SIG 6º Período: Administração

1. SIG6º Período: Administração Prof. Jimmy Corrêa, MSc.

2. Conceitos Básicos sobre SIG • Definição de Dados: • DADO: Qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a compensação de determinado fato. • Deve-se distinguir DADO de informação. • O que diferencia um dado de uma informação, é o conhecimento que ela propicia ao tomador de decisões.

3. Dado Transformado Gera Conhecimento • Exemplo de dados numa empresa: • Quantidade de produção. • Custo de matéria prima. • Número de empregados. Transformação Resultado da Análise dos Dados • O resultado da análise desses dados é a informação. Ou seja: • Capacidade de produção. • Custo de venda do produto. • Produtividade do funcionário.

4. Definição do SIG É o processo de transformação de dados em informações. E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que esse é um sistema de informações gerenciais. Estas informações é que serão usadas pelos executivos.

6. Observações Importantes sobre o SIG • Há uma grande interligação do sistema de informações gerenciais com o processo decisório. • É necessário um sistema de informações eficiente para um processo adequado de decisões. • A forma de apresentação da informação pode afetar sua utilização. • A informática é uma inovação tecnológica que permite o armazenamento e tratamento da informação. • As empresas têm tratado a informação como um recurso vital. Afeta e influencia a produtividade, a lucratividade e as decisões estratégicas. • Para o processamento da informação, são necessários recursos tecnológicos e humanos, novas formas de coordenação e controle.

7. 1. Redução de custos nas operações. 2. Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço. 3. Melhoria na produtividade. 4. Melhorias nos serviços realizados e oferecidos. 5. Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas. 6. Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão. 7. Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões. 8. Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações. 9. Melhoria na estrutura, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema. 10. Redução do grau de centralização de decisões na empresa 11.Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar acontecimentos não previstos. Importância do SIG para as Empresas

8. a) Envolvimento com o SIG. É um instrumento básico de apoio à otimização dos resultados. b) Exige competência intrínseca das pessoas que irão utilizá-lo. c) O uso de um plano mestre. A atenção específica ao fator humano da empresa. A habilidade para identificar a necessidade de informações. f) A habilidade para tomarem decisões com informações. O apoio global dos vários planejamentos da empresa. h) O apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e dos procedimentos inerentes aos sistemas. i) O apoio catalisador de um sistema de controladoria. j) O conhecimento e a confiança. k) A existência de dados e informações relevantes e atualizados. l) A adequada relação custo versus benefício. Vantagens Básicas do SIG

9. Alguns Aspectos de Decisões • As fases do processo decisório: • Identificação do problema. • Análise do problema. • Estabelecimento de soluções alternativas. • Análise e comparação das soluções alternativas. • Seleção de alternativas mais adequadas. • Implantação da alternativa selecionada. • Avaliação da alternativa selecionada.

10. Classificação das Decisões • São classificadas em: • Decisões programadas: Caracterizam-se pela rotina e repetitividade, podendo ser possível estabelecer um procedimento padrão. • Decisões não programadas: Caracterizam-se pela novidade. Estão inseridas num contexto do ambiente dinâmico, que se modifica rapidamente com o decorrer do tempo. • A decisão pode ser tomada sob determinadas condições. • Considera-se a tomada de decisão como a busca de alternativas que satisfaçam a determinado nível mínimo objetivo, não buscando, necessariamente, a maximização dessa situação.

11. Condições de tomada de decisões • As situações em que as decisões são tomadas podem ser: • Tomada de decisão sob condição de certeza: cada curso de ação possível conduz, invariavelmente, a um resultado específico. • Tomada de decisão em condições de risco: cada alternativa possível conduz a um conjunto de resultados específicos associados a probabilidades conhecidas. • Tomada de decisão em condições de incerteza: quando as probabilidades associadas aos resultados são desconhecidas.

12. Esquema Básico do SIG • Subdividem-se em funções necessárias ao funcionamento de uma empresa. • É por meio da execução das funções e atividades que se alcançam produtos bem definidos. • Do intercâmbio entre as funções formalizam-se as informações, gerando um fluxo formal e racional de informações da empresa.

13. Descrição das funções e atividades • São dois tipos de áreas funcionais: fim e meio. • Áreas funcionais fim: Funções e atividades envolvidas, diretamente, no ciclo de transformação de recursos em produtos e serviços, bem como sua colocação no mercado. • Administração da Produção: transformação de matérias-primas e dos conhecimentos em produtos e serviços a serem colocados no mercado.

14. Descrição das funções e atividades 2. Áreas funcionais meio: Funções e atividades que proporcionam meios para que haja transformação de recursos em produtos e serviços e sua colocação no mercado. Podem ser desse tipo, para uma empresa industrial e comercial qualquer, as seguintes áreas funcionais: • Administração financeira: relativa ao planejamento, captação, orçamentação e gestão de recursos financeiros, envolvendo também os registros contábeis das operações realizadas nas empresas.

15. Descrição das funções e atividades • Administração de materiais: suprimento de materiais, serviços e equipamentos, bem como a normatização, armazenamento e movimentação de materiais e equipamentos de empresas. • Administração de recursos humanos: atendimento de recursos humanos na empresa, planejamento e gestão desses recursos, desenvolvimentos, benefícios, obrigações sociais etc. • Administração de serviços: transporte de pessoas, administração de escritórios, documentação, patrimônio imobiliário da empresa, serviços jurídicos, segurança etc.

17. Estruturação dos Relatórios Gerenciais • Números: • Devem apresentar a situação atual, bem como outros aspectos, entre os quais podem ser citados: Período anterior, o mesmo período no ano – exercício anterior e a situação desejada. • Os números devem, sempre, apresentar uma situação de relatividade, principalmente percentual, para que se possa realizar uma análise comparativa entre períodos, entre departamentos, filiais, empresas etc. • Esta análise de relatividade pode considerar as colunas e as linhas dos relatórios gerenciais.

18. Estruturação dos Relatórios Gerenciais 2. Gráficos: Têm a finalidade de facilitar o entendimento do assunto por meio de melhor visualização. • Devem apresentar os níveis de tomada de decisão mediante a indicação das situações máxima, média ou mínima. Os gráficos podem ser em forma de pizzas e barras. 3. Comentários: As pessoas podem ter, algumas vezes, diferentes interpretações dos relatórios gerenciais, o que pode gerar problemas no processo decisório. • Portanto, são válidos os comentários sobre o conteúdo apresentado no relatório.

19. Estruturação dos Relatórios Gerenciais 4. Decisões e ações: As decisões e as ações tomadas representa, o ponto mais importante para o relatório gerencial. • A explicitação das decisões e das ações tomadas em relação a determinado assunto força o executivo a tornar claro seu procedimento. • Outro aspecto a ser considerado é o das decisões e das ações alternativas que o executivo poderá adotar no desenvolvimento de trabalhos. 5. Recursos: explicitar recursos, como: tipos, quantidades, qualidades, procedências de decisões e as ações vão necessitar. 6. Resultados: Otimizar resultados. • Explicitar resultados por meio das decisões e das ações tomadas, com base nas informações apresentadas por meio de números e gráficos.

21. A Importância do SIG

22. Importância do SIG • Sistema de Informação tornaram-se componentes vitais quando se pretende alcançar o sucesso de empresa e organizações e, por essa razão, constituem um campo de estudo essencial em administração e gerenciamento de empresas. • Supondo que você pretende ser gerente, empresário ou profissional de negócios, é tão importantes possuir uma compreensão básica de sistemas de informação como entender qualquer outra área funcional nos negócios.

23. Estudo de Caso: GE • Esse caso enfatiza apenas um dos incontáveis exemplos de desafios e oportunidades criados pelo crescimento da Internet e da rede mundial de computadores para as empresas. • Em 1999, o ex-diretor presidente, Jack Welch, dirigiu a General Electric coordenando importantes iniciativas de e-business para reagir a uma esperada invasão de empresa pontocom nos muitos negócios da GE. Cada unidade de negócios da GE desenvolveu sistemas de e-commerce e de e-business para utilizar a web no intuito de se conectar a seus fornecedores e clientes.

