Tagesseminar Einf hrung in Microsoft SharePoint Portal Server

1. TagesseminarEinführung in Microsoft SharePoint Portal Server Gebt eine Angel statt einen Fisch!

2. Einleitung Organisation, Abgrenzung, Verlauf

3. Referent Rainer Becker 29.10.64, Hamburg Entwickler seit 1986 FoxPro User Group Verlag, Konferenz Wizards & Builders Projekte, Coaching Zertifikate Microsoft MVP, MCSD/MCP, MSP

4. Organisation Regelmäßige Pausen Jederzeitiges Fragenstellen Vorführungen: Praktische Übungen: Serverbezeichnung: NBRAINER bzw. Servernamen des Anwenders im Internet

5. Vorbemerkung Portale informieren Mitarbeiter und binden Sie in die Firmenumgebung ein Zusätzlich erlauben Sie die individuelle Integration von Informationsquellen und stellen eine Suchmaschine bereit für die nicht aufbereiteten Informationen (Mehrheit) Statt den „Fisch“ (gewünschte Information) bekommt man die „Angel“ (Self-Service)

6. Themenübersicht Einleitung Internet-Portal WebParts Externe Suchmaschine Interne Suchmaschine Dokumentenmanagement Voraussetzungen Weiteres Vorgehen

7. Abgrenzung Team Services 5-75 User bei Windows mitgeliefert Anpassung mit FrontPage Basis SQL-Server Feature: Surveys Portal Server 75+ User separate Lizenz für Server und Client Anpassung DashBoard und WebParts Basis WebDAV Feature: Subscription

8. Internet-Portal DashBoards, SharePoint, Anpassungen

9. Dashboards Digital Dashboard Schema für Darstellung von WebParts Web Part Komponente für HTML/XML/Scripts Dashboard Factory interne ASP-Seite für Zusammenstellung Digital Dashboard Applikation Dashboardsammlung mit Anpassungs-möglichkeiten und diversen WebParts

10. Ein bekanntes Dashboard:

11. Services Component (Client) Digital Dashboard Services Component Part Discovery Notification (externe Ereignisse) Session State Mgmt. (Browser-Session) State Mgmt. (Status für Aktivierungen) Item Retrieval (primitives Store-Modul)

12. Schemata Windows 2000 Exchange 2000 Server SQL-Server Share Point Team Services basierend auf SQL-Server Share Point Portal Server basierend auf Windows 2000

13. Unterstützte Browser Microsoft Internet Explorer 4.01 Netscape Navigator 4.51 (Italien und Spanien) Netscape Navigator 4.7x (Englisch, Französisch, Deutsch und Japanisch) Microsoft JScript® or Netscape JavaScript support Für Netscape: Basic authentication für Website (und für MSOffice für WebDiscussions) Es werden keine anderen Betriebssysteme unterstützt

14. Front-End Webparts: Suche Nachrichten Ankündi-gungen Quicklinks Kategorien -> siehe Kategorien Abonnements -> siehe Abonnements

15. Anpassung von Nachrichtenund Ankündigungen Ankündigungen und Nachrichten gleich WebFolder: <Arbeitsbereich>\Portalinhalt HTML-Datei einstellen direkte Neuanlage nicht möglich Sortierung strikt nach Datum

16. Anpassung von Quicklinks HTML-Datei wie bei Ankündigungen und Nachrichten möglich – siehe dort Quicklink = leere Datei mit Endung .url Inhalt irrelevant Profil bearbeiten für URL Eigenschaften erst mal irrelevant

17. Suche und Abonnements Suche Einfaches Suchverfahren Anführungszeichen (z.B. „Wort1 Wort2“) Erweiterungen (z.B. Webpart um Webpage) In Ergebnismenge suchen Abonnements Mailbenachrichtigung für Abfrageergebnisse Persistent Query Service (PQS)

18. Kategorien und Dokumente Kategorien Alternatives Suchverfahren Beliebig viele Kategorien zuordenbar Siehe Abschnitt interne Suchmaschine Dokumentenbibliothek Alternatives Suchverfahren Hierarchische Verzeichnisstruktur Siehe Abschnitt interne Suchmaschine

19. WebDiskussionen Integrierte Newsgroups machen verschiedene Diskussionsarten zu Dokumenten möglich Beiträge können in Suche einbezogen werden keine Beachtung von Zugriffsrechten keine Übernahme aus anderen Arbeitsbereichen Wahl von Discussion Server unterschiedlich möglich! Office-Integration mit Office 2000 / XP jederzeit Zugriff und Inline-Diskussion in Dokumenten möglich - mit IE nur über entsprechendes Link auf der Webseite Offener Toolbar protokolliert alle Visits des Users im Eventlog des Servers (und sprengt es vermutlich) !

