VVOS-studiedag Antwerpen, 27 september 2011

1. Samenwerking tussen gemeente en OCMW met het oog op efficiënte en effectieve ondersteunende diensten: een afwegingskader VVOS-studiedag Antwerpen, 27 september 2011

2. Inhoud presentatie • Visie op de verhouding gemeente-OCMW • Aanleiding voor en doel van het afwegingskader • Uitgangspunten van het instrument • Stappen in de afwegingsoefening • Aandachtspunten in het veranderingstraject Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

3. Visie op de verhouding gemeente-OCMW

4. Opdracht gemeente en OCMW • Gemeente : algemene opdracht : • bijdragen tot welzijn van de burgers en duurzame ontwikkeling • alle aangelegenheden van gemeentelijk belang • hoe : burgernabij, democratisch, transparant, doelmatig, betrokkenheid inwoners en open • OCMW= gemeentelijke instelling met specifieke opdracht : • mensen in staat stellen een menswaardig leven te leiden • eigen organieke wetgeving • aparte publieke rechtspersoon (eigen beleidsorganen, budget, personeelskader) • wettelijk vastgelegde taken en bevoegdheden • nauwe specifieke band met gemeente

5. OCMW : andere bedrijfsomgeving (1) • NOB (sinds 1998 !) • Strategische MJP • Taakstellende budgetten per AC • Budgethouders • Van kasboekhouding naar kostprijsboekhouding • Interne controle en audit / externe audit • Concurrentiële omgeving • Private welzijns- en zorgvoorzieningen • RPR-besluit specifieke OCMW-diensten Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

6. OCMW : andere bedrijfsomgeving (2) • Geen eigen fiscaliteit • Inkomsten uit eigen activiteiten • Subsidies gelinkt aan activiteiten • Gemeentelijke bijdrage : strikte afspraken ! • Sterk kostenbewustzijn • Primaat van de cliënt • OCMW is laatste vangnet • Minst weerbare mensen • Professionaliteit en deontologie van de hulpverlener Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

7. Relatie gemeente-OCMW : samenwerking • Lokaal sociaal beleid : beleidsplan, sociaal huis • Gemeenschappelijke diensten • Beroep doen op elkaars personeel • Overleg in de schoot van het CBS of via overlegcomité

8. Relatie gemeente-OCMW : toezicht • CBS oefent toezicht uit (gemeentelijk belang) • Burgemeester kan RMW bijwonen en dossiers doen verdagen • Gemeenteraad keurt strategische beslissingen OCMW goed (MJP, oprichten diensten, toetreden tot verenigingen) • Waarom : gemeente financieel mee verantwoordelijk (werkingssubsidie aan OCMW)

9. Respect voor elkaars opdracht • Ook sociaal beleid behoort tot gemeentelijk beleid • sociaal beleid houdt rekening met huisvesting, ruimtelijke ordening, veiligheid, cultuur en vrije tijd, werkgelegenheid,… • in alle beleidsdomeinen aandacht voor het sociale aspect • eenheid van beleid • Operationele vrijheid OCMW • heeft te maken met de opdracht, de doelgroepen (hulpvrager), netwerken, concurrentiepositie • eenheid van uitvoering

10. Valkuil : instrumenten zonder visie • Voorzitter in college : • Doel : beleidsafstemming en overleg • Valkuil : vanuit college “wegen” op alle OCMW-dossiers, gemeenteraad interpelleert VZ, uitholling RMW • Gemeenschappelijke diensten : • Doel : beide besturen in staat stellen hun dienstverlening te verbeteren • Valkuil : controle verwerven Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

11. Aanleiding voor afwegingskader: dynamiek samenwerking ondersteunende diensten

12. Evoluties op het terrein • 3 lijnen : • Meer integraal beleid (SIF, LSB) • Bundeling van alle vormen van sociale dienstverlening naar de burger in één hand, nl. het OCMW • Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van ondersteunende diensten

13. Groenboek / Witboek Een interne staatshervorming is een noodzakelijke voorwaarde om een slagkrachtige overheid te realiseren. De overheid zal, nu meer dan ooit, moeten inzetten op effectiviteit en efficiëntie, en dit in een kader waarin het democratische aspect niet uit het oog mag worden verloren. Slotpassage uit de inleiding bij het groenboek door Vlaams Minister Geert Bourgeois Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

14. Samenwerken biedt kansen • Schaalvoordelen • Vaak bij gespecialiseerde diensten • Hoge kostprijs omwille van de vereiste expertise • Beperkte afname Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

15. Worst practices: voorbeeld 1 “Één medewerker in het OCMW- en één in het gemeentebestuur die zich elk specialiseren in de complexe materie van de overheidsopdrachten, maar nooit met elkaar overleggen” Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

16. Worst practices: voorbeeld 2 “De OCMW-secretaris die naast zijn takenpakket ook communicatieambtenaar moet zijn, terwijl binnen de gemeentelijke diensten een communicatiedienst actief is” Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

17. Worst practices: voorbeeld 3 “Twee technische, ICT of aankoopdiensten met vaak gelijkaardige taken die naast elkaar werken, met elk hun eigen materiaal en elk hun eigen diensthoofd” Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

18. Conclusie worst practices • Vaak minder kwaliteit van dienstverlening bij gebrek aan capaciteit • Dubbel werk wordt best vermeden • Opportuniteiten om efficiënter te werken moeten actief opgespoord worden Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

19. Schaalvoordelen : nuanceren ! • Er bestaat geen unieke optimale schaal, behoeften van besturen moeten vergelijkbaar zijn • Schaaldifferentiatie naargelang het thema • Samenwerken met OCMW’s in de regio (b.v. schuldbemiddeling) • Samenwerken met de gemeente • Samenwerken met andere partners (CAW, SHM, PWA, Werkwinkel,…) • Alleen doen

20. Vele vragen omtrent samenwerking • Juridische: wat kan (niet)? • Procesmatige: hoe pakken we dit aan? • Bestuurlijke: Wat is (niet) wenselijk? Wat raakt aan missie van besturen? Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

21. Doel van afwegingskader • Denkmethode aanreiken die helpt om lokaal een succesvol proces op te zetten met het oog op een optimale organisatie van de ondersteunende diensten. • Meer transparantie in discussie en proces brengen, gegeven de gevoeligheden Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

22. Uitgangspunten van instrument

23. Uitgangspunten van het instrument • Effectiviteit en efficiëntie als basismotieven -> samenwerking is slechts één van de mogelijke optimale organisatievormen • Goede analyse als basis van proces • Effectiviteit en efficiëntie ondersteunende diensten is afhankelijk van wijze van inrichting publieksdiensten • Eén ondersteunende dienst als object van instrument Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

24. Stappen in de afwegingsoefening

25. Stappen • Welke ondersteunende dienst? • Welke producten/diensten, gebruikers, middelen, procedures ? • Huidige kwaliteit/effecten? • Gewenste effecten/kwaliteit? • Hypotheses per dienstverlening (input, processen , output, organisatievorm) • Toetsing aan juridische, procesmatige en bestuurlijke randvoorwaarden • Beslissing per dienstverlening • Totaalscenario per dienst Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

26. Voorbeeld : communicatiedienst (1) • Producten : • interne nieuwsbrief, gemeentelijk infoblad, persconferenties, folders • Middelen : • communicatiemedewerker, adm. medewerker, werkingsbudget, informatica, werkruimte, opleiding • Gebruikers : • mandatarissen, secretatis, diensthoofden, personeel, burgers, pers Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

27. Voorbeeld : communicatiedienst (2) • Huidige kwaliteit : • Communicatie met laaggeschoolden en allochtonen niet goed • Gewenste kwaliteit : • Verhogen kwaliteit communicatie door opleiding, centrale rol CD en meer aan de doelgroep aangepaste producten Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

28. Voorbeeld : communicatiedienst (3) • Hypotheses : • Andere kanalen naast infoblad, gebruik maken van netwerk allochtone verenigingen • Betere samenwerking tussen CD en publieksdiensten • Communicatie naar kwetsbare doelgroepen verbeteren door met naburige OCMW’s één gespecialiseerde medewerker te delen Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

29. Juridische randvoorwaarden • Samenwerking gemeente-OCMW • Samenwerking gemeente-gemeente • Samenwerking OCMW-OCMW • Samenwerking gemeente-derden • Samenwerking OCMW-derden • Samenwerking gemeenten-OCMW’s-derden Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

30. Procesmatige randvoorwaarden • Draagvlak • Capaciteit • Aanpassing organisatiecultuur • Tijd Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

31. Bestuurlijke randvoorwaarden • Organisatievorm moet opdracht volgen en niet omgekeerd • Randvoorwaarden operationele autonomie • Rechtspersoon • Budget • Beheersorgaan • Personeel en leidend ambtenaar Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

32. Aandachtspunten veranderingstraject

33. Doembeeld van de volledige integratie • Onzekerheid over de toekomst van het OCMW als organisatie en bestuur leidt tot argwaan over de finaliteit van de samenwerking Doembeeld = volledige integratie van het OCMW in de gemeentelijke diensten Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten

34. Aandachtspunten veranderingstraject Oorzaken van falen van veranderingsprocessen Succesfactoren • Gebrek aan draagvlak • Gebrek aan capaciteit • Te hoge tijdsdruk • Onvoldoende communicatie van meerwaarde en motief van verandering • Betrokkenheid creëren • Iemand capabel intern/extern vrijstellen voor procesbegeleiding • Tijd voorzien voor rijpen van inzichten • Werken aan gemeenschappelijk perspectief Anticiperen Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten