perspective and practices • Promotion of financial transparency at international level: MIX Market

3. 1. Introduction on Financial Transparency “Financial Transparency consists in producing, testing, disseminating and using information relative to the financial results of an MFI” Consultative Group to Assist the Poor (CGAP)

4. 2. Presentation of the best practices guide • An EU and AFD-funded multi-country projectwith 10 partnerMFIs in 4 countries:Senegal, Mali, Burkina Faso, Benin • Objective: contribute to the development of inclusive finance in the targeted countries through: • Allowing durable access to financial services for low income populations • Promoting and strengthening financial transparency in partner MFIs • Main Activities: • Capacity Building for MFIs’ staff, management and governance members • Support in upgrading their MIS • Technical assistance in improving and formalizing Internal Control • Best Practices dissemination

5. 2. Presentation of the best practices guide • Objective: develop a tool that gathers the insights drawn from diverse projects linked to financial transparency in order to enhance it at sector level • Enabling knowledge dissemination on FT for the sector’s stakeholders • Creating a toolkit to help practitioners in the implementation of FT practices • Methodology: a participative approach • Project team brainstorming and analysis: literature review, analysis of FT project’s activities, definition of a preliminary list of best practices • Inclusion of other stakeholders in the discussion: • Sharing of thoughts and experiences with regional actors • Integration of feedback, examples and lessons learnt from partner MFIs • Dissemination of the guide through conferences, seminars, specialized websites, etc.

6. 2. Presentation of the best practices guide • For each practice: • Justification and importance • Key success factors • Steps in the implementation, recommendations • Illustrations with concrete examples

8. CAURIE-MICROFINANCE TRANSPARENCE FINANCIERE L’EXPERIENCE de CAURIE MICROFINANCE Site Web : www.caurie-mf.com Semaine européenne de la Microfinance Luxembourg, 16 novembre 2012 Par Mamadou Lamine GUEYE E-mail : caurie-mf@orange.sn Tel : +221776382441

9. CAURIE-MICROFINANCEMISSION / VISION • Notre mission «Contribuer durablement à la promotion économique et sociale des microentrepreneurs pauvres, principalement les femmes en leur offrant des produits et services financiers appropriés». • Notre vision «Etre une institution de microfinance socialement responsable, financièrement viable et leader dans l’offre de services aux pauvres».

10. CAURIE-MICROFINANCE

11. CAURIE-MICROFINANCEGOUVERNANCE ET CULTURE ORGANISATIONNELLECulture organisationnelle : Atout stratégique de promotion d’une bonne gouvernance et d’une gestion transparente. Elle influence les comportements des employés ainsi que leur performance. Notre culture s’appuie sur un système de Principes et Valeurs tirés de la Doctrine Sociale de l’Eglise qui fait sa spécificité

12. CAURIE-MICROFINANCELA TRANSPARENCE RESULTANTE DE NOTRE CULTURE Elaboration et mise en place d’outils de gestion partagés et applicables à tous, dès la création de Caurie : • Guide de l’Administrateur de CAURIE-MF, • Manuel des procèdures de gestion administratives, financières et comptables, • Organigramme et répartition claire des fonctions et tâches, • Plan de carrière et grille salariale, • Politique de motivation et de fidélisation du personnel • Politique de sanctions des irrégularités, • Manuel des Opérations, • Charte et Manuel d’Audit Interne, • Outils d’évaluation annuelle du personnel

13. CAURIE-MICROFINANCE UNE GOUVERNANCE VERTUEUSE PARTAGEE Les dirigeants, de par leurs comportements, servent d’exemple pour une émulation saine au sein du personnel. Références dans le Guide de l’Administrateur : • Diligence: s’informer sur l’institution et participer activement au processus de prise de décisions et agir en bonne foi. • Loyauté: les intérêts de l’institution doivent prévaloir sur ceux individuels ou particuliers. Soutenir la majorité, préserver l’indépendance, l’objectivité, l’éthique et la confidentialité. Révéler toute situation de conflit d’intérêt, informer le CA. • Obéissance: rester fidèle à la mission de l’institution. Se limiter aux pouvoirs que lui confère l’institution conformément aux statuts et règlement intérieur.

14. CAURIE-MICROFINANCEALIGNER LES RESSOURCES HUMAINES SUR LA TRANSPARENCE • LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT SUIT UN PROCESSUS TRANSPARENT • Identification besoins des agences et de la direction générale, • Définition calire des rôles et responsabilités : fiches de postes • Appel à candidature à travers le réseau et la presse nationale, • Mise en place d’un Jury de recrutement, • Présélection de candidats / Séléction de candidats par le Jury, • Négociations des conditions de travail / Siganture de contrats, • Intégration/Imprégnation (Aptitudes et Attitudes, Principes de protection de la clientèle), • Affectation, • Coaching, • Evaluations, • Confirmation ou Séparation.

