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Office 模板设计与应用

Office 模板设计与应用. 李辉 微软（中国） 培训讲师. 了解 Office 所提供的模板 设计与应用 Office 模板 模板的发布与部署 Microsoft Portfolio —— Office XP 应用模板文库 精彩模板应用示例. 活动行程表 ……. 认识模板. 模板实际上是一类特殊的文档，它可以提供构造最终文档的基本工具. 轻松完成规范化的公文. 使用 Office XP 提供的模板功能，让您轻松完成规范化的公文. 轻松完成规范化的公文. 模板和 Microsoft.com 上的模板

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Presentation Transcript

  1. Office 模板设计与应用 李辉 微软（中国） 培训讲师

  2. 了解Office所提供的模板 设计与应用Office模板 模板的发布与部署 Microsoft Portfolio —— Office XP应用模板文库 精彩模板应用示例 活动行程表……

  3. 认识模板 • 模板实际上是一类特殊的文档，它可以提供构造最终文档的基本工具

  4. 轻松完成规范化的公文 使用Office XP提供的模板功能，让您轻松完成规范化的公文

  5. 轻松完成规范化的公文 模板和Microsoft.com上的模板 模板库还有这么多类型的模板可供我们选择，而且微软公司随时更新内容以满足广大用户的需求 。

  6. 模版布署的方式 • 由Word中选择工具/选项工作群模版 • 利用 CIW进行大量布署

  7. 模板设计与应用 Word 2002

  8. Word模板包含的元素 • 同类型的所有文档中都相同的文字和格式设置 • 文档中会使用到的样式 • “自动图文集”中的词条 • 宏 • 菜单和工具栏样式以及按键的分配方案

  9. 模板的类型 • 共用模板 • 包括Normal模板，模板所包含的设置适用于所有文档 • 文档模板 • 包括多种专业模板，模板内所包含的设置仅适用于以该模板为基础的文档

  10. 认识样式 • 样式是存储在Word中的段落或字符的一组格式化命令，利用它可以快捷地改变文本的外观 • 当应用样式的时候，只需一步操作就可以设定一系列的格式

  11. 样式的应用 • 字符样式 • 段落样式 • 对文字应用不同的样式 • 修改样式 • 使用“样式库”预览和应用不同的样式

  12. 使用样式的优点 • 样式可以节省设定各种文档的时间。 • 可以确保格式的一致性。 • 改动文本格式更加容易。只需要更改样式的定义，就可以一次性地更改所有相同样式的文本。或者使用“替换”命令，搜索并替换样式。 • 使用简单方便。 • 采用样式有助于文档之间格式的复制，可以将一个文档或模板的样式复制到另一个文档或模板中。

  13. 关于样式的注意事项 • 基于样式的创建方法 • 后续样式 • 通过大纲视图进行调整 • 将文档保存为模板

  14. Office XP模板设计与应用 DEMO • 浏览样式 • 创建新样式 • 修改现有样式 • 在文档中应用样式 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化

  15. 模板与自动图文集 • 自动图文集提供了一个全自动词条处理功能器 • 利用自动图文集可以完成的任务 • 快速插入常用的文字、图形、域、表格、书签以及其他内容到文档中 • 保存一些用户常用的文字、图形、域、表格、书签以及其他常用的词条 • 制作、保存和使用用户自定义的模板

  16. 创建自动图文集 • 快速输入文档信息的方法

  17. 将自动图文集词条复制到另一个模板 • 为什么要将自动图文集词条复制到另一个模板 • 保证用户的使用 • 复制的方法 • 使用“管理器”

  18. 在模板中使用域 • 域相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签中的占位符 • Offic XP提供的域

  19. 什么时侯使用域 • 显示文档信息，如作者姓名、文件大小或页数等。若要显示这些信息，请使用 AUTHOR、FILESIZE、NUMPAGES 或 DOCPROPERTY 域。 • 进行加、减或其他计算。请使用 = (Formula) 域进行该操作。 • 在合并邮件时与文档协同工作。例如，插入 ASK 和 FILLIN 域可在 Word 将每条数据记录与主文档合并时显示提示信息。

  20. Word表格的计算方法 • 直接计算 • 利用书签进行计算 • 在公式中引用标识计算

  21. Office XP模板设计与应用 DEMO • 使用Word中的表格计算制作报表 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化

  22. 文档中窗体域的使用 • 窗体的概念 • 窗体的设计 • 窗体域的概念 • 修改窗体模板中的域

  23. 什么是窗体 • 利用窗体控件（窗体域）设计的文档 • 基本窗体控件 • 复选框（FORMCHECKBOX域） • 下拉列表（FORMDROPDOWN域） • 文字框（FORMTEXT域） • Web窗体

  24. 可创建的窗体类型 • 创建Web窗体 • 创建可供用户在Word中查看和填写的窗体 • 创建要打印的窗体

  25. 使用窗体创建模板 • 直接填写窗体，易于用户输入信息 • 自动检验用户输入的内容 • 根据在域中输入的内容可以更新其他相关的域 • 为用户输入提供帮助信息

  26. Office XP模板设计与应用 DEMO • 使用窗体创建“请假单” • 使用窗体实现文档属性的调用 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化

  27. 模板设计与应用 Excel 2002

  28. 单元格和区域 工作簿 工作表 Excel三要素

  29. 工作簿与工作表模板 • 工作簿模板 • 为特定的任务和项目创建自定义的工作簿模板 • 工作簿默认的模板名为book.xlt • 工作簿模板的存储位置 • 工作表模板 • 在工作簿中创建特定的工作表 • 工作表默认的模板名为sheet.xlt • 工作表模板的存储位置

  30. 格式的设置 • 单元格和工作表格式 • 页面格式 • 打印区域 • 单元格样式 • 工作簿中所含工作表的数量和类型 • 隐藏和保护

  31. 设置Excel模板的细节 • 文本 • 数据 • 图形 • 公式

  32. 检查数据的有效性数据验证 • 建立验证数据内容，即设置“有效数据” • “有效数据”是用于规定某个单元格或单元格区域中的数据是否正确和能否满足要求的规则，并为不满足规则的数据设置报告的方法 • 对一些重要的数据最好为它规定有效性规则

  33. 定义数据验证 • 定义有效数据范围 • 设置输入信息 • 设置出错警告 • 设置自定义类型的有效数据 • 圈释无效数据

  34. Excel模板与窗体 • 窗体的创建 • 窗体和窗体控件 • 窗体的保护 • 使用窗体简化工作

  35. Office XP模板设计与应用 DEMO • 存储Excel模板 • Excel模板与窗体的应用 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化

  36. 模板设计与应用 PowerPoint 2002

  37. PowerPoint中的模板 • 设计模板 • 为演示文稿提供设计完整、专业的外观 • 内容模板 • 包含设计模板中的所有元素和演示文稿的建议大纲

  38. 认识母版 • 定义演示文稿中所有幻灯片或页面格式的视图和页面 • 母版的类型 • 幻灯片母版 • 标题幻灯片母版 • 讲义母版 • 备注母版

  39. 自定义母版的方法 • 认知占位符 • 调整对象的大小和位置 • 设置默认字体 • 改变项目符号 • 添加图片和图形

  40. 定义动画方案 • 设置对象的进入效果 • 设置对象的强调效果 • 设置对象的退出效果 • 设置对象的动作路径

  41. 演示文稿的配色方案 • 什么是配色方案 • 为演示文稿选择配色方案 • 如何自定义配色方案 • 传递幻灯片的配色方案 • 添加配色方案 • 删除配色方案

  42. Office XP模板设计与应用 DEMO • PowerPoint母版灵感设计 • 使用动画效果制作酷炫演示文稿 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化

  43. 模板设计与应用 Outlook 2002

  44. 电子邮件 安排日程 联络人 日记跟踪 便笺 Outlook 有效的个人信息管理器（PIM）

  45. Outlook窗体 • 可以使用窗体快速而轻松地将电子化发布和收集信息的方式标准化 • 使用 Outlook 窗体设计环境创建自定义窗体 • 开发者可以使用 ActiveX 控件展开窗体 每个 Outlook 项目都基于窗体

  46. Outlook中的窗体类型

  47. 使用窗体属性定义窗体 • 窗体属性 • 添加窗体的帮助 • 隐藏和显示窗体

  48. 在窗体中使用字段和控件 • 使用字段 • 标准字段 • 自定义字段 • 使用控件 • 使用控件工具箱 • 定义控件的属性

  49. Office XP模板设计与应用 DEMO • 制作个性的电子邮件 • 为联系人添加专用的信息 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化

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