20. Verwaltung nur für Koordinatoren Diskussionen Abonnements Cache Persönliche Dashboards – siehe unten

21. Anpassungen Dashboard Einstellungen Titel, Überschrift, Stylesheet Erweitert: Logo, Bild, Position (10er) Layout Positionen der Webparts (erst ab IE 5.0) Inhalt Auswahl, Import, Erstellung von Webparts Siehe nächster Abschnitt Erstellung Unterdashboard Unterdashboard – siehe unten

22. Persönliche / Unter-Dashboards Unter-Dashboards Erstellung durch Koordinator Position in 10er-Schritten Eigenschaften siehe Einstellungen Persönliche Dashboards Erstellung durch Autoren auf Hauptebene Pfad unter „server/arbeitsbereich/dashboards/“ Eigenschaften siehe Einstellungen Unter-Dashboards möglich

23. Zusammenfassung SharePoint Server ist eine Zusammen-fassung diverser MS-Technologien Portal wird durch Dashboard realisiert Interessant erst mit diversen Webparts Integration von Outlook usw. Ergänzung um Externe Suchmaschine (Gatherer/Crawler) Interne Suchmaschine (MS Search) Dokumentenverwaltung (WebDAV)

24. WebParts Grundlagen, Arten, Standards

25. Import und Auswahl Mitgelieferte WebParts Homelink Datum Status Name Outlook Property Anwählen der WebParts andere Eigenschaften ausser Position siehe unten

26. WebPart-Gallery Microsoft Avanade/Plural SAP, Siebel, Plural Outlook, Excel, Messenger MSN Money, MSNBC, Links / Viewer Business Intelligence ERP / CRM Great Plains, Navision, SAP Knowledge & Collaboration Delivery

27. WebPart-Properties Basic Beschreibung, Titel Appearance Minimize, Remove, Frame, DetailLink, Order, Zone Content Inhalt oder Link, Typ Execution CustomLink, MasterLink, XSL

28. WebPart-Inhalte Inhalt oder Link auf Inhalt XML HTML VBScript JScript ActiveX (mit Visual InterDev) XSL oder Link auf XSL XSL

29. Erstellen von WebParts Einfache WebParts kann man direkt in SharePoint erstellen Erstellung über Office XP möglich Professionell unter Visual InterDev Siehe unten

30. Integration von Office Outlook View Control Diskussionen (Newsgroups) Öffentliche Ordner DataSource Control Spreadsheet Component Pivot Table Component Chart Component

31. CLSID als Content möglich ... [CDATA[ <OBJECT classid=clsid:0006F063-0000-0000-C000-000000000046 id=OVCtl1><PARAM NAME="View" VALUE=""><PARAM NAME="Folder" VALUE=""><PARAM NAME="Namespace" VALUE="MAPI"><PARAM NAME="Restriction" VALUE=""><PARAM NAME="DeferUpdate" VALUE="0"></OBJECT>]]

32. ... und so sollte es aussehen ...

33. Probleme mit XML Windows 2000 Dashboards und SQL-Server Dashboards verwenden unterschiedliches Encoding (hardcodiert) <ContentLink>http://www.msn.com/news.xml</ContentLink</ContentLink><XSLLink>http://www.msn.com/news.xsl</XSLLink>

34. Skripte liefern „getContent“ JavaScript function getContent(xmldomPart){var sContent = new String();//code to generate content into sContentreturn sContent;} VBScript Function getContent(xmldomPart)Dim sContent'code to generate content into sContentgetContent = sContentEnd Function

35. Skripte kollidieren gerne Kollisionen Funktionen Objekte Variablen Requires Isolation Asynchron aber kein Service Objekt Token Replacement

36. Entwicklungsumgebung Windows 2000 mit NTFS Visual InterDev 98 Digital Dashboard Resource Kit (TechNet) File System Sample Digital Dashboard Dashboards Factory WebPart Builder für Visual InterDev Projekttyp: Digital Dashboard Komponente hinzufügen: WebPart

37. Externe Suchmaschine Inhaltsquellen, Inhaltsfilter, Indizierung

38. Suchtechnologien von Microsoft Indexing Service (MS Search) Office XP SQL-Server Exchange Server Site Server SharePoint Team Servcies SharePoint Portal Server

39. Inhalte Quellen Internet Intranet Dateien Arbeits-bereiche Exchange 2000 (öffentliche Ordner) Exchange 5.5 (öffentliche Ordner) Lotus Notes-Datenbanken

40. Erweiterte Inhaltsquellen Resource Kit SharePoint Team Services FTP-Sites Eigene Protocol Handler Vorführung:Definition Inhaltsquellen

41. Gatherer Load-Balancing Mischung von URLs und lokalen Abfragen Indizierungsoptionen Kontinuierlich (NTFS-Notification) Inkrementell (Timestamp-Vergleich) Vollständig (notwendig bei Config-Update) Adaptive Crawling Wahrscheinlichkeitsberechnung pro Dokument Alle 2 Wochen wird trotzdem neu gezogen

42. Protokoll-Handler File protocol auch Novell / UNIX (aber ohne Rechte) Hypertext Transfer Protocol (HTTP) Messaging Application Programming Interface (MAPI) HTTP Distributed Authoring and Versioning (HTTPDAV) eigene Protokoll-Handler definierbar

43. Standard-IndexFilter (IFilter) WinWord Excel PowerPoint Unterstützung von Eigenschaften für Office Textdateien HTML TIFF (ohne OCR)

44. Weitere IndexFilter (IFilter) Jeweils zusätzlich zu installieren: XML RTF PDF (von Adobe) CDR (von Corel Draw) TIFF (Einschaltung Schrifterkennung) Support\Tools\TIFF_OCR_ON.REG

45. Probleme mit Datenbanken Kein direkter Datenbankzugriff Kein ODBC Kein OLE-DB Kein SQL-Server HTTP-Zugriff ASP-Seite zur Repräsentation eines Datensatzes mit Link für Folgeseite Generierung von XML-Seiten

46. Indexing Engine Word-Breaker (Wortumbruch) Stemmer (Wortformen) Noise Filter (Wortfilter) Thesaurus (Problem WebPart=WebPage) Reine Textdateien unter C:\Programme\SharePoint Portal Server\Data\FTData\SharePointPortalServer\Config Multi-Threading beschleunigt i.Vgl. zu Site Server

47. Unterstützte Sprachen Europäische Sprachen: Deutsch Englisch Französisch Spanisch Italienisch Holländisch Schwedisch Asiatische Sprachen: Traditional Chinese Simplified Chinese Korean Thai Japanese unabhängig von Landes-version des Servers

48. Ranking Algorithm Stephen Robertson Universitätsprofessor, MS-Mitarbeiter ACM SIGIR 2000 Salton Award Verwendung von Länge des Dokuments Häufigkeit des Suchbegriffs insgesamt Anzahl Dokumente mit Suchbegriff Gesamtzahl der Dokumente

49. Anpassung Suchalgorithmus Eigene Abfrageformate definierbar Active Server Pages (ASP), Web Part, Visual Basic® oder Microsoft Visual C++® Verwendung des Distributed Authoring and Versioning (DAV) Protokolls mit dem XMLHTTPRequest-Objekt Resulate werden in XML ausgegeben Mit ADO kann man auf den OLEDB Provider für Internet Publishing zugreifen für Erstellung eigener Suchabfragen

50. Zusammenfassung

51. Interne Suchmaschine Dokumentprofile, Kategorien, Wizard

52. Verzeichnis-struktur Normale hierarchische Ablagestruktur Wg. IE max. 200 Dokumente/Ordner

53. Dokumentprofile Übernahme von Metadaten (Promotion) Rückgabe von Metadaten (Demotion) Schema Support

54. Kategorien Keine Hilfe für fachliche Festlegung Vorgehensweise Taxonomie im Resource Kit Mehrfach zuordnenbar i.G. zu Ordnern Überschneidung mit Dokumentprofilen Keine kombinierte Suche Aber: Kategorieassistent vorhanden für automatische Kategorisierung auch für externe Inhalte (Websites usw.)

