Muutos(johtaminen ) on mahdollisuus Pertti Olamaa, Tieturi Oy

1. 1 Muutos(johtaminen) on mahdollisuusPertti Olamaa, Tieturi Oy

2. Muutoksen portaat(by John P. Kotter) Uusien toimintatapojen juurruttaminen yrityskulttuuriin Onko muutos todellakin välttämätön? Parannusten vakiinnuttaminen ja uusien muutosten toteuttaminen Lyhyen aikavälin onnistumisten varmistaminen Henkilöstön valtuuttaminen vision mukaiseen toimintaan Muutosvisiosta viestiminen Vision ja strategian laatiminen Ohjaavan tiimin perustaminen Muutoksen kiireellisyyden ja välttämättömyyden tähdentäminen

3. On muistettava, ettei ole olemassa mitään: • Vaikeampaa suunnitella • Epäonnistumisherkempää • Vaarallisempaa johtaa • - kuin toiminnallisen muutoksen toteuttaminen. ”Aloitteentekijä kohtaa vastustusta kaikkien niiden taholta, jotka hyötyisivät vanhan instituution säilyttämisestä ja välinpitämättömyyttä niiden taholta, jotka hyötyisivät uudesta” Macchiavelli (1469-1527)

4. Muutosvisio ja siihen sitoutuminen Muutoksessa tarvitaan kiehtova kuva tulevaisuudesta ”Vision tulee motivoida ryhmää ja sinua ja antaa sinulle lisää energiaa ja ymmärrystä muutoksen tekemiseen” • Näkyvä • Ymmärrettävä • Konkreettinen • Saavutettavissa oleva • Innostava

5. Visio jalkautuu muutoshankkeina ja -projekteina Visio ja strategia Toiminnan ja talouden suunnittelu Toiminnan kehittäminen Arkkitehtuurin hallinta Hankesalkun hallinta Hankehallinta Toiminnan kehittämishanke Tiedon hallinnan kehittämishanke Tietojärjestelmien kehittämishanke

6. Projektijohtaminen, projektikulttuuri sekä kyky muutoksen johtamiseen ja läpivientiin kulkevat yhdessä. 6

7. Mitä ketterä strategia vaatii? Yves Doz, Mikko Kosonen: Nopea strategia, 2008 Strateginen ketteryys vaatii huipputason projektikulttuuria ja hankehallinnan tasoa! Strateginen herkkyys (heikkojen signaalien tulkinta) Johdon kollektiivinen sitoutuminen (yksimielisyys visiosta) Resurssien liikkuvuus (kyky nopeisiin uudelleenallokointeihin)

8. Projektikulttuuri, mitä se on käytännössä? • Tehdään: • Oikeita asioita • Asioita oikein • Hyvin ohjatusti Organisaatio toteuttaa oikeita hankkeita ja projekteja – ja vain niitä • Selkeät perusteet, tavoitteet ja kytkennät visioon ja strategiaan • Huolellinen valmistelu, perusteltu priorisointi sovituilla kriteereillä Organisaatio tekee hankkeita ja projekteja oikein • Toimivat, koko organisaatiossa yhdenmukaiset ja vakioidut projektityön menetelmät, jotka tiedetään, osataan ja joita käytetään Käytössä on vakioitu, hyväksytty ja laadukas ohjausmalli • Tehokas tavoitteisiin ohjaus • Proaktiivinen ja positiivinen asenne • Jatkuva halu kehittämiseen ja kehittymiseen

9. Kuka johtaa muutosta (muutoshankkeen organisaatiossa)? Hallinnoi muutoshankkeen sisältävää salkkua. Salkunhallintaryhmä Hankkeen omistava johtoryhmä Hankkeen omistaja Hankkeen ohjausryhmä Hankkeen ohjausryhmä Jäseninä ne, joilla suurin intressi hankkeen onnistumiseen. Jokaisella jäsenellä oma rooli ja vastuu! Niin suuri, että riittävä edustus! Niin pieni kuin mahdollista! Tehokas! Läsnä! Hankkeen vetäjä Hankkeen johtoryhmä Toimittajan/asiakkaan projektipäälliköt Ohjaus painottuu osaamiseen ja tukeen, ei liiketoimintaan! Projektien ohjausryhmät Projektien ohjausryhmät Projektien ohjausryhmät Proj. 1 Proj. 2 Proj. 3 Toimittajan/asiakkaan projektiryhmät Hankkeen organisaatio

10. Ohjausryhmän rooli muutoksen johdossa • Muutoshankkeen yhteydessä tarvitaan toimenpiteitä muutoksen tukemiseksi ja muutosvastarinnan käsittelemiseksi ja hyödyntämiseksi • Ohjausryhmän ja sen jäsenten keskeisiä tehtäviä ovat : • Muutosvalmiuden rakentaminen omassa intressiryhmässä ja • Muutosjohtajana toimiminen tarvittaessa • Hankkeen vetäjän roolina muutoksen johtamisessa on mm.: • Muutosviestinnän toteuttaminen sovitun suunnitelman ja tehtyjen päätösten mukaisesti • Vastuu tiedon tuottamisesta ja sen oikeellisuudesta • Omalta osaltaan muutosagenttina toimiminen

11. Muutosjohtamisen sudenkuopat liittyvät usein viestintään • Kerrotaan vasta sitten, kun tiedetään varmasti tarpeeksi myös yksityiskohdista • Ei harkita riittävästi viestintätapaa ja sanoman muotoilua - lähetetään muistio • Kerrotaan vain niille, joita muutos suoraan koskee • Luotetaan pelkästään passiivisiin kanaviin – esim. intranet, sähköposti • ’Kertasivelyllä kuntoon’? – Muutoksen hyötyjä ei toisteta eri kanavia hyödyntämällä • Ei varmisteta viestin perillemenoa - oletetaan, että ihmiset lukevat annetun materiaalin “A FAILED PROJECT IS OFTEN A BADLY COMMUNICATED ONE!”

12. Kunpa se olisikin näin helppoa...

13. …mutta ei se ole. Jo muinaiset suomalaiset osoittivat muutosvastarintaa... ”Minkä nuorena oppii, sen vanhana taitaa.” ”Ei vanha koira opi uusia temppuja.” ”Vanha keino on parempi kuin pussillinen uusia.” ”Vanhassa vara parempi.” ”Parempi katsoa kuin katua”.

14. 14 Muutosvastarinnan olemus • Todellinen ilmiö, ”viisas ystävä” • Luonnollinen suojamekanismi • Hyvä ilmiö muutoksen alussa mutta myöhemmin aiheuttaa karilleajon vaaran • Opas muutosta ohjattaessa • Ilmenee mm. huhuina, väärän tiedon levittämisenä, haittojen suurenteluna, pelkoina, passiivisuutena, toivottomuutena • Saattaa aiheuttaa stressiä ja uupumusta Oikea tapa suhtautua muutosvastarintaan on uteliaisuus!

15. Suhtautuminen muutosvastarintaan Lupa vastustamiseen, kun on aihetta ’Murtaminen’ hankaloittaa kehitystyötä Ei poistu käskien ja moittien Vaikeneminen EI ole myöntymisen merkki Mykkää vastustusta ei saada käsitellyksi Osallistava tapa vs. määräävä tapa

16. Mahdolliset muutosvastarinnan lähteet: Keskijohto Projektitiimin jäsenet Asiakkaan/käyttäjän edustajat …kuka tahansa Muutosvastarinnan voittaminen: Luo kommunikoimalla yhteinen käsitys muutoshankkeen tavoitteista ja liiketoiminnallisista päämääristä Pidä kaikki lupaukset Ylläpidä vilpitöntä, positiivista ilmapiiriä, keskity ratkaisuihin – älä ongelmiin Varmista johdon tai sponsorin tuki projektille Muutosvastarinnan voittaminen Prosessit ja organisaatiot eivät muutu, vaan ihmiset –yksi kerrallaan!

17. Mitä muutoksen onnistumisen edellyttää? • Johdon sitoutuminen • Halu sitoutua, varmuus • Panostus, määrätietoisuus • Käyttäytyminen Päätöksen- tekijöiden sitoutuminen muutoksen läpivientiin Organisaation kulttuurin vahvuus ja muutosvalmius • Organisaatiokulttuuri • Omaksutut mallit ja tavat • Suhtautuminen uuteen • Muutosvalmius • Tapa ratkaista ongelmia Muutos- johtaminen Muutos- hanke • Muutosvastarinta • Luonnollista konservatismia • Tasapainottava tekijä • Henkilökohtaista, mutta selitetään yleisillä syillä Muutosjohtaminen neutraloi ja hyödyntää muutosvastarintaa

18. Miten lisätään muutosvalmiutta? Muutoshanke perustuu sovittuun ohjausmalliin, jolla muutosta hallitaan proaktiivisesti Ennen hanketta tehdään arvio tulevasta osaamistarpeesta Hankkeen alussa suunnitellaan miten osaamista kehitetään Oikeat ja parhaat henkilöt sitoutetaan muutoksen läpivientiin Oman henkilöstön ja ulkopuolisten asiantuntijoiden roolit ja vastuut ovat selvillä jo ennakolta!

19. Onnistuneen muutoshankkeen piirteitä Joka astuu pehmeästi, kulkee kauas. Kiinalainen sanalasku Ylin johto on sitoutunut ja ohjaa tiiviisti prosessia Hankkeen osalliset osaavat muutoksen johtamisen ja osallistavat työtavat Sidosryhmien edustajat ovat mukana alusta lähtien Muutoksen johtaminen on hankkeen painopiste Sekä liiketoiminnalliset että psykologis-sosiaaliset tekijät huomioidaan Muutokset viedään läpi viivyttelemättä ja hyvin informoiden Viestintä on säännöllistä ja tehokasta

20. Miten työ muutoshankkeessa jakaantuu? uuden toimintamallin suunnittelu (1%) malliin liittyvä viestintä ja kouluttaminen (9%) muutoksen toteuttaminen käytännön työssä ohjauksen ja seurannan avulla (90%) Ihmisten osaaminen ja motivaatio ratkaisevaa muutoksen onnistumisessa, ei prosessi! Ihmisten auttaminen muuttumaan vaatii toimenpiteitä kaikilta organisaatiotasoilta!

21. 21 Kiitos ajastanne! Tieturi – valmentaa paremmaksi! Pertti Olamaa