1. Sprawy finansowe Barbara Banasik

2. Plan prezentacji • rejestracja w systemie Cerber • wniosek o dofinansowanie • rozliczenie projektu • sprawozdanie z projektu

3. Część 1 – rejestracja czyli jak zacząć

4. Cerber – co to jest? • składanie wniosków • zbiór uchwał • składanie sprawozdań • budżety

5. Rejestracja krok po kroku • rejestracja.cerber.samorzad.uw.edu.pl • Rejestracja jest dwuetapowa:

6. Kto może korzystać z Cerbera? Podstawą prawa do składania wniosków jest uchwała złożona w Biurze ZSS.

7. Rejestracja krok po kroku • Wprowadź dane osobowe • Zarejestruj • Donieś do biura ZSS UW dokumenty potwierdzające przyznanie pełnomocnictwa (uchwałę)

8. Uchwały • wszystkie wzory na stronie samorzad.uw.edu.pl dotacje > akty prawne > wzory uchwał • w sprawie udzielenia pełnomocnictwa finansowego • w sprawie odwołania pełnomocnictwa finansowego • w sprawie wyboru przewodniczącego ZSS • w sprawie wyboru przewodniczącego RM DS

9. Ważne! • Proszę najpierw dokonać rejestracji w systemie, potem donieść dokumenty do Biura. • Pełnomocnictwafinansowezłożone w Biurzeprzed 15 październikawygasają30 listopada.

10. Budżet ZSS UW

11. Część 2 –Wniosek o dofinansowanie Czyli jak złożyć idealny wniosek?

12. Cerber - początek wnioski.cerber.samorzad.uw.edu.pl

13. Przygotowanie projektu

14. Idealny wniosek

15. Składanie wniosku - etap I • Nazwa projektu • Podmiot • Podmioty współorganizujące • Osoba • Inne instytucje zaangażowane • Miejsce • Charakter przedsięwzięcia • Ilość uczestników • Zasięg projektu

16. Osoba odpowiedzialna – kto to jest? • odpowiada za prawidłową realizację projektu • składaw Biurze ZSS faktury do rozliczenia • składaw Biurze ZSS sprawozdanie przedsięwzięcia wraz z niezbędnymi dokumentami

17. Składanie wniosku - etap I • Nazwa projektu • Podmiot • Podmioty współorganizujące • Osoba • Inne instytucje zaangażowane • Miejsce • Charakter przedsięwzięcia • Ilość uczestników • Zasięg projektu

18. Charakter przedsięwzięcia? Mieszany, np. kulturalno-integracyjny

19. Poza projektami… WAŻNE ! ZSS jednostki może również złożyć wniosek o: • materiały biurowe • wyposażenie do biur organów Samorządu

20. Składanie wniosku - etap I • Nazwa projektu • Podmiot • Podmioty współorganizujące • Osoba • Inne instytucje zaangażowane • Miejsce • Charakter przedsięwzięcia • Ilość uczestników • Zasięg projektu

21. Zasięg projektu

22. Składanie wniosku - Etap II • opis projektu • przewidywane korzyści • data właściwego wydarzenia • harmonogram

23. Składanie wniosku - Etap II

24. Opis projektu - zawartość Opis projektu – treść: • rozwinięcie szczegółowe wcześniejszych pozycji • Opis miejsca • Wkład posczególnych podmiotów organizujących • Krótkie rozwinięcie "charakteru przedsięwzięcia

25. Opis projektu - zawartość Opis projektu – treść: • opis merytoryczny • opis planowanego przebiegu przedsięwzięcia • precyzyjny ale zwięzły plan logistyczno – organizacyjny • Powiązanie z kosztami (tak samo nazwane pozycje)

26. Opis projektu - zawartość 1. dlaczego warto dofinansować przedsięwzięcie? a) bo jest ważny z punktu widzenia integracji społeczności b) bo jest cykliczny, łączy się z wieloletnią tradycją c) ma wartość dodaną dla życia kulturalnego d) jest innowacyjny, orginalny, unikalny e) jest dobrze przemyślany organizacyjnie f) ma dopracowany kosztorys

27. Idealny opis projektu WAŻNE ! Idealny opis charakteryzuje się: • Zwięzłością (składa się jedynie z potrzebnych informacji – każde zdanie wnosi coś nowego do opisu) • Precyzją (opis dobrze oddaje charakter przedsięwzięcia • Wyważoną treścią (jest jej na tyle dużo, żeby zrozumieć kosztorys i zalety projektu, a na tyle mało żeby można było się zapoznać z nim w 3 min.) • Przejrzystością (osoba nie znająca realiów jednostki ani projektu po pierwszej lekturze znakomicie orientuje się w przedsięwzięciu

28. Składanie wniosku - Etap II

29. Składanie wniosku - Etap II

30. Składanie wniosku – Etap III • kosztorys • przychody • opis kosztorysu

31. Składanie wniosku – Etap III Zasady budowania kosztorysu: • Uwzględniamy wszystkie ponoszone koszty. • Wpisujemy realne i dokładne koszty: koniecznie koszt jednostkowy! • Uwzględniamy wszystkie przychody. • Wszystkie pozycje muszą być dobrze opisane!

32. Czego nie finansujemy? WAŻNE ! Zarządzenie Przewodniczącego ZSS UW • produkty spożywcze • paliwo • kwiaty • usługi wykonywane zagranicą (z wyłączeniem noclegu i transportu) • cateringu na spotkania świąteczne powyżej 1800 zł

33. Wyżywienie/catering - uwagi • wymagana zgoda rektorska (dołączana do wniosku) • z wyłączeniem • konferencji naukowych • spotkań świątecznych • obozów zerowych • catering na spotkania świąteczne do 1800 zł!

34. Umowy • Obowiązek podpisywania umów: • Transport (zawsze) • Inne powyżej 4000 zł (np. nocleg, koszulki) • Wszystkie umowy zawieramy na wzorach ZSS UW. • Podpis składa jedynie usługodawca. • Obowiązek złożenia w Biurze ZSS na co najmniej 5 dni przed wykonaniem.

35. Umowy samorzad.uw.edu.pl > dotacje > wzory umów • Osoba fizyczna • Osoba prawna • Współorganizacja imprezy • Najem ośrodka • Przewóz • Dostawa • Catering

36. Katalog firm obligatoryjnych • materiały biurowe • papier uw.edu.pl • bilety lotnicze, wizy itd. www.bwz.uw.edu.pl

37. Planowanie budżetu Podstawowe źródła przychodów: • Cegiełki • I filar • Dziekan / Dyrektor jednostki • II filar

38. Złożenie wniosku

39. Zasady składania wniosków • jedno przedsięwzięcie – jeden wniosek • wniosek łączny na I i II filar • wniosek ZAWSZE przed wydarzeniem • nie dotujemy przedsięwzięć o charakterze • przede wszystkim turystycznym lub rekreacyjny • politycznym lub religijnym

40. Wnioski - ważne terminy I filar • co najmniej na 3 dni przed rozpoczęciem przedsięwzięcia (złożenie w Biurze) • do 30 listopada • po 31 października maks. 30 % budżetu II filar • do 15 dnia każdego miesiąca, z wyłączeniem lipca, sierpniaigrudnia

41. Część 3 – komisja finansowa Jaką drogę pokonuje wniosek?

42. Droga, którą przebywa wniosek UWAGA! Wersja elektroniczna idzie za wersją papierową.

43. Kryteria oceny wniosku 1. koszty [15%]; 2. szczegółowość opisu merytorycznego [15%]; 3. szczegółowość kosztorysu [15%]; 4. innowacyjność [10%]; 5. stosunek dotacji do pozostałych przychodów [10%] 6. korzyści dla uczestników [9%]; 7. zasięg [9%]; 8. charakter projektu [7%]; 9. perspektywa kontynuacji przedsięwzięcia [5%]; 10.kwota dotacji przeznaczana na jednego uczestnika projektu [5%];

44. Część 4 – rozliczenie projektu Jak przetrwać?

45. Rozliczenie projektu • oryginały faktur • Wystawione nie wcześniej niż w dniu imprezy • faktury przelewowe – termin min. 21 dni • złożone w Biurze w ciągu 7 dni • Dobrze opisane • ZAWSZE należy wykonać kopie WSZYSTKICH faktur

46. Rozliczenia - terminy • umowy na co najmniej 5 dni przed • faktury w ciągu 7 dni od wystawienia • sprawozdania w ciągu 30 dni od zakończenia projektu • Sprawozdaniado 15 grudnia

47. Idealny opis faktury • za co? • kiedy? • gdzie? • kto brał udział? • [dlaczego?] • charakter przedsięwzięcia • numer uchwały przyznającej dotację • oświadczenia

48. Opis faktury – przykłady (1) Faktura za plakaty na Połowinki Komisji Finansowej, organizowane przez KF, rozwieszone w budynku Samorządu Studentów w dniach 10-11.03.2010r.Charakter przedsięwzięcia: integracyjny. Numer uchwały: I/47/821/PM/2011. Potwierdzam wykonanie usługi [podpis][pieczątka].

49. Opis faktury – przykłady (2) Faktura za wynajem sali kinowej w Kinie Muranów na Przegląd filmów subkontynentu indyjskiego, organizowanego przez Komisję Finansową i ZSS UW. Przegląd odbył się w dniach 24-28.10.2011r.Udział wzięli: studenci UW (350 osób) oraz inni (150 osób).Charakter przedsięwzięcia: kulturalny. Numer uchwały: II/47/822/PM/2011.Potwierdzam wykonanie usługi [podpis][pieczątka].Załączniki: Umowa na wynajem sali.

50. Oświadczenie - treść Treść powinna składać się z trzech elementów: • Potwierdzam wykonanie usługi [podpis]. • Gotówką zapłacił/a[imię i nazwisko], proszę o zwrotna konto [numer konta, adres posiadacza/ki]. • Pieczątka