Muutosten läpivienti valtiohallinnossa

1. Muutosten läpivienti valtiohallinnossa Yliopistojen työsuojelupäivät Vaasa 23.8.2007

2. -palvelupaletti

3. Työhyvinvointi Työhyvinvointi syntyy töissä, töitä tekemällä. Se on sekä yksilön että yhteisön kokemus. Työhyvinvointia luodaan yhdessä. • Työhyvinvointi pohjaa • johtamiseen, • osaamiseenja työn hallintaan sekä • osallisuuteen, • nostattaa innostusta ja yhteisöllisyyttä ja antaa puhtia matkalla kohti määritettyä ja yhteisesti ymmärrettyä tavoitetta, • tuloksellisesti ja innovatiivisesti.

4. konsultointi verkkopalvelut koulutus Esimiestyö Osaamisen hallinta Työyhteisöjen kehittäminen Muutosjohtaminen hanketuki & Kaiku-palkinto verkostotuki viestintä Kaiku-työhyvinvointipalvelutTavoite, painopisteet ja kanavat Jakaa & jalostaa tietoa sekä aikaansaada toimintaa -

5. Change is pain …mutta maailma lepää muutoksessa • Luontaisesti tapahtuvaa kehitys (lapsen kasvu; oppiva organisaatio) • Ponnistellen aikaansaatu oppiminen (uusi tietojärjestelmä) • Muodonmuutos (jäiden lähtö; manuaalisen prosessin sähköistäminen) • Pysyvyyttä ylläpitävä muutos (pukeutuminen; ajan perässä juokseminen) • Toiminnan rakenteiden muuttaminen (kokousagenda, organisaatiorakenne) • Ulkoisesti näkyvän muuttaminen (asiakirjojen ulkoasu, yleisilme) • Käyttäytymisen muuttaminen (uusi tapa toimia) • Ajattelutavan, paradigman muutos (asiantuntijuus) Risto Puutiota (2006) mukaillen

6. Tehokkuuden lisääminen Rakenteelliset muutokset Rationalisointi/Kustannustehokkuus / Päällekkäisyyksien karsiminen Budjetin pitäminen Verovarojen riittävyys Organisaation kehittäminen Asiakaslähtöisyys Laatunäkökulmat Eläkevastuut Yksilöitä koskevia tekijöitä Elämän- ja työn hallinnan parantaminen Oppimisen vahvistaminen Ikärakenteen vaikutuksiin varautuminen Oikeutettuihin tarpeisiin vastaaminen Elämänkaaren ottaminen huomioon Kriisistä selviäminen Motivaation lisääminen Sopeutuminen väistämättömään Poliittiset ja yhteiskunnalliset muutokset Ekosysteemin muutokset Yhteiskunnalliseen muutokseen sopeutuminen Alueelliset painotukset EU:n päätökset Julkishallinnon rooli ja palvelutarpeet Valtaan ja eturyhmiin liittyvät kysymykset Työvoimapoliittiset haasteet, mm. ikärakenne Internet, viestintäteknologia Globaali talous Idealistiset muutokset Laadulliset parannukset Asiakkaan odotusten muuttuminen Merkityksen kokemuksen tarjoaminen Ekologisen ympäristön turvaaminen Hyvinvoinnin lisääminen Toivon näköalan avaaminen Henkisen kasvun mahdollistaminen Yhteisen hyvän lisääminen Kulttuurin edistäminen Rituaalit, symbolit, perinteen jatkuminen Muutoksia käynnistäviä tekijöitä

7. VIRASTON PALVELUKYKY ASIAKKAILLE JA SIDOSRYHMILLE VIRASTON TUOTTAVUUS VIRASTON TYÖHYVINVOINTI VIRASTON KILPAILUKYKY TYÖMARKKINOILLA Johtaminen Valtion konsernijohdon strateginen haaste 2010-luvulla Tulevaisuudessa palvelukykyisen, elinvoimaisen ja työmarkkinoilla kilpailukykyisen valtion viraston tai laitoksen on oltava todennettavasti sekä tuloksellinen että hyvinvoiva.

