Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

1. Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

2. Gestão do Conhecimento O Case DOCUMENTAR Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento Ângela Guimarães Diretora

3. A Documentar • Mais de 24 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos e Informação • Gestão do Conhecimento Corporativo • Mais de duzentosfuncionários, profissionaisdiversasáreas do conhecimento 2007/09 • Carteira constituída por grandes clientes, com atuação em todo o território Nacional 2006 • Modelagem de Processos • e Normatização • Gestão física e eletrônica • de conteúdos informacionais corporativos • . • Empresa inovadora e precursora nesse segmento com Metodologia e Competência reconhecidas pelo mercado 2000 • . • Empresa Reconhecida - 2008 • Entre as 200 maioresempresasbrasileiras de TI – Info Exame • Entre as 200 maioresempresas do segmentoPME – RevistaExame PME 1995 Organização de Documentos 1985

4. Referências Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico

5. Referências

6. AlgunsProjetos • S. Normativo • BNDES • Petrobras Materiais • Petrobras RH • BancoItau • Petros • Taxonomia • DetenQuimica • Vale • RedeGlobo • Sest/Senat • SEDE • Sanofi • GD/GI • Açominas • AmbeveJurídico e Financeiro • DetenQuímica • Sest/Senat • Ferrous • Fiat Comunicação • Samarco GD • Sanofi • Samarco P3P • BelgoMineira • Andrade Gutierrez • SENAC -SP • SEDE • BDMG Jurídico • BPO • Embratel • Samarco P3P • Vale • BancoFidis • Petrobras RSUD • Processos • Sest/Senat • Samarco GC • Sanofi • Votoratin • BelgoMineira • CCEE • BancoItaú

7. Reconhecimento

8. A Documentarem 2006 2007/09 DESAFIO? 2006 • Prestação de serviços de Consolidação de Sistemas Normativos, Modelagem de Processos de Gestão de Documentos e Gestão da Informação 2000 • Gestão do Conhecimento Corporativo 1995 • 21 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos • Carteira constituída por grandes clientes • . • Modelagem de Processos e SistemasNormativos • Gestão física e eletrônica • de conteúdos informacionais corporativos • Empresa visionária e precursora nesse segmento Organização de Documentos • Metodologia reconhecida pelo mercado 1985

9. O quemotivou? • Equipe Interdisciplinar • Grande volume de projetos • Dispersão geográfica da equipe • Necessidade de investir na maior integração e colaboração entre os membros da equipe • Necessidade de se registrar as INFORMAÇÕES relacionadas ao conteúdo dos Projeto Técnicos já executados, de forma a possibilitar a reutilização a partir de uma recuperação mais precisa, ágil e integrada; • Necessidade de administrar o CONHECIMENTO Organizacional • Necessidade de desenvolver uma nova área de NEGÓCIO

10. Ação Estratégica PLANEJAMENTO ESTRÁTÉGICO DOCUMENTAR 2006 ObjetivosEstratégicos 1 Desenvolver continuamente a cultura de produção, registro, compartilhamento e gestão do conhecimento técnico-tecnológico Internalizar na rotina e na cultura empresarial o processo de inovação . . . 2

11. Ações implantação, em outubro de 2006, da Unidade de Gestão do Conteúdo e do Conhecimento – UGC sob o comando de uma das sócias da empresa. Desenvolvimentodo PlanejamentoEstratégico da Unidade, definidoObjetivos e metasparaospróximos 03 anos. Definição dos projetos e atividades a seremimplantados, com base nosobjetivos e metasdefinidos, nasnecessidadesidentificadas e noscritérios do “Prêmio Make”. Implantação da “Intranet Documentar”, como um ambiente de colaboração, compartilhamento do conhecimento e acesso à informaçõesrelevantesparaasatividadesprofissionais.

12. Objetivos da GC

13. Foco – Critérios MAKE Prêmio MAKE - MostAdmiredKnowledge Enterprise - de excelência em Gestão do Conhecimento, avalia, através de seus critérios, se uma organização:

14. A GC na DOCUMENTAR • 1. Estabelece uma cultura corporativa de Gestão do conhecimento • Concurso para criação do Logo e Slogan da UGC • Medalha de honra • Concurso para criação do Logo e Slogan para Intranet • Cartão de agradecimento UGC “Disseminando Informação colhendo conhecimento” Intranet Documentar “Espaço para integração, conexão e colaboração” Medalha de honra • Atende RH (Canal de comunicação entre a empresa e os colaboradores) • Notícias • Gerais • Conhecimento • Qualidade • Dicas • FAQS • Desenvolvimento do Plano de Carreira • Política de participação em eventos, seminários e congressos

15. A GC na DOCUMENTAR 2. A Administração cria, mantém e oferece suporte à Gestão do Conhecimento. • Planejamento estratégico da Documentar • Criação da Unidade de Gestão de Conteúdo e Conhecimento, dirigida por uma das sócias da empresa • . • . • .

