Tapahtumajärjestämisen ABC haltuun

1. Anniina Hartikainen, kulttuurisihteeri Virve Särkkä, JYYn hallituksen kulttuurivastaava Oskari Rantala, tiedotussihteeri Niko Vartiainen, kulttuurivaliokunnan puheenjohtaja Tapahtumajärjestämisen ABC haltuun

2. Sisältö • Tapahtuman suunnittelu • Tapahtuman valmistelu • Talousarvion laatiminen • Yhteistyökumppanit ja avustukset • Tiedotus ja markkinointi • Lupa-asiat • Vastuualueiden jakaminen • Aikataulutus

3. Sisältö • Riskit • Turvallisuus • Jälkityöt • Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä • Markkinointi ja tiedotus JYYn kanavia pitkin • JYYn kulttuurivaliokunta • Tapahtuma-case

4. Tapahtuman suunnittelu • Tapahtuman ajankohdan valitseminen. Huomioitava: mahd. Päällekkäiset tapahtumat • Paikan valinta ajoissa. Huomioitava: toimivuus, varustetaso, tilavuokrat, esteettömyys → mikä on tapahtuman kannalta paras paikka? • Tapahtuman kohderyhmä. Huomioitava: miten tavoitat kohderyhmän ja mikä on kohderyhmän koko?

5. Tapahtuman suunnittelu • Tapahtuman kokoluokka. Huomioitava: realistisuus. Vaikuttaa mm. budjetointiin. • Työryhmä ja vastuualueiden jakaminen • Tapahtumapaikan varaaminen • Ohjelman suunnittelu. Huomioitava: esiintyjien hinnat, kohderyhmä

6. Tapahtuman valmistelu • Alustavan budjetin laatiminen • Esiintyjien buukkaaminen. Suosittujen esiintyjien buukkaaminen ajoissa. Kulut: majoitus, keikkapalkkio, ruokailu, juomat yms. • Esiintyjien hinnoista tinkiminen • Palaveeraus kasvotusten yhteistyötahojen kanssa ja käytännön asioista sopiminen • Sovittujen asioiden varmistaminen

7. Tapahtuman valmistelu • Kiireen ennakoiminen. Asioiden huolellinen aikataulutus ja suunnittelu • Kirjalliset sopimukset • Tapahtuman yksityiskohdista ja aikatauluista tiedottaminen yhteistyötahoille • Asioiden lukkoonlyöminen • Tiedottaminen • Yritysyhteistyö ja avustuksien hakeminen • Lupien hakeminen

8. Talousarvion laatiminen • Kenellä taloudellinen vastuu? • Budjetti laadittava realistisesti • Hintojen kilpailutus • Mahdollinen ALV hinnoissa • Yllättäviin kuluihin varautuminen • Tapahtuman rahoitusrakenne • Taloudellisten riskien minimointi

9. Talousarvion laatiminen • TULOT Avustukset, sponsoritulot ja lipputulot • MENOT Luvat, vakuutukset, tekijänoikeudet, markkinointimateriaalien painatus, palkat/palkkiot, matkakulut, kuljetukset, tilavuokrat, esiintyjät, dekot, ruokailut, yllättävät kulut

10. Yhteistyökumppanit • Sponsoritarjousten laatiminen • Mieti tarkkaan, millaisia sponsoreita lähestyt • Sponsoreiden hankkiminen työlästä • Yhteydenotot ajoissa • Henkilökohtainen yhteydenotto • Tapahtuman järjestäjälle: rahaa, alennuksia tavaroista/palveluista, tavaroita ja palveluita • Sponsorille: näkyvyys tapahtumassa, markkinointimateriaaleissa

11. Yhteistyökumppanit • Ei kahta saman alan yritystä sponsoriksi samaan tapahtumaan. • Suhteita kannattaa hyödyntää. • Tavaranvaihto rahadiilejä helpompaa • Vakuuttavuus • Sinnikkyys

12. Avustukset • Avustusten hakeminen: hakemukset täytettävä huolella • Talousarvio ja toimintasuunnitelma/projektisuunnitelma tärkeitä liitteitä • Avustusten myöntämiseen voi mennä ajallisesti pitkään

