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Informe de Cierre. Contenido ORGANIZACIÓN GENERAL Comité Organizador Logo del Evento PROGRAMA GENERAL Ceremonia de Inauguración Entrega de Reconocimientos a Ingenieros Distinguidos Conferencia Magistral Lic. Adriana Macías “En el Reflejo de mi vida”
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Contenido • ORGANIZACIÓN GENERAL • Comité Organizador • Logo del Evento • PROGRAMA GENERAL • Ceremonia de Inauguración • Entrega de Reconocimientos a Ingenieros Distinguidos • Conferencia Magistral Lic. Adriana Macías “En el Reflejo de mi vida” • Debate de especialistas “Medición de Aceite y Gas” • Programa Técnico y Estadísticas • Exposición Industrial • Eventos Sociales • Eventos Deportivos • Participación Estudiantil UNACAR / IPN / UNAM • Stand CIPM • ESTADO FINANCIERO • Resultados • Ingresos • Egresos • Cuentas por cobrar • FOMENTO A LA UNIDAD DEL COLEGIO E INVENTARIO DE SOUVENIRS • COMENTARIOS, CONCLUSIONES Y ÁREAS DE OPORTUNIDAD • ANEXOS • Desglose de ingresos • Desglose de Egresos
ORGANIZACIÓN GENERAL - COMITÉ ORGANIZADOR La 6ª Edición de este Evento, llevada a efecto los días 4 y 5 de julio del presente año en las instalaciones del Club Petrolero Campechano, contó con el apoyo de las siguientes Asociaciones y Colegios de Ingeniería de la localidad: Colegio de Ingenieros Petroleros de México, A.C. Colegio de Ingenieros Petroleros de México, A.C. Sección Cd. Del Carmen Asociación de Ingenieros Petroleros de México, A.C. Deleg. Carmen Asociación de Geólogos Petroleros de México, A.C. Deleg. Carmen Universidad Autónoma del Carmen Colegio de Ingenieros Mecánicos Eléctricos del Golfo, A.C. Colegio de Marinos de Campeche, A.C. La Directiva y Comisiones del CIPM llevaron a cabo un total de 11 reuniones en la cual se discutieron y organizaron las actividades que formaron parte del Evento. Así mismo, la Sala Kúde las instalaciones sede del Evento, se utilizó como centro de operaciones a partir del 1 de julio.
ORGANIZACIÓN GENERAL – LOGO DEL EVENTO En esta ocasión fueron seleccionados dos Logos conmemorativos del Eventolos cuales fueron presentados por Creativo Digital Studio Logo Oficial del Evento (trípticos, lonas) Logo utilizado en el pie de página de correspondencia relativa al Evento El Ing. León Daniel Mena Velázquez presentó otro Logo que fue aprobado por la Directiva para utilizarlo en la correspondencia relacionada con el Evento así como para los Eventos Deportivos.
II. PROGRAMA GENERAL – CEREMONIA DE INAUGURACIÓN • Para inaugurar el Evento, se realizó una Ceremonia el día jueves 04 de julio a las 08:30 horas, iniciando con palabras de bienvenida a los asistentes y la presentación del Presídium, que estuvo integrado por los Presidentes de las seis Asociaciones y Colegios Organizadoras y los Subdirectores de Producción de la RMNE y RMSO. Posteriormente, el Presidente del CIPM Sección Cd del Carmen, Ing. Angel Cid Munguía, tuvo a su cargo la declaratoria de Apertura del Evento y la presentación de un video de felicitación por el Día Nacional del Ingeniero 2013, concluyendo con una presentación sobre los retos de la Ingeniería en la Industria Petrolera.
II. PROGRAMA GENERAL – ENTREGA DE RECONOCIMIENTOS • Se otorgaron once Reconocimientos a Ingenieros Distinguidos, miembros de las Asociaciones y Colegios organizadores del evento: Cubo con diseño de plataforma en 3D, dimensiones 8x8 cms. montado sobre base de cristal negro y personalizada en placa de aluminio grabada en láser.
II. PROGRAMA GENERAL – CONFERENCIA MAGISTRAL • Concluida la ceremonia de Inauguración, se efectuó el cambio de escenario para dar inicio a la Conferencia Magistral denominada “En el Reflejo de mi vida” a cargo de la reconocida expositora, Lic. Adriana Hernández Macías, quien cautivó la total atención de la audiencia durante más de 90 minutos. • Al término de la misma, se entregó a la Conferencista un ramo de flores y un obsequio por su destacada participación. • Esta conferencia obtuvo un aforo completo del auditorio del Club Petrolero Campechano. • Los temas tratados en la conferencia fueron: • Aceptación: el ser integro • Aprender de los fracasos • Barreras racionales y emocionales • Venciendo los miedos • Éxito en las relaciones • Cierre: tienes todo para triunfar Objetivo: Desarrollar nuevas creencias acerca de su capacidad para afrontar los problemas y retos que les presenta la vida y saldrán con una chispa emocional generando nuevas actitudes positivas. • Por políticas de privacidad de la Conferencista, no pudo ser grabada esta ponencia.
II. PROGRAMA GENERAL – DEBATE DE ESPECIALISTAS Para concluir este magno Evento, el día viernes 05 de julio a las 13:00 horas, se llevó a efecto un debate de especialistas con destacados profesionales con amplios conocimientos en el tema. En el debate cada participante expresó sus opiniones en relación a las preguntas realizadas por el moderador. Al finalizar, los participantes recibieron un diploma y un obsequio por su participación. La audiencia superó la capacidad del auditorio. El Ing. Angel Cid Munguía, agradeció la participación de la concurrencia y dio por concluidas las actividades de esta Conmemoración, siendo las 14.13 horas del día 05 de julio de 2013.
II. PROGRAMA GENERAL – PROGRAMA TÉCNICO Y ESTADÍSTICAS El Programa de Sesiones Técnicas, se integró con expositores de las distintas Asociaciones y Colegios organizadores así como personal de Compañías participantes en la Exposición Industrial que se realizó en paralelo. Se emitió la convocatoria el día 29 de abril finalizando el día 15 de junio. La difusión de la misma se realizó a través de correo electrónico, pantallas PEP así como en el sitio web del CIPM. En la modalidad oral se presentaron 36 conferencias y en la modalidad de Poster electrónico fueron 12 conferencias. De las 48 conferencias mencionadas se subdividieron en dos tipos: Conferencista Independiente y Compañía Expositora. La Universidad Nacional Autónoma de México, la Universidad Autónoma del Carmen y el Instituto Politécnico Nacional, tuvieron representación dentro del Programa, cada una con una conferencia a cargo de uno de sus estudiantes: una en modalidad oral y dos en modalidad poster. En otra Sección de este informe se mencionan los tres temas impartidos por los estudiantes.
II. PROGRAMA GENERAL – PROGRAMA TÉCNICO Y ESTADÍSTICAS Las Conferencias que destacaron al alcanzar una nutrida concurrencia, se mencionan a continuación, destacando la Conferencia y el Foro Magistrales por el aforo alcanzado que superó la capacidad del Auditorio.
II. PROGRAMA GENERAL – PROGRAMA TÉCNICO Y ESTADÍSTICAS A continuación, se presentan algunas gráficas sobre la cantidad de sesiones técnicas impartidas este año en relación a otras ediciones del Evento.
II. PROGRAMA GENERAL – PROGRAMA TÉCNICO Y ESTADÍSTICAS Conferencia en la sala de usos Múltiples del CPC Modalidad Oral Conferencia en el Auditorio del CPC. Modalidad Oral Conferencia Lobby del Club Petrolero Modalidad Poster Electrónico Debate de Especialistas Tema: Medición de Aceite y Gas
II. PROGRAMA GENERAL – EXPOSICIÓN INDUSTRIAL En paralelo al Programa de Conferencias Técnicas, se llevó a efecto una Exposición de Equipos y Servicios con la participación de Compañías con presencia en esta Región. La Exposición se inauguró al término de la Conferencia Magistral con un corte de listón a cargo del Presidente del Colegio de Ingenieros Petroleros de México, Sección Cd. del Carmen, Ing. Angel Cid Munguía, el Subdirector de Producción RMNE, Ing. Félix Alvarado Arellano, el Rector de la UNACAR, Mtro. Sergio Augusto López Peña y la Lic. Adriana Macías Hernández. Posteriormente, realizaron el recorrido inauguralpor los 49 stands instalados en el Salón Nohoch y en el Lobby. Cada Compañía recibió un diploma de participación.
II. PROGRAMA GENERAL – EVENTOS SOCIALES Como parte de los festejos, se realizaron dos eventos sociales a los cuales asistieron miembros de las distintas Asociaciones y Colegios organizadores del Evento, personal de Compañías participantes en la Exposición así como estudiantes de Ingeniería invitados. Esta comisión también coordinó el coffee break en ambas salas de Conferencias durante los 2 días del Evento , la adquisición de las chamarras para obsequiar a los colegiados. Por último, 4 edecanes apoyaron durante el desarrollo del Programa Técnico y en el stand del CIPM.
II. PROGRAMA GENERAL – EVENTOS DEPORTIVOS Los Eventos Deportivos se llevaron a cabo los días 29 y 30 de junio con apoyo de la Universidad Autónoma del Carmen, quien brindó las instalaciones del Polideportivo. Los participantes fueron miembros de las Asociaciones y Colegios organizadores, personal de compañías participantes en la Exposición y las familias de los mismos. Los premios para los ganadores del torneo consistieron en Ipads y trofeos.
II. PROGRAMA GENERAL – PARTICIPACION ESTUDIANTIL UNACAR / IPN / UNAM • Por segunda ocasión, se dirigió atenta invitación a la Universidad Autónoma del Carmen, la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) y al Instituto Politécnico Nacional (IPN) con el objetivo de que estudiantes de Ingeniería Petrolera pudieran beneficiarse con el Programa Técnico del Evento así como interactuar con profesionales de distintas compañías. • El CIPM proporcionó hospedaje y alimentación para 5 estudiantes de cada Universidad foránea mencionada. • Entre las actividades que llevaron a cabo, se encuentra el apoyo brindado en el stand del CIPM y la intervención como expositores en el Programa Técnico del Evento, según tabla debajo:
II. PROGRAMA GENERAL – STAND DEL CIPM El stand del CIPM estuvo a cargo del Subtesorero, Ing. José Antonio Balderas Valerio. Los visitantes del stand registrados fueron 110 colegiados, 15 no colegiados y 28 profesionistas que se inscribieron al CIPM, aunque algunos no se registraron, por lo que se calcula que el número de visitantes asciende a 250 personas. El arreglo del stand consistió en paneles fotográficos relacionados con la Industria Petrolera y reuniones del trabajo del personal especializado así como una pantalla y dos computadoras para la realización de las trivias.
II. PROGRAMA GENERAL – STAND DEL CIPM El responsable del stand, Ing. José Antonio Balderas Valerio, elaboró doce triviaso cuestionarios con información técnica de diferentes áreas de desempeño laboral con el slogan “¿Cuánto conoces tu área de trabajo?”. Los visitantes del stand que participaron en ellas obtuvieron un souvenir que consistió en vasos térmicos, llaveros y set de herramientas, todos con el logo del CIPM. Se contó con el apoyo de dos edecanes para la realización de las trivias. A continuación, los temas y ejemplos de pantallas de las trivias efectuadas.
II. PROGRAMA GENERAL – STAND DEL CIPM • Otras actividades desempeñadas en el stand fueron: • Brindar información y cédulas de inscripción sobre los beneficios, funciones y actividades del CIPM a todos los profesionistas de Ingeniería Petrolera que visitaron el stand con el propósito de integrar nuevos colegiados. El resultado obtenido fue de 28 solicitudes de inscripción al CIPM. • Se proyectaron de manera continua los siguientes videos relacionados con la Industria Petrolera: • -Automatización del piso de Perforación. • -Proyecto Octapodo del Activo Litoral tabasco • -Centro Operativo AbkatumAlfa • -Centro de Proceso Pool Alfa • -Centro de ProcesoAbkatumAlfa • -Plataforma Semisumergible Sea Dragon • -30 Años del Activo Cantarell • Otros servicios brindados en el stand consistieron en la distribución de Programas de Sesiones Técnicas, apoyo a los conferencistas de las sesiones póster, promoción de los Eventos sociales. • Se elaboró un diploma de constancia del stand a nombre del CIPM.
III. ESTADO FINANCIERO – RESULTADOS AL 22 DE AGOSTO *NOTA: EXISTE UN IMPORTE ADICIONAL DE $ 8,800.00 PESOS POR VENTA DE PASES PARA EVENTOS SOCIALES.
III. ESTADO FINANCIERO - INGRESOS • * INGRESOS PROGRAMADOS 2013 • INGRESOS AL 20 AGOSTO $ 1´239,500.06 • CUENTAS POR COBRAR $ 101,500.00 NOTA: LOS IMPORTES DEVUELTOS POR LAS ASOCIACIONES POR CONCEPTO DE OBSEQUIOS A INGS. DIST. NO SE CONSIDERARON DEBIDO A QUE TAMPOCO SE CONTEMPLARON COMO EGRESOS DEL EVENTO SINO COMO ADQUISICIÓN DE MONEDAS PARA VENTA.
IV. FOMENTO A LA UNIDAD DEL COLEGIO E INVENTARIO DE SOUVENIRS Para distinguir a la Directiva, Comisiones y Staff durante el Evento se adquirieron 45 guayaberas de manga larga en color blanco y hueso. Como fomento a la unidad del Colegio, en conmemoración del Día Nacional del Ingeniero 2013, se adquirieron Chamarras con el Logo del CIPM. A continuación se presenta la distribución de las mismas:
IV. FOMENTO A LA UNIDAD DEL COLEGIO E INVENTARIO DE SOUVENIRS Se obsequiaron souvenirs para el público en general que visitó el stand del CIPM así como a los colegiados que participaron en las trivias llevadas a cabo.
V. Comentarios, Conclusiones, Áreas de oportunidad Audio y video: • La pantalla instalada en el área de los stands permitió desahogar el auditorio para quienes no alcanzaron lugar durante la ceremonia de inauguración y la conferencia magistral • Vocear las conferencias fue un buen método para que los expositores se presentaran puntuales y para que los asistentes que se encontraban en el área tuvieran conocimiento del Programa Técnico que se estaba desarrollando. • Conferencias: • En esta ocasión se empleó una lista general para todas las conferencias de la misma sala y día, por lo cual las estadísticas obtenidas son globales. Con la finalidad de realizar estadísticas por sesión, por sala y por día, se recomienda llenar las listas de asistencia por conferencia. • Establecer alguna estrategia para mejorar la asistencia a las sesiones técnicasen el horario de regreso de la comida. • En el caso de las sesiones póster, asegurarse que los expositores ubiquen el área y confirmen su asistencia ya que algunos no se presentaron. También asignar un responsable que verifique el horario y entregue reconocimiento, ya que algunos terminaron antes y otros tuvieron que esperar para recibir el reconocimiento correspondiente. • Mayor anticipación y difusión en la convocatoria del Programa Técnico ya que la mayoría de las conferencias se registraron muy cerca de la fecha límite o extemporáneas. • Cumplir con la fecha límite para que los conferencistas envíen su CV y presentación, ya que los solicitudes y cambios de última hora retrasan la difusión del Programa Final. • Algunos expositores se presentaron con mínima anticipación para almacenar sus archivos en el equipo de cómputo. Para optimizar este punto, se recomienda solicitar la presentación en archivo electrónico al momento de integrar al expositor al Programa. • Resguardar las presentaciones para integrar una memoria del Programa Técnico y entregarlo a la administración para su archivo. • Verificar los diplomas de los expositores ya impresos, para asegurar que los datos sean correctos y puedan entregarse en tiempo. • Informar a los conferencistas que, en caso de enviar algún sustituto para impartir la conferencia programada, deberán avisar con antelación para imprimir el reconocimiento correspondiente. • El debate tuvo buena aceptación y comentarios, aunque algunos invitados declinaron su participación debido a que no contaron con suficiente tiempo para agendar el compromiso. Se recomienda enviar invitaciones con mayor tiempo para este tipo de actividad. • Programar alguna reunión con el representante de las compañías de edecanes para notificarles las funciones, vestimenta y horario requeridos.
V. Comentarios, Conclusiones, Áreas de oportunidad • Eventos Deportivos: • Enviar la convocatoria con mayor anticipación para difundir el Evento al padrón del CIPM y de las Asociaciones y Colegios participantes. • Mantener informada a la Directiva del Programa, ya que en las reuniones no había ningún representante de esta Comisión. • Buena participación a pesar del clima lluvioso en la final de futbol. Festejos: • Se obtuvo mejor control con la utilización de pulseras para los eventos a cargo de esta comisión. • Elaborar contratos con sus proveedores en los cuales se especifique con claridad el servicio solicitado y las cláusulas de incumplimiento así como políticas de cancelación. • Solicitar a sus proveedores las facturas correspondientes al momento de efectuar algún pago. • Mayor coordinación con las compañías que ofrecen patrocinio en el caso de cafetería, ya que en esta ocasión, hasta un día antes del evento se informó que no se había contratado para las sesiones de la tarde, por lo cual se contrató el servicio de última hora. • Fomento a la unidad del Colegio: • Buena aceptación de las chamarras seleccionadas. • Participación de los estudiantes: • Presentar algún informe sobre la visita y desempeño de los estudiantes de acuerdo al Programa establecido • Promoción y Publicidad • Mejorar tiempos de entrega. • Elaborar una estrategia de apoyo para la instalación de las lonas en los edificios. En esta ocasión, las lonas ya estaban impresas y se solicitó el permiso mediante oficio, sin embargo, el proveedor tuvo problemas con el personal de vigilancia al momento de colocarlas. • Considerar la impresión del Programa Técnico para distribuir en las salas. Este año, por problemas en la visualización del archivo en las pantallas, tuvieron que imprimirse al momento del Evento. • Relaciones Técnicas: • Buena participación de visitantes y compañías. • Asegurar la efectividad y disponibilidad de los diplomas para las compañías, dado que en en algunos casos, han tenido que entregarse posteriormente debido a algún detalle de impresión. • Recomendar a las compañías que algún representante con conocimientos técnicos permanezca en el stand para proporcionar información y responder dudas de los visitantes. • Analizar la elaboración de un contrato en la cual se establezcan cláusulas de penalización por cancelación, ya que se presentaron cancelaciones a pocos días del Evento (AXXIA) solicitando su devolución. • Establecer políticas para reservaciones, ya que mantener reservado un stand afecta la comercialización y algunas compañías (ITF, Protexa) no se presentaron ni pagaron el stand que habían solicitado. • Solicitar al instalador de los stands, elimine las manchas de las cintas que adhieren la alfombra al piso del salón, ya que fue reportado por la Administración del Club.
V. Conclusionesy Áreas de oportunidad • Stand CIPM • Buena participación en las trivias. • Buena promoción al CIPM consiguiendo la inscripción de 28 nuevos colegiados. • Otros: • Este año se integró personal de apoyo durante el Evento, con pago a cargo del CIPM, lo cual, permitió agilizar el traslado de material y equipo utilizado en el Evento de la oficina a la Sede del Evento. Se recomienda considerar este apoyo en eventos futuros. • Contar con conexión a internet en la sala de reunión. • Mayor claridad en los detalles de cada Comisión. Esto se recomienda debido a que algunas comisiones omitieron alguna actividad porque desconocían que estaba a su cargo. • Especificar con las compañías los patrocinios ofrecidos. Es importante que clarifiquen los alcances de su aportación para que el CIPM supla los requerimientos adicionales (Situación presentada: Coffee Break)
VI. ANEXO 2 – DESGLOSE DE EGRESOS Nota: En letra minúsculas los conceptos para los cuales no se emitieron cheque sino fueron pagados con RFF
