1. Савремена канцеларија Cancelilaria – новолатинска реч, данас означава просторију за рад, уред. Канцеларијско пословање у ужем смислу – круг послова у вези рада са актима. Канцеларијско пословање у ширем смислу – канц. посл. у ужем смислу и све активности које прате рад са актима. Канцеларија је основни простор за рад и кретање извршилаца у току рада, с циљем да се одређени радни задатак реализује.

2. Канцеларија има своја обележја: - величину, - распоред, - обележје - намену. Опремљеност канцеларије обухвата више елемената: - простор, - адекватно осветљење, - изолованост од буке и вибрација, - климатске услове, - техничке услове, - намештај, - канцеларијске извршиоце.

3. ПРОСТОР -основни предуслов за рад и посматрамо га као зграду, канцеларију и радно место. Зграда – локација, распоред просторија, улаз у зграду, означавање, приступачност... Канцеларија – величина (број радних места), распоред (рационалан), обележавање (нумерација, име службе...). Радно место – минималан простор за једног извршиоца одређен површином (3-4м2) и запремином (9-12м3).

4. ОСВЕТЉЕЊЕ Најзначајнији физички услов. Две врсте осветљења: - природно - вештачко. Природно потиче од Сунца, најмање замара, најпријатније је за људско око, безбојно је. Вештачко осв. је допуна природном осветљењу. Зависно од извора: електрично (жућкасто, непријатно, замарајуће), флуоросцентно (беличасто, најмање замара око, економично), неонско (црвено, љубичасто, плаво, замара око, мења природне боје предмета, за рекламе).

5. ИЗОЛОВАНОСТ ОД БУКЕ И ВИБРАЦИЈА Бука је сваки шум, тон или звук који непријатно делују на слух или омета радну способност (decibel). Доња (праг чујности) и горња (праг бола) граница чујности. Према месту настанка – спољашња (превентивно се отклања) и унутрашња (бешумна средства, подметачи, антирезонантни намештај...). Бука је извор вибрација (померања односно по-кретања основе на којој је извршилац). Елими-нишемо вибрације јер оне остављају негативне последице на централни нервни систем.

6. КЛИМАТСКИ УСЛОВИ Подразумевају се особине ваздуха – температура (18-22ºС) и влажност (50-60%). Вентилација – проветравање, загревање, клима уређаји. Утичу на извршиоца, средства за рад, потрошни материјал и намештај.

7. ТЕХНИЧКИ УСЛОВ РАДА Опремљеност савременим механизованим или аутоматизованим средствима за рад. Уређаји за писање, комуницирање, репрографије, алати, озвучење канцеларије...

8. КАНЦЕЛАРИЈСКИ НАМЕШТАЈ -удобан, стандардизован и типизиран, рационалан, лепих линија, једноставан. Основни: сто (стабилан и антирезонантан), столица (стабилна и удобна) и орман (одговарајуће димензије, дубине и материјала). Додатни: полице, чивилуци, плакари, завесе, слике, теписи, цвеће, графикони...

9. КАНЦЕЛАРИЈСКИ ИЗВРШИОЦИ Они су субјекти рада. Он треба да је стручан (теоретски и практично), морално-карактеран (поштен, дружељубив, амбициозан, иницијативан...) Мора да је тачан, уредан и савестан, а са временом рационалан. Документацију мора да води уредно, прегледно, перманентно се усавршава, прати промене, води рачуна о пословној стратегији, да иницира, инспирише и подстиче иновационе процесе у установи у којој је запослен.