55. Struktur Kategorienin Ordner-struktur Kategorienoptionalin Profilenmanuellfestlegbar

56. Kategorisierungs-Assistent Automatisches Kategorisieren aller Inhalte Schulen des Systems für automatische Kategorieerkennung (Support-Vektor-Algorithmus von Microsoft) 10-15 Dokumente je Kategorie für die ersten 5 Kategorien notwendig Schlägt Kategorien vor sowie zusätzlich ggf. „Best Bet“-Zuordnungen Rücksetzung für Dokument oder Alles

57. Trainieren des Assistenten JedegesetzteKategorieübt... Rück-setzenmöglich- nichtempfohlen

58. Mehrere Dimensionen Bisher:Ordner Zusätzlich: Profile und Kategorien

59. BestBet Nur durch Koordinatoren vergebbar Externe Dokumente durch Link einbinden

60. Suchen Best Bets fürStichwortefast wichtiger Suchbereiche eingrenzbar (Scope)

61. Externe Dokumente Dokumentprofil Webverknüpfung Leeres Dokument mit Endung .url Siehe Quicklinks Eigenschaft Link muss vorhanden sein, Eigenschaft Titel überschreibt gilt auch für Default-Profil beim Kopieren Zieldokument wird geladen Anzeige von Ziel statt „Stub“ Aktualisierung Kategorien beim Öffnen

62. Dokumentenverwaltung Versionierung, Rollen, Arbeitsbereiche

63. Security NTFS Rollen Separater virtueller Server für anonyme User mit Zugriff auf Dokumentenbibliothek Kein Zugriff ohne Rechte möglich Ausnahme sind lokale Administratoren Probleme bei fehlendem NTFS

64. Rollen Leser Autor Administrator

65. Rollenzuordnung / Rechte Rollenzuordnung Rechtevererbung

66. Versionierung Standardordner Erweiterte Ordner WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning) (nur leere Ordner änderbar) Historie (bis zu 1000 Versionen) Check In / Check Out Verfahren für Dokumentfreigabe Client-Komponenten benötigt

67. Dokumentfreigabe Keine Vererbung der Einstellungen

68. Varianten Dokumentenfreigabe

69. Client-Komponenten In Office XP bereits eingebaut Windows Explorer: Web Folder Upgrade Office 2000: COM AddIn SharePoint Portal Server CDO-Extensions MDAC 2.5 SP 1 oder höher

70. Voraussetzungen Voraussetzungen, Maximalwerte, Non-Koexistenzen, Skalierbarkeit

71. Voraussetzungen Pentium III mit 800+ MHz 256 MB RAM + 100 MB / 10.000 Dokumente > 160 MB beim Betriebssystem > 60 MB beim Programm > 300 MB bei den Daten Windows 2000 (Adv.) Server mit SP1 IIS ab 5.0 SMTP

72. Non-Koexistenzen Exchange Server 5.5 (oder früher) Exchange 2000 Server Enterprise Edition Exchange 2000 Standard sowieso ohne Support Microsoft Site Server auch kein Upgrade von beliebigem SiteServer Microsoft Office Server Erweiterungen Office XP auf Server wg. Discussiongroups SQL-Server in Cluster-Konfiguration wegen Update von MS Search SharePoint Team Services

73. Konfigurationsgrenzen ½ Mio. Dokumente bzw. 1 Mio. Versionen 3 ½ Mio. indizierte Dokumente (incl. Web) 200-3.000 Dokumente pro Ordner *) 1.000 Versionen eines Dokuments 100.000 Abonnements je Bereich 500 Dokumentprofile 100 Inhaltsquellen 500 Kategorien 150-600 Rollen pro Ordner

74. Servereigenschaften Proxyserver Exchange 5.5 Lotus Notes Zugriffskonten für Crawler & Indizierung Pfade für Protokolle & Serverdateien Arbeitsbereichseinstellungen max. 10 Arbeitsbereiche

75. Konfiguration Proxyserver Unterverzeichnis \BIN Programm proxycfg.exe Parameter -d –p dummy:80 *;local;lokal ERRORLOG.TXT EVENTLOG.TXT SETUP.LOG SPSCLISRV.LOG

76. Backup / Recovery Normales Backup sichert keine Metadaten / Konfigurationen !!! Backup-Script für Server mitgeliefert Export/Import-Scripte für Arbeitsbereiche im SharePoint Resource Kit Agenten für Backup-Software Agent für Veritas derzeit im Test weitere Agenten angekündigt

77. Skalier-barkeit

78. Server-funktion

79. Multiple Server mit RapPort

80. Vorgehen Installation und Konfiguration

81. Installation Software Windows 2000 (Adv.) Server mit SP1 Konfiguration SMTP, Proxy-Server, Lizenzierung SharePoint Portal Server 2001 mit SP1 Installation zusätzlicher IFilter Visual InterDev 98 und Frontpage/HTML-Editor Digital Dashboard Resource Kit (TechNet) File System Sample Digital Dashboard WebPart Builder für Visual InterDev SharePoint Server Resource Kit (TechNet) Installation eBook, Installation Tools

82. Konfiguration Software Anlage Benutzer und Benutzergruppen Zuordnung Benutzer zu Rollengruppen Anlage WebSite für Dashboard sowie Anlage Arbeitsbereich(e) Anlage Inhaltsquellen für Websites Optional: Anlage Inhaltsquelle Lotus Notes für Projektdatenbanken und ähnliches WebParts für Import/Export/Backup Test Gesamt- und Bereichssicherung, Import/Export

83. Konfiguration Dashboard Anpassung DashBoard an W&B-Layout Titel, Logo, Icon, Cascading StyleSheet Konfiguration Standard-WebParts Announcements, News, Quicklinks Festlegung verwendbarer WebParts Auswahl, Konfiguration und Test Einfache WebParts aus Material und Resource Kit insbesondere für Kategorien und erweiterte Suche Events/Announcement Authoring Tool Outlook- und Excel-Einbindung Einrichtung WebPart Gallery

84. Taxonomien Aufstellung Benutzer Gruppen, Interessen, Informationsbedarf Aufstellung Inhaltsquellen Interne Dokumente (Verzeichnisse, öff. Ordner) Interne öffentliche Ordner Interne Verzeichnisse mit ggf. notwendigen Links Externe Webseiten Gliederung Dokumentarten Protokolle, Projekte, Korrespondenz Bereinigung/Erweiterung Thesaurus

85. Konfiguration Bibliothek Festlegung Dokumentprofile Liste abzugleichender Auswahllisten Festlegung Verzeichnisstruktur Zuordnung Dokumentprofile Festlegung erweiterte Ordner Festlegung Freigabeverfahren Festlegung Kategorienstruktur Auswahl Trainingsdokumente Assistententraining und Test Berücksichtigung externer Dokumente

86. Umsetzungsangebot Planung & Kosten

87. Notwendige Arbeiten Zielgruppendefinition Angebotsdefinition Kategorienfestlegung Erstellung Skripte/WebParts Layoutanpassung Portal Lizenzeinkauf Softwareinstallation Anwenderschulung

88. Lizenzkosten Hardware: Serversystem mit schneller Festplatte und viel Hauptspeicher im unteren bis mittleren Preisbereich Server-Software: SharePoint PortalServer 2001 mit ca. EUR 5.000,- pro Server Client-Lizenzen: pro Anwender ca. EUR 75,- oder Internetpauschallizenz Ggf. zusätzliche WebParts von Fremd-anbietern aus umfangreichem Angebot

89. Konfigurationskosten Portalinstallation mit Layoutanpassung (1) Installation Software, (2) Konfiguration Software, (3) Konfiguration Dashboard – siehe oben Fallpauschale von jeweils EUR 2.000,- Besprechungen sowie Beratungen zu Grundlagen, Taxonomien und Bibliotheksaufbau Tagespauschale EUR 800,- zzgl. EUR 150 Reisespesen für Einsatz vor Ort

90. Entwicklung und Schulung Entwicklung WebParts und Skripte durch Fachinformatiker Anwendungsentwicklung Tagessatz EUR 400,- Anpassung Suchen-Webpart mit komplexen SQL-Abfragen auf Dokumentverzeichnis Fallpauschale EUR 2.000,- Anwenderschulung vor Ort pauschal EUR 1.100 pro Tag incl. Projektor sowie Reisekosten aller Art

91. Mitarbeiter Unser Team Projektleitung und Schulung: Rainer Becker (MVP, MCP, MSP) Anwendungsentwicklung: Andelko Sicenica (Fachinformatiker) Michael Vogel (Fachinformatiker) Sven Wilke (Fachinformatiker) Dokumentunterstützung: Klaus Becker (Dokumentationsassistent)

92. Beispielportal der dFPUG Integrierte Suche über Profile, Kategorien, und Verzeichnisse 9 Konferenzordner (5.200 Seiten) 8 Loseblattsammlungen (1.600 Seiten) 12 Newsletter (680 Seiten) 1 Newsgroup/Forum/Wiki (50.000 Messages) 16 Bibliotheken (1.400 Downloads) Siehe online http://portal.dfpug.de/dfpug Siehe Kundenreferenz bei Microsoft

93. Vielen Dank! Unser Beispielim Internet:http://portal.dfpug.de/dfpug Siehe Fallstudievon Microsoft Fragen per Mail an Rainer.Becker@wizards-builders.com