Projektijuhtimine

1. Projektijuhtimine • Teema 3: • Projektikavandamine(planeerimine) • Kuidasteha? • Peeter Normak

2. Loengu kava • Diskussioonkodutöö nr 2 teemal • Lähteuuringud • Projektiplaanikoostamisekavandamine • Projektiplaanistruktuur • Alaeesmärgidjategevused • Projektiajagraafik • Riski- jakvaliteedihaldus • Eelarvekoostamine • Projektiplaanivormistamine • Projektitaotlustelesoovitustekoostamine • Projektitaotlusteretsenseerimine

3. Diskussioonkodutöö nr 2 teemadel • Sõnasta ITjuht projekti vajaduse põhjenduse kolm kõige suuremat tugevust ja kolm kõige suuremat puudust. • Eeldusel, et ITjuht projekti taotlus ei olnud edukas eelkõige nõrga vajaduse põhjenduse pärast, mis olid teie arvates eitava otsuse olulisimad põhjused? • Sõnasta TVjuht projekti vajaduse põhjenduse kolm kõige suuremat tugevust ja kolm kõige suuremat puudust. • Eeldusel, et TVjuht projekti taotlus ei olnud edukas eelkõige nõrga vajaduse põhjenduse pärast, mis olid teie arvates eitava otsuse olulisimad põhjused? • Sõnasta ITjuht projekti vajaduse põhjenduse kolm kõige suuremat tugevust ja kolm kõige suuremat puudust võrreldes TVjuht projekti vajaduse põhjendusega.

4. Projektikavandamisefaasieesmärk • Kvaliteetseprojektiplaaniõigeaegneesitamine.

5. Projektikavandamisefaasiülesanded • Leidaantudtingimustesoptimaalneprojektieesmärgisaavutamisemeetod (kuidassaavutadaprojektieesmärk?). • Koostadaprojektiplaan (kuidasprojektieesmärgisaavutaminekirjeldada?). • Saavutadaprojektiplaaniaktsepteeritusolulisemateosapooltepoolt (kuidassaavutadaprojektitunnistamineosapooltepooltvajalikuks?).

6. Lähteuuringud (eeluuring) • Lähteuuringuteeesmärk: projektieesmärgisaavutamistmõjutavateolulisteaspektide (näit. tarbijatevajadused, konkurentideplaanid, tehnoloogiaareng, seadusandlus, ilmastik, ...) janendevõimalikumõjuväljaselgitamine. Meetodid: • SWOT-analüüs, • turu-uuringud (Näide: ETF projekt), • avalikuarvamuseküsitlus (Näide: Apple), • dokumentide/senitehtuanalüüs, • metaanalüüsid, • ...

7. Lähteuuringu vajaduse hindamine • Lähteuuringutevajadusjamaht/ulatussõltubeelkõigesellest, kuivõrdselged on projektitäitmistkõigeolulisemalmääralmõjutavadasjaolud, nagunäiteks: • Projektieesmärgi/nõuete/vajadusteselgus. • Projektieesmärgisaavutamisevõimaliketeedepaljusus. • Projektikeerukus/täitmiseksvajalikukompetentsisuurus. • Projektivaldkonnaarengu/muutumisekiirus. • Projektitäitmisekskasutatavatetehnoloogiate/metoodikatemuutumisekiirus. • Projektigaseonduvateriskidesuurus. • Mujalsarnasteprojektidetäitmiselsaadudkogemuste hulk.

8. Soovitus 1 (eelprojekt) • “Ähmaste”, suurteriskidegaseonduvateningkriitilistesuuremahulisteprojektidepuhul on soovitatavteostadauuringudeelprojektina (näited: õppekavakeskuseloominevõiülikoolideõppe- jateadushooneteehitamine).

9. Projektiplaani koostamise ajagraafik I - näide Juht liikmetele Liikmed juhile Juht liikmetele Liikmed juhile • TO – tähtaegade T1...T4 jamuudkokkulepped (näiteks: viitedtäpsustadaalleskuupäevaks T3)‏ Toomas Jaan ? Jaan Jaan Jaan Rein Rein ? Kai Tiiu, Kai Tiiu Kai Tiiu Kai ? Kai Kõik Rein,Kai,Toomas Jaan ? Juht ise Kõik Jaan T2 T3 T4 Tähtaeg T0 T1

10. Projektiplaani koostamise ajagraafik II • Võimalikuderisusedprojektiplaanikoostamisel: • rohkemkuiükstsükkel • vahepealsetenõupidamisteläbiviimine • põhimõttelistemuudatustesisseviimine • tekstiühisloome (näit. Google docs)‏ • Näited: • SF taotlemiseebaõnnestumine 2002 (tekstikompilatsioon) • Eelleping: Göteborgiloobumine • ERASMUS (tööstusdoktor) õppekavaprojektimitteesitamine (kontakt!)

