1 / 78

TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA. Presented by Choirul Hidayati. TATA PERSURATAN DINAS. DASAR HUKUM. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

herbst
Télécharger la présentation

TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA Presented by Choirul Hidayati

  2. TATA PERSURATAN DINAS

  3. DASAR HUKUM KeputusanMenteri Negara PendayagunaanAparatur Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentangPedomanUmum Tata NaskahDinas PMA Nomor 16 tahun 2006 tentang Tata PersuratanDinasdilingkunganDepartemen Agama

  4. Pengertian Umum Suratadalahpernyataantertulisdalamsegalabentukdancorak yang diaturdandigunakansebagaisaranakomunikasiuntukmenyampaikaninformasidarisatupihakkepadapihak lain sesuaidenganketentuan yang berlaku

  5. Asas-Asas Tata Persuratan • AsasKeamanan • AsasPertanggungjawaban/Akuntabilitas • AsasKeterkaitan • AsasPelayanan Prima • AsasEfisiensi • AsasEfektif

  6. PenggolonganSuratDinas • Statuter • PeraturanMenteri Agama • KeputusanMenteri Agama • InstruksiMenteri Agama • KeputusanPimpinanSatuanOrganisasi/UPT • InstruksiPimpinanSatuanOrganisasi/UPT

  7. B. Non Statuter • SuratDinas • Nota Dinas • Edaran • Laporan • Telegram • SuratKawat • Memo • Pengumuman • Undangan • SuratPengantar • Telepon • Teleks • Faksimili (Fax) • Elektronic Mail (Email) • www (World Wide Web)/ Website

  8. PERBEDAAN SURAT STATUTER & NON STATUTER Surat Statuter Surat non Statuter Untuk surat yang ditandatangani oleh atau an. Menteri Agama menggunakan lambang negara dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia pada bagian tengah atas Untuk surat yang ditandatangani selain Menteri Agama menggunakan kop surat • Untuk surat yang ditandatangani oleh atau an.Menteri Agama menggunakan lambang negara yang terletak pada bagian tengah atas • Untuk surat yang ditandatangani oleh Pimpinan satuan Organisasi menggunakan logo Kementerian Agama yang terletak pada bagian tengah atas

  9. CONTOH SURAT STATUTER • Yang ditandatangani oleh atau an. Menteri Agama Yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi

  10. CONTOH SURAT NON STATUTER MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA • Yang ditandatangani oleh atau an. Menteri Agama Yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi KEMENTERIAN AGAMA RI SEKRETARIAT JENDERAL JalanLapanganBanteng Barat No 3 -4 Telepon:………………………. Jakarta 10710

  11. PERBEDAAN SURAT STATUTER & NON STATUTER Surat Statuter Surat non Statuter Penomoran surat non statuter menggunakan kode indeks dan kode klasifikasi Contoh : SJ/B.VI/KS.02/234/2012 Kw.10.1/PP.00/145/2012 Kd.10.03/1/KU.00/78/2012 Ma.10. .../KP.02.3/786/2012 ... Diisi sesuai nomor urut MAN di provinsi tersebut • Penomoran surat statuter menggunakan nomor urut dan tahun pembuatan surat Contoh : NOMOR 3 TAHUN 2012

  12. PERBEDAAN SURAT STATUTER & NON STATUTER Surat Statuter Surat non Statuter Bagian surat statuter terdiri dari 3 bagian, yaitu: Kepala surat Isi surat Kaki surat • Bagian surat Statuter terdiri dari 4 bagian, yaitu: • Judul • Pembukaan • Batang Tubuh • Penutup

  13. PERBEDAAN SURAT STATUTER & NON STATUTER Surat Statuter Surat non Statuter Pencantuman tanggal pada surat non statuter terletak pada kepala surat sejajar dengan nomor surat Penulisan nama pejabat/pemangku jabatan untuk penandatanganan surat diketik dengan huruf awal kapital, tidak perlu garis bawah dan tanda baca, diberi gelar kesarjanaan dan NIP • Pencantuman tanggal pada surat statuter terletak pada bagian penutup • Penulisan nama pejabat /pemangku jabatan untuk penandatanganan surat diketik dengan huruf kapital, tanpa menggunakan gelar dan pangkat

  14. Surat statuter terdiridari: Judul; Pembukaan; BatangTubuh; Penutup.

  15. Judulterdiriatas: • Kalimat ”PeraturanMenteri Agama Republik Indonesia/PimpinanSatuanOrganisasi”. • Nomordantahun; • NamaPeraturan.

  16. Contoh Surat Statuter : Judul diketik sebagaimana contoh dibawah ini : } Jarak setiap baris 1 spasi PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 16 TAHUN 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

  17. Pada judul peraturan perundang-undangan perubahan, ditambah dengan frase PERUBAHAN ATAS di depan nama PeraturanPerundang-Undangan yang diubah. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini: KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 9 TAHUN 2000 TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 3 TAHUN 2000 TENTANG PENETAPAN TANGGAL 1 SYAWAL 1420 H/2000M

  18. Jika Peraturan dan Keputusan telah diubah lebih dari 1 (satu) kali, diantara kata PERUBAHAN dan kata ATAS disisipkan keterangan yang menunjukkan beberapa kali perubahan tersebut telah dilakukan, tanpa merinci perubahna sebelumnya. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini. PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 50 TAHUN 2007 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 1 TAHUN 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

  19. Jika judul peraturan perundang-undangan mencabut disisipkan kata PENCABUTAN di depan nama Peraturan Perundang-undangan yang dicabut. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini: PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NO….TAHUN…. TENTANG PENCABUTAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 168 TAHUN 2003 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

  20. Pembukaanterdiriatas: • Kalimat “ Menteri Agama Republik Indonesia/PimpinanSatuanOrganisasi” • Konsiderans (Menimbang) • DasarHukum (Mengingat) • Memperhatikan(Apabilaperlu) • Diktum (Mengintruksikankepada)

  21. Pembukaan Jabatan pembentukan peraturan perundang-undangan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). Cara pengetikan sebagai berikut : MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA } Jarak 2 spasi } Jarak 3 spasi

  22. Jarak setiap baris 1 spasi Jarak antar baris 1.5 spasi Konsiderans Diawali dengan kata menimbang dan cara pengetikannya sebagai berikut: Menimbang : a. bahwa………………………….. ……………………………….. b. bahwa……………………… ………………………………. Dasar hukum Diawali dengan kata mengingat dan cara pengetikannya sebagai berikut: Mengingat : 1…………………………………… ……………………………………. 2………………………………….. …………………………………… Memperhatikan: 1…………………………………… ……………………………………. Jarak setiap baris 1 spasi Jarak setiap baris 1 spasi Jarak antar baris 1.5 spasi Jarak setiap baris 1 spasi Jarak setiap baris 1.5 spasi (Bila diperlukan)

  23. Diktum • Kata Memutuskan diketik dengan huruf kapital tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) serta diletakkan ditengah margin, contoh: MEMUTUSKAN • Kata Menetapkan diketik sejajar kebawah dengan kata menimbang, mengingat, memperhatikan. Huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), contoh: Menetapkan: PERATURAN MENTERI AGAMA TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA Jarak 2 spasi Jarak 2 spasi } Jarak 1 spasi

  24. - Batang Tubuh Terdiri dari bab dan pasal

  25. Batang Tubuh Batang tubuh Peraturan Perundang – undangan memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam pasal – pasal, contoh: • Dalam bentuk Diktum Pertama : ………………… Kedua : ………………… • Dalam bentuk pasal – pasal BAB I Judul Bab Pasal 1 …………………………………… …………………………………… } Jarak 1,5 spasi } Jarak 1 spasi } Jarak 1.5 spasi } Jarak 1 spasi } Jarak 1 spasi

  26. Penutup, terdiriatas : • TempatPenetapan; • Tanggal, Bulandantahunpenetapan; • Namajabatan; • Tandatanganpejabat; • Namapejabat/pemangkujabatan; • Cap Jabatan/cap dinas.

