Gestão e Controlo de Medicamentos para Unidades Sanit á rias

1. Gestão e Controlo de Medicamentos para Unidades Sanitárias Direção nacional de Medicamentos e Equipamentos (DNME)

2. Introdução (1) Este treinamento tem como objectivo apresentar os procedimentos que o profissional de saúde deve seguir para realizar a correcta gestão de medicamentos e outros produtos

3. Introdução (2) • Para gerir um sistema de fornecimento de medicamentos é fundamental a manutenção correcta dos dados • Cada nível do sistema de saúde deve ser capaz de: • Informar o stock disponível • Informar e utilizar dados sobre o nível de consumo • Saber quando se deve fazer um pedido de fornecimento • Determinar quanto se deve encomendar para evitar uma ruptura ou excesso de stock

4. Introdução (3) O Manual de Formação para participantes deste treinamento foi preparado com base nas informações da guia de referência: • Gestão e Controlo de Medicamentos: Manual de Procedimentos do PNME (2ª Edição – 2005)

5. Introdução (4) • O manual está organizado em vários tópicos, compostos de uma descrição teórica resumida seguida por uma aula prática complementar • Nos tópicos são mostrados procedimentos que os profissionais da Unidade Sanitária (US) devem realizar para gerir medicamentos e outros produtos correctamente

6. Principais Tópicos • Introdução a Gestão de Medicamentos • Regras Gerais de Gestão • Recepção de Medicamentos • Gestão de Stock • Requisição Mensal • Uso Racional e Receita Médica • Embalagem e Dispensação • Documentação e Arquivo • Actividades de Supervisão

7. 1 – Introdução a Gestão de Medicamentos

8. Sistema de Saúde Dividido em 3 subsistemas: • Público ou Serviço Nacional de Saúde, gerido pelo Ministério da Saúde e por outros organismos governamentais • Privado não lucrativo, gerido por organizações não-governamentais, incluindo organizações religiosas • Privado lucrativo, gerido por organizações privadas e que tem crescido desde a aprovação da Lei de Bases da Saúde em 1992

9. Serviço Nacional de Saúde OServiço Nacional de Saúde (SNS) é constituído por Unidades Sanitárias organizadas em três níveis: • Primário: de cuidados primários à saúde • Secundário: da rede hospitalar polivalente • Terciário: da rede hospitalar diferenciada ou especializada

10. Abastecimento de Medicamentos O Sistema de Abastecimento para a rede primária está estruturado em 3 níveis: • Nível Central: constituído pelo PNME que abastece os Depósitos Provinciais (DP) • Nível Provincial: constituído pelos DP que abastecem as US periféricas (Posto de Saúde, Centro de Saúde e Hospital Municipal) • Nível Primário: constituído pelas US que atendem directamente o público

11. Centro de Saúde, Posto de Saúde e Hospital Municipal Depósito Provincial 11

12. Regulamentação e Controlo • A regulamentação e controlo da área farmacêutica no país são tarefas da Direcção Nacional de Medicamentos e Equipamentos (DNME) • O PNME é subordinado a DNME e tem como objectivo garantir a disponibilidade e acessibilidade dos medicamentos essenciais e seu uso racional • O PNME tem competências para administrar, coordenar e executar as funções relativas a aquisição, armazenagem, conservação e distribuição de medicamentos e outros produtos destinados às US da rede primária

13. Medicamentos Essenciais • São os medicamentos que satisfazem as necessidades básicas, dirigidos à prevenção e recuperação da saúde de uma determinada população • A utilização de medicamentos é orientada por uma Lista Nacional de Medicamentos Essenciais que define os níveis, em função do tipo de unidade sanitária e do pessoal prescritor nela alocado

14. Kits de Medicamentos Essenciais • Os medicamentos são embalados e fornecidos em caixas fechadas (Kits) • O Kit define-se como uma embalagem cujo conteúdo é previsto para tratar um número determinado de doentes • O conteúdo dos Kits é definido em função de padrões epidemiológicos pré-definidos

15. Vantagens dos Kits • Garantir a existência regular dos medicamentos essenciais nas US de nível primário melhorando o abastecimento à população • Facilitar a armazenagem, distribuição, transporte e utilização (disponibilidade) dos medicamentos • Garantir a segurança (qualidade) dos medicamentos

16. Três Tipos de Kits em Angola

17. Distribuição dos Kits • Realizada pelos Depósitos Provinciais • Número de Kits fornecidos a cada US é determinado: • Após elaboração dum plano de distribuição • Em função da qualificação do pessoal clínico presente • Em função do número médio mensal de consultas externas realizadas

18. Regras para gestão dos Kits (1) • Somente devem ser abertos e utilizados nas US do nível primário a que se destinam • Devem ser abertos quando recebidos na US na presença de 2 técnicos (se possível, o chefe da US) para ser conferida a quantidade e qualidade dos produtos, e depois registados nas fichas de stock (com a data de validade de cada lote) • Uma vez aberto, os medicamentos do Kit passam a ser considerados como medicamentos clássicos seguindo as mesmas regras de gestão (arrumação, conservação, etc.) e de registo (ficha de stock, guia de remessa, etc.)

