ACD MINDELO AVRIL 2014

1. ROLES ET RESPONSABILITES DU SECRETAIRE dE club PAG JOSEPH KHATER ACD MINDELO AVRIL 2014

2. Ainsi on peut soutenir des actions à moyen et long terme La règle de base 3 ans de suite dans le Comité Une année pour apprendre Une année pour donner Une année pour transmettre

3. ORGANIGRAMME DU CLUB Conseillers PRÉSIDENT PRÉSIDENT ÉLU VICE PRÉSIDENT SECRÉTAIRE TRÉSORIER PROTOCOLE IMMEDIAT PAST PRÉSIDENT COMMISSIONS FORMATEUR Fondation Rotary Action Administration Du club Effectif Relation publique COMITé • Professionnelle • Éducation • Collectivité • Internationale • Programmes du R.I. (RYLA, AIPM, Rotaract,) • Collecte de fonds pour les actions de club • Programme des réunions statutaires • Bulletin et sites du club • Assiduité • camaraderie • Participation aux Programmes • Collecte de fonds pour la Fondation • Recrutement • Fidélisation • Orientation et formation • Relation avec les Médias • Publicité et Marketing le plan de leadership Exemple de sous commissions SEMINAIRE DE FORMATION SUR LA PRESIDENCE DU CLUB

4. Le secrétaire du club doit travailler avec les autres dirigeants et les membres de votre club ci-dessus : Dirigeants et membres avec le président avec le trésorier avec la commission Administration du club avec le responsable Effectifs du club • Les réunions du comité du club. • Assemblées du club. • Visite officielle du gouverneur. • Candidatures aux postes de direction du club. • Cotisations du club. • Contributions à la Fondation Rotary. • Finances du club. • Les résultats financiers publiés dans le procès verbal • de réunion du comité du club doivent refléter avec précision les chiffres du grand livre. • Réunions statutaires. • • Préparation des communiqués • • Proposition de sujets pour la réunion • • Choix des intervenants • Le bulletin du club. • Proposer et élire un nouveau membre. • Publication des nominations. • Travaillez avec les responsables Relations • publiques, Actions, • Fondation et autres du club quand cela s’avère nécessaire. Tâches à exécuter SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

5. Réunion statutaire – Modèle d’ordre du jour SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

6. Généralités Le secrétaire est le « gestionnaire » de la documentation, de l’information, la « mémoire » du club. Les responsabilités du secrétaire sont multiples et peuvent être scindées en quatre groupes de tâches différentes: • Tâches internes au club, • Tâches vis à vis du district, • Tâches vis à vis du Rotary International, • Tâches vis à vis de l’Association Le Rotarien. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

7. Planning du secrétaire de club Janvier – Juin(avant son entrée en fonction) • Lire Le secrétariat du club 229fr et se familiariser avec les statuts types du Rotary club et le règlement intérieur recommandé au Rotary club. • Avoir des entretiens avec le président élu et le secrétaire sortant. • Assister à l’assemblée de district. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

8. • Assister aux réunions du comité de club entrant. • Aider le président élu, si nécessaire, à élaborer les objectifs du club. • Assister à l’assemblée de club organisée suite à l’assemblée du district par le président élu afin de préparer l’année à venir. • Assister aux réunions du comité en fonction, lorsque vous y êtes convié. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

9. • Confirmez auprès du secrétaire actuel que les archives du R.I. ont été mises à jour avec les noms des dirigeants entrants. • S’inscrire au portail MY ROTARY sur le site www.rotary.org/fr. • Travailler avec le président du club afin d’activer l’accès au portail MY ROTARY du trésorier et du responsable Fondation du club. • Examiner le rapport semestriel du R.I. et apporter les corrections nécessaires. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

11. Rôle du Secrétaire dans l’administration des clubs Le Secrétaire contribue largement au succès des efforts conjugués du Président, dont il est la cheville ouvrière, du Comité, des Commissions et des membres du club. Le secrétaire instruit les dossiers, les soumet à son Président et en contrôle le suivi. Il est la MEMOIRE et le bras droit du Président. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

12. Juillet • Prise de fonction et obligations protocolaires. • Utiliser le portail MY ROTARY pour mettre à jour les données du club et les effectifs, et consulter divers rapports. • Recevoir du secrétaire sortant tous les dossiers du club et prendre possession du matériel du club. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

13. • Soumettre le rapport semestriel et les cotisations à régler au 1er juillet. Note : le rapport SAR doit lister les membres du club au 1er juillet. Si vous ne recevez pas le dossier SAR à la fin juillet, vous pouvez l’imprimer depuis MY ROTARY ou contacter par e-mail data@rotary.org ou votre bureau régional.

14. • Être en possession de l’Official Directory envoyé par le Rotary Novembre • Mettre à jour la liste des membres du club via MYROTARY afin d’assurer l’exactitude du rapport SAR. Décembre • Organiser la réunion annuelle de sélection des dirigeants qui doit avoir lieu avant le 31 décembre pour être incluse dans l’édition de l’Official Directory. Note : si ces informations ne sont pas reçues à temps, l’Official Directory indiquera à nouveau les dirigeants en fonction. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

15. • Examiner le rapport semestriel du R.I. et apporter les corrections nécessaires. Janvier • Envoyer aux membres les avis de cotisation et autres frais, et percevoir les cotisations (collecte mensuelle, trimestrielle ou semestrielle). • Soumettre le rapport semestriel et les cotisations à régler au 1er janvier. Note : le rapport SAR doit lister les membres du club au 1er janvier. Si vous ne recevez pas le dossier SAR à la fin janvier, vous pouvez l’imprimer depuis Mon Rotary ou contacter par e-mail data@rotary.orgou le bureau de zurich SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

16. • Évaluer les actions du club en collaboration avec le président et le comité et en préparer un compte-rendu pour le premier semestre. Février • Si le club a décidé de proposer un de ses membres au poste de gouverneur, envoyer à la commission de nomination de district la résolution de club soutenant cette décision ainsi que le formulaire de nomination correspondant. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

17. Avril • Commencer à informer votre successeur sur les divers aspects de votre travail. • Préparer les certificats de pouvoirs pour la Convention du R.I. Mai • Mettre à jour sur Mon Rotary la liste des membres du club afin d’assurer l’exactitude du rapport SAR. Juin • Préparer le rapport annuel du club. • Remettre à son successeur l’ensemble des dossiers du club. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

18. Tâches internes au club • Liste des membres : tenue régulière du fichier des Rotariens (changements de coordonnées, de situation professionnelle ou familiale…). • Assiduité : maintien du registre des présences à toutes les réunions, statutaires ou non. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

19. Convocations : envoi du courrier pour les réunions non statutaires du club : comité, commissions, réunions exceptionnelles (club contact, déplacements…). SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

20. Assemblées de Club : Vous avez l’obligation de convoquer minimum quatre assemblées de club par an. Elle ne peut être validée qu’en présence de l’assistant-gouverneur et convoquée au minimum 10 jours avant. Le quorum sera atteint si au moins un tiers des membres est présent et les décisions devront être approuvées au moins par les deux tiers des membres présentsqui n’ont droit qu’a une procuration par membre SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

21. Réunions : aider le président du club à les préparer. • Envoyer les convocations aux membres avec l’ordre du jour, au moins 48 h avant la réunion statutaire. • PV : rédaction d’un compte rendu pour toute réunion de travail et le diffuser aussitôt aux membres du club. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

22. Courrier : tri, distribution, réponses. Diffusion de brochures et publications rotariennes aux membres du club; faire circuler l’information reçue de l’extérieur (manifestations rotariennes, recherche de candidatures pour des programmes du Rotary tels le RYLA, l’Echange de Groupes d’Etude…) SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

23. Annuaire international : faire connaître “l’Official Directory” que reçoivent tous les secrétaires de la planète en juillet ; cet annuairecontient les principaux renseignements sur les plus de 34.000 Rotary-clubs du monde. • Classifications : maintenir la liste des classifications à jour (en vue d’ éventuels recrutements) SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

24. Comptage de l’assiduité SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

25. Peuvent être comptées comme une présence la participation à • Une réunion statutaire hebdomadaire de son club ou d'un autre club. • Un comité du club. • Une réunion de travail ou dans une activité rotarienne réunissant au moins 3 membres. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

26. Une réunion de district, à une commission, à un séminaire, à un CIP, etc. • Des repas chez des Rotariens s'ils entrent dans le cadre d’une organisation prônée par le club concernant la totalité des membres, même si c’est par rotation. • Des réunions interclubs. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

27. Ne doivent pas être comptées comme une présence la participation à • Des réunions à caractère essentiellement ludique et les voyages touristiques même s’ils sont organisés par des Rotariens pour des Rotariens. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

28. Des réunions qui pourraient, par leur nature, être comptées comme une présence, mais qui viendraient, par leur cumul, à faire apparaître un taux d'assiduité mensuel supérieur à 100 %. Le taux d'assiduité mensuel ne saurait être, pour quiconque supérieur à 100 %. Le stockage de présences pour le reporter sur le mois suivant est interdit . SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

29. Calcul du taux d'assiduité Le taux d’assiduité mensuel individuel est le résultat de la division du nombre de présences physiques et valables du membre par le nombre de réunions statutaires du mois , puis en multipliant ce résultat par cent. Taux d’assiduité mensuel individuel = nombre de présences physiques et valables du membre nombre de réunions statutaires du mois X 100 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

30. Résolution Calcul de l’assiduité mensuel individuel de l’ami Taux d’assiduité mensuel individuel = nombre de présences physiques et valables du membre nombre de réunions statutaires du mois Taux d’assiduité mensuel individuel = X 100 3 X 100 = 60 % 5 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

31. NB : Seuls les jours fériés (et les cas très particuliers traités dans le Manuel de procédure) dispensent d'une réunion statutaire mais pas les "ponts". La période des vacances n'autorise pas les clubs à diminuer le nombre de réunions statutaires dont le principe est qu'elles sont hebdomadaires SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

32. (sauf les exceptions traitées dans le manuel de procédure). C'est la spécificité qui permet, entre autres, à tout Rotarien, d'où qu’il vienne, de ne pas trouver porte close s’il vient à une réunion du club. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

33. Le taux d’assiduité hebdomadaire Ce taux se calcule en divisant le nombre de membres actifs crédités d’une présence par le nombre total de membres actifs du club, puis en multipliant ce résultat par cent. Taux d’assiduité hebdomadaire = Nombre de membres actifs crédités d’une présence nombre de membres actifs du club X 100 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

34. Résolution Calcul du taux d’assiduité hebdomadaire d’un club : Taux d’assiduité hebdomadaire = Nombre de membres actifs crédités d’une présence nombre de membres actifs du club Taux d’assiduité hebdomadaire = X 100 40 = 95 % X 100 42 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

35. Les membres que le comité du club a officiellement dispensé d’assiduité (exclusivement, à titre provisoire pour des raisons variables telles que maladie grave ou raisons professionnelles impérieuse et à titre définitif pour certains membres âgés) sont retirés de l’effectif. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

36. Les membres d'honneur ne sont pas comptés, ni pour leur présence, ni dans l’effectif. Il va de soi que les excusés ne sauraient être comptés comme présents. La publication se fait sans décimales, l’arrondissement par excès. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

37. Cartes de membres : les délivrer chaque année. Elles permettent aux Rotariens d’être identifiés dans tous les clubs du monde où ils se rendraient. • Nouveaux membres : veiller au respect des procédures d’admission. Lors de l’intronisation leur remettre la documentation nécessaire (numéro spécial du Rotarien “Voici le Rotary”, annuaire,…). SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

38. Rotariens visiteurs : fournir aux Rotariens de passage une fiche”visiteur” (compense). • Annuaire du club : détenteur des informations les plus récentes, le secrétaire est le mieux placé pour suivre la fabrication de cet outil facultatif. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

39. Bulletin du club : participation à son élaboration pour informer en particulier les absents. • Règlement intérieur du club : vérifier, lorsqu’il existe, qu’il est en conformité avec le Manuel de procédure en vigueur (le Conseil de législation le transforme tous les trois ans). SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

40. Archives et matériel : assurer la mémoire du club et vérifier que le club dispose de tout le matériel nécessaire( fanions, épinglettes, cloche…). • Rapport annuel : doit être présenté en juin aux membres du club; il s’agit d’ un rapport moral sur l’année écoulée. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