13. Avustukset • Yliopiston kulttuuritoimikunnan avustukset: haku maalis- ja lokakuussa • Kaupungin kulttuuripalveluiden avustukset: haku tammi- ja elokuussa • JYYn projektiavustukset / tappiontakaukset: voi hakea ympäri vuoden • Keski-Suomen taidetoimikunta: haku tammikuussa • Säätiöt

14. Tiedotus ja markkinointi • Tiedotteen laatiminen • Mediatiedottaminen • Sähköpostilistatiedottaminen • Sähköiset tapahtumakalenterit • Internet, Facebook • Lehtien ilmestymisaikataulujen huomioiminen • Julistemarkkinointi, flaijerit • Graafikon hankkiminen

15. Tiedotus ja markkinointi • Jyväskylän kaupunkilehti • Keskisuomalainen • Suur-Jyväskylän Lehti • Radio Keski-Suomi • Radio Jyväskylä • Jylkkäri • City • Sue • Voima • Keski-Suomen Viikko

16. Lupa-asiat • Luvat maksullisia • Ilmoitus yleisötilaisuudesta, väh. 5 vrk ennen tapahtumaa • Lupa julkisten tilojen käyttöön: kaupunki, yliopisto • Ruuanmyynti • Tekijänoikeudet: Teosto, Gramex. Sovi paikan haltijan kanssa. • Melulupa

17. Vastuualueiden jakaminen • Tarpeellinen määrä työvoimaa ennen tapahtumaa ja tapahtumassa • Catering, graafikko, juontaja, järjestyksenvalvojat, tiedottaja, projektinjohtaja, dekoryhmä, lipunmyynti, bäkkärityöntekijät, DJ:t, Miksaajat, valosuunnittelijat, siivous, roudaus, kuljetukset, sponsoriyhteistyö, valokuvaaja

18. Aikataulutus • Hoidettava ajoissa: esiintyjien buukkaus, tilavaraukset, sponsorit ja avustukset • Projektin läpiviemisen aikataulutus etukäteen, projektisuunnitelma • Sopimukset kuntoon • Laadi tapahtumaillan aikataulu tarpeeksi väljäksi: soundcheckit, bändien vaihdot

19. Riskit • Huono sää • Esiintyjien peruutus • Väkivalta ja pakokauhu • Onnettomuudet ja tapaturmat • Yllättävän suuri yleisömäärä • Vapaaehtoistyövoiman vähyys • Aikataulujen viivästyminen • Asiakkaiden tyytymättömyys

20. Turvallisuus • Ilmoita yleisötilaisuudesta poliisille • Järjestyksenvalvonta • Ensiapu • Kortilliset ja kortittomat järjestyksenvalvojat • Järjestyksenvalvojien riittävä määrä

21. Jälkityöt • Tapahtumapaikan siivous • Budjetin päivittäminen • Kiitosten lähettäminen esiintyjille, työntekijöille ja yhteistyökumppaneille • Laskujen hoitaminen • Palkkiot esiintyjille

22. Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä • Kulttuurisihteeri - Hoitaa ylä- ja alakerran tilavaraukset - Päivittää tapahtumatiedot JYYn nettisivuille - Kokoaa On Stage-julisteen sekä Jylkkärin ja Cityn mainoksen. Huomioitava: deadline. • Ilokiven käyttömaksut - Alakerta: 30€ op., 15€ ainejärj., 100€ muut - Yläkerta ja terassi ilmaisia

23. Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä • Ravintoloitsija Heimo Niemisen vastuulla illan käytännön järjestelyt: - Narikka - Yksinoikeus alkoholinmyyntiin - Ovien avaus - Loppusiivous - Järjestyksenvalvonta - Paikkojen näyttäminen

24. Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä • Tapahtumanjärjestäjän vastuulla: - Tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen - Ohjelman kokoaminen - Lipunmyynnin järjestäminen - Henkilökunnan hankkiminen (miksaaja, valosuunnittelija, roudarit, lipunmyyjät yms.) - Jälkisiivous • Yleisötavoite 70-100 hlö/ilta • Vastuu laitteista