Système de contrôle interne (SCI) à l’Administration cantonale vaudoise

1. Système de contrôle interne (SCI) à l’Administration cantonale vaudoise

2. Définition du système de contrôle interne (SCI) • Le contrôle interne est l’ensemble des règles, des procédures et mesures d’organisation (mesures de contrôle) ordonnées par le Conseil d’Etat afin de garantir un déroulement conforme des activités de l'administration. • Les mesures organisationnelles du contrôle interne sont intégrées dans les flux de fonctionnement, en ce sens qu’elles ont lieu simultanément à l’activité ou sont situées en amont ou en aval de l’exécution de celle-ci.

3. But du système de contrôle interne (SCI) Le contrôle interne au sein de l’administration permet en particulier d’assurer : • Une gestion régulière, efficace et économe des moyens • Le respect des lois, règlements et directives (« conformité ») • La protection du patrimoine • La détection, la réduction et la prévention des erreurs et des irrégularités • De garantir la fiabilité et l’intégralité de la comptabilité • L’établissement en temps utile des rapports financiers fiables

4. La base du système de contrôle interne Des mesures organisationnelles sont mises en place pour intégrer de manière efficace les activités de contrôles aux opérations. Elles se déclinent par : • Des contrôles préventifs destinés à anticiper les risques • Instructions sur les compétences et les signatures • Restrictions d’accès aux installations, aux systèmes d’information (sécurité informatique) • Etc. • Des contrôles de détection permettant des contrôles de conformité, de concordance • Contrôle de conformité aux bases légales, règlements, directives • Contrôle de concordance comme la réconciliation de soldes, justificatifs, comparaison de listes, confirmations bancaires, inventaires, etc. • Mise en place d’indicateurs, de norme de base • Etc.

5. Le périmètre du contrôle interne Le périmètre du contrôle interne s’applique aux domaines suivants : • Les états financiers • Bilan • Annexes • Compte de fonctionnement et d’investissements • La gestion de la trésorerie • La gestion du personnel • L’octroi, le suivi, le contrôle et l’examen des subventions • L’acquisition et la gestion des participations financières • Les prestations délivrées par l’Etat de Vaud

6. Les acteurs du contrôle interne • Le Conseil d’Etat s’assure de la mise en place du contrôle interne • Les départements et les services sont responsables de la mise en œuvre du contrôle interne (article 16 let. e Lfin) et l’intègrent, d’une manière générale, dans leurs processus opérationnels. • Le Département en charges des finances émet des directives de portées générales et apporte un appui aux Unités financières départementales (UFD) • L’auditeur interne (CCF) évalue les processus de gestion et de contrôle mis en place par les services. • L’organe de révision externe (CCF) tient compte du contrôle interne lors de la détermination des opérations de vérification

7. Situation actuelle du Système de contrôle interne • Le contrôle interne s’effectue actuellement au travers des lois, des règlements, des directives et autres instructions • Le système de contrôle interne à l'Etat de Vaud est lacunaire • La formalisation écrite des processus de contrôle et la traçabilité ne sont pas garanties • L'hétérogénéité des différents outils et des sources d'information financière est un frein à la mise en œuvre d’un contrôle interne efficace Risque : erreur majeure ou malversation

8. Situation projetée du système de contrôle interne • Formalisation des procédures de contrôles par les services (par exemple : instructions sur les compétences, les signatures, conditions d’octroi, traçabilité des contrôles) • Validation et consolidation des procédures auprès des UFD qui peuvent également émettre des instructions internes propre à leur département. • Chaque modification de loi, de règlement, de directive doit intégrer la notion de flux et de contrôle interne • Le Département en charge des finances émettra une directive de portée générale sur la mise en application du contrôle interne

9. Conclusions • Le système de contrôle interne doit faire partie de la culture et de la philosophie de l’Etat de Vaud • Le Conseil d’Etat s’assure de la mise en place du contrôle interne • Les départements et les services sont responsables de la mise en œuvre du contrôle interne • La formalisation écrite des processus et la traçabilité du contrôle doivent être garantis • Le contrôle interne permet d'anticiper les risques et de fiabiliser les informations financières • Le contrôle interne est régulièrement ajusté en fonction de l’évolution des risques