24. Estudo de Caso: GE • O novo diretor presidente, Jeff Immelt, está prosseguindo com o processo de digitalização, encorajando os projetos de e-business que transformam os processos internos e fornecem os gerentes informações on-line para sua tomada de decisão. As unidades de negócios da GE atuaram para economizar $1,6 bilhão em custos operacionais em 2001 e se transformar na mais importante empresa de e-business. • Dessa forma, as tecnologias da informação, entre as quais os sistemas de informações baseados na Internet, estão desempenhando um papel vital e ampliador dos negócios. • A tecnologia da informação pôde ajudar a GE a melhorar sua eficiência e eficácia de seus processos de negócios, tomada de decisões gerenciais e colaboração de grupos de trabalho e com isso fortalecer suas posições competitivas em um mercado em rápida transformação.

25. Um Referencial para os usuários finais das empresas • O Campo dos sistemas de informação engloba muitas tecnologias complexas, conceitos comportamentais abstratos e aplicações especializadas nas mais variadas áreas, sejam elas de negócios ou não. • Como gerente ou usuário final da empresa você não precisa assimilar todo esse conhecimento.

26. Um sistema de informação • Sistema de Informação é um conjunto organizado de pessoas hardware, software, rede de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização. • As pessoas têm recorrido aos sistemas de informação para se comunicarem, utilizando, desde a alvorada da civilização, uma diversidade de dispositivos físicos (hardware), canais de comunicações (redes) e dados armazenados (recursos de dados).

28. Estudo de Caso: Nike • A Nike é a principal companhia de calçados do mundo, vendendo seus produtos nos EUA e tem presença em outros 140 países. A empresa atua, também, na linha de vestuário e calçados esportivos. • A Nike emitiu um alerta em fevereiro de 2001, culpando seu projeto, que objetivava instalar um novo sistema para gerenciamento de demanda e estoque, bem como as vendas mais fracas de calçados, por uma perda de 100 milhões de dólares nos lucros. • A Nike relatou que, após implementar um novo sistema, pedidos para alguns calçados foram registrados duas vezes – uma pelo novo sistema e outra pelo seus sistema anterior por processamento de pedidos.

29. Estudo de Caso: Nike • Além disso, pedidos por muitos dos novos modelos de calçados se perderam e nunca foram processados. • O altamente personalizado sistema possuía módulos da i2 Technologies Inc. estabelecida em Dallas. • A i2 fornece software que auxilia fabricantes no planejamento e agendamento de produção e em operações relacionadas, como a compra de matérias-primas e entrega de produtos. • Em sua defesa a i2 declarou que os módulos da companhia representavam apenas 10% dos demais sistemas da Nike.

30. Estudo de Caso: Nike • Segundo a empresa, a ampla gama de produtos de vestuário vendidos em vários tamanhos e estilos levou a dificuldades na adaptação do software da i2 para se adequar aos processos empresariais internos da Nike. • A i2 relatou que a Nike não seguiu suas recomendações para minimizar a personalização, não adotou às práticas recomendadas e não implantou o sistema gradualmente, em estágios. • Em vez disso, a Nike personalizou intensamente o software e disponibilizou o sistema para milhares de fornecedores e distribuidores ao mesmo tempo.

31. Estudo de Caso: Nike • O anúncio da Nike criou um sério problema de relações públicas para i2 e os potenciais clientes começaram a questionar a viabilidade do software da companhia. • As ações da i2 caíram de mais de 25 dólares, em março de 2001, para menos de 4 dólares, em maio de 2002 (o valor havia sido de 104 dólares em março de 2000). • Debate: (1) Não é a primeira e não será a última vez em que uma companhia atribui lucros baixos pela troca de sistemas. Como um auditor financeiro ou consultor de sistemas de informação poderia identificar com precisão a parcela de perdas devido a vendas fracas e a parcela devida aos problemas com sistemas de informação? O conhecimento dessa informação faria diferença? (2) Quais os principais erros que você apontaria?

32. Fases do SIG Conceituação. Levantamento e Análise. Estruturação. Implementação e Avaliação.

33. Para entendermos melhor estas fases, vamos citar o exemplo de uma distribuidora alimentícia... • Objetivo: Comprar diversos produtos do ramo alimentar, de determinadas empresas e revender, buscando suprir as necessidades da população em relação a alimentos. • Fase 1- Conceituação: Identificadas informações e dados necessários para o desenvolvimento, através de reuniões com o administrador da distribuidora. • Fase 2- Levantamento: Processo de tomada de decisões e o fluxo de dados das informações. Foi definido que tipo de informações o sistema forneceria, quais os cadastros envolvidos e os processos que seriam tratados.

34. Fase 3- Estruturação: Construção dos sistemas para efetuar o cadastro dos vendedores, fechamento de caixa, consulta e geração de relatórios gráficos. • Fase 4 – Implantação: Fase final com a entrega do sistema devidamente testado e finalizado. • O uso da ferramenta SIG neste trabalho foi importante para o controle das operações efetuadas pela distribuidora. A facilidade para visualizar as informações e a realização de consultas de dados, possibilitou uma tomada de decisão mais eficaz por parte do administrador. • Permite ainda a obtenção de informações gerenciais através de relatórios e gráficos, de acordo com suas necessidades.

35. Informação, Decisões, Administração e Processos Gerenciais

36. Processos Gerenciais • Os processos gerenciais estão relacionados à utilização de técnicas de planejamento e controle, ao estabelecimento de canais de comunicação que facilitem o fluxo de informação em todos os níveis hierárquicos, à definição de responsabilidades dos setores e das pessoas, à forma como a autoridade é exercida – centralizada ou descentralizada, aos sistemas de recompensa e aos padrões de qualidade e produtividade. • Os processos gerenciais estão integrados na medida em que planejar o futuro da empresa implica estabelecer objetivos e metas em todos os níveis organizacionais. • Para o alcance destes objetivos, os gerentes devem estabelecer mecanismos de controle que delimitarão os padrões de desempenho esperados. Esses padrões são de natureza técnica, associados ao processo produtivo (produtividade desperdício, recompensa financeira, entre outros).

37. A definição de estrutura da organização também é um importante elemento para o bom gerenciamento dos processos, pois indica relações de autoridade e responsabilidade de todas as áreas funcionais. • Administração estratégica: Normalmente, um conselho de diretores e um comitê executivo do presidente e principais executivos desenvolvem as metas globais, estratégias, políticas e objetivos da organização como parte de um processo de planejamento estratégico. • Eles também monitoram o desempenho estratégico da organização e sua direção geral no ambiente político, econômico e competitivo dos negócios.

38. Administração tática: Cada vez mais, as equipes autodirigidas, bem como os gerentes de unidades de negócios, desenvolvem planos de curto e médio prazo, programações e orçamentos e especificam as políticas, procedimentos e objetivos de negócios para as subunidades da organização. • Também distribuem recursos e monitoram o desempenho de suas subunidades organizacionais, como departamentos, divisões, equipes de processo e outros grupos de trabalho. • 3. Administração operacional: Os membros das equipes autodirigidas ou os gerentes de operações desenvolvem planos de curto prazo como programas de produção semanal. • Eles dirigem o uso dos recursos e o desempenho das tarefas de acordo com procedimentos e dentro dos orçamentos e programações que eles definem equipes e outros grupos de trabalho.

39. Estrutura das Decisões • As decisões tomadas na administração operacional tendem a ser mais estruturadas, as tomadas em nível tático, mais semi-estruturadas e as tomadas em nível estratégico, mais não-estruturadas. • As decisões estruturadas, envolvem situações em que os procedimentos a serem seguidos. Exemplo: reabastecimento de estoques. • Decisões semi-estruturadas: muitas decisões que não podem ser tomadas de forma completa, ou seja, alguns procedimentos de decisão podem ser pré-especificados, mas não o suficiente para levar a uma decisão definida recomendada. Exemplo: Orçamento de capital, de programas etc. • As decisões não-estruturadas: situações em que não é possível especificar de antemão a maioria de procedimentos a serem seguidos. Exemplo: análise de desempenho de grupo de trabalho.

40. Interação do SIG com a análise decisória • Os sistemas de informação gerencial fornecem uma multiplicidade de produtos de informação para os gerentes em relação ao processo decisório. • Quatro importantes alternativas de relatórios são fornecidas por esses sistemas: • Relatórios periódicos programados: Tradicional que fornece aos gerentes um formato pré-especificado, projetado para fornecer informações em uma base regular. Exemplos: relatórios de vendas diários ou semanais e demonstrativos financeiros mensais.

41. Interação do SIG com a análise decisória • Relatórios de exceção: Relatórios produzidos em condições excepcionais. Em outros casos, são produzidos periodicamente, mas contêm informações apenas sobre essas condições excepcionais. • Exemplo: Um gerente de crédito, por exemplo, pode receber um relatório que contém apenas informações sobre clientes que excedem seus limites de crédito. Os relatórios de exceção reduzem a sobrecarga de informações, em vez de sobrecarregarem os tomadores de decisão com relatórios periódicos detalhados da atividade empresarial.

42. Interação do SIG com a análise decisória • Informes e respostas por solicitação: As informações encontram-se disponíveis sempre que um gerente as requisita. Os navegadores de rede, linguagens de consulta dos sistemas de gerenciamento de banco de dados e os geradores de relatórios possibilitam seus gerentes respostas imediatas ou encontrem respostas às suas solicitações. • Relatórios em pilha: Transmissão seletiva de relatórios e outras informações para os PCs em rede de gerentes e especialistas ao longo de suas intranets.

43. Tipos de Sistemas

44. Tipos de Sistema • São três: especialistas, de apoio e executivos. • Sistemas Especialistas: • Sistema de informação baseado no conhecimento, adicionando os sistemas de informações computadorizados. • Então, um sistema especialista é baseado no conhecimento sobre uma área de aplicação específica e complexa para atuar para consulta aos usuários finais.

45. 1.1 Componentes de um Sistema Especialista: • Conhecimento baseado em regras: representado na forma de regras e declarações de fato. As regras são declarações que normalmente assumem a forma de uma premissa e uma conclusão do tipo: Se 9condição) então (conclusão). • Recursos de software: Contém um programa que fará como que haja comunicação com os usuários, a fim de resolver problemas e consultas.

46. Engenheiro do Conhecimento • Profissional que trabalha com especialistas para capturar o conhecimento que eles possuem. • Ele monta a base do conhecimento. • Desempenham papel semelhante ao dos analistas de sistemas no desenvolvimento dos sistemas de informação convencionais.

48. Exemplos Práticos • Websites como Amazon.com(livros), Jango.com(músicas) e MySimon.com (eletrônicos) utilizam tecnologia de sistemas especialistas para ajudar usuários a comparar preços livros, televisores e demais artigos. • Outros sites podem responder e-mail, realizar buscas inteligentes ou ajudar os usuários a encontrar novas notícias, sites úteis, com base em preferências declaradas. • Outro exemplo: um grande número de sites pode exibir notícias, mas o Dow Jones Interactive é diferente. Quase 600 mil clientes pagam para procurar históricos de suas 6 mil publicações, que constitui-se em enormes quantidades de dados. • Uma das mais importantes características do site é o Custom Clips, que permite aos usuários criarem diretórios com base em tópicos pré-definidos, como IBM ou agrobusiness ou formarem suas próprias palavras-chave de uso pessoal. O usuário pode salvar estas informações por e-mail ou por meio de um banco de dados gerado na própria rede.

49. Sistemas Especialistas para a Estratégia de Propaganda • O ADCAD (Advertising Commuicatons ApproachDesigner ou Projetista de Métodos de Comunicações de Propaganda) é um sistema especialista que ajuda as agências de propaganda no estabelecimento de objetivos de marketing e comunicações, selecionando estratégias criativas e identificando métodos eficazes de comunicação. • Projetado para ajudar os anunciantes de produtos de consumo no desenvolvimento de objetivos de propaganda e estratégias de anúncios e na seleção de técnicas de comunicações. • Utiliza um formato de pergunta e resposta, formulando ao usuário uma série de perguntas sobre o problema de propaganda. Em seguida, ele varre sua base de conhecimento, comparando as respostas do usuário com suas regras para fazer inferências.

50. Sistemas Especialistas para a Estratégia de Propaganda • O ADCAD apresenta, então recomendações juntamente com uma justificativa para cada recomendação, se solicitada. • Este sistema se tornou popular entre gerentes de propaganda e de marca porque ele lhes propicia uma justificativa para usa propaganda atual, bem como para novos métodos de comunicação. • Permite os usuários a verificarem seu impacto de premissas alternativas sobre produto ou mercado. • Software que recomenda o tipo de anúncio a ser veiculado, a partir das metas de Marketing, das características do produto, do mercado-alvo e da situação em relação à concorrência.