CONTRACTUALISATION DU PERSONNEL DU NC AU MSP-BURUNDI Dr Charles Batungwanayo en collaboration Dr Reginald Moreels Dr

1. CONTRACTUALISATION DU PERSONNEL DU NC AU MSP-BURUNDIDr Charles Batungwanayo en collaborationDr Reginald MoreelsDr Peter Bob

2. PLAN DE PRESENTATION • OBJECTIFS DE LA CONTRACTUALISATION DU NC • UNITES DE PRESTATION • FONCTIONS FONDAMENTALES DU FBP • INDICATEURS • FINANCEMENT • DEFIS

3. OBJECTIFS L’objectif général de la contractualisation du NC est d’appuyer les multiples chantiers des réformes du système de santé. Objectifs spécifiques: Appuyer la réforme de la « gratuité et le financement basé sur la performance » en mettant en chantier le financement basé sur la performance (FBP) au niveau central du Ministère de la Santé Publique ; Développer une dynamique de changement pour augmenter l’efficacité des directions générales et les services du MSP dans les nombreuses activités actuellement mis en route avec l’appui des partenaires techniques et financiers (PTF) ; Développer par le biais du FBP une culture de travail basée sur des résultats à obtenir par un changement des attitudes et des comportements, et ainsi stimuler le personnel à utiliser leurs talents et de montrer un sens d’initiative.

4. UNITES DE PRESTATIONS • Les tableaux ci-dessous montrent que: • 34 unités de prestations sont à prévoir sur base du ROI • Au niveau central du MSP, qui est normalement un niveau de conception et de planification, 147 agents sur 554 au total (soit 27%) ont les compétences théoriques de remplir cette mission. • Sur 554 agents du NC, nous constatons que 407 sont de la catégorie de collaboration et ou d’exécution, soit 73% de l’ensemble du personnel œuvrant au NC. Plusieurs interlocuteurs ont suggéré qu’il n’est pas normal d’avoir au NC une telle proportion de ces deux catégories de personnel. Une analyse plus fine pourrait montrer que même la catégorie de direction est pléthorique.

6. [1]Les Unités de prestations portant le signe * n’ont pas remis le questionnaire

7. [1]Les Unités de prestations portant le signe * n’ont pas remis le questionnaire

8. FONCTIONS FONDAMENTALES • La prestation: • Définition de « unité de prestation de service », une équipe qui a les mêmes obligations de résultats à produire et dépendant d’une même autorité hiérarchique • Des unités de prestations vont être définies pour l’ensemble du niveau central du ministère. Ce sont uniquement les unités qui répondent aux critères d’éligibilité qui seront contractualisés.

9. FONCTIONS FONDAMENTALES • L’achat: l’objet du contrat • L’acheteur est le Cabinet du Ministre de la Santé en tant que commanditaire des prestations. C’est donc avec le Cabinet du Ministre de la Santé que les unités de prestation signeront un contrat.

10. FONCTIONS FONDAMENTALES • La régulation: • La fonction de régulation sera assurée par la CTN. Cette fonction de régulation consiste à: • La mise à jour du modèle • La révision des outils d’évaluation • La planification des évaluations (composition des équipes d’évaluateurs, calendriers des évaluations…) • La synthèse et restitution des résultats des évaluations • Etablissement des demandes de paiements

11. FONCTIONS FONDAMENTALES • L’évaluation et vérification: • Un système d’évaluation par les pairs pourra être assuré par des équipes de 3 à 4 évaluateurs pour chaque unité de prestation, avec l’appui technique de la CTN. • Il sera hautement recommandé d’inclure dans ces équipes les cadres nationaux et internationaux des programmes d’appui au niveau central (GF, BM, CTB,…). • En pratique, une équipe pourrait évaluer plusieurs UP (cf. Calendrier devant être établi semestriellement par la CTN). Cependant, il faudra veiller à ce qu’une équipe n’évalue pas une UP dont proviennent un/des évaluateur(s). • La composition des équipes devra varier chaque trimestre (les évaluateurs resteront les mêmes mais les équipes seront composées autrement).

12. FONCTIONS FONDAMENTALES • L’évaluation et vérification: • L’évaluation se fera de façon rotative, c.à.d. les équipes évalueront des UP différentes tout au cours de chaque semestre. • La périodicité de l’évaluation est trimestrielle : la 1ère évaluation se fera au cours du 5ème mois après le démarrage du FBP du niveau central. Ceci en raison des échéances des résultats attendus des services du NC (circuit de financement, évaluations des acteurs du niveau intermédiaire…). • En plus des évaluations des UP, il y aura un système de cotation individuelle (du personnel), qui seront menées collégialement au sein des UP, sous l’encadrement de la hiérarchie. • Les résultats de l’évaluation individuelle sont pris en compte pour la répartition de la prime de performance de l’UP parmi ces agents.

13. INDICATEURS • Cinq catégories d’indicateurs • Indicateurs d’éligibilité: il s’agit des conditions de base pour admission à la stratégie PBF. • Indicateurs communs à toutes les unités de prestation : production des documents de régulation • Indicateurs de mesure trimestrielle communs à toutes les unités de prestation • Indicateurs spécifiques à chaque UP • Indicateurs d’environnement de travail

14. INDICATEURS (2) • Indicateurs d’éligibilité: • Existence du Cadre Organique respecté • Existence de Plan d’Action Annuel (PAA) budgétisé • Existence du Programme Trimestriel d’Activités (PTA) • Indicateurs communs à toutes les unités de prestation portant sur la production des documents : de politiques, de stratégies, les manuels de procédures, normes/standards, lois, règlements, les outils de formations, de supervisions, d’évaluations

15. INDICATEURS (3) • Indicateurs de mesure trimestrielle communs • Le niveau d’exécution des activités planifiées (PA, Programmes d’Activités…) • Production des rapports périodiques d’activités • Organisations des réunions institutionnelles • Qualité des PV des réunions et suivi des décisions prises lors de réunions précédentes. • Indicateurs spécifiques à chaque UP: • Mission des UP • PA et Programmes d’Activités • Goulots d’étranglement … • Respect du travail réalisé à quelque niveau que ce soit.

16. INDICATEURS (4) • Indicateur d’environnement de travail • Qualité de l’environnement de travail du service : propreté des locaux, hygiène ambiante, gestions des déchets, état des outils de travail, degré de maintenance préventive et réparatrice. • Qualité des relations humaines entre le chef et les subordonnés, et entre collègues.

17. Financement • Préalables: • Préciser la/les source(s) de financement • Définir l’enveloppe budgétaire pour chaque UP • Sur base du nombre de personnel et leurs catégories • Fixer la valeur indiciaire de base • Fixer les indices de base pour chaque catégorie • Définir le poids relatifs entre catégories d’indicateurs • Attribuer une cote à chaque indicateur (cfr. Grilles d’évaluations • Proposer la formule de calcul de la prime individuelle

18. Défis • Multiplicité d’UP : 34 sur base de l’actuel ROI, environ 25 sur base du rapport provisoire de l’audit. • Le personnel est pléthorique, surtout les catégories de collaboration et d’exécution. • Redéploiement du personnel • Enveloppe budgétaire pour chaque unité de prestation doit tenir compte du nombre souhaité de personnel, et non du nombre actuel. • Les UP n’ont pas de plan d’action annuel se référant à celui du Ministère. Il sera nécessaire de définir les activités spécifiques de chaque UP. • Tous les UP ne pourront pas remplir facilement les conditions d’éligibilité à l’approche contractuelle ce qui va nécessiter l’introduction progressive de l’approche.

19. MERCI, MURAKOZE