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Breakout Session Financial Reporting (SERs)

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18 diapositives · 330 Views · Aug 04, 2014

This document outlines the essential requirements for financial reporting concerning grant-funded personnel. Timesheets are mandatory for all personnel and must accurately capture activities, duties performed, and all hours worked. Records, including employee timesheets, invoices, receipts, and travel logs, must be maintained at your agency for at least three years after the grant closes. The Subgrant Expenditure Report (SER) must include all grant-related expenses incurred during the month or quarter to secure reimbursement. Ensure that all expenses align with your approved budget.

Breakout Session Financial Reporting (SERs) - slide 1
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Breakout Session Financial Reporting (SERs)
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Transcription de la présentation
  1. Breakout SessionFinancial Reporting (SERs) October 2013

  2. Documentation Requirements Timesheets are required for all grant funded personnel Timesheets must capture: Activities/duties performed during time worked All time worked Maintain all records at your agency including Employee Timesheets Invoices Receipts Travel Logs Keep grant-related records for at least 3 years after grant closes

  3. Subgrant Expenditure Report [SER] Transfer Excel expenditure category totals to the SER/Request for Funds form All grant related expenses incurred for the month/quarter must be listed on this form to obtain reimbursement Expenses must be incurred during the grant period

  4. Travel Expense Statement Form

  5. Travel Expense Form- Page 2

  6. SER Excel Report If it’s not listed in your approved budget, you cannot claim it!

  7. Why is My Reimbursement Check Less Than I Requested? Mathematical Errors Not Signed by Authorized Official or Designee Expenses outside of grant period Expenditures submitted not on approved grant budget