CALAMITEITENPLAN PROVINCIAAL ARCHIEF WEST-VLAANDEREN

1. CALAMITEITENPLAN PROVINCIAAL ARCHIEF WEST-VLAANDEREN Zie ook L:\ADMINISTRATIE ARCHIEFDIENST\D24_Archiefgebouw\Rampenplanning Goedgekeurd Deputatie 24 april 2008 Laatste actualisering en bijwerking: 25 oktober 2010

2. 1. Verantwoordelijkheden  1.1. De Provinciegriffier is op grond van het Provinciedecreet verantwoordelijk voor het Provinciaal Archief. Organisatorisch wordt het archief beheerd door de Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen onder leiding van de Provinciaal archivaris. 1.2. De Provinciaal archivaris is verantwoordelijk voor het opmaken, het toepassen en het jaarlijks actualiseren van het calamiteitenplan. 1.3. De archivaris of een door hem aangeduide vervanger/-ster beslist in geval van een calamiteit over de uitvoering van het plan. Hij of zij coördineert de noodoperaties. 1.4. De archivaris verricht concreet ter preventie de volgende werkzaamheden: - het opmaken van een organisatieschema waarbij vastgelegd wordt wie welke taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft bij een calamiteit; - het uitvoeren van een risicoanalyse om na te gaan tegen welke calamiteiten het Provinciaal Archief beschermd moet worden; - het opmaken van een overzicht van de inhoud van het Provinciaal Archief en op basis daarvan het opmaken van een prioriteitenlijst; - het in kaart brengen en evalueren van de bestaande preventieve voorzieningen en maatregelen (onder meer het bekendmaken van het calamiteitenplan, het zorgen voor een adequaat sleutelbeheer, het kunnen claimen van andere ruimten voor de tijdelijke opslag van te verplaatsen archiefbestanden, de afspraken met bedrijven); - het leggen van contacten met externen; - het bepalen van de toe te passen beschermingsmethoden; - het anticiperen op contacten met de media; - het uitschrijven van een calamiteitenplan; - het opleiden van het personeel; - het oefenen van het calamiteitenplan en het noteren van alle controles in een logboek; - het geregeld evalueren van het calamiteitenplan; - het opmaken van planningen voor het herstel van documenten. 1.5. Een leider voor de eerste interventie en een personeelslid EHBO zijn aangesteld in het Provinciaal Archiefgebouw.

3. Inhoudstafel Inhoudstafel 2 1. Verantwoordelijkheden 3 2. Reikwijdte van het calamiteitenplan 4 3. Calamiteitenplan 5 3.1. Brand 5 3.2. Water 8 3.3. Schimmel 12 3.4. Ongedierte 13 3.5. Diefstal 14 3.6. Inbraak 14 3.7. Bommelding 14 3.8. Vandalisme 15 3.9. Storing energievoorziening 15 3.10. Storing in de lift 15 3.11. Niet voorziene gevallen 15 4. Bijlagen 17 4.1. Prioriteitenlijst met plattegrond voor de evacuatie van het Provinciaal Archief 17 4.2. Plattegrond van het Archiefgebouw met veiligheidsvoorzieningen 21 4.3. Intern sleutelplan 23 4.4. Lijst van de in het Archiefgebouw aanwezige hulpmiddelen en –materialen 24 4.5. Lijst van de in het Archiefgebouw aanwezige gevaarlijke stoffen 27 4.6. Beschrijvende fiche betreffende de infrastructuur van het Archiefgebouw 29 4.7. Onderhouds- en keuringscontracten infrastructuur 30 4.8. Lijst van noodnummers en contactgegevens van hulp- en ondersteunende diensten 31 4.9. Registratiemethode 34 4.10. Schade- en evacuatieformulier 35 4.11. Logboek 36 4.12. Lijst van de verspreiding van het calamiteitenplan 37 5. Literatuurlijst 38

6. Bijlagen 4.1. Prioriteitenlijst met plattegrond voor de evacuatie van het Provinciaal Archief I = Hoogste prioriteit II. Gematigde prioriteit III. Laagste prioriteit GELIJKVLOERS – administratief gedeelte Leeszaal Fernand Peuteman 002 Documenten in lezing = I Lokaal 001 Documenten in bewerking = II Lokaal 010 Te klasseren en in te sealen foto’s, affiches en plannen (1 rek) = II Triageruimte 008 Archief Buurtspoorwegen = I EERSTE VERDIEPING - administratief gedeelte Lokaal 101 Documenten in bewerking= II Lokaal 109 Documenten in bewerking = II Lokaal 110 Documenten in bewerking = II GELIJKVLOERS – depot Blok A P.B. (ex Beveren) 257 rekken van A.1  A.257 = I Gedrukt Archief 6 rekken A.287 + 289  A.294 = III Bibliotheek 9 rekken A.269  A.277 = III Microfilms + cd-roms – Militieregisters (2 rekken) (veiligheidskopieën) A.288  289 = I Fotoverzameling A.278–A.286 = I Filmverzameling A.260–A.261 = I Andere documentaire verzamelingen A.285 = I

8. Lijst van de in het Archiefgebouw aanwezige hulpmiddelen en –materialen (contactgegevens van de leveranciers te vinden op de lijst L:\ADMINISTRATIE ARCHIEFDIENST\D24_Archiefgebouw\Leverancierslijst.docx)

9. 4.8. Lijst van noodnummers en contactgegevens van hulp- en ondersteunende diensten Brandweer nummer: (0)100 Ambulancediensten nummer: (0)100 Politie nummer: (0)101 Antigifcentrum nummer: (0)070/24 52 45 Brandwondencentrum nummer: (0)09/240 34 90 Dokters Sint-Andries wachtdienst algemeen: (0)078/15 15 90 (op zaterdag, zondag en feestdag doorlopend van 9u tot 19u)