9. x Tuottavuuspyramidin kaksi puolta Motivaatio +130 • ”Työn imu” • tuotto-orientaatio Yhteistyö Osaaminen – työnhallinnan tunne Johtaminen - työskentelyilmasto 100 HYVÄ normaali suoritustaso keskiverto Johtaminen-työskentelyilmasto ”Työhön työntö” - kustannusorientaatio Sairaspoissaolot Pitkäaikaiset sairaspoissaolot -130 Työkyvyttömyys

10. ”Uudistusten hyvä ja tehokas läpivienti vaatii sitoutumista, taitoa ja joustavuutta niin johdolta ja johtamiselta kuin henkilöstöltäkin. • Hyvä johtaminen sekä työelämän laadun ja työhyvinvoinnin kehittäminen lisäävät henkilöstön motivaatiota sekä tuottavuutta” • Valtionhallinnon henkilöstöpolitiikasta ja rakenteiden kehittämisestä vastaava hallinto- ja kuntaministeri Mari Kiviniemi • Finwin – Uudistuva valtionhallinto – Uuteen johtajuuteen -ohjelman avaus Säätytalossa 1.6.2007.

11. Tehokkuuden lisääminen Rakenteelliset muutokset Rationalisointi/Kustannustehokkuus / Päällekkäisyyksien karsiminen Budjetin pitäminen Verovarojen riittävyys Organisaation kehittäminen Asiakaslähtöisyys Laatunäkökulmat Eläkevastuut Yksilöitä koskevia tekijöitä Elämän- ja työn hallinnan parantaminen Oppimisen vahvistaminen Ikärakenteen vaikutuksiin varautuminen Oikeutettuihin tarpeisiin vastaaminen Elämänkaaren ottaminen huomioon Kriisistä selviäminen Motivaation lisääminen Sopeutuminen väistämättömään Poliittiset ja yhteiskunnalliset muutokset Ekosysteemin muutokset Yhteiskunnalliseen muutokseen sopeutuminen Alueelliset painotukset EU:n päätökset Julkishallinnon rooli ja palvelutarpeet Valtaan ja eturyhmiin liittyvät kysymykset Työvoimapoliittiset haasteet, mm. ikärakenne Internet, viestintäteknologia Globaali talous Idealistiset muutokset Laadulliset parannukset Asiakkaan odotusten muuttuminen Merkityksen kokemuksen tarjoaminen Ekologisen ympäristön turvaaminen Hyvinvoinnin lisääminen Toivon näköalan avaaminen Henkisen kasvun mahdollistaminen Yhteisen hyvän lisääminen Kulttuurin edistäminen Rituaalit, symbolit, perinteen jatkuminen Muutoksia käynnistäviä tekijöitä

13. Muutoksen laajuus TIETO ASENTEET RYHMÄN TOIMINTA YKSILÖN TEOT Harri Hirvihuhtaa mukaillen (2006)

14. UUDISTUSHAKUISUUS Toiminnan jatkuva parantaminen Palautteen hankkiminen asiakkailta MUUTOSTEN TOTEUTUSTAPA Muutosten johtaminen Osallistuminen muutosten suunnitteluun 60 40 20 0 20 40 60 80 % Uudistushakuisuus ja muutos opetusministeriön hallinnonalalla 2002-2006 ja koko valtiolla 2006 (5-luokkaisen asteikon ääripäät) + ─ 27 32 27 33 36 20 31 27 44 27 37 34 43 25 41 25 39 24 45 22 44 25 49 25 43 24 41 33 MUUTOSMAHDOLLISUUDET JA PYSYVYYS 42 22 47 18 44 14 Mahdollisuudet työkiertoon 51 16 18 64 27 52 24 60 Varmuus työpaikan pysyvyydestä*) 22 62 *) Määräaikaisia on vastaajajoukossa todellista osuuttaan vähemmän, koska kyselyn otos on poimittu edellisvuoden marraskuussa päivitetystä valtion henkilö- rekisteristä, ja osa määräaikaisista ei ole kyselyajankohtana enää valtion palve- luksessa. Tilanne melko/ erittäin huono Tilanne melko/ erittäin hyvä Valtio 2006 Valtio 2006 OPM 2006 OPM 2006 OPM 2004 OPM 2004 OPM 2002 OPM 2002 Kaikki hyvin työssä? 2000-2006

15. Muutos prosessina 7. Sisäistäminen 2. Kieltäminen 3. Tunteet 6. Mielekkyyden varmistaminen Näkemys omasta osaamisesta 1. Ristiriita 5. Uuden kokeileminen 4. Hyväksyminen Aika Muutos alkaa

16. Motivoivat ja vastenmielisyyttä aiheuttavat tekijät työssä opetusministeriön hallinnonalalla ja koko valtiolla 2004 ja 2006 Työtehtävät 2 36 61 Valtio 2006 5 49 46 Valtio 2004 2 24 75 OPM:n ala 2006 6 40 54 OPM:n ala 2004 Työilmapiiri Valtio 2006 13 52 35 14 49 37 Valtio 2004 12 50 38 OPM:n ala 2006 15 49 36 OPM:n ala 2004 Työyhteisön johtamistavat Valtio 2006 28 57 15 30 55 15 Valtio 2004 OPM:n ala 2006 28 58 14 30 54 16 OPM:n ala 2004 Valtio 2006 36 52 12 Palkkaus Valtio 2004 33 53 14 OPM:n ala 2006 40 52 8 37 51 12 OPM:n ala 2004 0 20 40 60 80 100 % Herättää vastenmielisyyttä Neutraali Motivoi ja kannustaa 13 Kaikki hyvin työssä? 2004-2006

17. Mahdollisuuksia metsästämässä… Ainoa tapa löytää mahdollisen rajat on uskaltautua vähän matkaa niiden ohi mahdottomuuteen.

18. Muutos vaatii ihmisen tahdon koskettamista Haasteet johtamiselle • Johtamisen arviointi, arvostus ja tuki yliopistoissa • Henkilöjohtamisen taidot • Työyhteisön johtamis- ja kehittämisvalmiudet • Muutosjohtajuus Haasteet työsuojelulle • Laaja-alaisuus ja ennakoivuus henkilöriskien hallinnassa • Luottamuksen ja yhteistyön ilmapiirin rakentaminen • ”Tulkkaus”

19. Dialogikentät - C. Otto Scharmer POHTIVA IV Virta Luova dialogi III Pohdiskelu Pohtiva dialogi PÄÄPAINO KOKONAI-SUUDESSA PÄÄPAINO OSISSA II Kriisi Kärjistyneet näkemykset I Kohteliaisuus Yhdessä pidettäviä yksinpuheluita POHTIMISTA VÄLTTÄVÄ

20. Access Your... Open Mind Open Heart Open Will Who is my Self? What is my Work? Downloadingpatterns of the past Performing: achieve results through practices, infrastructures suspending embodying VOJ (Voice of Judgement) Seeingwith fresh eyes Prototyping:co-create strategic microcosms deep dive Cynicism enacting Sensing from the field Crystallizing vision and intention Fear letting-go letting-come Presencing connecting to Source Co-sensing: Transforming perception Co-creating: Transforming Action Co-presencing/Stillness: Transforming Self and Will C. Otto Scharmer

21. Ymmärrys lisää sitoutumista Henkilön ymmärrys omasta roolistaan osana organisaation kokonaisuutta lisää halukkuutta toimia yhteisten tavoitteiden hyväksi. • 91 % niistä, jotka ymmärtävät oman roolinsa kokonaisuudessa, haluavat auttaa organisaatiota menestymään. • Ainoastaan 23 % niistä, jotka eivät ymmärrä omaa rooliaan kokonaisuudessa, haluavat auttaa organisaatiota menestymään. • 84 % niistä, jotka ymmärtävät organisaation menestystekijät, ovat halukkaita auttamaan sitä saavuttamaan tavoitteensa. • Ainoastaan 43 % niistä, jotka eivät ymmärrä organisaation menestystekijöitä, haluavat auttaa sitä saavuttamaan tavoitteensa. Bowes (1998): Managing Corporate Communication Study

22. Työ, yksilö jayhteisö • Työelämä on tärkeä osa aikuisen ihmisen elämää ja elämänhallintaa. • Tulla nähdyksi ja kuulluksi, olla arvostettu ihmisenä ja työpanoksellaansekäsaada myötävaikuttaa johonkin merkitykselliseenovat kaikki yksilöiden perustarpeita organisaatioissa. • Tämän tarpeen kuuleminen johtaa siihen, että ihminen haluaa antaa panostaan kokonaisuuden hyväksi. Silloin ihminen on valmis jakamaan omaa osaamistaan ja saa tukea työnsä. • Työhyvinvointi on seurausta sujuvasta työstä osaamisesta ja hyvästä vuorovaikutuksesta ja edellytys organisaation pitkäjänteiselle kehittymiselle ja muutoskyvylle.