16. A GC na DOCUMENTAR 3. Maximiza o valor do capital intelectual • Desenvolvimento do Plano de Carreira: cargos existentes na empresa, hierarquia, atribuições, competências e qualificações necessárias e os critérios de promoção. • Mapeamentode competências • Programasde capacitação • Programasde integração com clientes • Definiçãoe Construção de Processos, Padrões e Metodologias • Implementação de um processocontínuo de gestão de redes de relacionamento • Desenvolvimentodatecnlogia i4BS

17. A GC na DOCUMENTAR 4. Desenvolve e entrega conhecimento baseado em produtos e serviços • Gestão da Inovação e desenvolvimento de novos produtos • Desenvolvimento contínuo de novos produtos com base na observação das demandas do mercado e solicitação dos clientes • Projeto Banco de Idéias – “INOVANDO COM SUAS IDÉIAS” com o envolvimento de todas as áreas da empresa, com o intuito de desenvolver estudos de viabilidade e implementação de deprodutos/serviços e melhorias a partir da contribuição de idéias dos colaboradores.

18. A GC na DOCUMENTAR 5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento de conhecimentos • Desenvolvimento da Base do Conhecimento • Organização do conhecimento interno vinculado aos projetos realizados • Organização do conhecimento interno e externo com conteúdos de interesse da empresa • I4BS Web/WebPart: • Busca por Dossiê Eletrônico • Busca pela Estrutura de Pastas • Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search). • Busca Avançada • Busca por Perspectivas (Taxonomias) • Busca por Tipo de Documento

19. A GC na DOCUMENTAR 5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento de conhecimentos • Criação do Alerta de Revistas • Criação do Notícias do Conhecimento (Boletim Interno)  • Implementação de práticas de interação e socialização dos colaboradores • Desenvolvimento da Intranet: • Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do Conhecimento • Criação de canais de comunicação • Aperfeiçoamento dos processos de interação e comunicação interna • Tecnologias utilizadas INTRANET DOCUMENTAR

20. A GC na DOCUMENTAR 6. Cria e mantém uma cultura corporativa de aprendizado contínuo • Programa Capacitar (Investimento na formação técnica e comportamental da equipe) • Integração • Formação básica • Formação operacional • Circuito do conhecimento • Formação de sucessores • Convênios com Instituições

21. A GC na DOCUMENTAR • 7. Gerencia o conhecimento do cliente para aumentar a fidelidade dos mesmos e valor ao cliente • Site Documentar: Maior • usabilidade e melhoria na recuperação das • informações, com a inclusão de: • Banco do Conhecimento   • Noticias e Destaques Documentar • Versões em português e inglês • Blog Corporativo Documentar • Envio de Notícias de interesse (personalizado • Inteligência Competitiva • Base de dados Comercial • Pesquisa de satisfação do cliente • Metodolgia de Gerenciamento de Projetos • Gestão de Cases

22. A GC na DOCUMENTAR • 8. Gerencia o conhecimento para gerar valor ao acionista • Registro das Metodologias relacionadas aos vários produtos Documentar • Ampliação do portfólio de serviços • Desenvolvimento da tecnologia i4BS A solução i4BS é uma tecnologia que disponibiliza serviços automatizados para gerenciamento, busca e disseminação seletiva de informações, que podem ser integradas a soluções de BPMS e Portal. Com a solução i4BSjá foram desenvolvidos produtos específicos: gestão de dossiês de empregados; gestão de documentos jurídicos; gestão de processos de concessão de créditos, entre outros.

23. A INTRANET DOCUMENTAR

24. A INTRANET DOCUMENTAR Ambiente e práticas de compartilhamento do conhecimento • Biblioteca de Links • Gestão Terminológica: • Glossário Técnico • Taxonomia Corporativa

25. Alguns Números • Número de usuários cadastrados atualmente na Intranet: 265 • Últimos números de acessos mensais: • 1535 em julho • 998 em agosto • 1276 em setembro • NC jápublicados: 438 – 1a. Publicação: 28/02/07 • Número de colaboradoresquejá se apresentaram: 18 – desde 17/11/2008 • Número de documentosna Base do Conhecimento: 18.600

26. Alguns Números • Circuito do Conhecimento: 9 edições e 22 documentos publicados na Intranet este ano • Número de trabalhos aprovados em eventos/periódicos neste ano: 6 • Número de termos na taxonomia Documentar: 253 termos, sendo 23contribuições de colaboradores neste ano • Número de recursos incorporados à Intranet no mês de setembro: 4 (Agenda de recursos, Padrões de documentos de projetos, Reservas de salas e Controle de tarefas da UGC) • Funcionalidades da Intranet atualmente: 70 entre repositórios de documentos e sistemas • Eventos Mapeados e divulgados em 2009 (cursos, palestras, congressos): 81

