Organisasi Modern Pada Era Digital

1. Sistem Informasi Pertemuan II Organisasi Modern Pada Era Digital Oleh : ShoffinNahwaUtama, S.Kom., M.T

2. Latar Belakang Masalah Munculnya Sistem Informasi Publik • Perkembangan teknologi informasi • Perkembangan sistem informasi manajemen • Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet • Para manajer sekarang ini dituntut kemampuan mereka untuk dapat memanfaatkan informasi yang membanjiri organisasi dan membuat keputusan secara tepat berdasarkan informasi tersebut

3. Manajemen Administrasi • Definisi ilmu administrasi perkantoran rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

4. EVOLUSI TEORI MANAJEMEN Menurut Quible (2001), 4 tahapan dalam teori manajemen, yaitu : • Manajemen ilmiah (awal tahun 1900-an) • Manajemen administratif (awal tahun 1930-an) • Manajemen hubugan manusia (tahun 1940-1950) • Manajemen modern (sekarang ini)

5. MANAJER ADMINISTRASI PERKANTORAN • Menurut Odgers (2005),manajer administrasi bertanggung jawab mengelola informasi, sistem informasi, teknologi maupun SDM yang ada untuk memaksimalkan produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya.

6. Tanggung Jawab Manager Administrasi • Perencanaan • Pengorganisasian • Pengalokasian staf • Pengarahan • Pengawasan • Tantangan • Kualifikasi

7. Kiat Menjadi Pegawai Administrasi • Menjadi orang yang efisien • Mengetahui penggunaan software • Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memroses komunikasi tertulis • Memahami konsep dari prosedur equipment oriented • Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi • Menggunakana otomatisasi kantor

8. 7. Menggunakan sumber data yang kredibel 8. Memahami filing dan records control 9. Memahami jasa lanyanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor 10. Mengetahui pentingnya job campaign 11. Menyadari peluang karier dan mobilitas pekerjaan

9. ORGANISASI PERKANTORAN • Mengetahui apa dan bagaimana prinsip serta mampu merancang dan memodifikasi struktur organisasi administrasi perkantoran. • Memahami posisi sekretaris dan kesekretarisan di kantor administrasi modern Penerbit Erlangga

10. PRINSIP ORGANISASI • 6 prinsip penting dalam mendesain struktur organisasi • Spesialisasi pekerjaan • Departementalisasi • Rantai komando • Rentang pengawasan • Sentralisasi dan Desentralisasi • Formalisasi Penerbit Erlangga

11. STRUKTUR ORGANISASI • Struktur Garis Direktur Sekretaris Bendahara Manajer Operasi Supervisor Supervisor Penerbit Erlangga

12. Struktur Garis dan Staf Direktur Utama Asisten Direktur Utama Direktur Keuangan Direktur Produksi Direktur Pemasaran Direktur SDM Supervisor Supervisor Penerbit Erlangga

13. Struktur Fungsional Rektor Pembantu Rektor I Bidang Akademik Pembantu Rektor II Bidang Administrasi Pembantu Rektor III Bidang Kemahasiswaan Dekan Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III Penerbit Erlangga

14. Struktur Produk Direktur Utama Astra Company Direktur Toyota Astra Motor Direktur Daihatsu Astra Motor Direktur Honda Astra Motor Manajer Keuangan Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Personalia Penerbit Erlangga

15. Struktur Komite Presiden Menteri Negara Dep Menteri Negara Non Dep Pejabat Setingkat Menteri Komite : KPU, KPPU Penerbit Erlangga

16. Struktur Matriks Direktur Produksi Direktur Keuangan Direktur Pemasaran Manajer Proyek A Manajer Proyek B Penerbit Erlangga

17. MERANCANG, MENGANALISIS, DAN MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN • Rancangan pekerjaan didefinisikan sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan (Gomez-Mejia, dkk, 2004) Penerbit Erlangga

18. Tiga Hal Penting dalam Merancang Sebuah Pekerjaan • Analisis alur kerja (work flow analysis) • Strategi bisnis yang diambil • Bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut

19. Analisis Pekerjaan • Menganalisis pekerjan merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam membuat keputusan tentang pekerjaan. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan tersebut Penerbit Erlangga

20. Mendeskripsikan Pekerjaan • Menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke dalam sebuah dokumen tertulis disebut dengan deskripsi pekerjaan. Penerbit Erlangga

21. Dua Jenis Deskripsi Pekerjaan • Deskripsi pekerjaan secara khusus • Deskripsi pekerjaan secara umum

22. Empat Elemen Penting Deskripsi Pekerjaan • Identifikasi informasi • Ringkasan pekerjaan • Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan • Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum Penerbit Erlangga

23. 2.4 SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN Menurut Susanto (2001), tiga peran sekretaris, yaitu: 1. Sebagai pusat informasi 2 . Sebagai penunjang kinerja pimpinan 3. Memberikan pengaruh positif bagi anggota organisasi lain, dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran Penerbit Erlangga

24. Tiga Aspek Jenis Jabatan Sekretaris • Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab • Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja • Berdasarkan spesialisasi

25. Lima Bagian Tugas Sekretaris • Tugas perkantoran • Tugas resepsionis • Tugas keuangan • Tugas sosial • Tugas insidentil Penerbit Erlangga

26. Tiga Tahapan yang Dilalui Sekretaris 1. Dependance pada tahap awal sekretaris memiliki ketergantungan yang tinggi pada atasan dan rekan kerja. 2. Independence seiring dengan adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap pekerjaan, sekretaris semakin mampu memahami dan menjalankan pekerjaan. memiliki perasaan bahwa ia dibutuhkan organisasi. • Interdependence sudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja yang konstruktif. Penerbit Erlangga

27. Perbedaan Sistem Informasi Antara Organisasi Publik dan Organisasi Bisnis • Berikut adalah perbedaan organisasi publik dan organisasi privat secara umum

28. Organisasi Publik • Pengertian Istilah publik berasal dari bahasa Latin “of people” (yang berkenaan dengan masyarakat). Sasaran organisasi publik ditujukan kepada masyarakat umum. Organisasi publik adalah tipe organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya.

29. Lingkungan Organisasi • Lingkungan dalam organisasi publik : - Lingkungan otorisasi, artinya untuk melakukan sesuatu, organisasi publik terlebih dahulu harus mendapat izin atau legalitas. - Sumber pendanaan dan wewenang diperoleh melalui lingkungan otorisasi tersebut. Misal, dalam pengajuan anggaran kepada DPR, untuk mendapat pengabsahan atas suatu rencana kegiatan pemerintah. Ini merupakan dasar bagi organisasi publik untuk membangun kapasitas organisasi dan kemampuan operasionalnya. - Proses penciptaan nilai dalam organisasi publik, bukan didasarkan pada hukum penawaran dan permintaan pasar, melainkan melalui proses birokratis, yaitu izin dari lingkungan otorisasi

30. Organisasi Privat • Pengertian Istilah privat berasal dari bahasa Latin “set apart” (yang terpisah). Sasaran organisasi publik ditujukan pada hal – hal yang „terpisah‟ dari masyarakat secara umum.Organisasi privat atau bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar.

31. Lingkungan Organisasi • Lingkungan dalam organisasi privat: - Lingkungan otorisasi, misal dewan komisaris atau rapat umum pemegang saham yang menentukan pendanaan dan batas – batas wewenang perusahaan. Akan tetapi, tentu saja lingkungan otorisasi pada organisasi privat tidak sekompleks organisasi publik. - Proses penciptaan nilai dalam organisasi privat, menitikberatkan proses pengambilan keputusan pada naik-turunya permintaan pasar, sehingga pengambilan keputusan biasanya berlangsung lebih cepat.

32. Perbedaan Organisasi Publik dan Organisasi bisnis ditinjau dari pendekatan sistem infornasi terletak pada tujuan dan departemen/fungsi-fungsinya a. Organisasi Bisnis 1. Tujuan yang dilayani adalah pelanggan 2. Memiliki fungsi / departemen Bisnis Seperti : Departemen Produksi, Departemen Pemasaran, dll b. Organisasi Publik 1. Tujuan yang dilayani adalah citizen 2. Memiliki fungsi / departemen Publik Seperti : o Bagian Kependudukan (SIMDUK), o Bagian Keuangan Negara (SIAPUDA), o Bagian Sistem Informasi Pusat Pelayanan Publik

33. Tabel perbandingan organisasi publik dan privat secara umum

34. Kerangka Sistem Informasi Pada Organisasi Publik

36. MANFAAT INFORMASI DLM DUNIA MODERN • Informasi sangat esensial dlm kehidupan modern : perorangan ,organisasi , lembaga, masyarakat , negara . • Sebagai alat untk mengerjakan dan meningkatkan pengelolaan agar lebih cepat, efisien , lebih produktif dan dpt dipercaya. • Ketersediaan informasi dlm dunia modern merubah cara berpikir dan kinerja hidup. • Informasi dipandang sbg energi dan alat memberdayakan manusia modern. p. hp

37. e-mail E GOVERNANCE e-book e-commerce network ecomy digital ecomy e live style

38. TEKNOLOGI ADMINISTRASI &TEKNOLOGI INFORMASI Teknologi Administrasi adalah bagian dari ilmu administrasi yg melakukan studi serta mengembangkan berbagai teknik pengerjaan berikut desain-desain ,mesin dan pesawat-pesawatnya yg harus dipakai dalam rangka administrasi. Perkembangan administrasi yang pesat sekarang ini berkat penggunaan komputer dan sarana komunikasi ( TI ) Indrajit. E (1999 )

39. Terima Kasih Sampai Jumpa Minggu Depan Seribu langkah besar Dimulai dengan satu langkah kecil