  27. } Jarak 4 spasi } Penutup Ditetapkan di…. pada tanggal MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Tanda tangan dan cap jabatan Nama lengkap Jarak 1 spasi } Jarak 1,5 spasi } Jarak 5 spasi } Jarak 4 spasi

  28. SURAT NON STATUTER : • Kepalasuratterdiriatas: • Kop surat; • Nomor, Sifat, Lampiran, Hal; • Tempat, tanggal, bulandantahun • Alamatsurat • IsiSuratterdiridari: • Pembukaan • IsiPokok • Penutup

  29. Kaki suratterdiriatas: • Namajabatan (titelatur) • Tandatangan • Namapejabat (pemangkuJabatan) • NIP • Cap jabatan/cap dinas

  30. TembusanSurat • Katatembusandiketikdenganhurufawalkapital, lurusdengannomordiatas, tanpadiberigarisbawah; • Apabilatembusansuratditujukankepadalebihdarisatuinstansidibelakangkata “tembusan” dibubuhkantitikdua (:); • Pengertiantembusanditetapkanpakainomorurut, lurusdenganhuruf T; • Urutanobjektembusandimulaidaripejabat yang tertinggitingkateselonnya; • TembusantidakdibenarkanmenggunakankataKepadaYthatauYth.

  31. SifatSurat Sifatsuratditulisdenganmemperhatikan: • Keasliansurat: • Asli • Tembusan • Salinan • Petikan • BobotInformasi • Suratpenting • Suratbiasa • Pengamananinformasi • Sangatrahasia • Rahasia • Terbatas • Biasa

  32. Penggunaan Logo / Lambang • SuratStatuter • SuratStatuter yang ditandatanganiolehataua.nMenteri Agama menggunakanLambang Negara Republik Indonesia yang terletakditengahatas • Memorandum Of Understanding (MoU) menggunakan logo / lambang Garuda Pancasila • SuratStatuter yang ditandatanganiolehPimpinanSatuanOrganisasimenggunakan logo Kementerian Agama yang terletakditengahatas

  33. Penggunaan Logo / Lambang • Surat Non Statuter • Surat Non Statuter yang ditandatanganiolehMenteri Agama menggunakanLambang Negara Republik Indonesia dantulisanMenteri Agama Republik Indonesia yang terletakditengahatas • Suratdinas yang ditandatanganiolehselainMenteri Agama menggunakan logo Kementerian Agama • Surat UIN / IAIN / IHDN / STAIN / STAKN / STAHN / STABN menggunakan logo masing – masing • SuratdinasInstansiVertikaldan UPT menggunakan logo Kementerian Agama

  34. Prosesdan Cara PembuatanSurat SuratStatuter / Non Statuter : PenyiapanKonsep PengajuanKonsep PengetikanSurat (ditambahkancontohSurat) PenomoranSurat

  35. PenyiapanKonsep Penyiapankonsepdilakukandengantepat, jelasdansingkat, sertamenggunakanbahasa Indonesia yang baku, baikdanbenar

  36. PengajuanKonsep • Konsepdiajukansecarahirarkissampaipejabatmenandatanganisesuaiprosedurdalam unit kerja/organisasi, setelahditelitidandiparafolehpejabat yang terkaitsebagaipertanggungjawaban • Jikamaterisuratmenyangkutlebihdarisatu unit kerja, konsepterlebihdahuludiedarkandandibahasdenganpejabat unit kerjaterkait. • Net SuratStatuterdiajukankepadapejabat yang berwenang.

  37. PenomoranSurat • Penomoransuratdilaksanakansetelahsuratditandatanganiolehpejabat yang berwenang, untukmenjaga agar tanggaldanpemberlakuansurattidakadaselisihwaktu yang terlalu lama. • Penomoransuratdilaksanakanoleh unit yang menanganitugasdanfungsibidanghukum. • Khususpenomoransurat yang berkaitandengankepegawaiandiaturoleh unit yang menanganitugasdanfungsibidangkepegawaian. • Penomoransuratuntukinstansivertikaldan UPT dilakukanolehpejabat yang berwenangdibidangpembinaanadministrasi

  38. PENANDATANGAN SURAT Pimpinan/Pejabat yang berwenangmenandatanganisuratstatuter/ non statuterdiatursebagaiberikut: • Menteri Agama RI • PimpinanSatuanOrganisasiEselon I: • SekretarisJenderal • DirekturJenderal • InspekturJenderal • KepalaBadanPenelitiandanPengembangansertaPendidikandanPelatihan • Rektor UIN / IAIN / IHDN • PimpinanSatuanOrganisasiEselon II / setaraEselon II: • Kepala Kantor Wilayah • Kepala STAIN / STAKN / STAHN / STABN • PimpinanSatuan Unit KerjaEselon III: • Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten / Kota • KepalaBalai LITBANG dan DIKLAT • PimpinanSatuan Unit KerjaEselon IV / KUA: • Kepala Kantor Urusan Agama (KUA) • KepalaMadrasahNegeri • KhususmengenaiSuratStatuterdibidangkepegawaiandiaturtersendiridengankeputusanMenteri Agama Nomor 298 tahun 1993 • PimpinanSatuanOrganisasiEselon I danPejabatdibawahnyadapatmenandatanganiSuratDinastanpaatasnama (a.n.) Menteri Agama ataua.n. atasannyamasing – masingdalamhal: • Nota Dinasdan Memo • SuratDinaskepadaatasannyalangsung

  39. JalurSurat JalurSuratdariataskebawahhanyadiperbolehkanmengirimkansuratkesatutingkatdibawahnya, kecualisuratkarenatugasdanfungsinyadapatmengirimsuratkepada unit manapundalamrangkapengawasandantindaklanjuthasilpemeriksaan A. JalurSurat Dari AtaskeBawah B. JalurSurat Dari BawahkeAtas • JalurSuratdaribawahkeatashanyadiperbolehkanmengirimsuratkesatutingkatdiatasnya, kecuali: • KenaikanpangkatPegawaidiberlakukanjalurprosedur yang diaturdalamkeputusanMenteri Agama No.27 tahun 1971 • PengurusanpensiundanpemberhentianPegawaidiberlakukanjalurprosedur yang diaturdalamKeputusanMenteri Agama No.27 tahun 1981

  40. SuratdariEselon I kepadaPejabateselon I lainnyaditujukanlangsungkepadaPejabatEselon I yang bersangkutan. • SuratdariPejabatEselon II yang ditandatanganiatasnamaPejabatEselon I ditujukankepadaPejabatEselon I yang bersangkutan UP PejabatEselon II yang dituju C. JalurSuratMenyamping (Horizontal)

  41. PengirimanSurat Kilat, harusdikirimseketikasetelahsuratditandatangani Segera, harusdikirimselambat-lambatnya 24 jam setelahditandatangani Biasa, dikirimmenuruturutanpenerimaandiBagianPengurusanSurat A. Tingkat Urgensi B. Cara Pengiriman • DibawasendiriolehPejabat yang bertugas : • Suratberkualifikasisangatrahasia • Dikehendakitanggapansegera • Bermaksudmemberipenjelasanlebihlanjuttentangisisurat. • Dikirimdengancaraka (untukdalamkota) • Dengan pos telegram • Dengan pos patas, pos udara. • DenganFaximile. • Dengan Email.

  42. KODE INDEKS Contoh: • Menteri Agama Nomor : MA/123/2009, denganketerangansebagaiberikut: MA : KodeindeksMenteri Agama 123 : Nomorsuratdalamkartukendali 2009 : Tahunpembuatansurat • Eselon I atasnamaMenteri Agama Nomor : MA/SJ/123/2009, denganketerangansebagaiberikut: MA : KodeindeksMenteri Agama SJ : Kodeindeks Unit Eselon I (SekretariatJenderal) 123 : Nomorsuratdalamkartukendali 2009 : Tahunpembuatansurat

  43. Eselon II atasnamapejabateselon I: Nomor : SJ/B.VI/OT.00/160/2009, denganketerangansebagaiberikut: SJ : Kodeindeks unit eselon I (SekretariatJenderal) B.IV : Kodeindeks Unit Eselon II (Biro umum) OT.00 : Kodeklasifikasi 160 : Nomorsuratdalamkartukendali 2009 : Tahunpembuatansurat • KanwilKementerian Agama Provinsi: Nomor : kw.11.1/PP.00/635/2009, denganketerangansebagaiberikut: Kw : KodeindekskantorwilayahKemenagprovinsi 11 : NomorurutkantorwilayahKemenagprovinsiJawa Tengah 1 : KodeBagian Tata Usaha PP.00 : Kodeklasifikasi 635 : Nomorsuratdalamkartukendali 2009 : Tahunpembuatansurat

  44. PerguruanTinggi Agama Negeri • IAIN Nomor : In.01/1/KP.00/275/2009 denganketerangansebagaiberikut : In : Kodeindeksinstitut 01 : Nomorurutinstitut 1 : Kode Biro KP.00 : Kodeklasifikasi 275 : Nomorsuratdalamkartukendali 2009 : Tahunpembuatansurat • UIN Nomor : Un.01/1/KP.00/275/2009 denganketerangansebagaiberikut : Un : KodeindeksUniversitas 01 : NomorindeksUniversitas 1 : Kode Biro KP.00 : Kodeklasifikasi 275 : Nomorsuratdalamkartukendali 2009 : Tahunpembuatansurat • STAIN Nomor : Sti.01/1/KP.00/275/2009 denganketerangansebagaiberikut : Sti : KodeindeksSekolahTinggi Agama Islam 01 : NomorurutSekolahTinggi 1 : KodeBagian Tata Usaha KP.00 : Kodeklasifikasi 275 : Nomorsuratdalamkartukendali 2009 : Tahunpembuatansurat

  45. Madrasah / KUA • MAN Nomor : Ma.09. ../KP.00/635/2009, denganketerangansebagaiberikut: Ma : KodeindeksMadrasahAliyahNegeri 09 : NomorurutkantorwilayahKemenag (Prov. DKI Jakarta) KP.00 : Kodeklasifikasi 635 : Nomorurutdalamkartukendali 2009 : Tahunpembuatansurat • KUA Nomor : Kk.13.02.03/PP.00/635/2009, denganketerangansebagaiberikut: Kk : Kodeindeks Kantor Urusan Agama Kecamatan 13 : Nomorurut Kantor wilayahKementerian Agama (Prov. Jatim) 02 : KodeNomorUrut Kantor Kementerian Agama kabupaten (Kab. Ponorogo) 03 : Kode Kantor Urusan Agama Kecamatan (Kec. Jetis) PP.00 : Kodeklasifikasi 635 : Nomorurutdalamkartukendali 2009 : Tahunpembuatansurat

  46. KEARSIPAN

  47. DASAR HUKUM KEARSIPAN RI • Undang – Undang No. 43 tahun 2009 tentangKearsipan • Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

  48. DASAR HUKUM KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA • KMA Nomor 44 tahun 2010 tentangPedomanPenataanKearsipandilingkunganKementerian Agama sebagaipengganti PMA Nomor 10 tahun 2005 tentangPetunjukPelaksanaanSistemKearsipanArsipDinamisdilingkunganDepartemen Agama • PMA Nomor 16 tahun 2006 tentang Tata PersuratanDinasdilingkunganDepartemen Agama • KMA Nomor 111 tahun 1999 TentangJadualRetensiArsipDepartemen Agama (sedangdisempurnakan)

  49. TIPE ARSIP Arsipdapatberupa: •  Surat Film Kaset Foto VCD DVD Disket Arsip Elektronik Peta Master Plan/Site Plan/ Denah/Tampak/Potongan/Detail/ Perspektif

  50. BEBERAPA PENGERTIAN POKOK • ArsipmenurutUndang-Undang No. 43 tahun 2009 Pasal 1 adalah: • Kearsipanadalahhal-hal yang berkenaandenganarsip • Arsipadalahrekamankegiatanatauperistiwadalamberbagaibentukdan media sesuaidenganperkembanganteknologiinformasidankomunikasi yang dibuatdanditerimaolehlembaganegara, pemerintahandaerah, lembagapendidikan,perusahaan,organisasipolitik,organisasikemasyarakatan, dam perseorangandenganpelaksanaankehidupanbermasyarakat, berbangsadanbernegara.

More Related