Organização, Sistemas e Métodos

1. Organização, Sistemas e Métodos Prof. _(Petrônio Santos Costa)_

2. Conteúdo da Unidade 1(Seção A) • Introdução ao Estudo de Organização, Sistemas e Métodos • Denominações usuais de O S M • O S M é ... • Objetivos básicos de O S M • Perfil profissional • O ambiente de trabalho • Fatores para ação do órgão de O S M • Posição estrutural

3. Conteúdo da Unidade 1(Seção B) • O Processo de Mudança • Cronograma • A Luta Contra os Desperdícios • Fundamentos de Organização • Colaboradores da Administração • Funções Básicas da Organização • Funções Administrativas (Modernas) • Princípios Básicos de Organização • Raciocínio Cartesiano • Grupos Estruturais Básicos • Centralização / Descentralização • Tipos de Autoridade • Departamentalização • Patologias Organizacionais

4. Introdução ao Estudo de O S M • O novo conceito de OSM é o desenvolvimento organi-zacional, que envolve a atuação do profissional como consultor em planos estratégicos, projetos de mudança organizacional, gestão de negócios, qualidade total e educação empresarial. • O novo O&M assume forma virtual, ligando-se diretamen-te ao ambiente da TI (Tecnologia da Informação. Neste ambiente, a Intranet, Internet, GED, sistemas workflow, CRM, formulários eletrônicos, B2B e outros, dão suporte a tomada de decisão.

5. Denominações usuais de OSM • Organização, Métodos e Qualidade • Organização e Métodos • Modernização Administrativa • Análise Sistemas e Informações • Desenvolvimento Organizacional • Organização, Sistemas, Métodos e Informações • Planejamento e Métodos • Sistemas Administrativos • Análise Administrativa O S M

6. OSM é ... • Racionalização Administrativa e Operacional • Criatividade • Processo de Melhoria Contínua • Luta contra os Desperdícios • Simplificação do fluxo de trabalho • Aumento da produtividade • Ferramenta de competitividade • Mudança de paradigmas • Identificação dos problemas e busca soluções • Estudos de ambiência / Estresse • Treinamento de usuários / novas tecnologias • Planejamento Estratégico • Modernidade Organizacional e Sistêmica

7. Objetivos Básicos de OSM • Racionalizar os processos administrativos e operacionais • Processar a análise funcional/estrutural (“downsizing”) • Identificar os pontos críticos e falhos da empresa (soluções) • Processar a sinergia interdepartamental • Sensibilizar os ativos intelectuais para a importância dos clientes • Estimular a criação de Círculos de Controle de Qualidade • Buscar a padronização de métodos e procedimentos (ISSO 9000/14000) • Minimizar os custos com a documentação • Criar meios para agilizar e eliminar os ruídos das comunicações • Possibilitar a troca de experiências (“Benchmarking”)

8. Perfil Profissional • Conhecimentos especializados • Pesquisador • Facilidade de relacionamento humano • Versalidade e visão empresarial • Poder de criatividade • Capacidade de análise e síntese • Paciência e perseverança • Boa percepção • Reputação profissional

9. O Ambiente de Trabalho COORDENAÇÃO ANALISTA DE OSM SISTEMAS INTERNOS SISTEMAS EXTERNOS NÍVEL DE DECISÃO PLANOS ESTRATÉGICOS NÍVEL DE GESTÃO ADEQUAÇÃO DOS MEIOS NÍVEL DE EXECUÇÃO BUSCA DE RESULTADOS COLETA DADOS PROCESSAMENTO (Análise) RESULTADOS

10. Fatores para Ação do Analista SOLITAÇÃO SOBREVIVÊNCIA CLIENTES Um Analista de OSM para fazer o que? EVOLUÇÃO TECNOLÓGICA GLOBALIZAÇÃO (Competitividade) MEIO AMBIENTE (Política, social, Econômico)

11. PosiçãoEstrutural do Órgão A unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais próximo possível da maior autoridade decisória da empresa. PRESIDÊNCIA O S M ADMINISTRAÇÃO PRODUÇÃO MARKETING

12. Cronograma Conceito Cronograma é um gráfico que procura demonstrar o início e o término das diversas fases de um processo operacional, dentro das faixas de tempo previamente determinadas, possibilitando acompanhar e controlar a execução planejada. Objetivos • Permitir controlar o tempo de execução de cada atividade; • Permitir visualizar qual a fase que está terminando e qual a que deve ser iniciada; • Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo disponível e uma diminuição de interrupções.

