Convegno di studio e aggiornamento amministrativo

1. Convegno di studio e aggiornamento amministrativo Amministrazione delle Comunità, problematiche e indicazioni pratiche casa madre 01-04 luglio 2009

2. I termini… casa madre 01-04 luglio 2009

3. Amministrare • riferito a enti, funzioni o attività singole o di gruppo … = “curare, regolandone e sorvegliandone l’andamento sì da poter renderne conto…” (Devoto, Diz. Lingua Italiana) • Servire, curare, fornire, governare, maneggiare cose, porgere, dispensare… dallat. administrare – minister(Google, Vocabolario etimologia) casa madre 01-04 luglio 2009

4. Amministrazione • attività diretta ad amministrare, • il compito, la responsabilità dell’amministrare • complesso di criteri cui si ispirano gli amministratori • (Devoto, Diz. Lingua Italiana) casa madre 01-04 luglio 2009

5. Colui che amministra • assume l’impegno a livello legale, burocratico, formale … • lo assolve con la cura del buon padre di famiglia • rappresenta la realtà, il gruppo che lo ha incaricato, e ne cura gli interessi concretizzandone orientamenti e criteri… • risponde del proprio operato … casa madre 01-04 luglio 2009

6. La comunità è … • un insieme di persone con rapporti sociali, culturali, morali e non solo • un insieme di persone con vincoli organizzativi, interessi comuni, e non solo • un insieme di persone con vincoli affettivi, tipo famiglia • ente di diritto pubblico o privato tipo comunità montana, comunità religiosa … casa madre 01-04 luglio 2009

7. 2 segue : La comunità, per noi, è … • un insieme di persone in cui tutto è comune: vita, attività, beni, valori, perché rispondono, su chiamata, ad essere e a testimoniare l’appartenenza a Colui che le ha chiamate e convocate. • una comunità con dimensione altra: da Dio nella Chiesa per il mondo. casa madre 01-04 luglio 2009

8. Amministrare allora significa … • prendersi a “cuore” vita, beni, opere … • prendersi “cura” secondo priorità: persona (sorelle) – cose (beni) … • occuparsi della gestione della casa con competenza, attenzione, rispetto, disponibilità, coerenza … • Condividere scelte, orientamenti alla luce della “mentalità” evangelica … • …… casa madre 01-04 luglio 2009

9. Problematiche, meglio, Difficoltà . casa madre 01-04 luglio 2009

10. premessa • Inizierei col ricordarci di alcuni atteggiamenti, che ci abitano e che danno senso, motivano ed incoraggiano il nostro “amministrare” (ciascuna di noi, “amministra”!)e sono:lo spirito di servizio, il senso di appartenenza, la buona volontà … • Atteggiamenti-valori che danno colore ai criteri con i quali affrontare le difficoltà… casa madre 01-04 luglio 2009

11. da dove nascono le difficoltà casa madre 01-04 luglio 2009

12. Le principali origini delle difficoltà • Il sentirsi-sapersi non abbastanza preparate; • quindi insicurezza … ansia … blocco della creatività e dello spirito di iniziativa …. • Inesperienza, che può indebolire la ricerca di punti di riferimento preziosi … • Il moltiplicarsi di norme, disposizioni, novità… • Timore di non riuscire ad “accontentare” … • Timore o sensazione di incomprensione … • Mancanza di tempo …… ecc. casa madre 01-04 luglio 2009

13. Per cominciare… quello che serve: AUTOSTIMA … “un fiore che va annaffiato ogni giorno" (Willy Pasini) casa madre 01-04 luglio 2009

14. L’autostima – 1 • L'autostima è la valutazione che una persona dà di se stessa; • è un fattore dinamico, che evolve nel tempo; • va coltivata, curata, alimentata durante il corso dell'esistenza • Una sana autostima si manifesta nella capacità di percepirsi e di rapportarsi a se stessi in modo realistico, positivo, rilevando i punti forti e quelli deboli; casa madre 01-04 luglio 2009

15. L’autostima – 2 • Una persona con una sana autostima non è perfetta, ma sa come valorizzare le proprie abilità e capacità e come tenere sotto controllo i difetti e le parti del proprio carattere meno amate. • La sana autostima è indipendente dal giudizio degli altri, è caratterizzata da una profonda conoscenza di se stessi, aiuta a mantenere i punti di forza ed a migliorare quelli di debolezza, promuove obiettivi stimolanti ma non eccessivi… (tratto da R.Iannuzzi, L’autostima come esperienza concreta – passim) casa madre 01-04 luglio 2009

16. altri bagagli… … una 24 ore da tenere sempre appresso un baule per le “cose” che servono casa madre 01-04 luglio 2009

17. I contenuti - 1 . primato di dio casa madre 01-04 luglio 2009

18. I contenuti - 2 • Formazione • Informazione • Esperienza • ……… casa madre 01-04 luglio 2009

19. Indicazioni pratiche - 1 • Essere amanti • dell’ordine • di una buona organizzazione • della fedeltà a ricordare, annotare • della chiarezza • del senso della misura • ……… casa madre 01-04 luglio 2009

20. l’ archivio • l’ “archivio” è il luogo dove si conservano i documenti: • della comunità in sedi distinte • e amministrativi casa madre 01-04 luglio 2009

21. Organizzare l’archivio della comunità dell’economato casa madre 01-04 luglio 2009

22. I documenti • raccogliere – analizzare • catalogare • rispondere / evadere • registrare • memorizzare • conservare casa madre 01-04 luglio 2009

23. Quali documenti .-A • Strettamente della comunità • Convenzioni e correlati • Pratiche con chiesa locale • Corrispondenza varia da conservare • Corrispondenza e circolari Consiglio generale e Consiglio provinciale • Copia atti Capitoli generali – prov.li segue casa madre 01-04 luglio 2009

24. Cronistoria della Casa • Registro anagrafico delle suore della comunità; • Fotocopia passaporti – carte identità – patenti – libretti sanitario e della pensione – Codice fiscale; • Documenti rapporti lavoro - volontariato – pensione – pratiche sanitarie; • Residenze – tessere elettorali - … Contenitori ad hoc per singola suora ….. casa madre 01-04 luglio 2009

25. Quali documenti .-B • Amministrativi o dell’economato #Relativi agli immobili: progetti edilizi – tecnologici – planimetrie – certificati catastali – abitabilità - dichiarazioni di conformità e certificazioni varie – C.P.I. … # Atto di proprietà o contratto di affitto o comodato # Contratti di manutenzione impianti – attrezzature… #Inventario #Altro casa madre 01-04 luglio 2009

26. Contratti utenze • Energia elettrica • Acqua • Gas • Telefono casa madre 01-04 luglio 2009

27. Contratti manutenzione • Impianti: elettrico termoidraulico tecnologici in genere centrale termica ascensori antincendio (estintori ecc.) cancelli elettrici\basculanti opportunità del REGISTRO delle manutenzioni casa madre 01-04 luglio 2009

28. segue: Contratti manutenzione • Attrezzature e altro: fotocopiatrice strumenti informatici dove serve cappe aspiranti …… parco – giardino …… casa madre 01-04 luglio 2009

29. Registro dei controlli … … dove si annotano gli interventi e i controlli relativi al buon funzionamento: • degli impianti elettrici • di illuminazione(luci di emergenza…) • di sicurezza dei presidi antincendio(estintori, idranti…) e dei vari dispositivi di sicurezza e di controllo( antintrusione – pompe sommerse…) • delle riunioni di addestramento e le esercitazioni(piano e prove di evacuazione…) casa madre 01-04 luglio 2009

30. Gestione del personale personale dipendente: • fascicolo del personale • contratto di lavoro • libri paga – matricola - infortuni… • appalto servizi: • Mensa • Pulizie • Lavanderia • altro casa madre 01-04 luglio 2009

31. Gestione amministrativo-contabile casa madre 01-04 luglio 2009

32. I libri e i documenti contabili • Prima nota • Giornale • Bilancio • Resoconti • Preventivi • Consuntivi • Fatture • Ricevute • Altri documenti validi casa madre 01-04 luglio 2009

33. occhio al … calendario memorandum • Annotare scadenza: • Bollo auto • Revisioni • Assicurazioni • Impegni particolari • ……. casa madre 01-04 luglio 2009

34. Le banchee le assicurazioni • Rapporti di c/corrente e quanto connesso • Conti correnti postali • Assicurazioni * incendio-furto-rischi diversi * infortuni - responsabilità civile * R.C. auto * Assicurazione malattia casa madre 01-04 luglio 2009

35. Conservazione dei documenti:quando la “ricevuta” può essere cestinata. • ricevute pagamento del canone Rai dieci anni. • ricevute pagamenti canoni di affittocinque anni. • fatture di acqua, gas, luce e telefono cinque annia partire dalla data di scadenza del pagamento. Se l’operazione è stata effettuata tramite banca, si devono conservare anche estratti conto banca, che attestano l’avvenuto pagamento. • ICI – la ricevuta del pagamento va conservata per cinque anni a partire dall’anno successivo a quello di pagamento dell’imposta. casa madre 01-04 luglio 2009

36. 2. segue Conservazione documenti… • spese condominiali cinque anni. • tasseasporto rifiuti si conservano fino al decimo anno successivo a quello di pagamento • assicurazioni:Le quietanze vanno conservate per un anno. Quelle utilizzate anche ai fini fiscali –es. le polizze vita – vanno mantenute per cinque anni, fino a quando cade in prescrizione il periodo di imposta in cui sono state sostenute. • dichiarazioni redditi: Le ricevute dei pagamenti delle tasse e dell’IVA si conservano fino a 5 anni a partire dall’anno successivo a quello della dichiarazione. casa madre 01-04 luglio 2009

37. 3. segue Conservazione documenti • estratti conto bancari: dieci anni. In questo intervallo temporale è infatti possibile impugnare l’estratto conto, qualora fossero presenti errori o omissioni. • Scontrini: Lo scontrino fiscale, che vale anche come garanzia, si conserva per tutta la durata della garanzia. • Ricevute spedizionieri – 1 anno • tassa di circolazione (bollo) va conservato fino alla fine del terzo anno successivo a quello nel corso del quale è avvenuto il pagamento. Termine che va applicato anche in caso di vendita della vettura. casa madre 01-04 luglio 2009

38. 4. segue Conservazione documenti • Le ricevute delle contravvenzioni stradalivanno conservate per 5 anni. Tratto da Notiziario CNEC N. 4/2009 Schema di Sintesi In estrema sintesi: nel caso di incertezza o ….. per semplificare, vista la differenziazione delle scadenze, conservare i documenti di cui sopra per DIECI ANNI COMPIUTI. casa madre 01-04 luglio 2009

39. 5. ed infine …. CUD – RED riscontrato – Esenzioni ticket – mod. 730 – altro relativo a pratiche pensionistiche rilevanti – pratiche fiscali … - buste o fogli paga - … - conservare per 10 ANNI. N.B. per le sorelle che lavorano o hanno lavorato presso terzi: il CUDcostituisce anche certificazione dei versamenti previdenziali ai fini pensionistici effettuati dai datori di lavoro, quindi attenzione alla conservazione!!! casa madre 01-04 luglio 2009

40. Buon lavoro e … grazie per l'attenzione! casa madre 01-04 luglio 2009