Análise e Desenho de Formulários

1. Análise e Desenho de Formulários PO07

2. O que é um Formulário • É um veículo que transporta informações de uma pessoa para outra, de uma unidade para outra, ou de uma empresa para outra; • É a materialização do dado, da informação, armazenada ou disseminada, veiculada por pouco período de tempo ou não. PO07

3. Indicadores de Problemas da Análise e Desenho de Formulários • Contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; • Permanência de problemas após a racionalização de trabalho (não incluindo a racionalização de formulário); • Demora na utilização; • Formação de filas (em menor escala) na administração pública. PO07

4. Objetivos na Análise e Desenho de Formulários(1) • Facilitar o fluxo de informações na empresa, com o mínimo custo e provendo os melhores resultados; • Uniformizar procedimentos; • Centralizar controles, evitando dispersões e gasto desnecessário de tempo; • promover a criação e o desenvolvimento do formulário; • fixar padrões uniformes para projeto e especificações físicas de formulários; PO07

5. Objetivos na Análise e Desenho de Formulários(2) • Harmonizar seu uso junto aos demais componentes que colocam a organização em movimento; • compatibilizar sua ação com a experiência demonstrada pelo pessoal (interno e externo à organização) em termos de seu preenchimento e manipulação; • dar ao formulário o papel de agente integrador da informação na empresa PO07

6. Estratégia na Análise e Desenho de Formulários • Questões abrangentes, que são as que versam sobre todos os formulários da organização. • Questões específicas, que são aquelas a serem aplicadas ao formulário em estudo e, portanto, válidas apenas para o formulário. • Questões de integração, que são as que abordam o formulário em estudo e as relações que mantêm com outros formulários e demais aspectos da empresa. PO07

7. Questões Abrangentes • Os formulários usados por toda a empresa foram estudados por uma gerência ou por todas? • A aprovação de formulários é centralizada em uma única gerência? • Os formulários são codificados e classificados? • A gerência responsável pelos formulários verifica a necessidade de se continuar com os formulários em uso? • Existe suprimento para 60 dias, por ex., de um formulário de uso freqüente? PO07

8. Questões Específicas • O objetivo está claramente colocado na parte superior? • O tamanho é apropriado para seu manuseio, incluindo seu preenchimento? • O corte do formulário obedece aos padrões estabelecidos pela ABNT? • Os lançamentos são feitos de forma a economizar esforços? • Se o formulário for preenchido pelo computador, o espaçamento é adequado? PO07

9. Questões de Integração • Qual a importância do formulário em estudo no processo em que se situa? • O formulário oferece condições de vir a compor um sistema de informações útil à organização? • Num sistemas de Informações computadorizadas, o formulário em estudo tem alguma participação nesse sistema? Qual? • Existe um Fluxograma de documentos do formulário em estudo? • É comum funcionários de outras unidades solicitarem informações a respeito do formulário em estudo? PO07

10. Etapas da Ação Estratégica • Inventário dos formulários existentes, classificação e codificação. • Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de Informações. • Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou sua adaptação. • Criação de novos formulários • Teste dos formulários. PO07

11. TÉCNICAS1) Técnica Periférica • Escalonamento das Informações por prioridade de consulta; • Ordenamento das Informações segundo sua origem; • Dimensionamento dos campos a serem preenchidos; • Atender o contraste das cores; • Cálculo de consumo e estabelecimento do estoque mínimo e máximo; • Determinação do tempo de duração e freqüência de manuseio do formulário. PO07

12. 2) Técnica Comparativa • Exige do responsável pelo estudo, um conhecimento acima do razoável, do funcionamento da organização; • Através da análise e discussão da comparação dos itens do formulário permite várias alternativas de ação possíveis na reformulação de formulários. PO07

13. Recomendações Finais (1) • Em formulários de uso interno, o nome da empresa é dispensável, bastando a utilização do logotipo, suficiente para a identificação; • A redação deve ser clara, objetiva e acessível a quem responde, e não a quem pergunta; • Não usar terminologia específica de certas áreas do saber; • Usar campos definidos para resposta; • Evitar linha pontilhada para resposta; PO07

14. Recomendações Finais (2) • Prever o uso de equipamentos eletrônicos; • Usar as cores adequadamente; • Considerar o custo final da confecção do formulário; • Não esquecer a margem para arquivamento do formulário; • A linha contínua forte deve ser usada para separar categorias de questões. • Usando siglas e abreviações, explicar seu significado. PO07