13. Cronograma .

14. O Processo deMudança • 1ª Fase A Mudança Pessoal (Eu quero e irei conseguir) • 2ª Fase A Iniciativa da Empresa (Ela quer e irá conseguir) • 3ª Fase A Mudança Propriamente Dita (Nós queremos e iremos conseguir)

15. Processo de MudançaOperacionalização Não anunciar excelentes produtos / serviços antes de preparar os colaboradores para executá-los  Tratar igualmente os clientes internos e externos  Desenvolver o relacionamento interpessoal  Estabelecer programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal  Divulgar sistematicamente as melhorias conquistadas  Aperfeiçoar o sistema de recrutamento e seleção  Fazer com que cada empregado tenha orgulho de trabalhar na empresa

16. Processo de MudançaDefinição dos Objetivos Básicos da Empresa A empresa deve permanentemente, possuir e buscar o aperfeiçoamento de seus objetivos básicos, os quais servirão de guia referencial para a condução de seus negócios: • Qualidade • Eficácia Organizacional • Informações • Desenvolvimento de Recursos Humanos • Racionalização • Efetividade • Planejamento • Custos • Produtividade • Decisão

17. A Luta contra osDesperdícios Desperdícios Visíveis (Só não vê quem não quer):  excesso de reuniões;  utilização “a vontade” dos veículos da empresa;  ligações interurbanas sem controle;  má utilização de energia elétrica; “ em caso de erro a culpa é do outro setor;  altos índices de erros nas operações;  retorno de garantia;  retardamento nas decisões;  conflitos pessoais;  Iluminação inadequada.

18. A Luta contra osDesperdícios Desperdícios Invisíveis (Acontecem sem a percepção do executor, por incompetência ou preguiça mental):  excesso de burocracia;  pagamento de multas e juros por ineficiência dos controles;  demora no atendimento aos clientes;  existência da “central de boatos” ;  “bitolamento empresarial” não ouvindo os colaboradores;  duplicidade de controles;  falta de profissionalismo;  má programação dos itens de estoque;  Mau atendimento e uso indevido do telefone.

19. A Luta contra osDesperdícios Algumas “Armas” (ferramentas) para combater os Desperdícios: Just In Time Seis Sigmas Análise e Distribuição do Trabalho Programa 5S Análise e Distribuição do Espaço “call center” Raciocínio Cartesiano Programa de Qualidade Total Elaboração de Normas Procedimentais Análise Funcional / Estrutural Estudo das Patologias Administrativas

20. Fundamentos Básicos de OrganizaçãoReciclagem para o Estudo de OSM • Colaboradores da Administração Cientifica • Funções Básicas da Organização • Princípios Básicos de Organização • Preceitos de Descartes • Grupos Estruturais Básicos • Centralização / Descentralização • Tipos de Autoridade • Departamentalização • Patologias Organizacionais

21. Colaboradores da Administração Cientifica Taylor • O homem treinado produz mais e com melhor qualidade; • Qualquer trabalho necessita de planejamento; • Co-participação entre o capital e trabalho – salários melhores – aumento da produtividade; • Introduziu o controle, para evitar o desperdício operacional; • Inseriu, também , a supervisão funcional.

22. Colaboradores da Administração Cientifica Fayol • Planejar Prever, antecipadamente uma ação • Organizar É proceder a divisão do trabalho • Comandar É o poder de dirigir e se fazer obedecer • Coordenar Significa harmonizar esforços entre indivíduos e/ou unidades administrativas e operacionais • Controlar É avaliar os resultados de acordo com as metas estabelecidas

23. Colaboradores da Administração Cientifica Mc-Gregor • Teoria Y O homem está permanentemente motivado para assumir responsabilidades; tem iniciativa e não precisa ser comandado; está sempre preocupado com os problemas da empresa; gosta de participar das decisões e dirige seus esforços para os objetivos da organização, pois entende que o seu futuro dela depende. • Teoria X Dentro do enfoque da Qualidade, sua contribuição, reside, somente na teoria Y.

