Collaboration Assistantes / Managers

1. Collaboration Assistantes / Managers 5 mars 2009 Fabienne CORNU

2. Rappel des objectifs • Qui dit manager performant, dit assistant(e) efficace ! Et vice-versa ? • Le cœur du métier d’assistant(e) est de contribuer à l’efficacité de son ou ses manager(s). Il s’agit bien souvent de répondre à des attentes exprimées ou pas, voire de les anticiper. C’est toute la complexité et aussi tout l’intérêt, voire la noblesse du métier d’assistanat. • Au travers de cette enquête, nous avons souhaité préciser les contours de la collaboration manager/assistant(e) efficace : • Comment la définir ? • Quelles en sont les conditions ? • Quels sont les services que l’assistant(e) apporte à son ou ses manager(s). Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

3. L’échantillon • L’enquête a été réalisée au mois de novembre 2008. • Elle a réuni une échantillon de 551 répondants secrétaires/assistant(e)s. • Une profession encore très féminisée, seulement des répondants 2% sont des hommes. C’est pourquoi, nous prendrons parfois la liberté d’employer le féminin pour nommer les répondants. Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

4. Comment définiriez-vous une collaboration manager/assistant(e) réussie ? Quand assistant(e) et manager forment un binôme 56% Quand le manager fournit à son assistant(e) les 53% informations pertinentes pour qu’il/elle soit efficace Quand l’assistant(e) peut anticiper à bon escient 51% les besoins du manager Quand le manager délègue des projets/ des prises 49% de décisions à son assistant (e) dans un périmètre Quand ils se signalent mutuellement ce qui va et ne 38% va pas dans leur façon de travailler ensemble Quand il (elle) est davantage un collaborateur (une 30% collaboratrice) Quand les cadres ou collaborateurs du service 22% s’adressent à l’assistant (e) pour avoir un avis sur une action à mener relative aux dossiers, projets gérés par le manager La définition d’une collaboration réussie • Les éléments les plus discriminants dans la définition d’une collaboration réussie, par type de poste : • pour les secrétaires/assistant(e)s, c’est prioritairement de pouvoir anticiper les besoins du manager (59%), • pour les assistant(e)s spécialisées, c’est de former un binôme avec leur manager (59%), • pour les assistant(e)s de direction, c’est quand le manager délègue des projets/des prises de décisions (54%). Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

5. Quels sont les signes d’une collaboration manager/assistant(e) réussie ? 32% Un poste intéressant pour l’assistant(e) 32% Un manager totalement centré sur ses responsabilités Un manager performant 31% Autre 4% Diriez-vous que la collaboration que vous vivez actuellement est réussie ? 47% 37% 16% Ensemble 51% 34% 14% Sec./assis. de direction 41% 48% 12% Sec./assist. spécialisées 34% 30% 36% Secrétaires/Assistantes Oui Partiellement Non La définition d’une collaboration réussie • Le signe le plus évident d’une collaboration réussie se manifeste : • par un manager totalement centré sur ses responsabilités pour les secrétaires/assistantes spécialisées (34%) et plus encore pour les secrétaires/assistantesde direction (36%), • pour les secrétaires/assistantes « non spécialisées », cela se traduit par un poste intéressant pour l’assistante (41%). 47% des assistantes estiment qu’elles vivent une collaboration réussie avec leur manager et 37% au moins partiellement. Seules 16% déclarent que cette collaboration n’est pas une réussite. Les Secrétaires/assistantes de direction sont, de loin, les plus satisfaites avec 51% de collaboration réussie. Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

6. Quelles sont les conditions d’une collaboration manager/assistant(e) réussie Une confiance réciproque 76% Du dialogue et de la communication, une écoute l’un de l’autre 69% 49% Un respect mutuel Des règles du jeu pour bien collaborer 45% La connaissance réciproque du style de personnalité et des modes de fonctionnement 27% 18% De la franchise Une adaptation réciproque 13% Une bonne entente 12% Les conditions d’une collaboration réussie Les conditions d’une collaboration réussie passent avant tout par la confiance (76%), le dialogue et l’écoute (69%) et un respect mutuel (49%). La confiance est l’élément le plus important pour les secrétaires/assistantes de direction (79%), c’est également l’élément cité en premier par les secrétaires assistantes (71%). Pour les secrétaires/assistantes spécialisées, c’est l’item « du dialogue et de la communication, une écoute l’un de l’autre » qui arrive en tête (78%). Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

7. Quels sont les comportements et savoirs nécessaires chez le manager pour parvenir à une collaboration réussie ? Informer son assistant(e) sur les enjeux, dossiers en cours, partenaires de travail 64% Avoir conscience de la valeur ajoutée que l’assistant(e) peut apporter 62% Savoir se rendre disponible pour assurer des points de suivi réguliers avec l’assistant(e) 52% 41% Dire clairement ce qu’il souhaite 37% Savoir déléguer 22% Savoir dire quand un travail est bien fait Savoir dire pourquoi un travail est mal fait pour bien le faire faire ensuite 19% 16% Savoir remercier Quels sont les comportements et savoirs nécessaires chez l’assistant(e) pour parvenir à une collaboration réussie ? 56% Savoir s’adapter Etre force de proposition : en arrivant à son poste, observer puis proposer des idées et donner son avis 50% 49% Etre proactive Connaître les projets et enjeux du manager 48% Comprendre et connaître les intérêts professionnels et/ou personnels de son manager 38% Prendre l’initiative si le manager ne pense pas à déléguer 33% Connaître son environnement de travail 30% Les conditions d’une collaboration réussie 64% des assistantes attendent de leur manager qu’il les informe sur les enjeux, les dossiers en cours et les partenaires (67% pour les secrétaires/assistantes) et 62% d’entre elles attendent de leur manager qu’il ait conscience de leur valeur ajoutée (64% des secrétaires/assistantes de direction et 68% des secrétaires/assistantes spécialisées). Les secrétaires/assistantes pensent que leur manager attend d’elles avant tout des qualités d’adaptation (56%), de proposer des solutions (50%) et d’être proactives (49%). Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

8. 95% 5% 90% 10% 90% 10% 86% 14% 85% 15% 85% 15% 76% 24% 73% 27% 36% 64% 32% 68% Oui Non Soutien à la communication et aux relations internes et externes La quasi-totalité des assistantes interrogées pense que l’assistante à un rôle à jouer dans la qualité de la communication (95%), quel que soit le poste qu’elles occupent. La majorité des secrétaires/assistantes pense également avoir un rôle à jouer sur le climat de travail de leur équipe et avoir un impact positif sur celui-ci (90%). Pensez-vous que l’assistant(e) ait un rôle à jouer dans la qualité de la communication ? En revanche, les secrétaires/assistantes ne sont plus qu’un tiers à animer des réunions (36%) ou des groupes de travail (32%). Ces activités sont très corrélées au type de poste exercé : en ce qui concerne l’animation des groupes de travail , cela ne concerne que 23% des secrétaires/assistantes non spécialisées, 31% des secrétaires/assistantes spécialisées mais jusqu’à36% des secrétaires/assistantes de direction. Pensez-vous que l’assistant(e) ait un rôle à jouer dans le climat de travail de l’équipe ? Pensez-vous avoir un impact positif sur le climat de travail de l’équipe ? Pouvez-vous anticiper les réactions de votre manager lors de la transmission de vos messages et, par conséquent, adaptez-vous votre communication ? Avez- vous le réflexe de rendre compte, de faire le point de ce que vous avez fait, même si le travail n’est pas encore terminé ? Connaissez-vous les besoins de votre manager et de votre équipe ? 87 % des assistantes qui connaissant les besoins de leur manager estiment savoir les anticiper La relation que vous entretenez avec votre manager est-elle une relation de qualité ? Anticipez-vous (dans votre travail) les conflits éventuels ? 84% des assistantes qui anticipent les éventuels conflits dans le travail font le nécessaire pour les éviter ou les réduire Vous arrive-t-il d’animer une réunion de travail au sein du service ou en dehors ? Vous arrive-t-il d’animer une groupe de travail (groupe projet, par exemple) au sein du service ou en dehors ? Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

9. Cherchez-vous à optimiser la façon dont les informations sont mises à disposition ou circulent dans l’équipe ? 82% 18% Maitrisez-vous parfaitement les techniques de recherche sur Internet (utilisation des fonctions de recherche avancées) ? 22% 78% Avez-vous une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour votre manager ? 24% 76% Avez-vous une idée précise des informations dont votre manager a besoin ? 67% 33% Vous arrive-t-il de faire la synthèse de dossiers pour votre manager ? 62% 38% Disposez-vous d’un réseau interne (autres assistant(e)s de votre entreprise, par exemple) pour disposer rapidement des informations utiles ? 61% 39% Assurez-vous une veille informationnelle (même réduite) sur les dossiers importants ? 60% 40% Vous est-il arrivé de participer à l’évolution du système d’information de votre service et de votre entreprise ? 58% 42% Vous arrive-t-il d’élaborer un dossier documentaire, un dossier comptable ou un dossier de presse pour votre manager ? 55% 45% Disposez-vous d’un réseau externe à votre entreprise pour disposer rapidement des informations utiles ? 49% 51% Participez-vous à la sécurité du système d’information de votre service et de votre entreprise ? 30% 70% Êtes-vous abonnée aux flux RSS importants dans l’activité de votre entreprise ou de votre service (mises à jour de contenus de sites web) ? 79% 21% Oui Non Soutien à l’information Plus de 8 secrétaires/assistantes sur 10 cherchent à optimiser la mise à disposition des informations à destination de leur équipe et près de 8 sur 10 déclarent maîtriser parfaitement les techniques de recherches avancées sur internet. Si 67% de l’ensemble du panel a une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour son manager, elles ne sont plus que 67% des secrétaires/assistantes non spécialisées. De même, pour l’élaboration d’un dossier documentaire, un dossier comptable ou un dossier de presse pour leur manager, elles ne sont plus que 40% de secrétaires/assistantes spécialisées et 42% de secrétaires/assistantes non spécialisées. Seules 46% des secrétaires/assistantes non spécialisées sont amenées à faire la synthèse de dossiers pour leur manager. Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

10. 88% 12% 86% 14% 83% 17% 77% 23% 64% 36% 60% 40% 56% 44% 48% 52% 47% 53% 35% 65% 37% 63% 26% 74% Oui Non Aide à la décision 88% des assistantes se déclarent attentives à déceler les besoins ou problèmes de leur équipe et 86% proposent des solutions à leur manager. Elles argumentent leurs propositions dans 77% des cas. Si près des deux-tiers estiment avoir un rôle d’appui et de conseil vis-à-vis de leur manager, elles ne sont cependant qu’un quart à participer aux réunions stratégiques. Êtes-vous attentive à déceler les besoins ou problèmes dans votre équipe ? Les secrétaires/assistantes non spécialisées sont beaucoup moins partie prenante dans les activités liées à l’aide à la décision, telles que la recherche de solutions, le rôle de conseil, l’élaboration de tableaux de bord,… Proposez-vous des solutions aux différents problèmes à votre manager ? Cherchez-vous des solutions souples et adaptables, tout en respectant les normes professionnelles et organisationnelles ? Préparez-vous soigneusement l’argumentation des solutions que vous proposez ? Diriez-vous que vous avez un rôle d’appui et de conseil vis-à-vis de votre manager ? Contribuez-vous à la discussion, avec les membres de l’équipe, des problèmes ou des enjeux qui pourraient avoir une incidence sur les résultats ? Avez-vous eu l’occasion d’étudier, de façon précise et chiffrée, les avantages et inconvénients d’un projet (ex : solution bureautique, matériel de bureau) ? Participez-vous à l’élaboration des budgets et / ou tableaux de bord de votre service ? En cas de dérive par rapport à l’objectif, vous est-il arrivé de suggérer des actions correctives à votre manager ? Assurez-vous le suivi des plans d’action de votre manager ? Jouez-vous un rôle actif dans l’exploitation des budgets et / ou tableaux de bord du service (première analyse de résultats et d’écarts et alerte en cas de dérive) ? Participez-vous aux réunions stratégiques auxquelles participe votre manager ? Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

11. 94% 6% 91% 9% 85% 15% 85% 15% 72% 28% 74% 26% 74% 26% 56% 44% Oui Non Organisation de l’action Toutes les catégories de secrétaires/assistantes mettent en premier rang leur capacité à faire face avec souplesse et méthode aux urgences et imprévus (94%). Les secrétaires/assistantes non spécialisées préparent moins souvent les dossiers nécessaires aux réunions qu’organise leur manager) ? 54% contre 72% pour l’ensemble des secrétaires/assistantes et elles participent moins à la coordination des activités des membres de leur service (46% contre 56%). Quand aux secrétaires/assistantes spécialisées, elles cherchent moins systématiquement à optimiser les coûts lors de l’organisation des déplacements et manifestations 59% contre 74% pour l’ensemble . Faites-vous face avec souplesse et méthode aux urgences et imprévus ? Vous est-il aisé de changer rapidement votre façon de faire, vos priorités face à l’imprévu ou face à de nouvelles demandes de votre manager ? Recherchez-vous les occasions de changement visant à améliorer les processus de travail ou les systèmes ? Apportez-vous une assistance à votre manager et à l’équipe dans l’utilisation des outils bureautiques ou de l’information et de la communication ? Préparez-vous les dossiers nécessaires aux réunions qu’organise votre manager (pas seulement les photocopies) ? Vous est-il arrivé de participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de processus administratifs dans votre service ou dans votre entreprise ? Cherchez-vous systématiquement à optimiser les coûts lors de l’organisation des déplacements et manifestations ? Participez-vous à la coordination des activités des membres de votre service ? Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

12. SOUTIEN A LA COMMUNICATION 78% Secrétaire ou Assistante 77% Secrétaire/Assist. spécialisée Secrétaire/Assist. direction 74% 57% 81% 53% SOUTIEN A L'INFORMATION 75% 73% 60% ORGANISATION DE L'ACTION 51% 58% 60% AIDE A LA DECISION Moyennes des écarts par thème selon le poste occupé Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

13. Conclusion • Dans l’ensemble, les compétences des secrétaires/assistantes les plus sollicitées sont encore très liées à des activités de soutien au manager. • Elles sont encore globalement peu associées à des aspects « plus stratégiques » • Si le cœur de métier est globalement le même, certains activités sont plus marquées selon le poste occupé. • Les secrétaires/assistantes de direction et les assistantes non spécialisées sont plus orientées support au manager, avec des tâches à plus forte valeur ajoutée pour les secrétaires/assistantes de direction, telles que l’animation de réunions ou de groupes de travail. • Les secrétaires/assistantes spécialisées sont quant à elles davantage orientées métier, telles que l’illustrent les réponses suivantes : • « Former un binôme avec le manager » (59% contre 56% pour l’ensemble) • « Connaissez-vous les besoins de votre manager » (89%/85%) • « Avez-vous le réflexe de rendre compte » (89%/85%) • « Avez-vous une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour votre manager » (78%/76%) • « Contribuez-vous à la discussion, avec les membres de l’équipe, des problèmes ou des enjeux qui pourraient avoir une incidence sur les résultat » (70%/60%) Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009