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KPMG AUDIT

Manuels de Procédures. KPMG AUDIT. C. Atelier de démarrage PIRAM. 1 Objectif d’un manuel de procédures. Description et définition des outils et méthodes de gestion devant permettre l’exécution d’une entité. Clarifier toutes les relations fonctionnelles du cadre

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Presentation Transcript

  1. Manuels de Procédures KPMG AUDIT C Atelier de démarrage PIRAM

  2. 1 Objectif d’un manuel de procédures • Description et définition des outils et méthodes de • gestion devant permettre l’exécution d’une entité. • Clarifier toutes les relations fonctionnelles du cadre • d’évolution d’une entité. • Document de référence pour tous les opérateurs • (institutions gouvernementales, ONG, bailleur de • fonds, unité de gestion, etc.)

  3. 2 Définitions : 1/4

  4. Définition : 2/4

  5. Définition : 3/4

  6. Définition : 4/4

  7. Chapitre 1. Cadre organisationnel Structure du programme Description et modalités d’exécution du programme Supervision et suivi du programme Cadre juridique, règles et procédures

  8. Annexes au Chapitre 1 • Financement du programme • Fiche synthétique du programme • Partenaires au programme • Structure organisationnelle • 5 Documents de référence et autres informations

  9. Chapitre 2. Administration Unité de Coordination du programme(UCP) Règles et fonctionnement du bureau Gestion du courrier Systèmes d’information et de communication Archivage des documents Déplacements officiels

  10. Annexes au Chapitre 2 1 Organigramme du programme 2 Descriptions des postes 3 Planning annuel du personnel 4 Classification des documents 5 Système de classement 6 Plan annuel de voyage 7 Demande d’ordre de mission 8 Estimation des coûts de mission 9 Demande de remboursement des frais de mission

  11. Chapitre 3. Gestion du Personnel Types de contrats Sélection du personnel de programme Rémunération et avantages du personnel du programme Recrutement du personnel du programme Administration du personnel du programme Obligations du personnel et mesures disciplinaires Fin de contrat Personnel temporaire Consultants individuels

  12. Annexes au Chapitre 3 • 10 Fiche de suivi des congés • Fiche d’évaluation des • performances • 12 Fiche de fin de contrat • 13 Requête pour assistance • temporaire • 14 Modèle de contrat – personnel • temporaire • 15 Fiche de paiement d’honoraires – consultants et personnel temporaire • 16 Modèle de contrat – consultant • individuel • 17 Fiche d’évaluation – consultant • et personnel temporaire 1 Plan annuel des ressources humaines 2 Avis de vacance de poste 3 Grille d’évaluation des candidatures 4 Grille de sélection du personnel 5 Catégories salariales et grille de rémunération 6 Modèle de contrat – personnel du programme 7 Fiche de renseignements 8 Dossiers individuels 9 Demande de congés

  13. Chapitre 4. Gestion des biens

  14. Annexes au Chapitre 4 4.1 Registre des immobilisations 4.2 Système de codification des immobilisations 4.3 Liste de biens par affectation 4.4 Fiche de prêt de matériel 4.5 Liste d’inventaire 4.6 Durée d’amortissement des biens 4.7 Autorisation de sortie de matériel 4.8 Carnet de bord des véhicules du projet 4.9 Fiche de suivi des véhicules du programme 4.10 Fiche de cession 4.11 Fiche de suivi et état récapitulatif des stocks

  15. Chapitre 5. Passation de Marchés

  16. Annexes au Chapitre 5 5.1 Modalités de passation de marchés 5.2 Matrice de responsabilités pour les passations de marché 5.3 Plan d’acquisition des biens et services 5.4 Demande d’achat 5.5 Critères génériques d’évaluation des propositions techniques 5.6 Modèle de grille d’évaluation des propositions techniques 5.7 Modèle de contrat de fourniture de biens 5.8 Modèle de contrat de travaux 5.9 Modèle de contrat de services 5.10 Bon de commande 5.11 Registre des contrats 5.12 Rapport d’inspection et de réception

  17. Chapitre 6. Gestion financière

  18. Annexes au Chapitre 6 6.1 Codification des opérations financières 6.2 Planning d’élaboration du PTBA 6.3 Format de budget 6.4 Affectation des fonds du prêt par catégorie de dépenses 6.5 Etat de suivi budgétaire mensuel 6.6 Registre des chèques distribués 6.7 Demande de retrait de caisse 6.8 Fiche d’inventaire physique de caisse 6.9 Suivi des décaissements 6.10 Check-list pour la préparation des DRF et DPD 6.11 Etat de reconstitution du compte spécial 6.12 Check-list pour le contrôle des DRF et DPD 6.13 Suivi des DRF et remboursements du FIDA

  19. Chapitre 7. Procédures comptables 1 Règles et principes comptables 2 Système d’information et organisation de la fonction comptable 3 Procédures de comptabilisation des opérations 4 Schémas comptables pour les différentes catégories de dépenses 5 Clôture des comptes (mensuelle et annuelle) 6 États financiers et Audit des comptes

  20. Annexes au Chapitre 7 • Plan comptable général • Modèle de fiche d’imputation • Schémas d’écritures comptables • 4 Check-list pour la clôture des comptes

  21. Je vous remercie !

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