24. Colaboradores da Administração Cientifica Maslow Hierarquia das Necessidades Humanas Auto-Realização Status Sociais Segurança Fisiológicas

25. Funções Básicas da Organização • Segurança Preocupa-se com os bens patrimoniais • Financeira Gerenciamento de capitais • Técnica Capacidade de gerenciar o processo produtivo • Comercial Escoamento da produção • Contábil Função legal e de suporte para a tomada de decisões • Administrativa (Fayol) Planejar, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar

26. |Funções AdministrativasModernas . QUAIS SÃO AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS? ORGANIZAÇÃO PLANEJAMENTO DIREÇÃO CONTROLE COMANDAR COORDENAR TREINAR

27. Princípios Básicos de Organização • Divisão do Trabalho Caracteriza-se pela decomposição das atividades dos órgãos em tarefas e passos a serem executados pelos elementos humanos da organização de forma que o trabalho seja realizado, sem sobrecarga, com eficiência e eficácia. • Coordenação Consiste em harmonizar os esforços de todos os setores e/ou pessoas, processando a sinergia necessária a satisfação dos clientes • Alcance do Controle

28. Sistemas de Controle SistemaTradicional Sistema Atual ENTRADA Contato/Pedido do Cliente SAÍDA Produto ou Serviço PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO Pedido do Cliente ENTRADA Contato/Pedido do Cliente SAÍDA Produto ou Serviço PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO Pedido do Cliente

29. Raciocínio Cartesiano(Preceitos de Descartes) • Princípio da Evidência Não aceitar nada como verdadeiro, enquanto não for conhecido como tal. • Princípio da Análise Fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessárias, de modo a facilitar a sua compreensão. • Princípio da Síntese Pensar ordenadamente, a partir dos fatos mais simples até chegar aos mais complexos. • Princípio da Enumeração Fazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas, de modo a certificar-se de que nada foi omitido.

30. Grupos Estruturais Básicos (DIREÇÃO) DIRETORIA EXECUTIVA DEPARTAMENTO DE PRODUÇÃO DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO (FIM) (QUASE-FIM) (MEIO)

31. Centralização / DescentralizaçãoConcentração / Desconcentração  Poder de Decisão (Autoridade) • Centralização • Descentralização  • Desconcentração • Concentração Área Geográfica (Localização)

32. Tipos de Autoridade • Deliberativa Estabelece as políticas e diretrizes • Executiva Fazer cumprir o que foi deliberado • Fiscal Verificar, acompanhar e controlar os resultados • Consultiva Oferecer aconselhamento, apresentar sugestões • Técnica Orienta e fiscaliza as operações • Coordenadora Articular e harmonizar os esforços das aéreas sob sua coordenação

33. DepartamentalizaçãoProcedimentos • Departamentalização É uma forma de fracionar a estrutura organizacional, objetivando agrupar atividades homogêneas que possuam uma mesma linha de ação. Visa fortalecer o desempenho funcional. • Procedimentos  Agregação Colocar “especialistas” numa mesma unidade de trabalho  Controle Agrupar as atividades de forma que possam ser facilmente supervisionadas

34. DepartamentalizaçãoProcedimentos  Coordenação Agrupamento de atividades correlatas e de objetivos comuns. • Enquadramento Agrupamento das atividades de acordo com seu “grupo estrutural básico” (direção, fim, meio e quase-fim). • Processos Atividades mais relevantes que possuam objetivos comuns.

35. DepartamentalizaçãoCritérios ⇌ Critério da Qualidade Atividades ligadas à geração da qualidade. ⇌ Critério da Direção Superior Direcionado à gestão dos negócios empresariais. ⇌ Critério Funcional Atividades que possuem o mesmo propósito. ⇌ Critério de Produto e Serviço Diretamente relacionada com os produtos e serviços. ⇌ Critério de Objetividade / Clientela Atendimento exclusivo ao cliente externo.

36. DepartamentalizaçãoCritérios ⇌ Critério Geográfico Visa atender a clientes dispersos geograficamente. ⇌ Critério de Processo ou Equipamento Atividades que usam o mesmo tipo de máquina, equipamento ou técnica. ⇌ Critério Ininterrupto Destinado ao atendimento dos clientes 24 horas por dia. ⇌ Critério pela Força de Trabalho Destinado normalmente a supervisão dos serviços terceirizados. ⇌ Critério Multifuncional Objetiva atender vários órgãos independente da vinculação hierárquica.

37. Patologias Organizacionais Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa apresenta diversos tipos de enfermidades que, se não medicados em tempo hábil, irão se agravando e prejudicando os demais órgãos da empresa. ★ Empresa Excessivamente Organizada Problemas (“bitolamento empresarial”; iniciativa pessoal tolhida; multiplicação da atividade de staff; estrutura “amarrada” ...) Soluções (“reestudo dos manuais internos; elaboração de normas que dêem abertura para a criatividade; flexibilização estrutural ...) ★ Inexistência de Instrumentos de Formalização Estrutural Problemas (conflitos e politicagem; ineficiência e inveja; insegurança e irresponsabilidade; insatisfação dos clientes...) Soluções (criação de documentos formais de organização; definição das linhas de autoridade; elaboração de guias de atribuições ...)

38. Patologias Organizacionais ★ Coordenação Acumulativa Problemas (impossibilidade de dar um atendimento rápido e solução correta a todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e diferentes problemas existentes na empresa ...) Soluções (dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias, segundo sua área de responsabilidade; aplicar a fórmula de Graicunas, na qual se tenta estabelecer o número ideal de subordinados para cada chefia, empregando a formula abaixo: ...) Nt = N (2n/2 + N – 1) Chefe A B C D E F G H I J K L M

39. Patologias Organizacionais ★ Multicomando . Problemas (multicomando; excessiva proliferação da autoridade funcional; má definição da autoridade de linha; dúvidas com relação a quem obedecer primeiramente ...) Soluções (fazer com que cada funcionário seja responsável apenas perante a um superior hierárquico; utilizar a autoridade funcional com moderação, zelando para que seus titulares tenham as respectivas áreas de atuação perfeitamente delineadas ...)

40. Patologias Organizacionais ★ Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade Problemas (engarrafamento do poder de decisão, excesso de problemas insignificantes na “mesa” da alta administração; estímulo à criação de unidades organizacionais independentes no seio da organização; emperramento dos processos, causando transtornos e, conseqüentemente, prejuízos aos clientes ...) Soluções (criar um ponto de equilíbrio entre a centralização e a descentralização administrativa de forma que o trabalho flua normalmente sem que os entraves decisórios possam prejudicá-lo...)

41. Patologias Organizacionais ★ Conjugação de Atividades Divergentes . Departamento de Contabilidade Fiscalizado e Auditor sob a mesma chefia Lançamentos Contábeis Auditoria Interna Problemas (uma das atividades será preterida; as duas atividades serão prejudicadas; insatisfação e conflito entre as áreas ...) Soluções (processar a divisão do trabalho por meio da redepartamentalização das atividades, dividindo-as e colocando-as sob chefias específicas ...)

42. Patologias Organizacionais ★ Excesso de Níveis Hierárquicos Problemas (aumento do nível de ruído nas comunicações; demora excessiva na tomada de decisão, muitas vezes quando chega ao interessado já “estourou” o prazo para a ação; alto custo com pessoal, em virtude do grande número de chefias...)  Soluções (processar a análise funcional / estrutural, “enxugar” a estrutura aplicando o downsizing, eliminando as unidades / chefias desnecessárias ...)

43. Patologias Organizacionais ★Insegurança Executiva ou “Trincheira de Assessores” Presidente Problemas (alerta contra a incapacidade do executivo; demora nas decisões; conflito entre os órgãos de linha e assessorias; indefinição das funções e ociosidade da maioria dos assessores ...)  Soluções (rever quais assessorias são realmente necessárias ao desempenho da função; agrupar as assessorias com objetivos comuns; eliminar as assessorias desnecessárias...) R. Públicas Jurídico Marketing Imprensa Secretaria Auditoria Consultor Gabinete Comercial Operacional

44. Patologias Organizacionais . ★O Chefe do Chefe Departamento de Recursos Humanos Problemas (uma da chefias fica ociosa; “briga” pelo poder; despesa desnecessária com uma das chefias ...)  Soluções (eliminar uma das duas chefias, após a verificação de qual delas é a mais importante para os objetivos da empresa ...) Divisão de Serviços Sociais

45. Patologias Organizacionais ★ Outros Problemas de Natureza Diversa • Estrutura organizacional obsoleta e antiquada • Indefinição dos objetivos e das metas e obscuridade das políticas e diretrizes • Tolerância a incompetência • Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexíveis • Incoerência entre o que foi planejado e o que está sendo executado • Ausência de agregação de valor na execução dos serviços • Uso inadequado da tecnologia da informação • Ênfase nas aparências, ignorando e/ou prejudicando as substâncias • Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso e outros ... • Falta de integração e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros