CONTRALORIA DE BOGOTÁ DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO

1. CONTRALORIA DE BOGOTÁDIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 2010-2011 Elaborado por: Nancy Alfonso

2. EVIDENCIAS Soportes que permiten demostrar el cumplimiento de los compromisos establecidos al inicio de la evaluación Sirven para: • Identificar los avances en el logro de compromisos • La forma en la que se alcanzan • Las condiciones en las que se desarrollan • las dificultades que se presentan • Las oportunidades de mejoramiento tanto del evaluado como del proceso • El liderazgo del evaluador para redireccionar, orientar o motivar la consecución de compromisos y metas de la dependencia.

3. CARACTERÍSTICAS DE LAS EVIDENCIAS • Pertinentes con los compromisos laborales establecidos • Diferenciadoras: deben determinar si hacen parte de los compromisos establecidos o son parte de aportes adicionales • Auténticas: producidas por el evaluado • Suficientes: cumplir con los criterios establecidos • Válidas: se referirán a los logros alcanzados

4. CLASES DE EVIDENCIAS El Sistema Tipo ha determinado 3 clases de evidencias de cumplimiento que pueden ser seleccionadas de acuerdo a la naturaleza del empleo del evaluado, los compromisos establecidos y los productos a generar. Evidencias de cumplimiento: • Evidencias de desempeño • Evidencias de producto • Evidencias de conocimiento Evidencias de incumplimiento

5. EVIDENCIAS DE DESEMPEÑO Describen cómo interviene el evaluado en la consecución de metas, cómo las realiza. Son relativas al comportamiento del evaluado y observables a través de sus actitudes y conductas. Cómo se identifican? Respondiendo a las siguientes preguntas: • Cómo hace el trabajo el evaluado • Cómo interviene para alcanzar las metas • Cómo participa en la solución de los problemas que se presentan en el desarrollo de los compromisos adquiridos Son descriptores de la experticia del evaluado en generar productos

6. EVIDENCIAS DE PRODUCTO Describen el producto o servicio entregado por el evaluado, la cantidad y la calidad del mismo de acuerdo con los criterios establecidos y metas fijadas. Son elementos concretos que demuestran el cumplimiento de los compromisos y los resultados parciales o totales alcanzados. Responden al QUÉ • Qué entrega el evaluado? • Qué aporte adicional hace el evaluado? Permiten demostrar entre otros: • El cumplimiento de los criterios que garantizan la calidad del producto y la oportunidad de su entrega. • El valor agregado que da el evaluado a cada producto que entrega.

7. EVIDENCIAS DE CONOCIMIENTO Son los conocimientos que requiere el evaluado para alcanzar los compromisos que se han establecido y que fundamentan la práctica en el ejercicio de sus actividades. Implican la puesta en marcha de sus conocimientos, la aplicación de conceptos y teorías para alcanzar los resultados esperados. Responden a: • qué sabe hacer el evaluado • por qué lo hace • para qué lo hace

8. EVIDENCIAS DE CONOCIMIENTO Permiten demostrar: • Lo que el evaluado sabe y cómo dispone de su conocimiento para alcanzar las metas establecidas • Cual es su nivel de actualización según su área y nivel de formación y cómo esa actualización incide en los resultados esperados de su desempeño. • La capacidad de aprendizaje del evaluado a partir de su desempeño laboral y cómo esa capacidad le permite superar dificultades, aplicar correctivos a su desempeño y proponer alternativas de mejoramiento.

9. EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO Son aquellas que permiten verificar el NO cumplimiento de las metas, productos o servicios ya sea por los criterios de oportunidad calidad o cantidad. Algunas pueden ser: • Quejas • reclamos • ausentismo • vencimientos de plazos • devoluciones • tiempos extras no justificables, entre otras. Las evidencias de incumplimiento pueden resultar de mesas de trabajo, reuniones de retroalimentación y entrega de resultados, entre otros.

10. HERRAMIENTAS PARA RECOLECTAR EVIDENCIAS Estas son algunas de las herramientas que les permitirán recolectar las evidencias establecidas en la fijación de compromisos: • Observación directa • Análisis de productos y resultados • Elaboración y análisis de documentos a partir de reportes • Seguimientos • Mesas de trabajo • Grupos de estudio • Entrevistas a los evaluados • Cuestionarios • Formularios • Listas de chequeo

11. HERRAMIENTAS PARA RECOLECTAR EVIDENCIAS • Protocolos • Guías de observación • Actas de reuniones • Informes • Reportes • Documentos • Recopilación de material físico y virtual o sistematizado • Fotografías • Videos • Exposiciones • Eventos

12. HERRAMIENTAS PARA RECOLECTAR EVIDENCIAS • Referencias de terceros • Pruebas de conocimientos • Sustentación de proyectos, trabajos • Conferencias Las evidencias se deben escoger de acuerdo a la naturaleza del empleo y a la diversidad de los productos o servicios que se generen. El evaluado y el evaluador podrán proponer las evidencias que se ajusten mejor a la verificación de los compromisos.

13. PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS • Es una herramienta que permite conocer, administrar y relacionar las evidencias generadas por el evaluador, evaluado y por terceros. • No es un archivo paralelo de productos o documentos • El acopio de evidencias permanente es el mecanismo establecido por el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño con el fin de brindar OBJETIVIDAD a la evaluación. • Cada periodo de evaluación parcial semestral debe tener sus propias evidencias.

14. ACOPIO DE EVIDENCIAS Quien entrega las evidencias previamente acordadas ? El evaluado y/o el evaluador o toda persona que aporte información comprobada que sirva como evidencia del desempeño laboral del evaluado y del funcionamiento de la institución, siempre y cuando la información aportada cumpla las condiciones definidas en la etapa de fijación de compromisos laborales y comportamentales y sean registradas por los responsables en cumplimiento de los criterios previamente establecidos en el Acuerdo 137 de 2010 Cuando se entregan? Dentro de los términos previamente establecidos entre el evaluado y el evaluador, con base en cronogramas, procedimientos, términos legales, etc. Quien registra las evidencias en el portafolio de evidencias? El jefe inmediato debe registrar las evidencias con sus respectivos soportes e incluir las observaciones respectivas.

15. EVIDENCIAS SOBRE APORTES ADICIONALES PARA ALCANZAR EL NIVEL SOBRESALIENTE Para acceder al nivel sobresaliente, las evidencias deben dar cuenta de al menos uno de los factores establecidos en la Resolución Reglamentaria No. 005 de 2010 por la cual la Contraloría de Bogotá adopta el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Los factores que se tendrán en cuenta para la calificación en nivel sobresaliente son: • Evaluación de gestión por dependencias. • Por calidad y oportunidad. • Por aportes, propuestas o iniciativas adicionales • Por iniciativas tendientes a acciones proactivas en las actividades que cumpla. • Por participación y aprovechamiento de capacitación relacionada con las actividades propias del empleo y que genere un valor agregado para la Entidad o la Dependencia. • Por participación en grupos o en actividades que requieran de disposición voluntaria

16. EVIDENCIAS SOBRE APORTES ADICIONALES PARA ALCANZAR EL NIVEL SOBRESALIENTE Si el evaluado cumple, dentro del periodo anual, con alguno de estos factores deberá entregar al jefe inmediato la evidencia para que éste a su vez la registre en el portafolio de evidencias como evidencia adicional. Recuerden adicionar las evidencias para aplicar al nivel sobresaliente.

17. RECORDEMOS ALGUNAS RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL EVALUADOR: • Realizar la evaluación del desempeño a los funcionarios inscritos en carrera administrativa dentro de los plazos y casos establecidos • Realizar seguimiento permanente al desempeño laboral de los servidores a su cargo y formular los correctivos y recomendaciones que se requieran para el mejoramiento de su desempeño a través de reuniones de retroalimentación previamente definidas. • Registrar las evidencias con sus respectivos soportes e incluir las observaciones sobre las mismas en el portafolio de evidencias • Realizar y comunicar al servidor el resultado de las evaluaciones parciales y notificarle las calificaciones definitivas de servicio obtenidas • Ajustar los compromisos laborales, de conformidad, con las causales establecidas y en el momento en que se presente la situación.

18. RECORDEMOS ALGUNAS RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL EVALUADO: • Cumplir con las normas, responsabilidades, funciones y metas asignadas al empleo y participar de manera activa en el proceso de evaluación del desempeño. • Solicitar ser evaluado, dentro de los 5 días siguientes al vencimiento del plazo previsto para evaluar o a la ocurrencia del hecho que la motiva. • Obtener como mínimo calificación de servicios satisfactoria para permanecer en el empleo. • Obtener calificación de servicios sobresaliente para recibir encargos y tener derecho a comisiones para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción y de periodo. • Presentar, contra las calificación definitiva de servicios, los recursos de reposición y apelación cuando éstos resulten procedentes.