Warszawa, 10 grudnia 2007 r.

1. Aspekty administracyjno-prawne dla wyjeżdżających naukowców – wybrane zagadnienia – Warszawa, 10 grudnia 2007 r. Ewelina Mossakowska Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk

2. Przekraczanie granicy RP – obywatele EOG Obywatele państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE + Islandia, Norwegia i Lichtenstein) oraz obywatele Szwajcarii: • przekraczają granicę Polski na podstawie dokumentu tożsamości, • mogą przebywać w Polsce do 3 miesięcy bez konieczności rejestracji faktu swojego pobytu, • najpóźniej w 1 dniu po upływie 3 miesięcy pobytu w Polsce, muszą dokonać rejestracji faktu swojego pobytu w kraju. • Rejestracji dokonuje się niezwłocznie, na miejscu w urzędzie – w przypadku Warszawy jest to: Mazowiecki Urząd Wojewódzki, ul. Długa 5.

3. Wyjazd za granicę obywatela RP • Przed wyjazdem do innego państwa członkowskiego UE, w celu podjęcia pracy w projekcie badawczym, należy upewnić się, czy dla takiego wyjazdu nie jest potrzebne uzyskanie wizy w celu wykonywania pracy lub wizy dla naukowców – niektóre państwa nie otworzyły rynku pracy dla obywateli nowych państw członkowskich. • Zagadnienie powyższe jakkolwiek aktualne w dniu dzisiejszym traci na znaczeniu i w niedługim czasie przestanie istnieć.

4. Forma prawna wyjazdu za granicę • W przypadku naukowca wyjeżdżającego z polskiej instytucji możliwe do zastosowania jest: • oddelegowanie, • urlop bezpłatny, • urlop szkoleniowy. • Wybór formy zależy od zasad projektu oraz woli obu stron umowy istniejącej w Polsce. • Jeżeli stroną w projekcie jest instytucja zatrudniająca w Polsce naukowca, to realizacja projektu przez tego naukowca w okresie urlopu wypoczynkowego nie jest możliwa.

5. Opodatkowanie (I) • Polska ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) przewiduje zwolnienie podatkowe dla wszystkich rodzajów stypendiów Marie Curie realizowanych w ramach 7. Programu Ramowego. • Zwolnienie zawarte jest w treści art. 21 ust. 1 pkt 46 w/w ustawy:

6. Art. 21 ust. 1 pkt 46 • Wolne od podatku są dochody otrzymane przez podatnika, jeżeli: • a) pochodzą od rządów państw obcych, organizacji międzynarodowych lub międzynarodowych instytucji finansowych ze środków bezzwrotnej pomocy, w tym ze środków programów ramowych badań, rozwoju technicznego i prezentacji Unii Europejskiej i z programów NATO, przyznanych na podstawie jednostronnej deklaracji lub umów zawartych z tymi państwami, organizacjami lub instytucjami przez Radę Ministrów, właściwego ministra lub agencje rządowe, w tym również w przypadkach, gdy przekazanie tych środków jest dokonywane za pośrednictwem podmiotu upoważnionego do rozdzielania środków bezzwrotnej pomocy oraz • b) podatnik bezpośrednio realizuje cel programu finansowanego z bezzwrotnej pomocy; zwolnienie nie ma zastosowania do dochodów osób fizycznych, którym podatnik bezpośrednio realizujący cel programu zleca - bez względu na rodzaj umowy - wykonanie określonych czynności w związku z realizowanym przez niego programem.

7. Opodatkowanie (II) • Do dochodów z projektów Marie Curie zastosowanie znajduje także art. 21 ust. 1 pkt 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

8. Art. 21 ust. 1 pkt 39 • Wolne od podatku są dochody otrzymane przez podatnika, jeżeli: • stypendia otrzymywane na podstawie przepisów o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki, stypendia doktoranckie otrzymywane na podstawie przepisów - Prawo o szkolnictwie wyższym oraz inne stypendia naukowe i za wyniki w nauce, których zasady przyznawania zostały zatwierdzone przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego po zasięgnięciu opinii Rady Głównej Szkolnictwa Wyższego albo przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania. • Dla stypendiów Marie Curie realizowanych w 5. i 6. Programie Ramowym zostały wydane dwie decyzje Ministra Edukacji Narodowej i Sportu: • nr DSW-2-0412-06/ZM/2004 z dnia 6.07.2004 r. – 6. PR • nr DSW-2-0412-6/ZM/2002 z dnia 12.04.2002 r.- 5. PR

9. Interpretacje podatkowe (III) • 1 lipca 2007 r. weszła w życie nowelizacja Ordynacji podatkowej stanowiąca, iż organem wydającym pisemne interpretacje prawa podatkowego jest od tej chwili, zamiast naczelników urzędów skarbowych, Minister Finansów. • Podstawowe informacje o nowych zasadach: • Organ właściwy: Minister Finansów działający za pomocą 4 izb skarbowych - warszawskiej, poznańskiej, bydgoskiej i katowickiej, • Koszt: 75 zł za każde pytanie (każdy stan faktyczny), • Okres oczekiwania: do 3 miesięcy, • Forma zapytania: formularz urzędowy.

10. Informacje praktyczne dla naukowców – czyli co ustalić za granicą jeszcze przed wyjazdem • Uzyskać projekt umowy z instytucją przyjmującą lub przynajmniej: • Uzyskać pisemne potwierdzenie podstawowych warunków proponowanej umowy: • rodzaj umowy, • stanowisko, • przedmiot umowy, • wysokość wynagrodzenia, • okres pracy. • Ustalić zakres ubezpieczeń społecznych za granicą. • Ustalić zakres pomocy instytucji przy formalnościach urzędowych na miejscu. • Ustalić zakres uprawnień do korzystania ze sprzętu i zasobów instytucji. • Ustalić zasady refundacji kosztów przyjazdu. • Uzyskać z instytucji przyjmującej dokumenty uprawniające do skorzystania z najdogodniejszej procedury wizowej (jeśli wiza jest wymagana). • Dopełnić w/w formalności niezależnie od istnienia wcześniejszej udanej współpracy ze znajomym naukowcem z tamtej instytucji.

11. Informacje praktyczne dla naukowców – czyli o czym pamiętać podczas pobytu za granicą • Zbierać dokumentację potwierdzającą okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia. • Zbierać dokumenty dowodzące wysokości zapłaconego podatku. • Zapytać o ewentualne zwolnienia podatkowe dla przyjeżdżających naukowców. • Dopełnić procedury legalizacji pobytu za granicą (także na terytorium UE). • Dowiedzieć się o obowiązkach prawnych na terytorium tamtego państwa, np. rozliczenie podatkowe etc.

12. Informacje praktyczne dla instytucji • Realizacja każdego projektu „europejskiego” wiąże się z koniecznością realizacji odpowiednich obowiązków prawno-administracyjnych, odpowiednio w kraju lub za granicą. Dotyczy to zarówno instytucji, jak i naukowców. • Kwestie administracyjno-prawne – w szczególności w przypadku instytucji – pochłaniają nie mniej czasu i energii niż zadania merytoryczne projektu. • W instytucji nieodzownym jest współpraca pomiędzy poszczególnymi działami wzajemnie oraz instytucją, a organami administracji państwowej. • W związku z wprowadzeniem nowych zasad przyjmowania naukowców, znaczenia nabiera udział instytucji w legalizacji ich pobytu.

13. Legalizacja pobytu na terytorium RP – obywatele EOG Obywatele państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE + Islandia, Norwegia i Lichtenstein) oraz obywatele Szwajcarii, w celu legalizacji pobytu z upływem 3 miesięcy pobytu w Polsce muszą przedłożyć w urzędzie wojewódzkim: • wniosek o zarejestrowanie faktu pobytu, • kserokopię dokumentu tożsamości, • potwierdzenie zameldowania na czas określony (zaświadczenie z hotelu lub urzędu gminy/dzielnicy/miasta). • Najkorzystniejszym jest aby cudzoziemiec złożył 3 komplety w/w dokumentów.

14. Wjazd na terytorium RP – obywatele spoza EOG (I) Obywatele państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego w celu podjęcia pracy lub stypendium w Polsce: • muszą uzyskać wizę pobytową: • w celu wykonywania pracy lub • w celu „naukowym, szkoleniowym, dydaktycznym”, • w jednostkach PAN, j. b.-r. i w szkołach wyższych podejmują pracę bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. • Wiza pobytowa w celu naukowym, szkoleniowym, dydaktycznym, ma stanowić narzędzie ułatwienia mobilności naukowców ale procedura jej uzyskania jest nadal niejednolita.

15. Wjazd na terytorium RP – obywatele spoza EOG (II) • Wiza pobytowa w celu wykonywania pracywydawana jest w wydziale konsularnym ambasady lub konsulacie RP w dowolnym miejscu na świecie. • Instytucja przyjmująca musi wysłać do naukowca lub/oraz do ambasady oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy temu naukowcowi. • Oświadczenie powinno zawierać informacje o: • osobie naukowca, • instytucji, • stanowisku, • okresie i rodzaju zatrudnienia, • wysokości wynagrodzenia, • pochodzeniu wynagrodzenia ze środków Komisji Europejskiej.

16. Legalizacja pobytu na terytorium RP – obywatele spoza EOG (I) • Naukowiec posiadający wizę pobytową powinien z odpowiednim wyprzedzeniem wystąpić o wydanie zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony lub z ostatnim dniem terminu wskazanego w wizie, opuścić terytorium RP. • Wniosek o wydanie zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony musi zostać złożony nie później niż 45 dni przed końcem ważności wizy. • W ślad za zezwoleniem na zamieszkanie na czas oznaczony, w ciągu 14 dni, naukowiec otrzyma kartę pobytu. • Procedura w w/w zakresie prowadzona jest przez wydział spraw cudzoziemców właściwego urzędu wojewódzkiego - w przypadku woj. Mazowieckiego: Mazowiecki Urząd Wojewódzki przy ul. Długiej 5 w Warszawie (www.mazowieckie.pl).

17. Legalizacja pobytu na terytorium RP – obywatele spoza EOG (II) W przypadku wizy pobytowej w celu wykonywania pracy wniosek o wydanie zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony i karty pobytu składa się z: • 4 egzemplarzy wypełnionego formularza urzędowego, • 4 aktualnych, kolorowych fotografii o wymiarach 4,5 x 3,5 cm (paszportowe), • 2 kserokopii każdej strony paszportu, na której jest jakiś zapis lub pieczęć, • oświadczenia pracodawcy o zamiarze powierzenia pracy lub o powierzeniu pracy, • kopii umowy o pracę, umowy o dzieło lub zlecenia (oryginał do wglądu), • zaświadczenia o nie zaleganiu w podatkach lub PIT 37/PIT 40, • dowodu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, • oświadczenia o miesięcznych kosztach utrzymania, • kopii umowy najmu lokalu lub innego tytułu do lokalu albo poświadczenia pobytu w hotelu (oryginał do wglądu), • dowodu zameldowania w urzędzie gminy/miasta/dzielnicy lub poświadczenia zameldowania z hotelu.

18. Legalizacja pobytu na terytorium RP – obywatele spoza EOG (III) • W przypadku osoby, która przyjechała z wizą w celu wykonywania pracy, pracodawca obowiązany jest pilnować aby osoba, którą przyjął do realizacji projektu miała dopełnione wszelkich formalności związanych z legalizacją pobytu na terytorium RP. • W przypadku osoby, która przyjechała do Polski z wizą pobytową w celu naukowym, szkoleniowym, dydaktycznym, instytucja przyjmująca odpowiedzialna jest finansowo ponadto z tytułu wszelkich kosztów administracyjnych związanych z postępowaniem wszczętym w związku z niedopełnieniem formalności legalizacyjnych naukowca. • W jednym i w drugim przypadku instytucja powinna dołożyć starań aby pomóc naukowcowi odpowiednio zalegalizować pobyt w Polsce, a także pomóc mu w formalnościach związanych np. z rocznym rozliczeniem podatku dochodowego od osób fizycznych – jeżeli osoba ta będzie miała obowiązek rozliczenia się z polskim urzędem skarbowym.

19. Rodzaje umów z naukowcem (I) Dwa typy umów • W ramach realizacji projektu naukowego można przyjąć naukowca na podstawie: • umowy o pracę • umowy cywilnoprawnej • umowa o świadczeni usług • umowa nie zawierająca elementu świadczenia usług • Wybór umowy • Rodzaj umowy, jaką instytucja przyjmująca podpisze z naukowcem jest ustalany w fazie negocjacji z Komisją Europejską. Wynegocjowany rodzaj umowy decyduje bezpośrednio o wysokości wynagrodzenia dla naukowca. • Uwaga ! • Poza nielicznymi wyjątkami (najczęściej związanymi z czasem trwania umowy), zaleca się aby wybierana była forma umowy o pracę ze względu na znacznie mniejsze komplikacje prawne.

20. Rodzaje umów z naukowcem (II) • Zgodność z prawem polskim • Każda umowa podpisana z naukowcem powinna odpowiadać przepisom powszechnego prawa polskiego oraz wewnętrznych aktów istniejących u pracodawcy. • Zgodność z zasadami realizacji projektu • Niezależnie od powyższego, umowa z naukowcem winna zawsze odpowiadać zasadom projektu badawczego. • Uwaga ! • Umowa musi być sporządzona w języku polskim ale powinna posiadać także wersję w języku zrozumiałym dla naukowca (art. 7 ustawy o języku polskim (Dz. U. 1999 r. Nr 90, poz. 999 z późn. zm.)

21. Rodzaje umów z naukowcem (III) Rekomendacje Komisji Europejskiej (2005/251/WE): • Europejska Karta Naukowca • mówi o roli, odpowiedzialności i uprawnieniach naukowców oraz ich pracodawców lub organizacji dystrybuujących fundusze. Jej celem jest zapewnienie, że istniejące powiązania pomiędzy tymi stronami przyczyniają się do wymiany rezultatów naukowych i rozwoju kariery naukowca. • Kodeks Postępowania przy Rekrutacji Naukowców • ma na celu pomoc we wprowadzeniu przejrzystych i jasnych zasad procedur rekrutacyjnych. Między innymi proponuje się w nim aby przy wyborze pracownika nie kierować się tylko liczbą publikacji ale stosować również inne kryteria takie jak, doświadczenie w nauczaniu, zarządzaniu, pracy w zespole, transferze wiedzy czy działalności popularyzatorskiej. • Polski Portal dla Mobilnych Naukowców > Polityka

22. Rodzaje umów z naukowcem (IV) O rodzaju umowy świadczy jej treść, a nie tytuł. • Umowa „zlecenia” zawierająca elementy umowy o pracę zostanie uznana z umowę o pracę ze wszystkimi konsekwencjami ubezpieczeniowymi tego stanu rzeczy. • „Umowa o stypendium” zawierająca elementy świadczenia usług, uznana zostanie za umowę nienazwaną o świadczenie usług, co do której stosuje się przepisy o zleceniu. • Uwaga ! • W sprawie sporządzenia umowy z naukowcem zawsze należy skonsultować się z działem prawnym działającym w instytucji, celem weryfikacji postanowień umownych.

23. Ubezpieczenia społeczne • Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wysłała do wszystkich oddziałów ZUS interpretację dotyczącą podstawy wymiaru składek od przychodów stypendystów Marie Curie przyjeżdżających do Polski – pismo FUn 0201-6/06. • Zgodnie z w/w interpretacją: • w przypadku umowy o pracę składki pobierane winny być jedynie od wynagrodzenia głównego (Monthly living allowance), o ile dodatkowe składniki zostaną wydzielone w treści umowy, • w przypadku umowy cywilnoprawnej składki ubezpieczeniowe winny być pobierane od całości przychodu naukowca. • Interpretacja wzbudziła wiele kontrowersji ale jest dokumentem wiążącym.

24. Ważny adresy www • www.zus.pl – Zakład Ubezpieczeń Społecznych • www.mf.gov.pl – Ministerstwo Finansów • www.mz.gov.pl – Ministerstwo Zdrowia • www.msz.gov.pl – Ministerstwo Spraw Zagranicznych • www.nfz.gov.pl – Narodowy Fundusz Zdrowia • http://isip.sejm.gov.pl/prawo/index.html – baza aktów prawnych strony sejmowej

25. Więcej informacji • Krajowy Punkt Kontaktowy http://www.kpk.gov.pl • Polski Portal dla Mobilnych Naukowców http://www.eracareers-poland.gov.pl  Wysyłanie zapytań do KE http://ec.europa.eu/research/enquiries

26. Osoby do kontaktu: Biuro ds. MobilnościMarta MuterPiotr BednarekEwelina Mossakowskamobility@kpk.gov.pl • Dziękujemy za uwagę Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. Żwirki i Wigury 81 02-091 Warszawa tel: 0 22 828 74 72 fax: 0 22 828 53 70 e-mail: kpk@kpk.gov.pl