15. CAURIE-MICROFINANCEALIGNER DES LES RESSOURCES HUMAINES SUR LA TRANSPARENCE 2.POLITIQUES DE PROMOTION, SANCTIONS, MOTIVATION ET FIDELISATION La mise en application rigoureuse de ces politiques réduisent les conflits et renforcent l’esprit d’équipe et d’appartenance. Exemples : • Promotion interne basée sur les évaluations annuelles, • Accès aux formations règlementé, • Sanctions applicables connues, • Primes de rendement fondées sur des critères connus et partagés • Conditions d’accès au prêt immobilier élaborées par le personnel

16. CAURIE-MICROFINANCERECENTES EVOLUTIONS POUR RENFORCER LA TRANSPARENCE MISE EN PLACE D’UN NOUVEAU SIG ET PRODUCTION DE DONNEES FIABLES Production de données fiables = préalable à la transparence financière, base de l’analyse financière, de la prise de décision, de l’élaboration et publication d’états financiers. SIG = Garantit la préservation de l’intégrité des données lors de leur transmission et transformation. • Réduction des risques d’erreurs, fiabilisation des informations; • Sécurisation accrue des données, prévention des fraudes; • Respect de la règlementation, etc. Démarche suivie pour la mise en place du SIG : • Equipe Projet et Chef de Projet, • Etat des lieux (besoins présents et futurs, ressources humaines et financières disponibles), • Cahier des charges, • Choix d’un SIG (Short list, invitations, évaluations des offres, visites, etc.) • Plan de Mise en Œuvre avec Phase Pilote, • Formation des utilisateurs, • Vérification des données à saisir • Contrôles de cohérence/ Rapports d’erreurs / Corrections des erreurs, etc.

17. CAURIE-MICROFINANCERECENTES EVOLUTIONS POUR RENFORCER LA TRANSPARENCE GESTION OPTIMALE DU NOUVEAU SIG Actions inspensables mises en place chez Caurie pour l’optimisation du SIG : • Mettre en place d’un Service Systèmes et Réseaux Informatiques, • S’assurer de l’adhésion de tous / adaptation aux changements, • Assurer la formation continue des administrateurs, usagers, etc., • Mettre à jour les manuels et les procédures, • Commander des développements spécifiques à l’éditeur (GPS/PPI) • Ajouter progressivement des modules complémentaires (Paie, GRH, Immo, Trésorerie)

18. CAURIE-MICROFINANCECONLUSION • Accent mis sur la Transparence financière à travers des projets comme celui de PlaNet Finance; • Audits externes annuels; • 2 ratings financiers (2007, 2011); • 1 rating social (2011); • CAURIE est notée 5 Diamants sur le MIX • Seal of MicrofinanceTransparency (MFT) • Sealof Excellence (en cours) • Une Gouvernance vertueuse • Des ressources humaines alignées à la transparence financière, • Un SIG adapté et fiable

19. CAURIE-MICROFINANCE MERCI DE VOTRE AIMABLE ATTENTION

20. Transparence Financière: Renforcer le contrôle interne à travers le projet AFR/017 Semaine Européenne de la Microfinance, Luxembourg, 16 Novembre 2012 Anne Bastin, LuxDev

21. Projet AFR/017 Promotion de Secteurs Financiers Inclusifs dans la zone UEMOA (Union Economique et Monétaire Ouest-Africaine) • Sommaire: • 1- Objectifs du projet • 2- Présentation du guide de contrôle interne • 3- Modalités de mise en œuvre et diffusion (Agents de Déploiements) • 4- Résultats en chiffres et remise des trophées • 5- Conclusions et Perspectives

22. SFD = Système Financier Décentralisé (= Financial Service Provider)

23. Résultat 2.2

24. 1- Objectifs du projet AFR/017: Appui au Programme Régional d’Appui à la Finance Décentralisée (PRAFIDE) • Le projet AFR017 appuie le PRAFIDE de la BCEAO (Banque Centrale des Etats d’Afrique de l’Ouest); • Durée de 5 ans (2008-2013); • Contexte: Nouvelle réglementation, Instruction BCEAO de 2010 relative à l'organisation du contrôle interne (CI) ; Obligation de mise en place d’un système de CI; • Constat: faiblesse de la plupart des SFD sur le CI: soit l’absence de CI, soit un système de CI non efficace

25. 2- Présentation du guide méthodologique de contrôle interne des SFD dans les pays de l’UEMOA • Le guide a été élaboré par le projet AFR/017 à travers Price Waterhouse Coopers (PwC) Luxembourg avec la participation de l’IRAM ; • Guide pratique pour la mise en place d’un CI, avec 16 fiches pratiques par thème (Identification client, Remboursement, Rôle du Conseil d’Administration, etc.) • Guide validé à travers un processus itératif avec tous les acteurs de la Microfinance en atelier Pour télécharger le guide: lien

27. 3- Modalités de mise en œuvre et diffusion du guide à travers les Agents de Déploiement

28. 3. Modalités de mise en œuvre : les plans d’actions du contrôle interne

29. 4- Résultats en chiffres et la remise des trophées dans les 8 pays de la zone UEMOA • 224 / 240 SFD ont suivi les formations et se sont engagés dans le processus; • 241 points focaux formés; • 205 plans d’action finalisés dont 190 ont été validés pour suivi • Appui conseil « in situ » pour 105 SFD par 15 Agents de Déploiement (AD); • Récompense de 3 catégories de SFD par pays dans le cadre de la remise des trophées.

