Folyamatmodellezés feladatai és ütemezése

1. „A felsőoktatási intézmények minőségkultúra váltásának pilot programja” HEFOP-3.3.1-P.-2004-09-0129/1.0 Folyamatmodellezés feladatai és ütemezése

2. FOI alprogram főbb szakaszainak bemutatása SZAKASZOK Részletes projektterv összeállítása Elvárásokés legjobbgyakorlat feltárása FOImodell sarokpont-jainak ki-dolgozása Felsőoktatási folyamat-modell adaptációja Felsőoktatási folyamat-modell bevezetése Részletes felsőoktatási folyamat-modell kidolgozása Felsőoktatási folyamat-modell oktatása A munka végrehajtásá-nak részletes megtervezése közreműködők bevonásával A folyamatok kialakítása során figyelembe veendő elvárások rögzítése A résztvevők által közösen elfogadott sarokpontok körének a meghatáro-zása A folyamatok részletes kidolgozása team-munkában A normatív folyamatok bemutatása, oktatása az adaptációban érintetteknek A normatív folyamatok intézményekre való testreszabása, bevezetés megtervezése Az adaptált normatív folyamatok bevezetése, eredmények rögzítése CÉLOK EREDMÉNYEK • Részletes munkaterv • Részletes ütemezés • Főbb elfogadási pontok • Elvárások listája • Feltárt legjobb gyakorlat leírása • Innovatív megoldások • Innovatív technológiák • Normatív szervezeti modell • Fogalomtár • Normatív folyamat-modell • Input-output kapcsolatok • Szervezet – tevékenység összerendelés • Oktatási anyag (módszertan, folyamatok, bizonylatok, technológiák) • Kiképzett közreműködők • Adaptált folyamat-modell • Munkaterv a bevezetéshez • Bevezetési módszertan • Bevezetett folyamat-modell • Átalakított működés

3. Teamek Stratégiai és irányítási folyamatok Alapfolyamatok Támogató folyamatok • Irányítás hatékonyságának javítása • Működés minőségfejlesztése • Alapképességek előtérbe helyezése • Hatékonyabb végrehajtás • Cél a működés korszerűsítése, javítása • Egyszerűbb információáramlás • Felelősségek egyértelmű meghatározása • Hallgatók, partnerek elégedettségének javítása • Új, korszerű technológiák bevezetése Részletes felsőoktatási folyamat-modell kidolgozása A részletes normatív folyamatmodellt teamek keretében dolgozzuk ki Elvárások + Legjobb gyakorlatok + FOI modell sarok-pontjai Korábbi FOI modell + egységes módszertan és technikai háttér A teamek munkájának eredményeként kialakításra kerülnek azok a normatív folyamatok, amelyeket az adaptáció során kiindulópontnak tekintünk.

4. Folyamatmodellezés végrehajtása • Indító workshop teamek keretében • Módszertani alapok • Modellezési alapok • Ütemezés, határidők • Folyamatok felosztása – felelősökhöz rendelése Folyamatmodellezés elindítása workshop-ok keretében Folyamatmodellek kidolgozása, egyeztetése Folyamatmodellezés eredményeinek integrációja • Folyamatmodellek kidolgozása • Folyamatmodellek kidolgozása a háttérben táblázat formában • Workshop-ok a folyamatmodellek egyeztetésére – 10-15 folyamat/nap • Szakértői javaslatok • Folyamatmodellek eredményeinek integrációja • Szakértői előkészítés – integrációs pontok, konzorciumok közötti eltérések • A teameket átfogó workshop az integrációs pontok egyeztetésére szekciómunkában • A háttérben zajló modellezés követése, folyamatos minőségbiztosítása, hogy a szakmailag megfelelő szinten előkészített javaslatok kerüljenek a teamek elé egyeztetésre. • A háttérben az innovációk tartalmának, valamint a folyamatok integrációjának egyeztetése és követése, a workshop-ok keretében nem leegyeztetett eltérések külön kezelése.

5. Folyamatmodellezés módszertani és technikai támogatása • Folyamat definiciója, szöveges leírása: A teamek a normatív modell folyamatait nem az ARIS-ban dolgozzák ki, hanem táblázatos formában készítik el. • A teamekhez, munkatársakhoz rendelt szakmai koordináció feladata a folyamatmodellek előzetes áttekintése, szakmai értékelése, ami kitér a táblázatban elkészített folyamatok • folyamatszerűségének – lefutás, konvenciók, teljes körűség, • valamint tartalmi értékelésére is. • A workshopok előtt központilag készülnek el a szakmai szűrőn átment táblázatos leírásokból a folyamatmodellek, amit a workshopok előkészítéseként Html formában megkapnak a teamtagok, illetve a kidolgozók.