23. Mitä muutos vaatii onnistuakseen käytännössä Uusien toimintatapojen juurruttaminen Muutoksen perustelut Muutosten vakiinnuttaminen Ohjaava tiimi Selkeä visio ja strategia Lyhyen aikavälin onnistumisen varmistaminen Muutos- viestintä ”Henkilöstön valtuutus muutokseen” John P. Kotterin mukaan

24. Vastarinnan tasot ohjaa, valmenna anna tavoitteita anna palautetta, palkitse kouluta ja valmenna käyttämään uusia taitoja ja menetelmiä viestitä, tarjoa faktoja: mitä, miksi, miten, ketkä Tapio Aaltonen Novetos Consulting ei halua ei osaa ei tiedä

25. Luopuminen on uuteen kiinnittymisen edellytys Ylikoski, Matti: Työyhteisö muutosmurroksessa, Ihmisyys muutoksen kohtaamisessa ja johtamisessa, Työturvallisuuskeskus, Helsinki 1993

26. Hallittu muutos • Menneen hallinta = historian arvostaminen • Nykyisyyden hallinta = epävarmuuden vähentäminen • Tulevaisuuden hallinta = myönteinen visio

27. Reiluus muutoksessa • Puhutaan totta vaikeistakin asioista • Reiluus ei edellytä, että on aina mukava • Kiitetään, kun on aihetta • Huomioidaan oikeansuuntainen eteneminen • Annetaan kritiikkiä, kun on aihetta – mutta kohdistetaan se itse asiaan • Otetaan huomioon erilaiset lähtökohdat • Pidetään aina se, mitä luvataan • Kaikista asioista voi keskustella • Puhutaan samasta asiasta samalla tavalla kaikissa tilanteissa – ei mielistellä

28. Esteestä mahdollisuudeksi

29. Kaaos-alue Liikaa haasteita Liian vähän hallintaa Liikaa tahtoa Liian vähän taitoa Hermostunut Pirstoutunut Yli-innostunut ”MINUN ON PAKKO” Hallinta-alue ”OSAAN” Haasteet Hallinta Riski ja innovointi Pätevyys ja Laatu Tavoitteet Rauhallinen Tahto Keskittynyt Taito Energinen EPÄVARMUUS Työtehtävien hallinta VAIKEUSASTE Alisuoriutumisen alue Liian vähän haasteita Liikaa hallintaa Ei tahtoa Ei tavoitteita Liikaa taitoa Unelias, veltto, pitkästynyt ”VARMAN PÄÄLLE” KYKY HALLITA TILANNE

30. Muutoksen kokeneilla on monenlaisia tarinoita siitä, mitä muutos sitten lopulta tarjosi: Elämänarvoni joutuivat tarkasteluun. Löysin uusia arvoja. Eipä ole päässyt leipääntymään. Sain mahdollisuuden oppia uutta. Tilanne yhdisti perhettämme. Opin elämänhallintaa. Ennen olosuhteet pompottivat minua. Nyt oli pakko ottaa elämä haltuun. Se oli hankalaa mutta se kantoi. Opin, että elämässä on aina vaihtoehtoja. Aiemmin katselin asioita vain yhdestä piipusta.

32. Muutosjohtaminen Kaiku- näkökulmasta Työhyvinvointinäkökulma organisaation muutostilanteissa: • todellisuus, tunteet ja tulkinnat • oikeudenmukainen johtaminen • tukeva esimiestyö • osallisuus • osaaminen ja työn hallinta Apuna myös: Kaiku-Luotain riskienhallintatyökalu Työhyvinvointi muutoksessa ja Pieni kirja minusta Henkilöstöstrategiapohja Tulossa: Esimieskirja IVA eli ihmisvaikutusten arviointi Strategia-Kaiku IIP-mallin hyödyntäminen Kaiku-kehittäjien työn tukena

33. Sidosryhmäyhteistyö • VTML; ylimmän johdon muutosvalmennuksen valmistelu talouspoliittisen ministerivaliokunnan toimesta • VM:n kehittämisosasto; yhteistyötä tulosohjauksen ja tuottavuusohjelman tiimoilta • VTML, IIP-ohjelman hyödyntäminen ja mallintaminen valtiosektorilla • VTML; henkilöstövoimavarojen johtamisen kehittämistyöryhmä • Kesto-ohjelma, TTL: Duunitalkoot –verkkoympäristön jatkokehittely ja hyödyntäminen valtiosektorin näkökulmasta • Keva-yhteistyö • Kiekun hallinnonalavastaavat • Yhteistyötä eri palvelukeskushankkeissa

34. www.kaiku-tyohyvinvointipalvelut.fi & julkaisut

35. Kohti rikastuttavia työyhteisöjä Tarkoitus Toivo tuottavuus oppiminen ilo innostus arvostus kuuleminen kannustus reiluus luottamus turva Tehokas & tuloksekas työyhteisö Sitoutuminen Osaaminen ja motivaatio Hyvä työskentelyilmasto Osallistava johtaminen Organisaatiorakenne ja töiden järjestely Valtion henkilöstöpolitiikan linjaukset KAIKKI HALUAVAT OLLA MERKITYKSELLISESSÄ MUUTOKSESSA MUKANA