41. Tâches vis-à-vis du District • Taux d’assiduité du club : le transmettre chaque mois, avant le 5 du mois suivant, au secrétariat du district (avec copie à l’Assistant Gouverneur). • Effectif : communiquer au secrétariat du district tout changement (admissions, radiations,changements de coordonnées…) SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

42. Visite du gouverneur : la préparer en étroite collaboration avec le président du club (s’assurer de la présence de tous les responsables et de la quasi totalité des Rotariens). Nomination d’un gouverneur : le secrétaire transmet le cas échéant au district le nom d’un membre du club proposé à la fonction de gouverneur (après l’aval du Comité du Club); il s’assure que ce membre requiert toutes les conditions exigées par le Manuel de procédure. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

43. Tableau récapitulatif des rapports à rédiger et à envoyer par le secrétaire du club SEMINAIRE DE FORMATION SUR LA PRESIDENCE DU CLUB

44. Tâches vis-à-vis de l’Association Le Rotarien • Revue Le Rotarien : communiquer tout au long de l’année les admissions, radiations ainsi que les changements d’adresse des abonnés. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

45. Les ressources disponibles pour le Secrétaire dans l’administration du club • L’Adjoint du Gouverneur : Rotarien nommé pour aider le gouverneur à suivre un certain nombre de clubs. Il est à votre disposition pour vous assister. • Les anciens secrétaires du club: leurs expériences et connaissances des procédures pourraient vous être utiles. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

46. Les correspondants CDS: ce sont des membres du personnel du siège et des bureaux régionaux qui peuvent répondre à diverses questions d’ordre administratif ou vous diriger vers les services compétents du Rotary et de la Fondation. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

47. Nouveautés pour Rotary Club Central dans MON ROTARY Les Rotary clubs peuvent désormais planifier et suivre leurs actions de A à Z avec Rotary Club Central. La gestion des activités devient en effet plus simple pour les dirigeants de club qui peuvent indiquer des projections en termes de nombre de bénévoles et d'heures de travail, de participation financière et de dons en nature avant de les comparer aux chiffres réels à l'aide de tableaux. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LA PRESIDENCE DU CLUB

48. Les ressources du secrétaire sont les suivantes: • Les ressources humaines, • Les sources d’information, • Les ressources en ligne (www.rotary.org). • Mon Rotary • Manuel du secrétaire : 229fr SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

49. Conclusion Le meilleur secrétaire du club sera celui qui remplira toutes ces tâches dans les délais respectifs; il bénéficiera ainsi de toute la gratitude de ses amis qui reconnaîtront ses mérites. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

50. COMMENT ORGANISER LA VISITE DU GOUVERNEUR 1°) Profiter pour faire connaître le Rotary à la population et au Gouvernement, faire un débat à la télévision, sur toutes les radios et la presse écrite deux semaines avant l’arrivée du gouverneur et parler des 1.200.000.000 de USD pour l’éradication de la poliomyélite et les projets des Clubs. Cela attirera l’attention du Gouvernement et facilitera les demandes d’audiences du Gouverneur avec le Chef de l’Etat et les autorités. 2°) Prévoir un photographe qui puisse tout photographier et filmer pendant son séjour et lui offrir un ou des CD et un ou des albums en souvenir de son passage. 3°) Tous les présidents de club devront se rendre à l’aéroport pour l’accueillir. Et s’il vient par la route l’accueillir à la frontière ou à son hôtel. Le jour même, organiser un diner et une réunion d’échange afin de lui présenter tous les AG, PDG, PAG et les présidents de Club pour mieux le connaître. 4°) Le recevoir dans un salon 5°) Lui prêter un cellulaire local avec un numéro local connu de tous les PDG, AG, PAG et Présidents. 6°) Lui trouver un véhicule pour ses déplacements lui laisser aussi un temps pour se reposer ne pas occuper toute sa journée. Prévoir de le recevoir par des amis rotariens pour les déjeuners et dîner. 7°) Lui remettre un document avec les numéros des PDG, PAG, AG et présidents de Club. SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB