1 / 71

Forandringsprogram – Københavns Kommune

Børne- og Ungdomsforvaltningen Forslag til samlet forandringsprogram . Oplæg. Forandringsprogram – Københavns Kommune. 17. oktober 2006. Baggrund BUF’s situation og udfordringer…………………………………………………………………………………………… 3

kirsten
Télécharger la présentation

Forandringsprogram – Københavns Kommune

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Børne- og Ungdomsforvaltningen Forslag til samlet forandringsprogram Oplæg Forandringsprogram – Københavns Kommune 17. oktober 2006

  2. Baggrund BUF’ssituation og udfordringer…………………………………………………………………………………………… 3 Gennemførelse af et samlet forandringsprogram………………………………………………………………………. 4 Faglighed For Alle Ambitioner og resultatkrav…………………………………………………………………………………………………. 5 - 6 Hovedindsatsområder i 2006……………………………………………………………………………………………… 7 Organisation Ambitioner og resultatkrav…………………………………………………………………………………………………. 8 Hovedindsatsområder i 2006……………………………………………………………………………………………… 9 Økonomistyring Ambitioner og resultatkrav…………………………………………………………………………………………………. 10 Hovedindsatsområder i 2006……………………………………………………………………………………………… 11 Økonomisk balance Ambitioner og resultatkrav…………………………………………………………………………………………………. 12 Hovedindsatsområder i 2006……………………………………………………………………………………………… 13 Resultater i 2007 De væsentligste milepæle i 2007…………………………………………………………………………………………. 14 Programstyring Programorganisering og –styring…………………………………………………………………………………………. 15 - 20 Kritiske succeskriterier…………………………………………………………………………………………………….. 21 BILAG: Bilag A: Faglighed For Alle: Aktivitetsoversigt…………………………………………………………………….. 23 Bilag B: Organisation: Fra resultatkrav til leverancer……………………………............................................. 24 - 28 Bilag C: Organisation: Aktivitetsoversigt……………………………………………........................................... 29 Bilag D: Økonomistyring: Fra resultatkrav til leverancer…………………………………………………………. 30 - 34 Bilag E: Økonomistyring: Aktivitetsoversigt……………………………………………………………………….. 35 Bilag F: Faglighed For Alle: Oversigt over igangværende og fremtidige initiativer…………………………… 36 - 53 Bilag G: Organisation: Oversigt over igangværende og afsluttede initiativer…………………………………. 54 - 64 Bilag H: Økonomistyring: Oversigt over igangværende og fremtidige initiativer……………………………… 65 - 69 Bilag I: Begrebsoversigt…………………………………………………………………………………………… 70 - 71 Indhold Side

  3. BUF har en række faglige og organisatoriske udfordringer som skal imødegås BUF står overfor en række udfordringer: Barrierer for løsninger : • Forvaltningen skal have øget fokus på faglighed • Forvaltningens reorganisering i forbindelse med sammenlægningen af FAF og UUF har været vanskelig bl.a. som følge af: • forskellige organisationskulturer • en hurtig og ikke afsluttet sammenlægningsproces • BUF’s nye administrative forvaltningsmodel indfrier ikke forventningerne: • centralforvaltningen har behov for bedre overblik over sine administrative opgaver og samspillet med politikerne • distrikterne har behov for en entydig arbejdsdeling i forhold til centralforvaltningen • institutionerne ønsker bedre muligheder og klarere retningslinjer for deres selvforvaltning • Den nuværende økonomistyring har en række mangler og har ikke tilskyndet til en optimal økonomisk adfærd og styring • Forvaltningen skal - som konsekvens af en budgetoverskridelse på 180 mio. kr. sidste år – finde væsentlige besparelser i kommende budgetår • Forvaltningens interessenter har forskellige opfattelser af udfordringerne og deres løsninger • Medarbejderne har fornyelig gennemgået en større, vanskelig omstillingsproces • BUF’s forvaltningsmodel skal afspejle forskellige modsatrettede hensyn, som fx decentralisering versus centralisering og ensartethed versus nærhed • Besparelserne skal identificeres i en ressourcekrævende periode med reorganisering, ny forvaltningsmodel, og stigende faglige forventninger • Den nye forvaltningsmodel forudsætter tværgående koordinering og samarbejde; men overlevede normer og incitaments- og organisationsforhold trækker mod den ”gamle model” Hvordan kan BUF udvikle sig til en faglig og administrativ velfungerende forvaltning, som lever op til politikere, borgere og andre nøgleinteressenters krav og forventninger?

  4. Organisation • BUF organisationen sikrer: • Sammenhængende, ressourceeffektiv og fleksibel opgavevaretagelse med tilfredse kunder og medarbejdere, udnyttelse af synergier og opfyldelse af visionen Økonomistyring • BUF økonomistyring er karakteriseret ved en: • Sammenhængende, ensartet og gennemsigtig styringsmodel, indeholdende effektive planlægnings- og opfølgningsprocesser Økonomisk balance • BUF har økonomisk balance gennem: • Udnyttelse af synergieffekter, effektivisering af processer samt synliggørelse og efterfølgende eliminering af overflødige arbejdsgange Der gennemføres et sammenhængende forandringsprogram i BUF med entydige mål og resultatkrav Faglighed for Alle • Udvikling af kvalitet og faglighed • Faglighed for Alle er kernen i programmet, som skal imødegå de københavnske udfordringer med en sammenhængende og fokuseret indsats, der er kendetegnet ved høj kvalitet og faglighed. BUF skal understøtte kerneydelserne –arbejdet med børn og unge – på en enkel og synlig måde Forvaltningen skal professionelt understøtte den politiske styrings- og prioriteringsopgave Ambitioner for de 4 spor 1. januar 2009 Projekter gennemføres iht. programstyring og resultatkrav 1. januar 2008 Projekter gennemføres iht. programstyring og resultatkrav Primo 2. kvartal: Ny organisations-struktur går i drift Implementering af ny styringsmodel (fælles med Økonomistyring) 1. januar 2007 Etablering af og klargøring af projekter tilopstart pr.1. januar 2007 Ny økonomistyrings- og budgetmodel er fastlagt og implementeret Ledelses-information er udviklet Overordnede principper for organisations-struktur og opgaveplacering foreligger Oplæg til styringsmodel .. Principper for ny økonomistyrings- model på plads. Her og nu tiltag fra 23-punktsplanen er gennemført 1. nov. 2006 • … Programstart Gennemførelse afbudgetanalyser mhp. budget 2008 Plan for afvikling af merforbrug hos skoler og institutioner • … 25. oktober: Forslag til samlet forandringsprogram drøftes i BUU Omprioriteringstiltag indarbejdes i budget 2007 Redegørelse med forklaringer på de øk. problemer foreligger • … Udgangspunkt: BUFhar ikke levet op til interessenternesforventninger

  5. .. • … • … (1/2) ”Faglighed for Alle” 2006-2009: Ambitioner og resultatkrav BUF skal understøtte kerneydelserne – arbejdet med børn og unge – på en enkel og synlig måde Forvaltningen skal professionelt understøtte den politiske styrings- og prioriteringsopgave • Ambitioner • Budget 07* *) Indsatser fra ”Aftale om budget for Københavns Kommune 2007” (midler afsat til gennemførelse af faglighed for alle) • Resultatkrav ‘06 • Resultatkrav ‘07- ’09

  6. .. • … • … ”Faglighed for Alle” 2006-2009: Ambitioner og resultatkrav (2/2) BUF skal understøtte kerneydelserne – arbejdet med børn og unge – på en enkel og synlig måde Forvaltningen skal professionelt understøtte den politiske styrings- og prioriteringsopgave • Ambitioner • Budget 07* *) Indsatser fra ”Aftale om budget for Københavns Kommune 2007” (midler afsat til gennemførelse af faglighed for alle) • Resultatkrav ‘06 • Resultatkrav ‘07- ’09

  7. .. • … • … ”Faglighed for Alle” og beslægtede initiativer: Hovedindsatsområder frem mod 1/1 2007 Programstyring og kommunikation Etabler det nødvendige antal projektspor i FFA programmet Indsamling af information fra samtlige projekter med henblik på at præsentere FFA-udmøntningsplan til BUU den 15/11 Etabler projekt-organisation Der skal skabes en overordnet projektorganisation til håndtering af det samlede program FFA Et overblik over bemandingssituationen skal dannes • - Kvalitetssikre • kommissorier • - Udarbejdelse af samlet tidsplan (inkl. Milepæle) • - Etabler en stringent styring og opfølgning på alle projekter Der skal skabes et overblik over hvilke kommissorier der eksisterer for de relevante projekter. Hvis ikke-eksisterende skal kommissorier udarbejdes Kvalitetssikring af kommissorier: skal ensrettes efter samme skabelon (indeholdende: formål, resultatkrav, milepæle, deltagere, risici, rapportering, etc.) For samtlige FFA og beslægtede projekter udarbejdes en tidsplan for implementering og der opstilles milepæle med henblik på at styre fremdrift Et målesystem indeholdende resultatindikatorer skal defineres. (Med henblik på at måle projektets fremdrift) Der udarbejdes en standard for statusrapportering. Hvert enkelt projektspor skal følge denne standard, der indeholder fremdrift, resultater, risici, mv. Mødestruktur skal fastlægges. Med henblik på at sikre fremdrift opstilles en mødekadence med veldefineret afrapportering, form, frekvens (i de relevante fora) 1/11/06 15/11/06 1/12/06 15/12/06 1/01/07

  8. … .. • … • … Organisation 2006/2007: Ambitioner og resultatkrav BUF skal understøtte kerneydelserne – arbejdet med børn og unge – på en enkel og synlig måde Forvaltningen skal professionelt understøtte den politiske styrings- og prioriteringsopgave • Ambitioner • Resultatkrav ‘06 • Resultatkrav ‘07

  9. … .. • … • … Organisation: Hovedindsatsområder frem mod 1/1 2007 Programstyring og kommunikation Principper og målsætninger for en samlet faglig udvikling af forvaltningens organisation og kerneydelser er udarbejdet Formål, rammer og metode for etableringen af en faglig udviklingsstrategi fastlægges Med udgangspunkt iBUF’s visioner, faglige målsætninger og FFA programmet etableres principper og målsætninger for BUF’s samlede udviklingsstrategi Hovedprincipperne for styringsmodellen er udarbejdet (i tæt koordinationmed Økonomisporet) Formål, rammer og metode for udvikling af ny styringsmodel Præcisering og hypotese-testning af styrings-problemer i den nuværende styringsmodel Kortlægning af det overordnedestyringsbehov i forvaltningen med fokus på skoler, institutioner m.fl. Overordnet forslag til ny styringsmodeludarbejdes Forslaget drøftes med direktion ogudvalgte nøgleinteressenter Forslag til organisationsstruktur og opgaveplaceringer for hele forvaltningen er udarbejdet på et overordnet niveau Principper og målsætninger for den fremtidige organisations-struktur fastlægges Design af ny organisationsstruktur på et overordnet niveau (opgaveklumper placeres) Drøftelse med direktion m.fl. Formål, rammer og metode for projektet Præcisering og hypotese-testning af problemer med den nuværende organisationsstruktur Identifikation af særlige områder til nærmere analyser Forslaget drøftes med direktion m.fl Forslag til overordnede ledelsesprincipper og målsætninger for ledelsesstrukturen er udarbejdet Problemområder ift. de nuværende ledelsesprincipper og ledelsesstrukturer afdækkes Principper for den fremtidige ledelse i forvaltningen fastlægges, herunder lederroller og –ansvar, ledelsesstil og referenceforhold Forslaget drøftes meddirektion m.fl. De vigtigste service-ydelser som skal omfattes af kvalitets-sikringen er identificeret og arbejdet med ud-vælgelse af kritiske kvalitetsparametre er påbegyndt Formål, rammer og kvalitetssikringens overordnede fokusområder fastlægges De vigtigste serviceydelser som skal omfattes af kvalitetssikringssystemet udpeges og arbejdet med kvalitets-parametre iværksættes Skole- og institutionsledere er informeret om forandringsprogrammet og der har været en bred dialog og inddragelse Alle skole- og institutionsledere er blevet grundigt informeret om forandringsprogrammet 1/11/06 15/11/06 1/12/06 15/12/06 Afhængighed 1/01/07

  10. .. • … • … Økonomistyring 2006-2007: Ambitioner og resultatkrav BUF skal understøtte kerneydelserne – arbejdet med børn og unge – på en enkel og synlig måde Forvaltningen skal professionelt understøtte den politiske styrings- og prioriteringsopgave • Ambitioner *)Alle ”ikke-afsluttede ” her og nu initiativer er medtaget. Øvrige fremtidige initiativer er medtaget under resultatkravene • Resultatkrav ‘06 • Resultatkrav ‘07

  11. .. • … • … Økonomistyring: Hovedindsatsområder frem mod den 1/1 2007 Programstyring og kommunikation • Der foretages budgetopfølgning i større institutioner i BUF i forhold til forvaltningens kalkule arbejde og med rapportering ved større budgetafgivelser • Månedlig opfølgning på indtægtsbudgettet i forhold til faktisk antal belagte pladser • Der udvikles og indføres en kontoplanstruktur, der understøtter såvel den centrale som den decentrale økonomistyring • Opgørelsen af mer-/mindreforbrug for alle skoler og institutioner ifm. regnskabsafslutningen for 2006 Tilbageværende kritiske indsatspunkter fra rapporten om Økonomistyring i BUF implementeres Præcisering og hypotese-testning af styrings-problemer i den nuværende styringsmodel Kortlægning af det overordnedestyringsbehov i BUF med fokus på skoler, institutioner m.fl. Overordnet forslag til ny styringsmodeludarbejdes Formål, rammer og metode for udvikling af ny styringsmodel Fastlæggelse af forvaltningens fremtidige overordnede styrings-model (i tæt koordinationmed Organisationssporet) Forslaget drøftes med direktion ogudvalgte nøgleinteressenter Kortlægning og præcisering af de vigtigste problemstillinger ifm. dennuværende budgetstyringsmodel,herunder nuværende fordeling afbudgetansvar Med udgangspunkt i principperne i den fremtidige økonomiske styringsmodel fastlægges det overordnede budgetansvaret på de tre niveauer i forvaltningen Overordnet forslag til ny budgetmodeludarbejdes Forslag til ny budgetmodel drøftes med direktion m.fl. De budgetansvarlige enheders basisbehov for rapportering, nøgletal, it-understøttelse og ad hoc bistand skal være afdækket Det skal afdækkes hvilke budget- og forbrugsrapporter, nøgletal, IT-understøttelse, ad.hoc. bistand m.m. de budgetansvarlige skal modtage, for at kunne foretage en kvalificeret budgetopfølgning Grundlæggende ledelsesrapportering der understøtter forvaltningens politiske og strategiske arbejde foreligger Kortlægning af direktionens og ledelsegruppens her-og nu og langsigtede behov for ledelsesrapportering Mulighederne for at dække og indfri her-og nu behovet for ledelsesrapportering afdækkes Udkast til her- og nu ledelsesrapportering udvikles og præsenteres for direktion og ledelsesgruppe Grundlæggende ledelsesrapportering færdigudvikles Projektplan for udvikling af ledelsesrapportering på det længere sigt 1/11/06 15/11/06 1/12/06 15/12/06 1/01/07 Afhængighed

  12. .. • … • … Økonomisk balance: Ambitioner og resultatkrav 2006 og 2007 BUF skal understøtte kerneydelserne – arbejdet med børn og unge – på en enkel og synlig måde Forvaltningen skal professionelt understøtte den politiske styrings- og prioriteringsopgave • Ambitioner • Resultatkrav ‘06 • Resultatkrav ‘07

  13. .. • … • … Økonomisk balance: Hovedindsatsområder frem mod den 1/1 2007 Programstyring og kommunikation Der er gennemført et kvalificeret ansættelsesstop i centralforvaltning og distriktskontorer Der er gennemført et kvalificeret ansættelses-stop i BUF Der foretages en opsamling på antallet af ubesatte stillinger Aktiviteterne indgår i beslutningen om stillingsreduktioner i administrationen Stop for udmøntning af puljemidler som ikke er bundet til et lov- og regelgrundlag. Dialog mellem distriktskontorer og skoler og institutioner omkring opbremsning af forbruget, herunder en eventuel udsættelse af konkrete udgiftsposter Kontorchefer udfylder lister over hvor meget der er disponeret inden for eksisterende puljer. Listerne fremsendes til økonomikontoret Med baggrund i listerne og gennem en dialog med distriktskontorer, skoler og institutioner vurderes det fra hvilke pulje, udmøntningen kan stoppes De identificerede omprioriteringsforslag til budget 2007 fastlægges og klargøres til implementering De identificerede ompriorite-ringer indarbejdes i budgettet Der udarbejdes en besparel-sesplan for forvaltningen Der udarbejdes aktivitetsbudgetter Etablering af en controller-enhed pr. 1/12 2006 Der etableres en controller-enhed i centralforvaltningen Der skal tilvejebringes et systematisk overblik over den økonomiske status på hver enkelt skole og institution Der tilvejebringes en systematisk økonomisk status for alle skoler og institutioner Der skal være taget kontakt til hver enkelt skole og institution mhp. at få konfirmeret det økonomiske statusbillede og få etableret en dialog omkring iværksættelse af eventuelle besparelsesinitiativer Med udgangspunkt i den økonomiske status for den enkelte skole eller institution tages der en dialog, herunder omkring eventuelle nødvendige besparelsesinitiativer ”Accenture-oprydningen” og gennemgangen vedrørende løn- og pensionsbetalinger i 2004 og 2005 skal være afsluttet Oprydningen skal være afsluttet senest ved årsskiftet. Der skal således være fuldt samlet overblik over de økonomiske konsekvenser af de tidligere års problemer med løn- og pensionsudbetalingerne Der skal være udarbejdet en redegørelse med forklaringer på årsagerne til de økonomiske problemer i BUF Senest ved årsskiftet skal der være udarbejdet en samlet redegørelse med forklaringer på årsager til de økonomiske problemer i BUF 1/01/07 1/11/06 15/11/06 1/12/06 15/12/06 Afhængighed

  14. Milepæle 2007 for de fire hovedspor Ny samlet direktion på plads Omfanget af det samlede program er veldefineret og en klar programstruktur og styring er etableret Samtlige projekter der indgår i ”Budgetaftaletekst 2007” beskrivelsen af ”Faglighed for Alle”, og som planmæssigt skal initieres i 2007, er sat i søen. Kommissorier er udarbejdede og godkendt, projekterne er bemandet, og der statusrapporteres indenfor fastlagte rammer FFA programmet som helhed viser fremdrift i henhold til hvert enkelt projektets tidsplan og kommissorium. Samtlige delmål er realiseret iht. planen De enkelte FFA projekter har nået målsætningen for året og holdt sig indenfor budgetrammen. Visible resultater er dokumenteret og klar til fremlæggelse for politiske udvalg. FFA Ferie Organisation Principper forfaglig udvikling Forslag til udviklings- og handlingsplan Præsentation og debati hele BUF Implementering af udviklings- og handlingsplan Forslag til overordnet styringsmodel Ny samlet styringsmodel forBUF er fastlagt. Handlingsplan udarbejdet Implementering ved gennemførelse af handlingsplan Forslag til ledelsesstruk-tur og -principper Den nye organisation, opgave-placering, kompetencekrav,ledelsesstruktur og -principper er klar til implementering - Eventuelle organisatoriske tilpasninger gennemføres - Afbureaukratisering af min. 5 pilotområder er igangsat - Medarbejder- og lederudviklingsprogram gennemføres Ny org.i drift Forslag til ny strukturog opgaveplacering Kvalitetssikring: Ser-viceydelser er udvalgt Kvalitetssikrings-koncept klar på udvalgte områder Implementering på ét udvalgt pilotområde Implementering på øvrige områder Kritiske punkter fra 23-punktsplanen implementeret i 2006 Kritiske punkter fra 23-punktsplanen implementeret i 2007 Økonomistyring BUU og HSU godkendelse BUU og HSU princip drøftelse og godkendelse Ny samlet økonomi-styrings- og budgetmodel forBUF er fastlagt. Handlingsplan udarbejdet Implementering ved gennemførelse af handlingsplan Forslag til overordnet økonomistyringsmodel Forslag til ny budgetmodel Her og nu ledelses-rapportering klar til drift Udvikling og implementering af avanceret ledelsesrapportering iht. fastlagt tids- og aktivitetsplan Aktiviteter i 2006:- Ansættelsesstop- Stop for udmøntning af puljemidler- Besparelsesforslag- Øk. status på skoler og insti.- Accenture oprydning Aktiviteter i 1. kvartal:- Igangsætning af budgetanalyser mhp. budget 2008- Aftaler om planer for afvikling af merforbrug hos skoler og institutioner Aktiviteter i 2. kvartal:- Etablering af omprioriteringskatalog- Indarbejdelse af besparelsesforslag i budget 2008 Økonomisk balance 1/1/07 1/4/07 1/07/07 1/10/07 31/12/07

  15. Projektorganisationen Borgmester og BUU ØU HSU Styregruppe Programchef Følgegruppe Programkontor Projektleder Projektleder Projektleder Projektleder Faglighed for alle Organisation Økonomistyring Balance i økonomien Arbejdsgruppe N Arbejdsgruppe N Arbejdsgruppe N Arbejdsgruppe N

  16. (1/4) Roller og ansvar i hele projektorganisationen Principielle roller og ansvar Borgmesteren: Skal løbende følge forandringsprogrammets gennemførelse BUU: Det politiske ansvar for forandringsprogrammets gennemførelse. ØU: Udvalget skal føre tilsyn med BUF’s økonomiske genopretning mhp. at sikre økonomisk balance i forvaltningen. Styregruppen: Har det det overordnede ansvar for forandringsprogrammet, herunder sikre realisering af planlagte milepæle og gevinster. Formanden for styregruppen har ansvar for at orientere udvalg og borgmester. Programchefen:Ansvarlig for daglig ledelse af det samlede program. Ansvar for programkontoret. Projektledere: Sikre at den overordnede fremdrift og tilgang på området er i overensstemmelse med fastlagte ambitioner og resultatkrav. I samarbejde med programchef vurdere behov for eventuelle forslag til tiltag på det samlede område. Programkontoret: Er sekretariat for programchef og har ansvar for indsamling, konsolidering og sammenstilling af fremdrift og resultatrapportering for de enkelte programspor. Følgegruppe: Skal levere sparring til forandringsprogrammet i form af løbende vurderinger af behovet for yderligere kommunikation til organisationen, give tilbagemeldinger til programmet vedrørende resultater og effekter ifm. programmets gennemførelse m.m.

  17. (2/4) Roller og ansvar fortsat… BUU Styregruppe • Godkender iværksættelsen af det samlede forandringsprogram • Skal løbende godkende forslag til væsentlige ændringer i forandringsprogrammet • Formanden har ansvaret for løbende orientering og inddragelse af borgmesteren, samt for den systematiske rapportering til de to udvalg. • Prioritering og budgettering af overordnet ramme • Godkendelse af kommissorier og herunder portefølje af projekter • Ekstern involvering i projektet i forhold til relevante fora og den øvrige organisation • Sikre realisering af planlagte gevinster • Træffer beslutning om go/no-go mellem de enkelte faser i forandringsprogrammet • Foretager opfølgning på væsentlige resultatmilepæle • Kommunikation til politisk ledelse samt eksterne fora /beslutningsorganer • Sikre opbakning til program fra politisk ledelse

  18. (3/4) Roller og ansvar fortsat… Programchef Projektledere • Etablering af programorganisation, hensigtsmæssig organisering samt sammenhæng mellem kommissorier • Sikre at relevant information kommunikeres fra styregruppe til programmet og omvendt • Daglig ledelse af det samlede projektprogram indenfor rammerne af de fastlagte kommissorier, detailprojektplaner, budget og herunder bl.a. styring af tid, ressourcer og kvalitet • Vurdering og indstilling af ressourcemæssige eller indholdsmæssige ændringer til styregruppe • Daglig ledelse af programkontoret • Sikre forandringsaktiviteter og forandringsfokus i programmet • Skal løbende sikre at den samlede fremdrift på området er i overensstemmelse med bl.a. ambitioner og resultatkrav • I samarbejde med programchef vurdere behov for eventuelle ændringer i overordnede milepæle, målsætninger eller metode • Understøtte at styregruppebeslutninger forankres og integreres i område • Kommunikation til arbejdsgrupper om beslutninger mv. • Facilitering og styring af underliggende arbejdsgrupper • Udarbejdelse af kommissorier • Rapportering af fremdrift og resultater til programsekretariat herunder rapportere evt. afvigelser i forhold til plan og identificere risici • Identifikation af nødvendige ressourcer/kompetencer til de enkelte projekter

  19. (4/4) Roller og ansvar fortsat… Programkontor Følgegruppe • Ansvar for konsolidering og sammenstilling af fremdrift og resultatrapportering for de enkelte programspor • Identificere koordineringsbehov på tværs af projektspor • Overvågning af realisering af planlagte gevinster • Ansvarlig for forberedelse og indkaldelse til styregruppemøder og evt. projektledermøder • Identificere behov for tilpasning af programstyringsmodel herunder programstyringsværktøjer • Ansvarlig for udarbejdelse af kommunikationsplan og udførelse heraf • Identificere og koordinere interne kompetenceudviklingsaktiviteter i programmet Levere sparring til forandringsprogrammet i form af: • løbende vurdering af behovet for information og kommunikation til ledere og medarbejdere i hele organisationen • vurdering af valg af metoder og fremgangsmåde i projekter og arbejdsgrupper • medvirken til udpegning af nøgleinteressenter, som kan bidrage til at sikre fremdrift • en generel stærk faglig indsigt • tilbagemeldinger til programmet vedr. effekter og resultater ifm. programmets gennemførelse

  20. Fast afrapportering og mødefrekvens Afrapportering Form Frekvens Styregruppeformand Borgmesteren Løbende rapportering Løbende Styregruppe BUU / ØU Konsolideret statusrapportering Hver måned/kvartal Programsekretariat Styregruppe Konsolideret statusrapportering Hver 14. dag Projektledere Programsekretariat Statusrapportering for projektspor Hver 14. dag Arbejdsgrupper Projektledere Input til statusrapportering Hver 14. dag Faste mødefora i programmet Styregruppemøder Hver 14. dag Projektledermøder inden for et område Aftales i de enkelte projektspor Projektledermøder Hver uge Programchef og projektledere Aftales individuelt Følgegruppe Hver 4. uge

  21. Forandringsprogrammets kritiske succesfaktorer skal synliggøres og håndteres under hele forløbet

  22. Bilag Side • Bilag A: Faglighed For Alle: Aktivitetsoversigt……………………………………………23 • Bilag B: Organisation: Fra resultatkrav til leverancer…………………………….......... 24 - 28 • Bilag C: Organisation: Aktivitetsoversigt…………………………………………….........29 • Bilag D: Økonomistyring: Fra resultatkrav til leverancer……………………………….. 30 - 34 • Bilag E: Økonomistyring: Aktivitetsoversigt……………………………………………… 35 • Bilag F: Faglighed For Alle: Oversigt over igangværende og fremtidige initiativer…..36 - 53 • Bilag G: Organisation: Oversigt over igangværende og afsluttede initiativer………… 54 - 64 • Bilag H: Økonomistyring: Oversigt over igangværende og fremtidige initiativer…….. 65 - 69 • Bilag I: Begrebsoversigt……………………………………………………………………70 - 71

  23. .. • … • … Bilag A ”Faglighed for Alle”: Aktiviteter frem mod 1/1 2007 • Lave udmøntningsplan på baggrund af projektbeskrivelser • Sammenfatte mhp. præsentation for BUU • Definition af projekt begrebet (ift. Drift) Definition af projekter Etabler det nødvendige antal projektspor i FFA programmet Bemanding Etabler projekt-organisation • En struktur for gennemførelse af det samlede FFA-program skal udarbejdes for direktion. Direktionen beslutter endelig projektstruktur. Projektstruktur • Gennemgang af planlagte initiativer for at afdække bemandingssituationen og sikre bemanding på de enkelte projekter • - Kvalitetssikre • kommissorier • - Udarbejdelse af samlet tidsplan (inkl. Milepæle) • - Etabler en stringent styring og opfølgning på alle projekter • Indsamling af eksisterende kommissorier. Krydscheck, at der er kommissorier for de projektspor der skal gennemføres. • Hvis der mangler kommissorier for enkelte projekter skal disse laves Tilvejebringe kommissorier • Samtlige kommissorier skal nærlæses og tilpasses således at de følger samme skabelon indeholdende information der definerer projektets resultatkrav, milepæle, tidsplan, etc. Gennemgang af kommissorier Udarbejdelse af tidsplan • For hvert projekt skal der laves en tidsplan for implementering. • For hvert projekt skal der identificeres milepæle (dvs. kriterier der skal være opfyldt til en specifik dato) og resultatkrav skal defineres • På baggrund af de enkelte tidsplaner laves en overordnet FFA tidsplan • Fastlæg hvilke parametre der skal måles på mhp. at bestemme projektsporernes fremdrift Målesystem Skabelon til rapportering Fastlæggelse af mødestruktur • En fast mødestruktur skal planlægges hen over FFAs løbetid • Definition af relevante fora (hvem skal mødes og hvor ofte) • Overblik over eksisterende projektværktøjer • Udarbejdelse af en standard for fremdriftsrapportering. • Definition af skabelon til brug for rapportering 1/11/06 15/11/06 1/12/06 15/12/06 1/01/07 Afhængighed

  24. … .. • … • … Bilag B Organisation: Fra resultatkrav til leverancer i 2006 og 2007 (1/5) Område Vision og strategi for organisationens udvikling BUF’ vision og strategiske grundlag er retningsgivende for forvaltningens udvikling og arbejde Ambition Leverancer: Resultatkrav: Hovedprincipper og strategiske målsætninger for den faglige udvikling af organisationen og kerneydelser skal udarbejdes i 2006. Arbejdet skal koordineres tæt med udviklingsprogrammet FFA. Principperne og målsætninger skal udvikles i en tæt dialog med ledere og medarbejdere på skoler og institutioner Principper og målsætninger for en samlet faglig udvikling af forvaltningens organisation og kerneydelser er udarbejdet Resultatkrav og leverancer i 2006 Hovedprincipperne for styringsmodellen er udarbejdet • De væsentligste hovedprincipper i forvaltningens styringsmodel skal opstilles, herunder roller og ansvar, økonomisk og pædagogisk tilsyn og den fremtidige brug af styringsredskaber som mål- og resultatstyring, udviklingsplaner, virksomhedskontrakter m.m. Hovedprincipperne skal tilvejebringes i et tæt samspil med økonomistyringssporet • Med fokus på forvaltningens kerneydelser og med de fastlagte hovedprincipper og strategiske målsætninger fastlagt i 2006 etableres en samlet udviklings- og handlingsplan for forvaltningen. Planen skal medtage FFA som en kerne i den faglige udvikling. Planen skal udvikles i et tæt samarbejde med ledere og medarbejdere i hele forvaltningen. Udviklings- og handlingsplanen for forvaltningen etableres og implementeres i koordination med FFA-programarbejdet Resultatkrav og leverancer i 2007 Styringsmodellen er færdigudviklet og implementeringen er igangsat i et tæt samspil med økonomisporet • Med baggrund i de fastlagte hovedprincipper færdigudvikles og implementeres forvaltningens fremtidige styringsmodel. Styringsmodellen skal bla. sikre: • Et klart fokus på kerneydelser og resultater • En forenklet økonomistyring især på skoler og institutioner – gennemsigtighed og klarhed (koordineres med Økonomistyringssporet).

  25. … .. • … • … Bilag B Organisation: Fra resultatkrav til leverancer i 2006 og 2007 (2/5) Område Placering af opgaver, understøttet af effektive processer og arbejdsgange Ambition Opgaver er placeret i overensstemmelse med vision og strategier og understøttet af effektive processer Resultatkrav: Leverancer: Der skal i 2006 skabes klarhed over den fremtidige organisationsstruktur, dvs. der skal være udarbejdet forslag til, hvordan den samlede forvaltning skal struktureres, herunder hvor alle større opgaveområder skal være placeret fremover. De eventuelle særlige opgaveområder, som ikke umiddelbart kan placeres i den nye organisationsstruktur identificeres og de problemstillinger som skal nærmere analyseres beskrives kort. Forslag til organisationsstruktur og opgaveplaceringer for hele forvaltningen er udarbejdet på et overordnet niveau. Særlige opgaveområder, som kræver nærmere analyser, før de kan placeres, er identificeret. Resultatkrav og leverancer i 2006 Arbejdet med afbureaukratisering er iværksat Enindledende bruttoliste over processer med afbureaukratiseringspotentiale Placering af de resterende opgaveområder er på plads De særlige opgaveområder som ikke umiddelbart kunne placeres i 2006 er analyseret, og der er truffet beslutning om deres placering • Med den nye organisationsstruktur, herunder ændrede opgaveplaceringer skal det sikres, at opgavevaretagelsen baseres på effektive og klare processer, herunder så vidt muligt understøttet af IT-systemer. Forvaltningens processer skal følge lean tankegangen og i nødvendigt omgang skal der designes nye processer og ske ændringer i IT-systemer m.m. Den nye struktur er understøttet af effektive processer Resultatkrav og leverancer i 2007 • Der skal foretages en gennemgang af administrative processer og arbejdsgange mhp.: • Identificere processer og arbejdsgange som har potentiale til at blive afbureaukratiseret • Udarbejde en tids- og aktivitetsplan for afbureaukratiseringsarbejdet Kritiske administrative processer og arbejdsgange er identificeret og plan for afbureaukratisering iværksat Med baggrund i fastlæggelsen af organisationsstruktur og placering af opgaver i forvaltningen fastlægges kompetencebehov (gennemførsel af en gap/fit analyse) og enhedens ansvarsområder (kortlægges og beskrives) Kompetencer og ansvar er fastlagt på hver enkelt funktionsområde Medarbejder- og leder-udviklingen er opprioriteret Der skal arbejdes målrettet med medarbejder- og ledelsesudviklingsprogrammer forankret i en professionel HR-funktion Opgave- og medarbejderoverdragelse til koncernservice er på plads Ifm. overdragelsen af ressourcer (25 årsværk) den 1/4/2007 til koncernservice er der skabt klarhed over processen, herunder overdragelse af opgaver og medarbejdere. Der skal endvidere etableres klare grænseflader mellem BUF og koncernservice

  26. … .. • … • … Bilag B Organisation: Fra resultatkrav til leverancer i 2007 (3/5) Område Ledelsesstruktur og beslutningsproces Ambition Der er implementeret en klar og operationel ledelsesstruktur og beslutningsproces i forvaltningen Resultatkrav Leverancer: Resultatkrav og leverancer i 2006 • Der udarbejdes et forslag til ledelsesprincipper og målsætninger for den fremadrettede ledelse i forvaltningen, herunder lederroller (faglig ekspert eller personaleleder), ledelsesstil (f.eks. selvstyrende enheder eller traditionel hierarkisk ledelsesstruktur) m.m. Forslag til overordnede ledelsesprincipper og målsætninger for ledelsesstrukturen er udarbejdet • En klar struktur for ledelsen i forvaltningen skal foreligge. Dette indebærer, at der eksisterer en veldefineret beslutningsstruktur, der effektivt støtter forvaltningens arbejde. Ledelsesstrukturen og –principper er implementeret • Der fastlægges en mødestruktur, som bidrager til at sikre et højt informationsniveau i forvaltningen og som indeholder de nødvendige beslutningsdygtige fora’er, herunder bl.a. en mødestruktur for direktionen, ledelsesgruppen, faste informationsmøder m.m. Mødestrukturen er fastlagt og implementeret Beslutningsproces, herunder beslutningsmandater på hvert niveau i forvaltningen er beskrevet og implementeret • Beslutningsprocessen skal fastlægges, beskrives og implementeres, herunder: • På hvilke niveauer i forvaltningen kan der træffes hvilke beslutninger? • Hvilke typer beslutninger skal forelægges direktionen? Resultatkrav og leverancer i 2007 Beslutningsprocessen er understøttet af ledelsesinformation • Ledelsens beslutningsgrundlag understøttes af ledelsesinformation opbygget omkring (leverancen skal koordineres tæt med Økonomisporet): • Økonomisk status og fremskrivning • Status på projekt- og udviklingsopgaver (opnåede resultater, væsentlige risici m.m) • Driftsrapportering (ressourceforbrug, aktivitetsniveau og kapacitetsudnyttelse m.m.)

  27. … .. • … • … Bilag B Organisation: Fra resultatkrav til leverancer i 2007 (4/5) Område Kvalitetssikring Forvaltningen er kendt for en høj kvalitet i serviceydelserne Ambition Resultatkrav Leverancer: De vigtigste serviceydelser som skal omfattes af kvalitetssikringen er identificeret og arbejdet med udvælgelse af kritiske kvalitetsparametre er påbegyndt • Med henblik på at kunne kvalitetssikre forvaltningens serviceydelser skal de vigtigste serviceydelser identificeres. Disse udvalgte serviceydelser skal indgå i det videre arbejde med kvalitetssikring i 2007. Resultatkrav og leverancer i 2006 • Der skal udvikles og implementeres et kvalitetssikringssystem, som skal anvendes på de udvalgte serviceydelser, herunder f.eks. ifm. tilsynsopgaver overfor skoler og institutioner. Der skal foreligge et systematisk og klart koncept for tilsyn og kontrol, der baseres på inddragelse og dialog. Der er udviklet et kvalitetssikringssystem som anvendes på et udvalgt pilotområde. Resultatkrav og leverancer i 2007 • For at understøtte kerneydelserne bedst muligt i skoler og institutioner skal der udarbejdes en elektronisk institutionshåndbog/vejledning som giver en samlet pædagogisk tilgang til al relevant styringsinformation. • Der er udarbejdet en elektronisk institutionshåndbog som understøtter og vejleder skoler og institutioner ift. de styringsmæssige opgaver

  28. … .. • … • … Bilag B Organisation: Fra resultatkrav til leverancer i 2007 (5/5) Område Samarbejde og videndeling Ambition BUF er en forvaltning, hvor videndeling og tværgående samarbejde er i fokus Resultatkrav Leverancer: Skole- og institutionsledere er informeret om forandringsprogrammet og der har været en bred dialog og inddragelse En plan for kommunikationsmæssig indsats skal ligge fast. Denne skal bl.a. anvendes til at informerer ledere om forandringsprogrammet. Resultatkrav og leverancer i 2006 Resultatkrav og leverancer i 2007 • Projektorganisationen videreudvikles og formaliseres, således at den fremover udgør rammen for den samlede styring af projekter, herunder også for det enkelte projekts planlægning, gennemførelse og evaluering/læring i forvaltning. • Det medfører bl.a. at der skal fastlægges klare retningslinier for, hvordan projekter planlægges, styres og gennemføres i forvaltningen, herunder hvem træffer beslutning om igangsætning, større ændringer i projekter og nedlukning af projekter m.m. Projektorganisationen er formaliseret og struktureret til at omfatte alle større udviklingsaktiviteter Videndelingen er blevet styrket bl.a. ved at strukturere og facilitere videndelingen f.eks. gennem dialogfora, ”KK-net”, intranet, vidensdata-baser. Der gennemføres en række tværgående initiativer horisontalt og vertikalt i forvaltningen, som medvirker til at skabe en langt større sammenhængskraft. Der skal gennemføres tværgående projekter, udsendes internt nyhedsbrev og afholdes jævnlige dialogmøder.

  29. … .. • … • … Bilag C Organisation: Aktiviteter frem mod 1/1 2007 Principper og målsætninger for en samlet faglig udvikling af forvaltningens organisation og kerneydelser er udarbejdet Projektopstart • Indledende afklaringsmøde (mål og metode m.m) • Skriftligt kommissorium • Projektbemanding Principper og målsætninger fastlægges • Planlægning af workshop • Afholdelse af tema-baserede workshops (3 WS) • Første udkast til principper og målsætningerudarbejdes og drøftes med direktion og ledelsesgrp. • Styringsproblemer • Opstilling af hypoteser • Aftestning af hypoteser og input til styringsbehov gennem afholdelse af WS* (ca. 3 WS) • Opsamling på input fra WS • Fastlæggelse af styringsbehov • Interne og eksterne eksplicitte krav til styring afdækkes • Uddybende enkeltmøder med udvalgte nøgleinteressenter fra de tre niveauer • Overordnet forslag til ny styringsmodel udarbejdes • Oplæg til overordnet styringsmodel udarbejdes af projektgruppenSærlige problemstillinger afklares gennem ad.hoc. møder Projektopstart • Indledende afklaringsmøde Skriftligt kommis-sorium • Projektbemanding Hovedprincipperne for styringsmodellen er udarbejdet (i tæt koordinationmed Økonomisporet) • Drøftelse af forslag med direktion m.fl. • Der afholdes 2-3 møder med direktionen Forslag til organisationsstruktur og opgaveplaceringer for hele forvaltningen er udarbejdet på et overordnet niveau Projektopstart • Indledende afklaringsmøde (mål og metode m.m) • Skriftligt kommissorium • Projektbemanding Principper og målsætninger for ny struktur Projektgrp. opstiller forslag tll principper og målsætninger Forslag til principper drøftes med direktion Struktur og opgaveplacering Projektgruppen udarbejder et oplæg til overordnet struktur og opgaveplacering Problemer ved nuværende struktur Aftestning af hypoteser og input til styringsbehov gennem afholdelse af WS Forslag drøftes med direktion Særlige områderEnkelte områder skal analyseres nærmere Forslag til overordnede ledelsesprincipper og målsætninger for ledelsesstrukturen er udarbejdet Ledelsesprincipper og målsætninger fastlæggesProjektgruppen udarbejder forslag til principper og målsætninger • Problemer ved nuværende struktur • Kortlægning af problemer gennemfokusgruppemøder og interviews • Eventuel inddragelse af erfaringer fra andre kommunale forvaltninger eller statslige styrelser Forslag til principper drøftes med direktion De vigtigste service-ydelser som skal omfattes af kvalitets-sikringen er identificeret og arbejdet med ud-vælgelse af kritiske kvalitetsparametre er påbegyndt Projektopstart • Indledende afklaringsmøde (mål og metode m. m) • Skriftligt kommissorium • Projektbemanding • Kvalitetsparametre og udpegning af serviceydelser • Udvælgelse og beskrivelse af de vigtigste serviceydelser (notat) • Diskussionsoplæg vedr. kritiske kvalitetsparametre Skole- og institutionsledere er informeret om forandringsprogrammet og der har været en bred dialog og inddragelse Information til skole- og institutionsledere Der tages kontakt til alle ledere på skoler og institutioner mhp. at informere demgrundigt om forandringsprogrammet 1/11/06 15/11/06 1/12/06 15/12/06 1/01/07 Afhængighed * Planlægning og gennemførelse af workshop-aktiviteter vedr. ”Styringsmodel”, ”Organisationsstruktur” og ”Ledelsesprincipper” skal koordineres tæt

  30. .. • … • … Bilag D Økonomistyring: Fra resultatkrav til leverancer i 2006 og 2007 (1/5) Økonomi-styringsområde Fastsættelse af vision, målsætninger, mål og resultatkrav Ambition Økonomistyringen skal systematisk kobles til kapacitets- og aktivitetsstyring Resultatkrav Leverancer Forvaltningens fremtidige økonomistyringsmodel, med fokus på skoler og institutioner, baseret på styring efter mål, rammer og resultater er beskrevet (i tæt koordination med Organisationssporet) på et overordnet niveau, herunder styring af puljer • Følgende leverancer skal foreligge: • Der er udarbejdet et årshjul, som illustrerer den fremtidige styringsmæssige årscyklus, herunder de vigtigste tilbagevendende milepæle i økonomi-styringen, herunder budgetudmelding, -opskrivning, rapportering m.m. • Budgetprocessen er overordnet fastlagt og beskrevet, herunder budgetlægning, -udmelding og –opfølgning • Kontraktstyringen skal være indeholdt i modellen, dvs. hvordan kontrakt-styringen integreres med økonomistyringen • Økonomistyringen af centrale og decentrale puljer skal fastlægges. Der skal i samarbejde med FFA-sporet, gennemføres en kritisk gennemgang af eksisterende puljer, mhp. at forenkle og minimere antal og administration Resultatkrav og leverancer i 2006 • Styringsmodellen færdigudvikles og implementeres med følgende leverancer:: • Alle involverede aktører i forvaltningens økonomistyring skal gennem informationsmøder, workshops, vejledninger m.m. erhverve det nødvendige kendskab til økonomistyringsmodellen, herunder med særlig fokus på deres administrative ansvar og roller i styringen • Vigtige styringsmæssige problemstillinger som identificeres i dialogen med aktørerne skal resultere i efterfølgende justeringer i styringsmodellen. Den økonomiske styringsmodel færdigudvikles (i tæt koordination med Organisationssporet) og implementeres i hele forvaltningen Resultatkrav og leverancer i 2007 De administrative kompetencekrav er afdækket og holdt op mod de eksisterende kompetencer Der gennemføres en ”gap/fit” kompetenceanalyse, mhp. at afdække et evt. administrativt kompetencegab på de tre niveauer i forvaltningen. Anbefaling til udjævning af kompetencegabet udarbejdes.

  31. .. • … • … Bilag D Økonomistyring: Fra resultatkrav til leverancer i 2006 og 2007 (2/5) Økonomi-styringsområde Budgetlægning af ressourceindsatsen på aktivitetsområder Det faglige ansvar skal kobles til det økonomiske ansvar centralt og decentralt Ambition Resultatkrav Leverancer Med udgangspunkt i principperne for den fremtidige økonomiske styringsmodel fastlægges den fremtidige overordnede budgetproces, herunder placering af budgetansvaret.. Med udgangspunkt i principperne i den fremtidige økonomiske styringsmodel fastlægges det overordnede budgetansvaret på de tre niveauer i forvaltningen Resultatkrav og leverancer i 2006 Budgetansvaret vedr. plads- og kapacitetsstyring skal være entydigt fastlagt Det skal entydigt fastlægges, hvorledes den fremtidige plads- og kapacitetsstyring skal tilrettelægges, herunder en entydig placering af budgetansvaret De budgetansvarlige, herunder på skoler og institutioner har forstået deres styringsmæssige opgaver, roller og ansvar Den fremtidige budgetmodel og – proces færdigudvikles og implementeres på alle niveauer i forvaltningen, herunder på skoler og institutioner. Alle involverede aktører skal modtage tilstrækkelig med information og vejledning til at kunne varetage deres roller og ansvar i processen. Budgetudmeldingen sker fra centralforvaltningen med klare og præcise budgetterings-forudsætninger Resultatkrav og leverancer i 2007 • Budgetudmelding ifm. budget 2008 sker fra ét sted i forvaltning med klare og præcise informationer, herunder budgetforudsætninger • Budgetudmeldingssystemet er i drift og alle skoler og institutioner skal have adgang til deres budget- og regnskabstal De nødvendige tekniske omlægninger ifm. budgetudmeldingen skal være besluttet og i drift til budgetudmelding for 2008. • Følgende pt. kendte problemstillinger skal være løst: • Budgetreguleringen ifm. den faktiske elevindskrivning på skolerne • Budgetudmeldingen baseret på enhedspriser pr. elev (skole) eller pr. plads (fritidshjem) • Fastlæggelse af budgettet for fritidshjem og klubber på baggrund af forventet belægning og ikke normering baseret på sidste års belægning • Sammenhængen mellem enhedspriser og de overordnede enhedspriser i budgettet Mål og resultatkrav ifm. budgetudmelding 2008 opstilles Senest ifm. budgetudmelding for 2008 opstilles og udmeldes mål og resultatkrav til hver enkelt budget

  32. .. • … • … Bilag D Økonomistyring: Fra resultatkrav til leverancer i 2006 og 2007 (3/5) Økonomi-styringsområde Styring i årets løb Der kan løbende skabes et kvalificeret overblik over sammenhængen mellem produktion, ressourceforbrug og kapaciteter Ambition Resultatkrav Leverancer De budgetansvarlige enheders basisbehov for rapportering, nøgletal, it-understøttelse og ad. hoc. bistand skal være fastlagt De budgetansvarliges basisbehov for adgang til budget- og regnskabstal, modtagelse af standardrapporter, nøgletal, IT-understøttelse og ad hoc bistand skal være afklaret. Ved basisbehov forstås en standardiseret ”pakke”, som efter økonomikontorets vurdering gør det muligt for de budgetansvarlige at leve op til kravene til løbende budgetopfølgning og varsling ved budgetafvigelser. Det er endvidere vigtigt at tilvejebringe det budgetmæssige bedste grundlag ved årets start til folkeskolerne, således at deres planlægningsgrundlag er så solidt og præcist som muligt Resultatkrav og leverancer i 2006 De budgetansvarliges basisbehov for adgang til budget- og regnskabstal, modtagelse af standardrapporter, nøgletal, it-understøttelse og ad hoc bistand skal udvikles og implementeres på alle niveauer i forvaltningen. De budgetansvarlige enheders basisbehov for rapportering, nøgletal, IT-understøttelse og bistand er til stede Resultatkrav og leverancer i 2007 Der skal foreligge kortfattede og letforståelige instrukser/vejledninger til alle budgetansvarlige enheder omkring kravene til løbende styring og opfølgning Der skal udarbejdes instrukser og vejledninger, som på en letforståelig måde giver alle budgetansvarlige de nødvendige informationer omkring deres rolle og ansvar ifm. den løbende styring og opfølgning i budgetåret.

  33. .. • … • … Bilag D Økonomistyring: Fra resultatkrav til leverancer i 2006 og 2007 (4/5) Økonomi-styringsområde Regnskabsaflæggelse Ambition Regnskabet er korrekt og afstemt Resultatkrav Leverancer De nødvendige ændringer i kontoplanen er gennemført således, at en ny kontoplan kan træde i kraft pr. 1. januar 2007. • Der er idriftsat en kontoplanstruktur som, udover at skulle kunne imødekomme kravene til ekstern finansiel regnskabsaflæggelse, understøtter forvaltningens økonomistyringsmodel, herunder styringen af budgetter, forbrug, aktiviteter, kapaciteter og puljer centralt og decentralt i forvaltningen • Alle relevante aktører informeres omkring ændringerne i kontoplanen. Resultatkrav og leverancer i 2006 Eventuelt mer- og underforbrug opgøres samtidigt for alle skoler og institutioner inden ØU og BR’s godkendelse af regnskabet • Det skal sikres, at opgørelsen af mer- og underforbrug for alle skoler og institutioner sker konsekvent og samtidigt inden regnskabet godkendes af ØU og BR. Resultatkrav og leverancer i 2007 Decentrale institutioner aflægger bestyrelsesgodkendte regnskaber for 2006 Alle skoler og institutioner aflægger bestyrelsesgodkendte regnskaber for 2006 som fremsendes til centralforvaltningen. Posteringer konteres korrekt iht. den gældende kontoplan. Typiske ”fejlposteringsområder” identificeres og udbedres. • Der foretages løbende stikprøvekontroller af posteringer baseret på den nye kontoplan. Typiske ”fejlposteringsområder” skal identificeres, de nødvendige omposteringer gennemføres og gennem dialog og information til de konkrete målgrupper skal fremtidige fejlposteringer undgås.

  34. .. • … • … Bilag D Økonomistyring: Fra resultatkrav til leverancer i 2006 og 2007 (5/5) Økonomi-styringsområde Vurdering af målopfyldelse og evaluering Systematisk opfølgning på mål og ressourceforbrug danner baggrund for prioritering og fokusering i aktivitet- og ressourceanvendelsen Ambition Resultatkrav Leverancer Grundlæggende ledelsesrapportering der understøtter forvaltningens politiske og strategiske arbejde foreligger. • Der skal udvikles og leveres en grundlæggende standardiseret ledelses-rapportering til borgmester, BUU, direktion og ledelse med fokus på: • Forvaltningens økonomiske situation (budget, år-til-dato-forbrug, forventet forbrug, afvigelser m.m.) • Udvikling af nøgletalsrapportering vedrørende forvaltningens produktion/aktiviteter og kapacitetsudnyttelse. Resultatkrav og leverancer i 2006 Resultatkrav Leverancer • Der skal udvikles og implementeres en ledelsesrapportering, som kobler aktiviteter/produktion, ressourcer og kapaciteter. Følgende afdækkes og leveres: • Ledelsens behov for ledelsesrapportering kortlægges • Krav til systemmæssige registreringer, dataudtræk og -bearbejdning fastlægges • Rapporterings- og præsentationsløsning afklares. • Implementering af konkret løsning Avanceret ledelsesrapportering som sammenstiller aktiviteter, ressourcer og kapaciteter og som kan bruges til ledelsesmæssig indsats- og resultatfokusering og prioritering kan løbende udarbejdes Resultatkrav og leverancer i 2007

  35. .. • … • … Bilag E Økonomistyring: Aktiviteter frem mod den 1/1 2007 Tilbageværende kritiske indsatspunkter fra rapporten om Økonomistyring i BUF implementeres • Budgetopfølgning i større institutioner i BUF: Er sket for første halvår 2006 og for 3. kvartal. Skal overgå til drift • Månedlig opfølgning på indtægtsbudgettet i forhold til faktisk antal belagte pladser: Er sket for første halvår af 2006 og for 3. kvartal. Datagrundlaget skal gøres tilgængelig for institutionerne gennem BUFLIS inden årets udgang • Der udvikles og indføres en kontoplanstruktur, der understøtter såvel den centrale som den decentrale økonomistyring: Arbejdet pågår og afsluttes inden årsskiftet • Opgørelsen af mer-/mindreforbrug for alle skoler og institutioner ifm. regnskabsafslutningen for 2006: Opgørelsen skal foretages inden regnskabets tekniske lukning Fastlæggelse af forvaltningensfremtidige overordnede styringsmodel (koordineres tæt med Organisationssporet • Styringsproblemer • Opstilling af hypoteser • Aftestning af hypoteser og input til styringsbehov gennem afholdelse af WS* (ca. 3 WS) • Opsamling på input fra WS* • Fastlæggelse af styringsbehov • Interne og eksterne eksplicitte krav til økonomistyring afdækkes • Uddybende enkeltmøder med udvalgte nøgleinteressenter fra de tre niveauer • Overordnet forslag til ny styringsmodel udarbejdes • Oplæg til overordnet styringsmodel udarbejdes af projektgruppenSærlige problemstillinger afklares gennem ad.hoc. mødeaktiviteter Projektopstart • Indledende afklaringsmøde Skriftligt kommis-sorium • Projektbemanding • Drøftelse af forslag med direktion m.fl. • Der afholdes 2-3 møder med direktionen undervejs Med udgangspunkt i principperne i den fremtidige økonomiske styringsmodel fastlægges det overordnede budgetansvaret på de tre niveauer i forvaltningen Forslag til ny budgetmodel Forslag til ny budgetmodel udarbejdes af projektgruppen • Styringsproblemer • Opstilling af hypoteser • Aftestning af hypoteser og input til styringsbehov gennem afholdelse af WS* • Opsamling på input fra WS Drøftelse af forslag med direktion m.fl. De budgetansvarlige enheders basisbehov for rapportering, nøgletal, it-understøttelse og ad hoc bistand skal være afdækket Budgetansvarliges behov for understøtning Der afholdes møder (evt. fokusgruppemøder) for at afdække skoler og institutioner m.fl. behov for understøtning i budgetprocessen Grundlæggende ledelsesrapportering der understøtter forvaltningens politiske og strategiske arbejde foreligger Behov for ledelsesrapportering Krav til rapporteringsindhold, hyppighed og tilgængelighed fastlægges gennem interview og møder Ledelsesrapportering – her og nu Det afdækkes i hvilken grad her og nu behovet for rapportering kan tilfredsstilles, dvs.: • Registreres dataene • Kan de trækkes ud af systemerne • Kan rapporteringen leveres på de ønskede tidspunkter? Udkast til her og nu rapportering Der udarbejdet et udkast til her og nu ledelsesrapportering, der så vidt muligt tilfredsstiller behovet. Udkastet præsenteres for direktion og ledelsegruppe Færdigudvikling Her og nu ledelsesrapporteringen færdig-udvikles og klargøres til drift ProjektplanDer udarbejdes en projektplan vedr. udvikling af avanceret ledelsesrapportering 1/11/06 15/11/06 1/12/06 15/12/06 1/01/07 * Planlægning og gennemførelse af workshop-aktiviteter vedr. ”Styringsmodel” og ”Budgetproces/-ansvar” skal koordineres tæt Afhængighed

  36. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – FFA (1/13)

  37. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – FFA (2/13)

  38. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – FFA (3/13)

  39. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – FFA (4/13)

  40. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – FFA (5/13)

  41. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – FFA (6/13)

  42. Bilag F (7/13) Igangværende og planlagte initiativer – FFA

  43. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – FFA (8/13)

  44. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – FFA (9/13)

  45. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – FFA (10/13)

  46. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – FFA (11/13)

  47. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – FFA (12/13)

  48. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – FFA (13/13)

  49. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – Beslægtede med FFA (1/5)

  50. Bilag F Igangværende og planlagte initiativer – Beslægtede med FFA (2/5)

More Related