19. Regras para gestão dos Kits (2) Para receber a quantidade de kits prevista para o ano as US devem: • Preencher adequadamente os impressos apropriados • Enviá-los atempadamente ao nível superior para que seja calculada a quantidade de Kits

20. 2 – Regras Gerais de Gestão

21. Definições e Conceitos... (1) • A Gestão de medicamentos é o conjunto de actividades realizadas de forma contínua e interligada, para garantir a existência e o uso correcto dos medicamentos nos diversos níveis do sistema de saúde, permitindo: • Conhecer os movimentos e fluxos de medicamentos • Conservar os medicamentos apropriadamente e evitar as rupturas de stock

22. Definições e Conceitos... (2) • A Logística, que faz parte da gestão, é um sistema organizacional que permite a dinâmica do ciclo de aprovisionamento (medicamento, equipamento, arquivo, transporte, etc) • O Controlo, que também faz parte da gestão, é a actividade que permite: • Garantir a utilização racional dos medicamentos • Garantir o cumprimento dos procedimentos • Limitar as perdas materiais e financeiras

23. Ciclo de aprovisionamento O ciclo de aprovisionamento apresenta-se como uma sucessão de funções básicas e fundamentais para a correcta gestão dos medicamentos e outros produtos

24. Selecção e Procura • Consiste em determinar e adquirir, a partir da Lista Nacional de Medicamentos Essenciais, as quantidades necessárias dos medicamentos apropriados para o tratamento das patologias identificadas, tendo em conta os fundos disponíveis

25. Distribuição • Consiste em disponibilizar os artigos e serviços necessários para o funcionamento de uma determinada instituição com: • boa qualidade • em quantidade suficiente • em tempos certos e regulares • com custos mínimos.

26. Uso • Refere-se à correta utilização da medicação considerando: • a qualidade da prescrição • a embalagem • a rotulagem • as condições de dispensa e conservação • o cumprimento da terapêutica pelo doente

27. Conservação dos Medicamentos (1) • O calor, luz, humidade, ratos e insectos, entre outros, contribuem para a deterioração dos medicamentos • Os produtos devem ser devidamente arrumados e o armazém estar sempre limpo • Devem ser protegidos contra roubos e riscos de incêndio

28. Conservação dos Medicamentos (2) • Para minimizar as perdas: • Considerar os prazos de validade • Prever as necessidades correctamente • Organizar correctamente os medicamentos • Movimentar primeiro os medicamentos antigos (regra PEPS) • Devolver o stock acumulado ou os produtos não utilizados PEPS (Primeiro a expirar, primeiro a sair) Significado: o item de medicamento que expira primeiro deve ser o primeiro a ser usado

29. Conservação dos Medicamentos – Condições Especiais • Para teste de diagnóstico rápido de Malária e alguns produtos (insulina, ocitocina, vacina, etc) deve-se assegurar baixas temperaturas por meio do controlo da cadeia de frio (câmaras de frio, geleiras ou congeladores) • As substâncias de controlo específico (estupefacientes, psicotrópicos, etc) devem ser conservadas em local seguro e com acesso controlado • Os inflamáveis (álcool, éter dietílico, metanol, etc) devem ser armazenados em locais especiais, de preferência, em uma pequena construção separada

30. Arrumação... (1) • Organizar o armazém de modo a facilitar: • o manuseio dos produtos • a circulação do ar • a movimentação do pessoal • Para organizar um armazém deve-se: • Arrumar os produtos seguindo a ordem alfabética • Arrumar os produtos que irão expirar primeiro à frente dos outros nas prateleiras • Conservar etiquetas com os nomes dos produtos nas prateleiras para indicar o local de cada um

31. Arrumação... (2) • Os mesmos produtos devem ser arrumados no mesmo local (quando possível) • Em caso de grandes volumes, é necessário encher a prateleira e armazenar o restante das caixas num único local • Proteger as cargas de grande volume (cartões, material de penso, soros, etc) arrumando-as em estrados (paletes)

32. Protecção... (1) • É importante ler as indicações de conservação escritas no rótulo das embalagens ou nas etiquetas das caixas • O calor acelera a degradação dos medicamentos: • Correntes de ar baixam a temperatura ambiente no local de armazenamento • Espaço livre entre o chão, as paredes, as caixas e as prateleiras permite a circulação de ar

33. Protecção... (2) • Todos os produtos devem estar protegidos da luz • Deve-se proteger as caixas ou embalagens de medicamentos da umidade que possa vir de cima ou de baixo (chuva, infiltrações, etc.) • Nunca colocar medicamentos no chão

34. Protecção... (3) • Para proteger os medicamentos contra ataques de ratos, insectos e outros animais deve-se fazer: • Limpeza e arrumação contínuas • Destruição ou devolução regular dos medicamentos impróprios para uso • Uso de insecticidas, rede nas janelas e controlo das entradas

35. Protecção... (4) • Para minimizar os riscos de roubo deve-se: • Limitar o acesso à área de armazenagem • Controlar o pessoal autorizado a circular no local • Instalar dispositivos de segurança nas portas e janelas

36. Protecção... (5) • Durante transporte: • Usar embalagens fortes • Fechar as embalagens (com uma fita plástica ou de metal, fita cola...em volta da embalagem • Verificar cuidadosamente a mercadoria na altura da recepção.

37. Inutilização de Medicamentos (1) • É um conjunto de actividades que permitem a destruição de produtos que não estão em condições de serem consumidos • Deve ser realizada por incineração, aterro ou esmagamento em lugares apropriados • No fim de cada mês, produtos com prazo de validade expirado devem ser retirados das prateleiras e armazenados numa zona de quarentena (separados e num lugar fechado dos outros produtos).

38. Inutilização de Medicamentos (2) • Devem ser cumpridas as normas ambientais, por exemplo: • Lugar de destrução fora de haja população a viver • No acto de destruição participarão representantes do corpo dos Bombeiros, do governo, da policia económica e os membros indicados pela DPS

39. Inutilização de Medicamentos (3) • Caso não pode cumprir as normas ambientais, os produtos serão devolvidos para o nível superior com a seguinte documentação: • Uma Guia de Remessa marcado como “devolução”, e • Um Relatório de Ocorrências) • As quantidades de cada produto expirado devem ser “descarregadas” nas respectivas Fichas de Stock e registado o motivo da saída.

40. Aula Prática No Manual de Formação para participantes veja o formulário 1: Avaliação do Armazém • Ler os critérios e elementos descritos • Marcar Sim ou Não para cada um • Para cada Não, virar a folha e fazer uma tabela seguindo as orientações • No plenário esteja pronto para discutir o resultado do exercício

41. 3 – Recepção de Medicamentos

42. Recepção de Medicamentos • As US são abastecidas periodicamente pelo Depósito Fornecedor, normalmente o Despósito Provincial (DP) consoante a quantidade de medicamentos solicitada por elas com base nos consumos mensais • Os DP são abastecidos semestralmente pelo Depósito Central também consoante a quantidade de medicamentos solicitada com base no consumo do período considerado

43. Recepção de Medicamentos • O agente encarregado do transporte deve entregar junto aos medicamentos uma Guia de Remessa preenchida pelo Depósito Fornecedor • A US deve controlar as encomendas na sua recepção, sendo depois responsável pela correcta gestão e conservação dos produtos

44. Conferência da Mercadoria (1) • Verificar na presença do transportador se as embalagens ou caixas foram violadas e se estão em bom estado de conservação • Completar a Guia de Remessa com a quantidade recebida e relatar as eventuais diferenças em relação à quantidade enviada que está registada

45. Conferência da Mercadoria (2) • Se detectar qualquer irregularidade nos volumes (ex: embalagem faltando, aberta ou danificada) deverá ser anotada uma observação na própria Guia de Remessa ou redigido um Relatório de Ocorrências • Arrumar a mercadoria em prateleiras, estrados ou paletes

46. A seguir, vamos discutir em detalhes os campos para preenchimento nos seguintes documentos: • Guia de Remessa • Relatório de Ocorrências

47. Nº. da Guia Indicar se for: Normal = entrega do DP para US ou Devolução = envio da US para DP Entrega ao: Data da preparação da guia Nome da Instituição, Município e Província que entrega os medicamentos Nome da Instituição, Município e Província que irá receber os medicamentos

48. Valor Unitário: Valor de uma unidade do item: Ex. U$ 0.14 por blister • Designação inclui o seguinte: • Nome do medicamento: Ex. Coartem • Dosagem: Ex. 20 mg/120 mg • Forma: Ex. Blister de 6 comprimidos Valor Total: Valor total de um item calculado assim: Quantidade Enviada x Valor Unitário Quantidade enviada: A quantidade de cada item entregue como remessa normal ou enviado como devolução Entregue por: Nome da pessoa que entregou a remessa para o transportador e a data desta entrega Transportado por: Nome da pessoa que realizará o transporte da remessa e a data do transporte

49. Nome da Instituição, Município e Província (já preenchido pelo depósito fornecedor) Quantidade recebida: A quantidade de cada item que realmente chegou na Unidade Sanitária Recepção ao: Data em que a instituição (US) recebeu os medicamentos Diferença: Deve-se calcular assim: Quantidade recebida – Quantidade enviada

50. Observações • Registar por exemplo: • A diferença observada (QR-QE) • Produtos danificados • Outros problemas ocorridos