30. 5. Conclusions et Perspectives 1/2 • Guide jugé pratique et concret par les SFD; • Impacts positifs: détection des failles de l’ensemble du système de contrôle et prévention des fraudes; • Révision des outils de pilotages et manuels de procédures; • Amélioration de la gouvernance et sensibilisation de ses membres au contrôle interne; • Détermination d’une cartographie des risques; • Amélioration de la conformité avec la nouvelle réglementation entrée en vigueur en Afrique de l’Ouest en avril 2007

31. 5. Conclusions et Perspectives 2/2 • Challenges: • Difficultés d’emploi du temps et de ressources allouées à l’optimisation du CI: Top Management impliqué et engagé; • Coût de la mise en place d’un CI efficace; • Turn-over du staff des SFD et manque de transmission en interne. • Perspectives: Poursuite éventuelle de l’appui des AD pour un accompagnement dans la mise en œuvre des plans d’actions, notamment via un coaching plus personnalisé. • Fin de l’axe n°2 du projet en Juin 2013: recherche de partenaires pour continuer l’appui à la professionnalisation des SFD. (Exemple d’articulation au Togo avec le PSFG de la Banque Mondiale et l’AP/SFD)

32. Transparence financière: le point de vue d’un bailleur de fonds

33. L’AFD et la transparence financière: un long apprentissage 2010 1990 2000 1980 Une valeur secondaire Focus sur la création d’institutions pérennes Notion de transparence institutionnelle: informations fiables pour un bon pilotage, solidité du contrôle interne, transparence des coûts pour les clients, transparence des informations financières pour le secteur Transparence pour le régulateur: projets portant sur la régulation et la supervision Transparence pour le bailleur: reportings fiables, promotion des ratings, des audits

34. Recoupe mais ne se limite pas à la finance responsable • Position fréquente des IMF: pour les informations financières de base oui… pour le reste c’est en fonction de la concurrence • Position fréquente des bailleurs: transparence uniquement pour le reporting Transparence financière : une valeur présente mais pas toujours reconnue

35. Les dimensions principales de la transparence pour le groupe AFD

36. Moyens d’action: au niveau de l’instruction • Identification des faiblesses du SIG, du contrôle interne et de l’audit interne • Consultation des rapports d’audit • Analyse de la transparence externe: reporting au régulateur, au Mix, à l’association professionnelle locale • Analyse de la transparence envers les clients à l’aide d’une scorecard E&S: communication des coûts totaux (ou de préférence du TEG), explication exhaustive des conditions

37. Moyens d’action: au niveau des conventions/contrats En phase avec les « Lender’s guidelines for setting covenants in support of responsible finance » de la SPTF • Engagement de transmission d’audits externes et rapports au régulateur • Engagement de reporting social et financier au Mix • Engagement d’adhésion à la Smart Campaign • Si existe, engagement de transmettre informations à la centrale des risques locale • Incitation forte à réaliser un rating social et financier dans les deux ans après signature de la convention

38. Moyens d’action: au niveau des projets • Appui pour le renforcement des SIG, du contrôle interne • Appui du niveau méso: associations professionnelles, mobilisation de cabinets de conseil et d’audit locaux • Appui du niveau macro: renforcement des cadres réglementaires et de supervision

39. De nombreux défis • Lutter contre une culture de la méfiance • Intégrer les valeurs de transparence dans l’agenda de la finance responsable • Sensibiliser les régulateurs et acteurs intermédiaires

40. Blaine Stephens COO, MIX Transparency: A sector in evolution

41. MFIs Regulators Raters A data network to support the microfinance industry … Networks Funders

42. … whose breadth and depth have grown over time. Type, Reach and Age of MIX Data Sets Forecasts (6 months) Quarterly (1 yr) Social Performance (2 yrs) Funding structure (3 yrs) Product details (4 yrs) Full financial (10+ yrs) Profile (10+ yrs)

43. Evolving transparency

44. Evolving transparency: markets

45. Evolving transparency: regulation

46. Evolving transparency: systems How much reliance on automated reporting? How is data transmitted to the head office?

47. Evolving transparency: ecosystems MFI Networks Donors/ Investors MFI Clients MFIs Regulators Rating Agencies • Global markets clash against local realities • 200+ local reporting standards; variation in systems • Complex risks, exposed clients, evolving regulations • Transparency around both social and financial performance are imperative • Expanding context requires broader footprint of data • More channels, providers, products, objectives – more nuance, more complexity of data • No natural constraints on demand • Need to consider the full ecosystem of actors

48. Transparency: a new threshold for decision-support Reliable (normalized, validated, tested) Relevant (decisions, workflows, market context) 31 Dec 2011 Dec 31, 2011 Cost-effective (sustainable) User-friendly (needs-based, easy to navigate) Comprehensive (broad coverage and deep data) Timely (on pace with the market)