6. Folyamatmodellezés teameken belül – közreműködők feladatai • Szükséges feltételek: • Teamek létrehozása (stratégiai, alapfolyamatok (oktatás – kutatás), támogató folyamatok) • Folyamatstruktúra véglegesítése • Az egységesen értelmezett szervezeti modell megfogalmazása • Egységes módszertani háttér alapjainak a rögzítése • Technikai háttér biztosítása (ARIS adatbázis) • Szakmai koordináció feladata: • Modellezési alapismeretek megfogalmazása, konvenciók rögzítése • Modellezés alapelveinek, céljának rögzítése • Munkamenetrend rögzítése • Folyamatok modellezésének időbeli ütemezése, konzorciumok közötti szinergia kihasználása • A teamek szakmai irányítása, moderációja, a munka folyamatos követése • A teamekbe delegált munkatársak feladata: • Folyamatok modellezése a háttérben • A kidolgozott folyamatmodellek egyeztetése team működés keretében

7. A munka első fázisa integrált teamekben zajlik FOI alprogram vezető Dr. Gábor AndrásEgyetemi tanár - BCE Stratégiai és irányítási folyamatok Alapfolyamatok Támogató folyamatok Részletes felső-oktatási folyamat-modell kidolgozása Felsőoktatási folyamatmodell oktatása Folyamat teamek Folyamat teamek Folyamat teamek Berzsenyi Dániel Tanárképző Főiskola BudapestiCorvinus Egyetem Eszterházy Károly Főiskola Miskolci Egyetem Szolnoki Főiskola Veszprémi Egyetem Felsőoktatási folyamatmodell adaptációja Felsőoktatási folyamatmodell bevezetése Belső projekt-szervezet Belső projekt-szervezet Belső projekt-szervezet Belső projekt-szervezet Belső projekt-szervezet Belső projekt-szervezet

8. Be kell mutatni a normatív folyamatmodell kialakításában résztvevőknek, hogy milyen keretek között értelmezett a konzorciumok közötti szakmai együttműködés Intézményi board Projektvezető Projekt menedzser Programmenedzsment FOI alprogram vezető UNI – CAF alprogram vezető Pécsi konzorcium(10 team) Stratégiai és irányítási folyamatok Alapfolyamatok Támogató folyamatok Az együttműködés kereteit láthatóvá kell tenni a miskolci konzorciumban résztvevő kollégák számára is. Ez egyfelől érinti azt, hogy milyen kötöttséget és alkalmazkodást igényel az együttműködés, másfelől érinti az eredmények kölcsönös felhasználásának módját, kereteit.

9. A három fő teamen belül javasoljuk a további bontását a folyamatoknak Stratégiai és irányítási folyamatok Alapfolyamatok Támogató folyamatok Teamek: Alteamek: Stratégia-alkotás Oktatás Gazdasági adminisztráció Stratégiai humán erőforrás m. Kutatás Humán erőforrásgazdálkodás Teljesítmény-menedzsment Hallgatói kapcsolatok kezelése Beszerzés Informatika Létesítmény-gazdálkodás • Az alteamekhez kapcsolódóan a következő elvárásokat fogalmazzuk meg: • Ne legyenek nagyobbak az alteamek 5-6 főnél, a résztvevők önálló felelősséget vállalnak a folyamatmodellek előállításáért. • Az alteameknek van formális vezetőjük, akik mind az ütemezésért, mind a szakmai anyagok előállításáért is felelnek.

10. RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B Konzorciumi tagok pályázat előkészítése során tett vállalásai a FOI alprogramban Berzsenyi Dániel Tanárképző Főiskola Corvinus Egyetem Debreceni Egyetem Eszterházy Károly Főiskola Miskolci Egyetem Szolnoki Főiskola Veszprémi Egyetem Stratégiai és irányítási folyamatok • Stratégia-alkotás • Stratégia-alkotás • Stratégia-alkotás • Stratégiai HR • Stratégia-alkotás • Stratégiai HR • Stratégiaalkotás • Controlling • Stratégiai HR • Controlling • Stratégiai HR(adaptáció) RF TF A B Alap-folyamatok • Képzés • Képzés • Képzés • Kutatás • Kutatás • Képzés • Kutatás • Képzés Támogató folyamatok RF TF A B • Gazdasági ad. • HR • Hallgatói kapcslolatok g. • Gazdasági ad. • HR • Hallgatói kapcsolatok g. • Létesítménygazd. • Gazdasági ad. • HR, hallgatói k. • Létesítményg. • Hallgatói kapcsolatok • HR • Információs r. • Gazdasági ad. • HR, • Hallgatói kk. g. • Információs r. • Beszerzés RF: Rendszerfejlesztés (FOI modell) TF: Tananyagfejlesztés, oktatás : csak belső képzések megtartásaA: Adaptáció (normatív folyamatok) B: Bevezetés (adaptált folyamatok)

11. A résztvevők által a háttérben előkészített folyamatokat személyes egyeztetések keretében célszerű áttekinteni A folyamatmodellezés fázisában a teameknek többször kell találkozniuk ahhoz, hogy át lehessen tekinteni a folyamatmodelleket, hogy ténylegesen teamműködés keretében vitassuk meg és véglegesítsük a folyamatok részleteit. 1. Folyamatok kiosztása a kidolgozásban résztvevő munkatársak között 2. Folyamatmodellek egyeztetése 3. Integrációs pontok egyeztetése

12. Felsőoktatási folyamat-modell oktatása A normatív folyamatok bemutatása szól mind az adaptációban résztvevőknek, mind az intézmény vezetésének Kidolgozott normatív folyamatmodell Normatív folyamatok alapján tananyag fejlesztése Az intézményi adaptációban érintett közreműködők oktatása Adaptáció A normatív folyamatok bemutatása az intézményi vezetőknek • A normatív szervezeti modellt bemutató oktatási anyag kidolgozása. • A normatív folyamatokat bemutató oktatási anyag kidolgozása. • A folyamatok kialakítását és értelmezését bemutató módszertan leírása. • Az adaptáció közreműködőinek tartott oktatások kitérnek • a normatív folyamatok részletes bemutatására, illetve az alkalmazott módszertan ismertetésére, • az adaptáció szakaszának módszertani bemutatására. • Az intézményi vezetés számára tartott oktatások kitérnek a normatív folyamatmodell bemutatására, kihangsúlyozva az innovatív, korszerű megoldásokat.

13. A normatív folyamatmodell kidolgozásának és oktatásának ütemezése • 2005. november 1. • 2005. december 31. • 2006. március 31. • 2006. június 30. • Tevékenységek • A folyamatmodellezési szakasz előkészítése • intézményi szintű egyeztetés a feladatokról • teamek felállítása • innovációk intézményi bemutatása • Modellezési és módszertani kézikönyv összeállítása • Indító teamülések megtartása, a folyamatmodellezés elindítása • Normatív folyamatmodell kidolgozása, egyeztetése • Folyamatmodell integrációja, véglegesítése • Folyamat-modell oktatása, ARIS oktatás Határidő:december 8. November 25. 2. teamülés megtartása 1. teamülés megtartása Oktatás és feladat-kiosztás Normatív folyamatok elfogadása Tananyagok elkészítése

14. Normatív szervezeti modell Intézményi Tanács Társadalmi Tanács Minőségügyi Bizottság Hallgatói Önkormányzat Akadémiai programok B. Gazdasági Bizottság Rektor / Főigazgató Rektori / Fő-igazgatói Hiv. Rektor / Főigazgató helyettesei Gazdasági Főigazgató Intézményi törzskar egységei Intézményi alaptevékenységet támogató szolgáltató e.-ek Intézményi funkcionális támogató szolgáltató egységek Kari Tanács TematikusBizottságok Stratégiaalkotás, szervezetalakítás és működésfejlesztés Gazdasági adminisztráció Kar vezetője Kar vezetőjének Hivatala Hallgatói kapcsolatok gondozása Kari vezető helyettesei Beszerzés, készlet- és raktárgazdálkodás Hallgatói adminisztráció Stratégiai humán-erőforrás menedzsment Létesítmény-gazdálkodás Kutatást támogató monitoring, pályáztatás Minőségirányítás Operatív akadémiai egységek Programigazgatóság A Operatív gyakorlati egységek Informatika Külső kapcsolatok, PR és marketing Controlling Intézet A Intézet B Programok Humánerőforrás-gazdálkodás Tanszék Tanszék Könyvtár Belső ellenőrzés Sport Közétkeztetés Kutatóközpont Kutatóközpont Programigazgatóság B Idegennyelvi képzés Jog Programok Kollégiumok, szakkollégiumok