Princip zaúčtování dokladů v aplikaci EKOS

2. Princip zaúčtování dokladů v aplikaci EKOS Ing. Iveta Klimečková

3. Proces účtování prvotních dokladů • Předkontace ( předdefinované, ručně ) • Zaúčtování – akce na vyžádání • Prvotní doklad – účetní doklad ( promítnutí prvotní evidence do účetní evidence ) • Dvě základní linie • Přímé, okamžité ( on-line ) • Dávkové ( obvykle s časovým posunem ) • Kontace • Účetní doklad – obrat účtu v hlavní knize ( promítnutí zaúčtování dokladů do kont účetních knih )

4. Řešení v aplikaci EKOS do verze 15.00 • Dávkové zpracování pomocí přenosů • Nezbytné pro sehrávání více datových prostředí ( adresy datových prostředí v Poště ) • Proces vytvoření dávky, vytvoření zprávy a zpracování zprávy • Uživatelské ovlivnění kroků v nastavení parametrů funkcí • Nelze vyloučit Zpracování zpráv v přijímacím modulu ( chyby při zpracování ) • Zablokování oprav vysílajícího modulu X Oprava čehokoli v účetním deníku • Opravy v zaúčtování nelze promítnout do prvotních evidencí( těžkopádné opravy zaúčtovaných dokladů v podřízených modulech )

5. Od verze 15.00 • Propojení datových adresářů ( adresy datových prostředí jsou v Centrální správě ) • Není nutné používat pro spolupráci Pošty • Propojení aplikací EKOS přes Centrální správu • Pohled z prvotních evidencí do účetnictví a naopak • Deník upraven na dokladovou evidenci • položky z řádků vytaženy do hlaviček dokladů • Přímé zaúčtování • Jednotlivých dokladů • Hromadně ( dávka s vyloučením přenosů )

6. Koncepce vývoje • Implementovat plnou funkčnost pro všechny aplikace EKOS • Realizace vazeb nejen s účetnictvím ( propojení faktury a její platby, dodacích listů s fakturou apod. ) • Vše přístupné z libovolného místa ( s respektováním uživatelských přístupů ) • Až po logické vazby při opravách ( v účetním deníku – pouze zaúčtování, v prvotní evidenci – „její“ údaje )

7. Pohled z prvotní evidence Příklad pohledu z pokladny do účetnictví

8. Kde a kdy lze vidět zaúčtování • Zaúčtování je přístupné v dokladech v podsouboru Zaúčtování ( viditelné i v tabulkovém režimu variantních souborů ) • Pro vstup do Zaúčtování je třeba mít nastaveno propojení v Centrální správě (jinak se objeví chyba) • Zaúčtování připojené k dokladu je jeho závazným zaúčtováním a lze jej odsud i tisknout • Zaúčtování se vyplní tehdy, je-li doklad fyzicky v účetním deníku ( doklady dávky, která není přijata v účetnictví Zaúčtování vyplněno nemají, i když mají příznak Přeneseno = Ano ) • Realizováno v POK, FAK, MTZ a částečně INM (odpisový doklad)

9. Pohled z účetnictví Příklad propojení účetnictví s pokladním dokladem

10. Jak se lze z deníku dostat přímo do prvotního dokladu • Vstup do prvotní evidence je přístupný z Dokladů deníku v podsouboru Prvotní doklad • Podmínkou je nastavení spolupráce aplikací v Centrální správě • Pro doklady pořízené před verzí 15.00 je nutné dosadit Typ prvotního dokladu a Pořadové číslo datového adresáře ( pro nové doklady se tyto položky naplní jejich zaúčtováním ) • Z jednoho deníku lze vidět více pokladen • Realizováno plně pro POK, částečně MTZ ( sběrný doklad ) a INM ( odpisový doklad )

11. Přímé zaúčtování jednotlivých dokladů Příklad zaúčtování dokladu na F7

12. Které doklady lze účtovat na F7 • Jsou určeny k účtování (FAK – Do účetnictví =Ano), splňují podmínky vstupu do dávky (POK – Uzavřeno=Ano ) a dosud zaúčtovány nebyly ( podmínky stejné jako u přenosů ) • Nenabízí-li se doklad k Zaúčtování ( na F7 se nabízí Odúčtování ), znamená to: • Je již skutečně zaúčtován ( vstup do deníku ukazuje jeho Zaúčtování ) • Byl vytvořen dávkou, která dosud nebyla zpracována v Účetnictví ( Zaúčtování je prázdné, ale doklad už má příznak Přeneseno=Ano ) • Podmínkou je propojení aplikací v Centrální správě • Realizováno pro POK, FAK

13. Zaúčtování hromadné ( dávkou ) bez přenosů

14. Co se přihodí při hromadném zaúčtování Pokladny • Po spuštění funkce Přenos z pokladny a jejím úspěšném proběhnutí jsou doklady ihned v deníku • Naplní se tedy i jejich Zaúčtování v pokladně • Aktualizuje se příznak Přeneseno a vytvoří se kopie jejich zaúčtování v archívu dávek • Platby faktur vstoupí do dávky, příp. vytvoří zprávu • Podmínky: • V Nastavení pokladny dosadit do položky Přímé účtování pokladních dokladů hodnotu 1 ( Ano ) • Propojení v Centrální správě • Realizováno pro POK

15. Opravy zaúčtovaných dokladů Příklad odúčtování dokladu

16. Co znamená odúčtování dokladu • Odúčtování dokladu : • Smaže jeho zaúčtování v deníku • Smaže kopii zaúčtování z archívu dávek • Přepíše hodnotu Přeneseno na Ne ( 0 ) • Doklady zakontované v účetnictví odúčtovat nelze ( lze se zanořit do účetnictví, doklad odkontovat a pak provést odúčtování z Pokladny ) • Princip: zaúčtování dokladu opravit z prvotní evidence a opět zaúčtovat ( soulad stavu evidencí – aktualizuje se i zaúčtování v archívu dávek a stav dokladu ) • Realizováno pro POK

17. Doporučený postup zaúčtování dokladů a jejich oprav • Zaúčtujte doklad zvolenou metodou ( přímo na F7, hromadně nebo pomocí přenosů ) • Zkontrolujte věcnou správnost zaúčtování jak jste zvyklí, nejlépe v účetní knize • V případě oprav přejděte do prvotní evidence, odúčtujte doklad a opravte (nemažte zaúčtování v deníku ) • Znovu zaúčtujte doklad ( libovolnou metodou ) • Platí zatím plně pro Pokladnu, v budoucnu i ostatní moduly

18. Závěr • Od verze 15.00 je možné : • Propojit aplikace EKOS mezi sebou přímým pohledem ( i více datových adresářů ) • Zaúčtovat doklad bez přenosů, případně kombinovat dávkové a on-line účtování • Opravy provádět v prvotní evidenci včetně promítnutí do účetnictví • Přirozené a jednoduché řešení následně v celém systému EKOS • Nenutíme Vás používat, ale nabízíme

19. Děkuji za pozornost