ESAP 2000 Processus Opérationnel de l’Achat

1. ESAP 2000Processus Opérationnel de l’Achat • Bernard IOCHUM • C. D. A. F. / CDAF Formation Conseil

2. Programme de la Formation • LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE ET SON ENVIRONNEMENT • LE PROCESSUS OPERATIONNEL DE L’ACHAT • LE CONTRAT D’ACHAT • CONCLUSION

3. 1° PARTIE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE ET SON ENVIRONNEMENT

4. L'ENTREPRISE • ORGANISME vivant dans un contexte économique, conjoncturel et social. " Il n'est de richesses que d'homme " • Finalité : Assurer à partir d'activités de production, de négoce, de service : • Un SERVICE • Une SECURITE • Un PROFIT • Besoins : • Hommes, Capitaux , Matières, Matériels..

5. Mission de la fonction achat • Délivrer à chaque instant aux différents utilisateurs de l’entreprise : • La quantité de matière, produits, biens ou services • Dans la qualité attendue, • Au moindre coût d’approvisionnement, • Quels que soient les aléas extérieurs. • La notion de sécurité prédomine pour l’utilisateur.

6. Formes d'activités de la fonction Achats • Secteur Industriel ( transformation produits ou matières ) • Secteur Négoce ( revente en l'état ) • Secteur Distribution ( Consommation ) • Secteur des Services(Biens immatériels ) • Administrations publiques

7. Part achats dans les Entreprises • Comprise entre 45 et 65 % du C. A. • Part en hausse ( augmentation de la sous-traitance, tendance à l’externalisation) • Peut atteindre 90 % dans les industries de transformation et la distribution • Supérieure aux dépenses de personnel

8. La fonction ACHAT • Valeur ajoutée au processus de l'entreprise : • Obtenir le meilleur rapport : COUT / APTITUDE A L'EMPLOI COÛT / APTITUDE A L'EMPLOI

9. L’Analyse de la Valeur (1) • Méthode organisée et créative impliquant : • Une approche fonctionnelle, • Une approche économique, • Une recherche d’optimisation, • Un fonctionnement collectif en groupes de Travail pluridisciplinaire.

10. L’Analyse de la Valeur (2) • OBJECTIF : • Ne laisser subsister dans un produit, que ce qui contribue à rendre un serviceutile au client,et supprimer tout ce qui lui est superflu mais qui engendre des coûts.

11. L’Analyse de la Valeur (3) • Méthode : 1°)ANALYSE FONCTIONNELLE 2°) COTATION FONCTIONNELLE 3°)CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL • But : ne plus raisonner en terme de produit ce qui limite l’innovation et le processus créatif, mais en terme de fonctions.

12. L’Analyse de la Valeur (4) • L’ANALYSE FONCTIONNELLE : • déterminer les fonctions : • fonctions principales, • fonctions secondaires, • fonctions contraintes.

13. Représentation d’une analyse fonctionnelle FS1 FS3 FS8 FS6 FS4 FS7 FS5 FS2 FA1

14. Exemple de cotation fonctionnelle

15. L’Analyse de la Valeur (5) • La cotation fonctionnelle : • hiérarchisation des fonctions en fonction de leur importance et de leur criticité. • Cahier des charges fonctionnel : • Document qui permet l’expression d’unbesoin non plus en terme de produit mais à partir des fonctions qu’il doit remplir.

16. Exemple de cotation fonctionnelle

18. L’Analyse de la Valeur (6) • Gain obtenu par une démarche d’analyse de la valeur : • Le gain en coût est compris entre 15 et 35 % voir au delà en fonction de l’étude réalisée, de l’implication des participants et du temps consacré • L’acheteur apporte à l’intérieur du groupe : • sa connaissance des coûts, • sa connaissance du savoir-faire extérieur .

19. Approche coût en en OCCIDENT MARGE Prix de vente divers divers Fabrication Fabrication Achats Achats Études Études + ? ? ? Somme des coûts MARGE Prix Marché

20. Approche coût au Japon Prix MARCHE Marge Prix d’achat Coût objectif OBJECTIFS La Démarche Inverse

21. L’évolution de la fonction achat (1) • Le rapport entre l’offre et la demande et les contraintes économiques modèlent l’évolution de la fonction. Phase 1: 1945 / 1965 Économie de production : Demande > offre • Fonction dominante : La PRODUCTION L’Entreprise vend sa capacité de production en totalité ACHATS : 1° Étape du processus de Production Phase 2 : 1965 / 70 Économie d ’abondance et de consommation : Offre > Demande • Fonction dominante : Le COMMERCIAL L’Entreprise vend tout ce qu’elle fabrique ACHATS : toujours la première,étape du processus de production

22. L ’évolution de la fonction achat (2) Phase 3 : 1970 /75 Économie de marché et de concurrence Offre >> Demande • Fonction dominante : La FINANCE • ACHATS Fonction de dépenses qu’il faut réduire (centre de coûts) Phase 4:1975 / 200... Économie de Marché et de récession Offre >>> Demande • Fonctions dominantes : La FINANCE et les ACHATS • L’entreprise a pour objectif de réduire ses coûts • ACHATS : Fonction de négociation, de technique commerciale (apparition du concept de centre de profit)

23. IMPACT D’UN GAIN SUR ACHATS C.A. 1000 C. A. 1100 C. A 1000 Achats 440 Achats 400 Achats 380 Total charges variables 440 Total charges variables 400 Total charges variables 400 Charges fixes 160 Charges fixes 160 Charges fixes 160 Marge nette 60 Marge nette 60 Marge nette 40 4 % 6 % 6 % Un gain de 5 % sur vos achats a les mêmes effets qu ’une augmentation de 10 % du C. A. Dans une Entreprise où le coût des achats représente 40 % du C. A. et la marge nette 4 %, un gain de 5 % sur les coûts d’achats donne le même résultat qu ’une augmentation de 10 % du C. A Un Bel effet de levier !

24. Tableau Compte de résultat (1)

25. Tableau Compte de résultat (2) - 5 % de gain sur Achats

26. Tableau Compte de résultat (2) + 30 % de C. A

27. TYPOLOGIE DES BESOINS DE L’ENTREPRISE (1) • Les Produits et matériels divers : • Les Matières premières • Les produits de première transformation • Les articles et produits finis entrant dans la fabrication • Les produits consommables • Les produits énergétiques • Les outillages • Les investissements • Les emballages • La sous-traitance

28. TYPOLOGIE DES BESOINS DE L’ENTREPRISE (2) • Les Services : • Les transports, • Les assurances, • La fourniture de personnel extérieur • Le travail à façon • Les travaux divers

29. Transversalité de la fonction achat Identifier les opportunités plus vite que les autres Organisation en réseau Interagir avec les études Interagir avec les fournisseurs Comprendre et suivre les utilisateurs

30. Évolution de l’entrepriseChangement des schémas de distribution de pouvoir DEMAIN HIERS ET AUJOURD ’HUI RESEAU Hiérarchique Diriger par la compétence

31. Évolution des modèles de gestion (1) Ère de l’information Ère industrielle Accent sur les résultats Accent sur la stratégie • Monovalence des qualifications Polyvalence des qualifications Responsabilité individuelle Responsabilité de l’équipe Programmation : approche linéaire Programmation : approche holistique Organisation différentiée et segmentée Organisation souple Démarche réactive Démarche prospective Perspectives locales Perspectives mondiales Quantitatif Qualitatif Investissements : installation et équipement Investissement : capital humain Recherche de l’efficacité Recherche des performances Initiatives d’amélioration : origine gestionnaire Initiatives d’amélioration : origines multiples Logique fondée sur le présent Logique fondée sur l’avenir

32. Les modèles de gestion(2) Avant révolution Après révolution Emploi à vie risque changement minimum gestion : confrontation Concentration des récompenses expertise administratif continuité fragmentation - spécialisation vision éclaté du travail fidélité aux règles Aptitude à l’emploi à vie occasions changement max. Gestion : collaboration diffusion des récompenses expertise technique discontinuité continue organisation holistique vision intégrée du travail recherche de nouvelle règles

33. L’évolution des approches de l’Entreprise Hier Aujourd’hui profit prioritaire satisfaction prioritaire Capital matériel Capital humain Concepteurs distincts Concepteurs et des exécutants exécutants confondus Production de masse Production au plus juste Commercialisation distincte de la production Commercialisation intégrée Partenariat fournisseurs / clients Distance fournisseurs / clients Organisation hiérarchisé Organisation / équipes services fonctionnels distincts équipes transversales Performance : contrôle et dominante financière Performance : amélioration et ouverture Économies d’échelle Gestion du temps

34. L’Entreprise et ses Marchés (1) • Le Marché technique : • Technologies, • Savoir faire • Expérience • Conception • Étude • réalisation • Production

35. L’Entreprise et ses Marchés (2) • Le Marché Financier : • Les Capitaux • Les créances clients • Dettes fournisseurs • Trésorerie • Les placements financiers

36. L’Entreprise et ses Marchés (3) • Le Marché clients : • Les clients actuels • Les clients potentiels (prospects) • Les clients futurs (suspects)

37. L’Entreprise et ses Marchés (4) • Le Marché fournisseurs : • Les fournisseurs actuels, • Les fournisseurs potentiels, • Les fournisseurs non identifiés

38. Enjeux et Missions de la fonction Achat • Cohérence avec la Politique générale de l’entreprise • Détermination et conduite de la politique d’achat • Participation à la définition des besoins • Réduction des coûts globaux • Gestion des fournisseurs • Pouvoir de Négociation • Gestion des risques liés à l’acte d’achat • Mesure des performances

39. Politique d’achat(exemple) • La fonction Achat est une des composante stratégique de l’entreprise, au service de son fonctionnement, de son développement et de la satisfaction de ses clients. • Dans cet esprit, nous voulons : 1°) Construire à long terme une relation gagnant / gagnant avec nos principaux fournisseurs. • Apprendre à mieux nous connaître pour mieux nous comprendre • Vous associer à nos objectifs de développement • Nous engager solidairement sur des objectifs de progrès • Mettre en place des commandes programmes basées sur des prévisions • Un engagement clair de respect du délai contractuel • Une qualité de service en adéquation avec les besoins du marché

40. Politique d’achat (suite) • Des partenaires en bonne santé financière • Etre considéré comme client privilégié 2°)Travailler sur la notion de coût global du produit : • Privilégier le coût réel plutôt que le prix apparent • Optimiser tous les critères de choix des produits • Etre à votre écoute pour solutionner les problèmes et remédier aux dysfonctionnements • vous associer à nos objectif de réduction des coûts • Dégager des gains de productivité réciproques

41. Politique d’achat (suite) • 3°)Inscrirenotre action dans l’approche certification qualité ISO 9002 : • Privilégier les fournisseurs certifiés • Soutenir les fournisseurs engagés dans une démarche qualité • Travailler à éliminer les coûts de non-qualité internes et externes • vous impliquer dès la conception des produits nouveaux et dans l’amélioration des produits existants • Mesurer votre performance avec des indicateurs objectifs et vous en informer régulièrement • Assurer la transparence tout en préservant la confidentialité DEVELOPPER Une dynamique de progrès réciproques Une spirale de succès Le P. D. G. Le Responsable Qualité Le Responsable Achat

42. Contraintes de la fonction (1) • Fonction Achat : Interface Entreprise / Marché • Situation d’achat : • Intégrité de l’acheteur • Dualité dans les compétences • Dualité (apparente) achats stocks • La relation acheteur / vendeur • Cde perdue pour l’un • besoin non satisfait pour l’autre

43. Contraintes de la fonction (2) • Homme Acheteur : • L'achat c'est facile : Tout le monde achète ? • Influence de l'économie libérale. • Perception de l'achat : • Achat dépense : centre de coût ( Négatif ) • Achat satisfaction du besoin : centre de profit (Positif ) • Homme Négociateur : • Perception du profil ( techniques de négociation ) • Subjectif, incertain, difficilement quantifiable • Autonomie • Par rapport aux autres, par rapport à lui même

44. Contraintes de la fonction (3) • Acheteur HOMME • ACHAT : • Accord PRECAIRE • Notion de COMPROMIS • Insatisfaction dans l'ABSOLU • Relation client / fournisseur transversale. • Jugement de valeur sur résultats. • Situation conflictuelle.

45. Positionnement de la fonction ACHAT • Relations Internes: • Participation à la définition des besoins. • Elaboration du contrat d'achat. • Suivi des contrats et information des utilisateurs. • Information des clients internes. • Relations externes : • Prospection des marchés. • Sélection des fournisseurs. • Négociation. • Rédaction des contrats. • Règlements des litiges.

46. Les rôles de l'acheteur(1) • Dans son entreprise : • Rôle de Technicien : • Connaissance de son métier. • De ses produits. • De ses techniques d'achats. • Rôle de communicateur : • Ecoute active. • Interaction entre les différentes fonctions. • Rôle de vendeur : • Popularisation des résultats. • Promotion de la fonction.

47. Les rôles de l'acheteur(2) • Rôle de manager : • Animation de l'équipe. • Chef d'orchestre de la fonction. • Rôle de Négociateur : • Négociation avec ses clients internes. • Partenaires des autres fonctions. • Sur le marché • Garant de son entreprise. • Vendeur de l'image de marque. • Interface entreprise / marché. • Décideur.

48. Configuration des 5 styles efficaces d’acheteurs engagement A5 Battant A3 Déterminé A 4 Conciliant A1 Méthodique A2 Réceptif coopération

49. A 1 : Acheteur Méthodique • Application scrupuleuse et sans innovation de ses techniques d’achat • Organisé dans son travail, prépare son dossier avec beaucoup de soin • grand souci du détail • pendant l’entretien, ne s’intéresse qu’aux données techniques et commerciales de la négociation • La relation humaine l’intéresse peu • suit à la lettre son plan de négociation, et consigne exactement toutes les propositions du vendeur • Ne cherche pas à profiter ders opportunités présentée par le vendeur • Travers : Routine et paperasserie, communication pauvre avec ses partenaires

50. A2 : Acheteur réceptif • Ouvert au dialogue, prête une attention soutenue aux propos de son interlocuteur • Commente les choses de façon chaleureuse, en approuvant ou désapprouvant les propositions du vendeur • Établi une relation fondée sur la richesse et l’intensité des contacts humains et relationnels • Respect d’autrui et mise en commun des ressources créatives • S’attache à créer une ambiance sympathique avec son interlocuteur • Travers : crédulité, risque de concessions non prévues par crainte de l’affrontement