27. Alguns Números Dados do Atende RH • Media de atendimentos realizados por mês: • 1º. Trimestre do canal de atendimento: 358 consultas/média de 1,08 consulta por funcionário (somente dúvidas e questionamentos dos processos já instalados). • Último trimestre do canal de atendimento: 261  consultas /média 1,08 consulta por funcionário (dúvidas e questionamentos de processos já instalados e dos novos processos  -  Plano de Cargos e Salários, Avaliação de Desempenho e  Convênios) . • Numero de melhoria em processos/produtos realizados antes e após a implementação: • A área de RH atualmente tem 23 processos de trabalho.  60% dos processos foram revisados em função da implementação da prática. • Tempo médio de solução de problema antes e após da implementação da prática; • Os problemas eram solucionados em um prazo médio de 10 dias. Desde a implantação do canal são solucionados em 2 dias. As respostas fora de prazo não chegam a 1% • FAQs geradas (Reuso da informação). • 35 FAQs • 8 revisões no Manual do Empregado

28. Alguns Números • Desenvolvimento da Base do Conhecimento ( reuniu, em uma base única, o conteúdo relevante e atual para o negócio) com crescimento de 400% de acessos mensais. • Reutilização de conteúdos já registrados em projetos da empresa, verificado através do crescimento de de 300% do número de acessos, por usuário, as informações disponibilizadas na Intranet. • Fomento à criação e disseminação do conhecimento de interesse organizacional, com crescimento de 220% de participação após a implantação das praticas de incentivo a gestão do conhecimento na empresa. • Aumento em 33% a taxa de novas visitas ao site da Documentar, possibilitando novos contatos, clientes e parcerias.

29. Resultados • Proteção do conhecimento organizacional • Maior integração da equipe • Redução de retrabalho • Fomento à criação e disseminação do conhecimento • Automação do processo de registro e recuperação de informações • Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas • Incentivo ao processo de inovação • Elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento” • Agilidade e precisão na tomada de decisão

30. Depoimentos “O processo de Gestão do Conhecimento implantado na Documentar realmente agregou muito valor ao nosso dia-a-dia. A forma com que foi implantado despertou/incentivou  a cultura do compartilhamento de conhecimento de forma padronizada e estruturada, possibilitando a recuperação rápida e precisa das informações, por qualquer funcionário, indiferente do projeto ou região que estiver trabalhando. As iniciativas da UGC encurtaram às distâncias geográficas entre a Documentar e seus funcionários além de potencializar a formação dos nossos talentos internos.” Renata Melo – Gerente de Gestão de Pessoas “Depois da estruturação de nossa Intranet pude perceber como melhorou o compartilhamento e disseminação de informações empresa-colaborador-empresa. A UGC está fazendo um excelente trabalho! As notícias, a Base de Conhecimento, os links, os eventos, ou seja, toda  informação útil para nossa atuação é compartilhada gerando conhecimento, isso nos diferencia e qualifica perante o mercado e os clientes”. Elaine Pinto – Gerente Regional de Vendas UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.

31. Depoimentos “A utilização da Intranet foi muito importante para o Sistema de Gestão da Qualidade pois permitiu, de uma maneira muito simplificada, a gestão, o controle e a publicação de toda a documentação e registros exigidos pela NBR ISO 9001/2008. Uma das maiores dificuldades encontradas pelo Escritório da Qualidade era a manutenção dos documentos atualizados no sistema de gestão anterior - SIS. Qualquer atualização e publicação necessárias eram de responsabilidade da TI da empresa, o que nos deixava “presos”. Agora, com a Intranet (SharePoint), o próprio Escritório da Qualidade faz todas as publicações e alterações. Além disso, temos a garantia de que todos os usuários da Empresa tem acesso ao nosso conteúdo de maneira simples!” Ana Rita Garcia – Consultora e Representante da Direção na Gestão da Qualidade “Tive a oportunidade de acessar a Intranet da empresa em que um amigo meu trabalha e pude comparar e notar algo que me deixou feliz, ele tem um limite de acesso enquanto aqui na intranet da Documentar temos mas conteúdos ; informação, dicas etc. e podemos assim acompanhar o crescimento da empresa da qual faço parte . E recebi o cartão de contribuição/participação. Parabéns pelo crescimento e sucesso.” Elaine do Vale Vasconcelos – Auxiliar Técnico UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.

32. UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento. Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo. Obrigada!!! Ângela Rodrigues de Araújo Guimarães Angela.guimaraes@documentar.com.br conhecimento.ugc@documentar.com.br