11. Soovitused 2 (projektikoostamiseajagraafik) • Kavandaproblemaatilistetegevusteläbiviimiseksajavaru (kriitiliseahelapuhulkindlasti). • Arvestakokkulepetemittetäitmisevõimalustega. • Arvestakokkulepetetäitmisegaviimaselhetkel. • Projektiplaantulekskokkupannaühe (äärmiseljuhulkahe) inimesepoolt.

12. Projektiplaanikoostamiseüldskeem • Projektiplaanikoostamiseüldskeem on üldjuhul “tagantettepoole”: • Eesmärk •  • Alaeesmärgid/Tegevused •  • Ajagraafik •  • Eelarve • Suurteprojektidepuhulkavandataksetegevusedsagelitöörühmadekaupa.

13. Projektiplaani struktuur • Üldjuhulnõutavadprojektiplaanialajaotused: ●põhiandmed (shprojektieesmärk) ●taust (shvajadus, eelnevtegevus) ●tegevused ●ajagraafik ●organisatsioon/haldamine ●tulemustelevitamisejarakendamisekavad ●mõjuhinnang ●eelarve ●lühikokkuvõte NB! Kuitellijapoolt on seatudmingidnõuded, siistulebneid ka sisuliselt (stmitteformaalselt) järgida. Näide: EL 5 RP taotlus: 6 FR + 1 BE.

14. Projektiplaan - täiendavad aspektid • Lisaksvõib olla nõutudkirjeldada: ●partneritevahelineseninekoostöö ●koostööettevõtlusejaprojektivälisteinstitutsioonidega ●kasutatavadmetoodikadjavahendid ●projektitulemiedasiarendamiseperspektiivid ●rahvusvahelisus ●kasutatavatemõistetedefinitsioonid ●vastavusstandarditele, autoriõiguseregulatsioonidelejaeetikanormidele ●projektiloogilinemaatriks Erinevateaspektidearvestamine: vahepealneauditeerimine, hindamiskriteeriumid (shlävendidjakaalude).

15. Näide: projektiplaani struktuur I (koolituskursuse/mooduli loomiseks)‏ • BACKGROUND, RATIONALE AND OBJECTIVES • Describe the educational and socio-economic rationale for the proposed course module. • Describe the educational level and the priority area. • Identify clearly the target groups (learners), their educational needs and their requirements for support. • Outline the short-, medium- and long-term market for the proposed course module. • Describe the expected impact and benefits of the proposed course. • Identify the reasons for applying a multi-country app­roach to the development (and dissemination) of the course. • Describe how the course ties in with existing educational structures in the partner countries. • Define clear and measurable objectives and expected outputs of the project. • METHOD • Describe the course module design and structure, development methodology, curriculum structure and content, duration, tutoring approach, learner assessment methods and, where relevant, the applied accreditation system. • Describe the different study material components which will be included in the course package (printed and electronic course material, teacher and learner guides, tuition and learner assessment systems etc.). • Describe media and technologies to be used for the development of the course material. • Describe media and technologies to be used for the delivery of the courses. • Describe anticipated learner support methods and roles of teachers and tutors. • Describe the role of Phare distance education study centres in the development and delivery of the course. • Describe methods for measuring the efficiency and effectiveness of the course and the applied methods, including learner and teacher/tutor satisfaction. • Describe needs for and approaches to training of course developers, teachers/tutors and study centre staff who will be involved with the proposed course. • WORK CONTENT AND SCHEDULE • Phases: Define clearly the different phases of the project and outline the tasks and activities to be undertaken as well as the outputs within the various phases. • Task Sheet: Fill-in Form C1 for each of the defined tasks and activities. • Project Flowchart: Set up a global Project Flowchart with clear identification of tasks and activities, outputs and milestones, the period and location in which the activities will take place. A sample flowchart is provided in Form C2. However, you are, of course, free to design your own flowchart according to the specific nature and structure of your project).

16. Näide: projektiplaani struktuur II (koolituskursuse/mooduli loomiseks)‏ • PROJECT MANAGEMENT • Set up an organisation chart, clearly identifying the chosen management structure (such as steering commit­tee, project manager, task managers etc.) as well as roles and responsibilities of the participating partner organisations. • Describe the management capability of the contracting Coordinator and Lead Partner. • Describe management techniques and quality assurance procedures. • Describe the communication structures and techniques that you will set up in order to ensure efficient communication among the partners during the lifetime of the project. • THE CONSORTIUM • Describe shortly the profile of the Consortium, its partners and the key staff members to be involved in the project. Describe their relevant experience in the production of distance education course material and co-operation at an international level. Include CVs of key staff members. Full partner profiles should be given in Section E of the application forms. • Describe the mechanisms for involving the users in the project. • INFORMATION AND DISSEMINATION PLANS • Describe your plans for informing potential users, authorities and organisations about the project and its results. • Describe your marketing plans: How will you announce the course module and how will you inform and provide counselling to potential learners. • EXPLOITATION PLANS • Describe the consortium’s plans for further exploitation and development of the course after the end of the project, i.e. once the course module has been developed and tested, the pilot implementation has been completed and the evaluation data are available. • ECONOMIC AND SOCIAL IMPACT • Estimate the potential economic and social impact of the proposed course module in particular and the impact of the project on the further development of distance education in the participating organisations and countries in general. • Describe the project’s relevance to European integration.

17. Alaeesmärkide ja tegevuste määratlemine - põhimeetodid • Eesmärk: määratledaprojektiülesandelahendusalgoritm (alaeesmärkide/tegevustestruktuur). • Alaeesmärkidestruktuur on alusekstegevustejavastutusestruktuurimääratlemiselja on projektiedukusejooksvahindamiseinstrumendiks: alaeesmärkidetäidetusannabvajalikutagasiside. • Põhimeetodid (NB! Neidvõibkasutada ka kombineeritult): • ülaltalla (top-down)‏ • analoogiarakendamine • juhisterakendamine • alt üles (bottom-up)‏

18. Alaeesmärkide ja tegevuste määratlemine - põhiprobleemid • Põhiprobleemid: • alaeesmärgid on liigakitsad • alaeesmärke on liigapaljujanadei ole struktureeritud • kohustused/õigusedjaalaeesmärgidei ole kooskõlas • motivatsioonisüsteemjaalaeesmärgidei ole kooskõlas (N: lennueskadrill)‏ • alaeesmärgidei ole mõõdetavad (N: “parandada”, “kaasajastada”, ...)‏ • Isetegemisedilemma: Do what you can do best – outsource the rest. • Absoluutsejasuhtelisuse dilemma (ala)eesmärkidemääratlemiseljatulemuslikkusehindamisel: leidatasakaalkvaliteedijaprojektivajadustevahel.

19. Soovitused 3 (projektiplaanikoostamine) • Võimaluselosaleeksperdina/retsensendinaprojektiplaanidehindamisel. • Võimaluseltutvuteistepooltkoostatudedukateprojektiplaanidegajaretsensioonidega. • Projektiplaanikoostamiselarvestakindlastihindamiskriteeriumitega (shlävenditejakaaludega).

20. Ülesanded • Millisteljuhtudel on lähteuuringuteosatähtsussuurem, millisteljuhtudelväiksem? • Millisteljuhtudelvõiksprojektikavandamiselvõttaalusekseelkõigetegevused, millisteljuhtudelalaeesmärgid? • Millisteljuhtudelvõiksprojektideplaneerimiselkasutada alt-ülesmeetodit?

21. Ülesanded - iseseisvalt • Tehkeendamagistritöökirjutamisekohta SWOT-analüüs. • Valimingiprojektefinantseerivinstitutsioonning tee kindlaks: • projektidehindamiselarvestatavadnäitajad • projektidehindamiskriteeriumid. • Veebiotsinguabil (märksõnad “wbs” ja “work breakdown structure” ) leiategevuskavadekoostamisetäiendavaidpõhimõtteid.

22. Järgmineloeng: • Pühapäeval,30.okt. kell 14.00 • Teemad: • Soovitusedeksamitöödekoostamiseks • Projektikavandamine - jätk • Projektitäitmine